TL;DR
- Um negócio duplicado é um segundo registro de negócio para uma venda que já está no pipeline.
- Os negócios duplicados têm normalmente mais de uma causa, e várias podem acontecer ao mesmo tempo.
- Os negócios duplicados inflacionam o valor do pipeline e as previsões, e podem levar a comissões a dobrar.
- Se uma renovação conta como negócio duplicado depende de como a equipe reporta.
- O Dedupely encontra negócios duplicados e os mescla segundo as suas regras, com uma prévia antes.
O pipeline é um dos números que a direção acompanha mais de perto. Quando a mesma venda aparece duas vezes, esse número está errado, e também cada previsão e relatório que dele dependem.
Os negócios duplicados recebem muitas vezes menos atenção do que os contatos duplicados. Como qualquer duplicado, desgastam a confiança no CRM. Além disso, mexem com dinheiro: uma venda pode ser contada duas vezes numa previsão, trabalhada por dois comerciais e paga duas vezes em comissão.
Neste artigo, vai ver de onde vêm os negócios duplicados e quanto custam. Vai ver também como distinguir um duplicado de um segundo negócio legítimo, e como os encontrar e mesclar.
O que é um negócio duplicado?
Um negócio duplicado são dois ou mais registros de negócio ou oportunidade que representam a mesma venda ao mesmo cliente. Se dois negócios são a mesma venda depende de como a sua equipe a define.
De onde vêm os negócios duplicados
Os negócios duplicados raramente têm uma única causa. Em muitos CRM, várias destas fontes atuam ao mesmo tempo.
Comerciais a criar o mesmo negócio duas vezes
Um SDR cria um negócio na passagem e o account executive cria outro na primeira chamada. Ou dois comerciais na mesma conta abrem cada um um negócio para o mesmo pedido.
Cada comercial vê um negócio que criou e não procura primeiro o outro.
Integrações
Ferramentas de faturamento, e-commerce e orçamentos costumam criar negócios no CRM. Se uma sincronização de integração rode duas vezes, tente de novo após um erro ou crie um negócio por pagamento em vez de por venda, e os duplicados aparecem.
Tendem a aparecer em lotes, todos com a mesma origem de criação e datas de criação parecidas.
Workflows de formulários
Algumas equipes criam um negócio automaticamente quando alguém preenche um formulário de demo ou de preços. Se a mesma pessoa o enviar duas vezes, ou preencher dois formulários diferentes, o fluxo pode criar dois negócios.
Renovações
A automação de renovações cria um negócio novo antes do fim de um contrato. Se um vendedor já o criou à mão, ou a automação roda duas vezes, a renovação aparece em duplicado.
Clientes recorrentes
Alguns compradores de assinaturas subscrevem, cancelam e voltam, às vezes mais de uma vez. Cada regresso pode criar um negócio novo, e os antigos ficam abertos ou são reabertos.
Ao fim de alguns ciclos, um cliente pode acabar com uma longa lista de negócios. Ninguém sabe qual é o atual.
O que custam os negócios duplicados
Cada registro duplicado custa alguma confiança no CRM. Os negócios duplicados acrescentam um custo direto, porque mexem com dinheiro.
Um pipeline inflacionado e previsões erradas
Dois negócios abertos para uma venda duplicam o valor dessa venda no pipeline. As previsões baseadas neles prometem receita que só vai chegar uma vez.
Quando um dos dois fecha e o outro fica aberto, o aberto continua no pipeline. Pode ficar lá meses, contado em todas as previsões.
Comissões a dobrar
Se dois negócios de uma venda forem ambos marcados como ganhos, uma comissão pode ser paga duas vezes. Se pertencerem a comerciais diferentes, ambos podem reclamar a venda.
Resolver isso depois do processamento salarial é mais difícil do que mesclar os negócios antes.
Relatórios errados
Os negócios duplicados distorcem mais do que o valor do pipeline:
- Taxa de conversão: um duplicado marcado como perdido a rebaixa, apesar de a venda ter fechado.
- Valor médio e número de negócios: ambos se desviam quando uma venda conta duas vezes.
- Duração do ciclo de venda: um negócio criado tarde na passagem faz o ciclo parecer mais curto.
- Histórico de atividade: as chamadas e os emails estão divididos entre registros, por isso nenhum negócio conta a história toda.
Quando dois negócios não são duplicados
É aqui que os negócios se tornam mais difíceis do que os contatos. Dois negócios do mesmo cliente são muitas vezes legítimos, e o que a equipe A considera um negócio duplicado, a equipe B pode não considerar.
| Situação | Algumas equipes o tratam como | Outras equipes tratam como |
|---|---|---|
| Uma renovação ao lado do negócio original | Um negócio separado para cada período de contrato | Um negócio, atualizado todos os anos |
| Um cliente que cancela e volta | Um negócio novo por cada regresso | Um negócio para o cliente, reaberto |
| Uma venda adicional ou um segundo produto | Um negócio de expansão à parte | Parte do negócio original |
| Duas filiais de uma empresa a comprar | Dois negócios, um por filial | Um negócio para toda a conta |
| Dois negócios abertos de uma empresa com o mesmo valor e data de fecho | Um duplicado a mesclar | Dois pedidos reais que coincidem por acaso |
Nenhuma destas respostas está errada. O que importa é que a equipe escolha uma, a ponha por escrito e a aplique sempre da mesma forma.
