TL;DR
- A correspondência exata encontra registros com valores idênticos, normalmente ignorando maiúsculas e minúsculas.
- A correspondência fuzzy pega erros de digitação, e a correspondência fonética pega nomes que soam parecidos.
- A correspondência por vários campos combina vários campos, por isso um único valor compartilhado não chega para corresponder.
- Uma correspondência demasiado abrangente emparelha registros diferentes, e uma demasiado rigorosa falha duplicados.
- O Dedupely permite escolher quão rigorosa é a correspondência de cada campo ao procurar duplicados.
Qualquer ferramenta de deduplicação, integrada num CRM ou acrescentada por cima, tem que responder a uma pergunta: estes dois registros são o mesmo? A forma como responde chama-se correspondência.
A correspondência parece técnica, mas as ideias por trás dela são simples, e conhecê-las ajuda a ler os resultados de qualquer ferramenta. Alguns métodos comparam valores letra por letra, outros permitem pequenas diferenças e outros comparam como os nomes soam. Muitas pesquisas reais combinam vários campos.
Neste artigo, verá como funciona cada tipo de correspondência, o que apanha e onde erra. Verá também porque é que conhecer os seus próprios duplicados importa mais do que o método que escolher.
Correspondência exata
A correspondência exata emparelha registros cujos valores são idênticos. É o método mais previsível e o ponto de partida mais seguro.
O que a correspondência exata apanha
Dois contatos com jane.doe@example.com, ou duas empresas com example.com como domínio. A correspondência exata ignora muitas vezes maiúsculas, por isso Jane.Doe@Example.com também corresponde.
Estes são normalmente os duplicados óbvios: o mesmo campo-chave, digitado duas vezes. São um bom primeiro conjunto para mesclar.
O que a correspondência exata deixa escapar
Um espaço a mais, uma letra em falta ou um formato de telefone diferente, e uma correspondência exata falha. "+1 (555) 010-2030" e "5550102030" são o mesmo número, mas não o mesmo texto.
Por isso muitas ferramentas limpam os valores antes de os comparar: tiram espaços, retiram a formatação dos telefones ou o www de um website.
Correspondência aproximada
A correspondência aproximada emparelha valores parecidos, mesmo que não sejam idênticos. Mede quantas alterações são precisas para transformar um valor no outro.
O que a correspondência aproximada apanha
Erros de digitação e pequenas diferenças: "Jonathon" e "Jonathan", "Acme Corp" e "Acme Crop", ou um email com uma letra trocada. Os dados digitados por pessoas estão cheios disso.
Onde erra a correspondência aproximada
Os valores curtos são arriscados. "Dan" e "Jan" diferem numa letra, tal como muitos nomes curtos de empresas que pertencem a negócios diferentes.
A correspondência aproximada costuma ter um limiar: quão perto é perto o suficiente. Um limiar baixo apanha mais duplicados e mais correspondências falsas. Um alto é mais seguro mas deixa escapar mais.
Correspondência fonética
A correspondência fonética compara como os valores soam em vez de como se escrevem. Transforma cada nome num código baseado nos sons e depois compara os códigos.
O que a correspondência fonética apanha
Grafias alternativas do mesmo nome: Sean e Shawn, ou Smith e Smyth. Alguns métodos fonéticos também emparelham Catherine e Kathryn, outros não. Pares como estes podem escapar à correspondência aproximada quando a grafia difere em mais de uma ou duas letras.
Onde erra a correspondência fonética
Os códigos fonéticos baseiam-se em como os nomes soam numa língua, muitas vezes o inglês. Nomes de outras línguas podem receber códigos que não refletem a sua pronúncia.
Também agrupa nomes que soam parecido mas pertencem a pessoas diferentes. A correspondência fonética funciona melhor em nomes, combinada com outro campo.
Correspondência por palavras e por domínio
Mais dois métodos tratam os casos que os outros falham. São comuns em registros de empresa.
Correspondência por palavras
A correspondência por palavras compara as palavras de um valor, seja qual for a ordem. "Northwind Traders" e "Traders Northwind" correspondem, e "Northwind Traders Inc." também pode corresponder se a ferramenta ignorar sufixos como Inc. ou LLC.
Algumas ferramentas também reconhecem apelidos comuns, como Robert e Bob, que nem a correspondência aproximada nem a fonética pegariam.
Correspondência por domínio
Correspondência por domínio compara o domínio principal de um email ou site. Endereços como sales@example.com e support@example.com compartilham example.com, por isso os dois registros apontam para uma empresa.
Os domínios de email pessoais como gmail.com estragam este método, porque milhões de pessoas sem relação os compartilham. Têm que ficar de fora.
Correspondência multicampo
Fora de campos-chave como o email ou o domínio, um único campo raramente prova que dois registros são iguais. A correspondência multicampo exige que vários campos coincidam antes de emparelhar registros.
Combinar campos
Dois contatos chamados John Smith podem ser duas pessoas. Dois John Smith na mesma empresa com o mesmo telefone são muito mais provavelmente um só.
Cada campo da combinação pode usar o seu tipo de correspondência: o email exato, o nome fonético, a empresa por palavras. É assim que uma pesquisa fica rigorosa onde deve e flexível onde pode.
Combinar pesquisas
Alguns duplicados compartilham um email; outros só compartilham um nome e um telefone. Uma pesquisa não cobre ambos, por isso muitas limpezas usam várias combinações em paralelo.
