TL;DR
- Los valores de marcador de posición son datos provisionales que se escriben cuando se desconoce el valor real, como test@test.com.
- Los registros que comparten un valor de relleno pueden parecer duplicados aunque no tengan relación.
- Un conjunto de duplicados muy grande suele indicar que un valor de relleno provocó la coincidencia.
- Los valores de relleno deben excluirse de la coincidencia y nunca deben prevalecer en una fusión.
- Dedupely retiene por defecto, sin fusionarlas, las coincidencias basadas en datos deficientes o de ejemplo.
Ejecutas una búsqueda de duplicados por números de teléfono y un conjunto contiene 400 contactos. Tienen nombres distintos, empresas distintas y emails distintos. Lo que comparten es el número de teléfono 0000000000.
Ese número es un marcador de posición: algo que una persona o una herramienta escribió porque el campo requería un valor. Los marcadores son inofensivos por separado. En una búsqueda de duplicados reúnen registros no relacionados en un mismo conjunto, y en una fusión pueden sobrescribir datos reales.
En este artículo verás los valores de relleno habituales, de dónde proceden y por qué provocan coincidencias falsas. También verás cómo detectarlos, excluirlos de la búsqueda de duplicados y evitar que ganen una fusión.
Cómo son los valores de marcador de posición
Un valor de relleno es cualquier dato que ocupa el lugar de información ausente. Algunos son evidentes, y otros parecen reales hasta que se ve con qué frecuencia se repiten.
| Campo | Valores de relleno habituales |
|---|---|
| test@test.com, noemail@company.com, none@none.com, una dirección creada a partir de un número de teléfono | |
| Teléfono | 0000000000, 1234567890, 12345678910, 5555555555, la centralita de la empresa |
| Nombre | John Doe, Test Test, Unknown, N/A, "-", una sola letra |
| Empresa | N/D, Ninguno, Particular, Autónomo, "Equipo de marketing" |
| Propietario | Un usuario de integración, un antiguo empleado, un usuario "Sales" compartido |
Algunos de estos casos dependen del contexto. «Autónomo» puede ser una respuesta real, y el teléfono general de una empresa es un número real. Lo que los convierte en marcadores de posición es que no dicen nada sobre quién es el registro.
De dónde proceden los datos de relleno
Las causas varían según el equipo y el sistema. Estas son las más habituales.
Campos obligatorios
Cuando un formulario o una ficha del CRM exige teléfono o correo, la gente escribe algo para continuar. Un comercial en una llamada o un empleado de tienda ante un cliente sin cita pueden introducir un valor ficticio en lugar de preguntar.
Integraciones que rellenan huecos
Algunas herramientas conectadas rellenan los campos vacíos con un valor provisional. Las aplicaciones de teléfono pueden mostrar «No disponible» para un número desconocido o crear un correo a partir del número. Las importaciones pueden convertir las celdas vacías en «N/A» o en «0.»
Registros de prueba
Quien configura un formulario, un flujo de trabajo o una integración crea registros de prueba. Muchos usan siempre los mismos valores, así que con los años pueden acumularse decenas de contactos "Test Test".
Valores compartidos que son reales
Un número de recepción, un buzón genérico o un nombre de equipo como "Equipo de Marketing" es real, pero lo comparten muchas personas. En la coincidencia, funciona como un marcador de posición.
Por qué los valores de relleno generan coincidencias falsas
La comparación busca registros que comparten valores. Un marcador de posición es un valor que muchos registros comparten sin motivo. Una coincidencia exacta sobre él agrupa registros que no tienen nada más en común.
El efecto crece con cada registro que lo arrastra. Un teléfono de relleno puede crear un solo conjunto con cientos de registros. Si ese conjunto se fusiona, cientos de personas pasan a ser un único registro, y ese tipo de fusión no se puede deshacer en muchos CRM.
Los marcadores de posición también ocultan duplicados reales. Dos registros de la misma persona, uno con un teléfono real y otro con 0000000000, no coincidirán en el teléfono. Cómo gestiona la comparación estos valores se explica en nuestra entrada sobre cómo funciona la coincidencia de duplicados.
Qué cuenta como duplicado depende del caso. Dos registros con "Equipo de Marketing" podrían ser un único contacto compartido para un equipo, o dos empresas distintas. Decida cuál es antes de fusionar cualquier registro que lo comparta.
Cómo detectar valores provisionales
Mire el tamaño de cada conjunto de duplicados
Los duplicados reales suelen venir de dos en dos o de tres en tres. Un grupo con decenas o cientos de registros es una señal de alerta. Ábrelo y mira qué valor comparten los registros.