Como encontrar e mesclar negócios duplicados
Depois que a equipe concorda sobre o que é um negócio duplicado, encontrá-los segue a mesma ordem de qualquer outro objeto.
Comece pelos óbvios
Procure negócios abertos ligados à mesma empresa com o mesmo valor e data de fechamento. Costumam ser os duplicados mais óbvios e os mais seguros para mesclar primeiro.
Depois alargue a pesquisa a outros campos de correspondência, como o mesmo nome de negócio e empresa. Valores semelhantes com datas de fechamento a poucos dias de distância também merecem atenção, revisados antes de mesclar.
Veja onde foram criados
Agrupe os duplicados que encontrar pela origem de criação. Se muitos vieram de uma integração ou de um workflow de formulário, são esses os novos negócios a vigiar.
Decida qual valor vence
Antes de mesclar, decida campo a campo que valor permanece. O responsável é o que mais importa, porque decide quem fica com o mérito e a comissão.
Valor, estágio e data de fechamento também precisam de uma regra, como manter o estágio mais avançado. Garanta que o negócio mesclado mantenha os contatos, a empresa e a atividade vinculados.
Verifique o que está vinculado a cada negócio
Os negócios duplicados guardam muitas vezes partes diferentes da venda. Um tem a proposta e as linhas de produto, e o outro as notas das chamadas e o contrato assinado.
Veja o que está ligado a cada registro antes de mesclar. Se o seu CRM mantiver as associações e a atividade dos dois negócios, nada se perde. Se não mantiver, mova primeiro o que importa.
Mescle antes de os números serem fechados
Mescle os negócios duplicados antes de uma previsão ser submetida ou de as comissões serem calculadas. Depois de um duplicado ser pago ou reportado, corrigir o registro já não corrige o número.
Como o Dedupely limpa os negócios duplicados do seu pipeline
No Dedupely, você cria pesquisas de duplicados para Deals nos campos que definem uma venda para a sua equipe, como empresa, valor e data de fechamento. Você define regras sobre qual valor vence para responsável, valor e estágio, e visualiza a prévia de cada mesclagem. Grupos pouco claros vão para revisão, e as renovações que você mantém separadas podem ser rejeitadas para que não voltem.
Um pipeline fiável começa com um negócio por venda
Os negócios duplicados vêm de comerciais, integrações, workflows de formulários, renovações e clientes que regressam. Além da confiança que cada duplicado faz perder, custam dinheiro: pipeline inflacionado, previsões erradas e comissões pagas duas vezes.
O difícil é decidir que deals são duplicados, porque uma renovação ou um cliente que regressa significam coisas diferentes para cada equipe. Quando a equipe chega a acordo, os duplicados óbvios vão primeiro e as mesclagens seguem regras claras para responsável e valor. O pipeline volta a refletir as vendas reais.
Perguntas frequentes
O que causa negócios duplicados num CRM?
Várias origens, muitas vezes ao mesmo tempo. Os comerciais criam o mesmo negócio na passagem, as integrações sincronizam duas vezes ou criam um negócio por pagamento, e envios repetidos de formulários voltam a acionar workflows. A automação de renovações e os clientes de assinatura que cancelam e voltam também podem deixar vários negócios para um cliente.
Como afetam os negócios duplicados as previsões?
Eles inflam o número. Dois negócios abertos para uma só venda duplicam o valor no pipeline, e a previsão promete receita que só vai chegar uma vez. Se um fecha e o outro fica aberto, o que sobra continua contando em cada previsão até alguém removê-lo ou mesclá-lo.
Uma renovação é um negócio duplicado?
Depende da sua equipe. Algumas mantêm um negócio por período de contrato, outras um negócio por cliente atualizado todos os anos, e ambas funcionam. Escolha uma abordagem, registre-a por escrito e aplique-a sempre da mesma forma.
Como encontro negócios duplicados?
Comece pelos negócios em aberto vinculados à mesma empresa que compartilham valor e data de fechamento. Costumam ser os duplicados mais óbvios. Depois verifique negócios com o mesmo nome ou valores semelhantes, e agrupe-os pela origem de criação para ver de onde vêm.
Que responsável deve manter um negócio mesclado?
Decida antes de mesclar, já que o responsável decide quem fica com o crédito e a comissão. As regras comuns são manter o responsável do negócio mais antigo ou o do negócio mais avançado. Seja qual for a regra, aplique-a a todas as mesclagens para que os representantes saibam o que esperar.
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