TL;DR
- Ein doppelter Deal ist ein zweiter Deal-Datensatz für einen Verkauf, der schon in Ihrer Pipeline ist.
- Doppelte Deals haben meist mehr als eine Ursache, und mehrere können gleichzeitig wirken.
- Doppelte Deals blähen Pipeline-Wert und Prognosen auf und können zu doppelten Provisionen führen.
- Ob eine Verlängerung als doppelter Deal zählt, hängt davon ab, wie Ihr Team berichtet.
- Dedupely findet doppelte Deals und führt sie nach Ihren Regeln zusammen, mit Vorschau vorab.
Die Pipeline ist eine der Zahlen, die die Leitung am genauesten beobachtet. Taucht derselbe Verkauf zweimal auf, ist diese Zahl falsch, ebenso jede darauf aufbauende Prognose und jeder Bericht.
Doppelte Deals bekommen oft weniger Aufmerksamkeit als doppelte Kontakte. Wie jedes Duplikat untergraben sie das Vertrauen ins CRM. Außerdem geht es um Geld: Ein Verkauf kann in einer Prognose doppelt zählen, von zwei Vertrieblern bearbeitet und zweimal als Provision ausgezahlt werden.
In diesem Beitrag sehen Sie, woher doppelte Deals kommen und was sie kosten. Außerdem sehen Sie, wie Sie ein Duplikat von einem legitimen zweiten Deal unterscheiden und wie Sie sie finden und zusammenführen.
Was ist ein doppelter Deal?
Ein doppelter Deal sind zwei oder mehr Deal- oder Opportunity-Datensätze, die denselben Verkauf an denselben Kunden darstellen. Ob zwei Deals derselbe Verkauf sind, hängt davon ab, wie Ihr Team ihn definiert.
Woher doppelte Deals kommen
Doppelte Deals haben selten nur eine Ursache. In vielen CRMs laufen mehrere dieser Quellen gleichzeitig.
Vertriebler, die denselben Deal zweimal anlegen
Ein SDR legt bei der Übergabe einen Deal an, und der Account Executive beim ersten Gespräch noch einen. Oder zwei Vertriebler auf demselben Account eröffnen je einen Deal für dieselbe Anfrage.
Jeder Vertriebler sieht einen selbst angelegten Deal und sucht nicht zuerst nach dem anderen.
Integrationen
Abrechnungs-, E-Commerce- und Angebotstools legen oft Deals im CRM an. Wenn ein Integrations-Sync zweimal läuft, nach einem Fehler erneut versucht oder einen Deal pro Zahlung statt pro Verkauf anlegt, folgen Duplikate.
Sie treten meist gebündelt auf, alle mit derselben Erstellungsquelle und ähnlichen Zeitstempeln.
Formular-Workflows
Manche Teams legen automatisch einen Deal an, wenn jemand ein Demo- oder Preisformular ausfüllt. Sendet dieselbe Person es zweimal ab oder füllt sie zwei verschiedene Formulare aus, kann der Workflow zwei Deals anlegen.
Verlängerungen
Verlängerungsautomationen legen vor Vertragsende einen neuen Deal an. Hat ein Vertriebler ihn schon von Hand angelegt oder läuft die Automation zweimal, erscheint die Verlängerung doppelt.
Wiederkehrende Kunden
Manche Abo-Kunden abonnieren, kündigen und kommen zurück, manchmal mehr als einmal. Jede Rückkehr kann einen neuen Deal anlegen, und die alten bleiben offen oder werden wieder geöffnet.
Über einige Zyklen kann ein Kunde eine lange Liste von Deals ansammeln. Niemand weiß, welcher aktuell ist.
Was doppelte Deals kosten
Jeder doppelter Datensatz kostet etwas Vertrauen ins CRM. Doppelte Deals kommen mit direkten Kosten obendrauf, weil es um Geld geht.
Eine aufgeblähte Pipeline und falsche Prognosen
Zwei offene Deals für einen Verkauf verdoppeln dessen Wert in der Pipeline. Darauf gebaute Prognosen versprechen Umsatz, der nur einmal kommt.
Wird einer der beiden geschlossen und der andere bleibt offen, steht der offene weiter in der Pipeline. Dort kann er monatelang bleiben und in jeder Prognose mitzählen.
Doppelte Provisionen
Sind zwei Deals für einen Verkauf beide als gewonnen markiert, kann eine Provision doppelt gezahlt werden. Gehören sie verschiedenen Vertrieblern, beanspruchen womöglich beide den Verkauf.
Das nach der Gehaltsabrechnung zu klären ist schwerer, als die Deals vorher zusammenzuführen.
Falsches Reporting
Doppelte Deals verzerren mehr als den Pipeline-Wert:
- Abschlussquote: ein als verloren markiertes Duplikat senkt sie, obwohl der Verkauf abgeschlossen wurde.
- Durchschnittliche Dealgröße und Anzahl der Deals: beide verschieben sich, wenn ein Verkauf doppelt zählt.
- Länge des Verkaufszyklus: ein spät bei der Übergabe angelegter Deal lässt den Zyklus kürzer wirken.