Cuente cuántas veces aparece cada valor
Ordene o agrupe un campo y cuente cada valor. Un número de teléfono en 300 registros, o un nombre en 80, rara vez corresponde a una sola persona. Nuestro artículo sobre cómo averiguar cuántos duplicados tiene su CRM explica por qué importa revisar una muestra de cada resultado.
Esté atento a los patrones
Los dígitos repetidos, las secuencias como 123456, la palabra "test" y los valores muy cortos, como una sola letra, son marcadores de posición habituales. También lo son los correos del propio dominio de la empresa para personas que no trabajan allí.
Cómo tratar los marcadores en la deduplicación
Exclúyelos del emparejamiento
Anote los valores de relleno que encuentre y excluya de la búsqueda de ese campo los registros que los contengan. Aún pueden coincidir por otros campos, como nombre más empresa.
Compare por un segundo campo
Una coincidencia por teléfono es más segura si también coinciden el apellido o la empresa. Un marcador rara vez se repite en dos campos para registros no relacionados. Nuestra guía sobre qué campos usar para cotejar explica cómo combinarlos.
Evita que ganen una fusión
Cuando se fusionan duplicados reales, un valor provisional puede sobrescribir uno real. Una regla que conserva el valor más reciente puede elegir «Desconocido» frente a un nombre real si el registro provisional es más nuevo. Configura las reglas para que los valores provisionales conocidos siempre pierdan y previsualiza antes algunas fusiones.
Elimina solo los datos de prueba
Los registros creados para pruebas, sin nada real vinculado, no necesitan fusionarse. Compruebe que no esté vinculado nada a ellos y después elimínelos.
Redúzcalos en origen
Haga opcionales los campos en los que un valor falso es peor que uno vacío. Indique al equipo que dejar un campo en blanco es válido y compruebe cómo rellena cada integración los campos vacíos.
Los datos de relleno no son la única causa de que registros no relacionados coincidan. Las filiales, las sucursales y los buzones compartidos son registros relacionados reales, tratados en registros relacionados que parecen duplicados.
Cómo Dedupely evita que los valores de relleno entren en tus fusiones
Por defecto, Dedupely retiene los conjuntos de más de 20 registros y las coincidencias con datos deficientes o de ejemplo, como test@test.com o John Doe. Puede filtrar los valores de relleno conocidos en una Duplicate Search y definir reglas sobre qué valor prevalece, para que los marcadores nunca sobrescriban datos reales. Los conjuntos retenidos aún pueden fusionarse a mano, rechazarse o enviarse a revisión.
Un valor compartido no siempre significa una misma persona
Los valores de relleno existen porque las personas y las herramientas necesitan completar un campo. En una búsqueda de duplicados, hacen que registros no relacionados parezcan similares. En una fusión, pueden sustituir datos reales o agrupar a cientos de personas en una sola.
Detectarlos empieza por conjuntos inusualmente grandes y valores que se repiten con demasiada frecuencia. Excluirlos de la coincidencia, combinar cada coincidencia con un segundo campo y evitar que los valores de relleno prevalezcan mantiene tus fusiones centradas en duplicados reales.
Preguntas frecuentes
¿Por qué mi duplicate search agrupa registros sin relación?
Suelen deberse a que comparten un valor de relleno, como un teléfono ficticio o test@test.com. Una coincidencia exacta en ese valor agrupa registros que no tienen nada más en común. Revisa qué valor comparten los registros en un conjunto grande y excluye los valores de relleno conocidos de la coincidencia.
¿Qué son los valores de marcador de posición en un CRM?
Son valores de relleno que se escriben cuando falta el dato real, como 1234567890 para un teléfono, John Doe para un nombre o test@test.com para un correo. Proceden de campos obligatorios, registros de prueba e integraciones que rellenan huecos. No dicen nada sobre quién es el registro.
¿Cómo encuentro números de teléfono falsos en mi CRM?
Contar cuántas veces aparece cada número de teléfono. Un número en decenas o cientos de registros es probablemente un marcador de posición o una línea principal compartida. Buscar también dígitos repetidos, secuencias como 123456 y números demasiado cortos para ser reales.
¿Debo fusionar registros que comparten test@test.com?
Normalmente no como duplicados entre sí. Los registros que comparten un email de prueba suelen ser personas no relacionadas o registros de prueba. Elimine los registros de prueba puros tras comprobar que nada está vinculado a ellos, y compare el resto por otros campos, como nombre y empresa.
¿Cómo evito que los valores de relleno sobrescriban los datos reales?
Configure reglas para que los valores de marcador de posición conocidos pierdan siempre en una fusión, sea cual sea su fecha. Una regla que conserva el valor más reciente puede elegir un marcador si ese registro es más nuevo. Previsualice algunas fusiones antes de ejecutar el resto para confirmar que los valores reales se conservan.
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