Tipos de correspondência num relance
| Tipo de correspondência | O que encontra | Exemplo | Cuidado com |
|---|---|---|---|
| Exata | Valores idênticos | Mesmo email, com qualquer uso de maiúsculas | Diferenças de formatação |
| Fuzzy | Erros de digitação e letras faltando | Jonathon e Jonathan | Valores curtos |
| Fonética | Nomes que soam parecido | Sean e Shawn | Nomes de outras línguas |
| Por palavras | As mesmas palavras por qualquer ordem, ignorando termos como Inc. | Northwind Traders Inc. e Northwind Traders | Palavras genéricas compartilhadas por muitas empresas |
| Domínio | Mesmo domínio principal | sales@ e support@ numa mesma empresa | Domínios de email pessoais |
| Vários campos | Registros que coincidem em vários campos | Mesmo nome, empresa e telefone | Campos que costumam estar vazios |
Demasiado abrangente ou demasiado restrita
A correspondência pode falhar em dois sentidos, e muitas configurações falham nos dois algures.
- Demasiado abrangente: registros diferentes se emparelham. Duas pessoas com nomes parecidos, ou duas filiais com um domínio, caem numa mesma correspondência, e mesclá-la as combinaria.
- Demasiado restrita: os duplicados reais ficam separados. A mesma pessoa com um erro de digitação no nome, ou um telefone em outro formato, nunca corresponde.
A correspondência só junta registros; mesclar é outro passo. Mesmo assim, uma correspondência falsa que é mesclada é mais difícil de corrigir do que um duplicado que escapa. Por isso muitas equipes começam rigorosas e alargam um campo de cada vez.
Saber o que é um duplicado no seu próprio CRM
O problema maior surge normalmente antes de qualquer tipo de correspondência: não saber o que torna um registro duplicado no seu próprio CRM. O que uma equipe considera duplicado, outra pode não considerar.
Veja onde os seus registros se sobrepõem
Comece por ver como os duplicados aparecem nos seus dados. Compartilham um email, um telefone, um domínio de empresa? Que campos estão preenchidos de forma fiável, e quais estão muitas vezes vazios ou errados?
Duas filiais que compartilham um domínio podem ser duplicados para uma equipe e clientes separados para outra. Os dados por si só não o dizem.
Depois defina o tipo de correspondência de cada campo
Quando sabe como é um duplicado, a correspondência vem por si. Pode decidir que campos combinar, e quão larga ou rigorosa deve ser cada uma.
Comece pelos duplicados óbvios, normalmente correspondências exatas em campos-chave como email ou domínio. Quando tiver certeza de que um par não é duplicado, rejeite-o para que ele não volte.
Como o Dedupely deixa comparar cada campo à sua maneira
No Dedupely, cada campo de uma pesquisa de duplicados tem seu próprio tipo de correspondência, de exato a palavras compartilhadas ou domínio principal. "Similar" pega erros de digitação e pequenas diferenças de grafia, e "Fuzzy" pega nomes com som parecido. Você pode combinar campos e rejeitar correspondências falsas, ou deixar que uma correspondência criada com IA encontre duplicados complexos em contatos, empresas e leads.
A correspondência funciona melhor quando sabe o que está comparando
A correspondência exata, aproximada, fonética, por palavras e por domínio apanham cada uma um tipo diferente de duplicado, e cada uma tem os seus pontos cegos. Combinar campos é o que as transforma em pesquisas fiáveis.
O método importa menos do que conhecer os seus dados. Quando sabe o que torna um registro um duplicado e onde os registros se sobrepõem, decidir o rigor de cada campo torna-se mais fácil.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre correspondência exata e aproximada?
A correspondência exata emparelha registros com valores idênticos, normalmente ignorando maiúsculas. A correspondência aproximada emparelha valores próximos, como nomes com um erro de digitação ou uma letra faltando. A exata é mais segura, mas deixa passar pequenas diferenças; a aproximada pega mais duplicados e mais correspondências falsas.
O que é a correspondência fonética?
A correspondência fonética compara como os nomes soam em vez de como se escrevem, por isso Sean e Shawn ou Smith e Smyth correspondem. Transforma cada nome num código baseado nos sons. Funciona melhor em nomes e combinada com outro campo, porque muitos nomes soam parecido.
Porque usar mais de um campo para encontrar duplicados?
Porque, fora dos campos-chave como o email ou o domínio, um valor compartilhado raramente prova que dois registros são o mesmo. Dois contatos chamados John Smith podem ser pessoas diferentes, mas o mesmo nome, empresa e telefone em conjunto são uma prova forte. Cada campo pode usar o seu tipo de correspondência, rigoroso nuns campos e flexível noutros.
Como evito correspondências falsas ao deduplicar?
Comece rigoroso, com correspondências exatas em campos-chave como email ou domínio, e mescle essas primeiro. Afrouxe um campo de cada vez e revise os resultados antes de mesclar. Deixe de fora os domínios de email pessoal, e rejeite os pares que você tem certeza que não são duplicados para que não voltem.
Que tipo de correspondência devo usar?
Depende do campo e do que um duplicado significa para a sua equipe. Exact serve para emails e IDs, fuzzy para nomes escritos à mão, phonetic para nomes com grafias alternativas e domain matching para empresas. Muitas pesquisas combinam várias, cada uma com o rigor de que esse campo precisa.
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