- Aktivitätsverlauf: Anrufe und E-Mails sind auf mehrere Datensätze verteilt, sodass kein Deal die ganze Geschichte zeigt.
Wann zwei Deals keine Duplikate sind
Hier werden Deals schwieriger als Kontakte. Zwei Deals für denselben Kunden sind oft legitim, und was Team A für einen doppelten Deal hält, sieht Team B vielleicht nicht so.
| Situation | Manche Teams behandeln es als | Andere Teams behandeln es als |
|---|---|---|
| Eine Verlängerung neben dem ursprünglichen Deal | Ein eigener Deal für jede Vertragslaufzeit | Ein Deal, jedes Jahr aktualisiert |
| Ein Kunde, der kündigt und zurückkommt | Ein neuer Deal bei jeder Rückkehr | Ein Deal für den Kunden, wieder geöffnet |
| Ein Upsell oder ein zweites Produkt | Ein separater Expansion-Deal | Teil des ursprünglichen Deals |
| Zwei Niederlassungen einer Firma kaufen | Zwei Deals, einer je Filiale | Ein Deal für den ganzen Account |
| Zwei offene Deals für eine Firma mit demselben Betrag und Abschlussdatum | Ein Duplikat zum Zusammenführen | Zwei echte Bestellungen, die zufällig übereinstimmen |
Keine dieser Antworten ist falsch. Wichtig ist, dass Ihr Team eine wählt, sie aufschreibt und sie immer gleich anwendet.
So finden und führen Sie doppelte Deals zusammen
Sobald sich Ihr Team einig ist, was ein doppelter Deal ist, folgt das Finden derselben Reihenfolge wie bei jedem anderen Objekt.
Mit den offensichtlichen beginnen
Suchen Sie offene Deals, die mit derselben Firma verknüpft sind und denselben Betrag und dasselbe Abschlussdatum haben. Das sind meist die offensichtlichsten Duplikate und die sichersten zum Zusammenführen.
Weiten Sie die Suche dann aus auf weitere Abgleichsfelder, etwa denselben Deal-Namen und dieselbe Firma. Ähnliche Beträge mit nur wenige Tage auseinanderliegenden Abschlussdaten lohnen ebenfalls einen Blick, geprüft vor dem Merge.
Prüfen Sie, wo sie angelegt wurden
Gruppieren Sie gefundene Duplikate nach Erstellungsquelle. Stammen viele aus einer Integration oder einem Formular-Workflow, sind das die neuen Deals, die Sie beobachten sollten.
Entscheiden Sie, welcher Wert übernommen wird
Legen Sie vor dem Merge Feld für Feld fest, welcher Wert bleibt. Der Owner zählt am meisten, denn er entscheidet, wer Anerkennung und Provision erhält.
Betrag, Phase und Abschlussdatum brauchen ebenfalls eine Regel, etwa die am weitesten fortgeschrittene Phase zu behalten. Achten Sie darauf, dass der zusammengeführte Deal seine verknüpften Kontakte, Firma und Aktivitäten behält.
Prüfen Sie, was mit jedem Deal verknüpft ist
Doppelte Deals enthalten oft verschiedene Teile des Verkaufs. Einer hat das Angebot und die Positionen, der andere die Gesprächsnotizen und den unterschriebenen Vertrag.
Sehen Sie sich vor dem Merge an, was an jedem Datensatz hängt. Behält Ihr CRM die Verknüpfungen und Aktivitäten beider Deals, geht nichts verloren. Wenn nicht, verschieben Sie zuerst, was wichtig ist.
Zusammenführen, bevor die Zahlen feststehen
Führen Sie doppelte Deals zusammen, bevor eine Prognose eingereicht oder Provisionen berechnet werden. Ist ein Duplikat erst ausgezahlt oder berichtet, korrigiert die Korrektur des Datensatzes die Zahl nicht mehr.
Wie Dedupely doppelte Deals aus Ihrer Pipeline entfernt
In Dedupely legen Sie Duplikatsuchen für Deals auf den Feldern an, die für Ihr Team einen Verkauf ausmachen, etwa Firma, Betrag und Abschlussdatum. Sie legen Regeln fest, welcher Wert bei Owner, Betrag und Phase gewinnt, und sehen jeden Merge vorab. Unklare Gruppen gehen in die Prüfung, und Verlängerungen, die Sie getrennt halten, lassen sich ablehnen, damit sie nicht wiederkommen.
Eine verlässliche Pipeline beginnt mit einem Deal pro Verkauf
Doppelte Deals kommen von Vertrieblern, Integrationen, Formular-Workflows, Verlängerungen und wiederkehrenden Kunden. Neben dem Vertrauen, das jedes Duplikat kostet, kosten sie Geld: aufgeblähte Pipeline, falsche Prognosen und doppelt gezahlte Provisionen.
Schwierig ist die Entscheidung, welche Deals Duplikate sind, denn eine Verlängerung oder ein wiederkehrender Kunde bedeutet für jedes Team etwas anderes. Sobald sich Ihr Team darauf geeinigt hat, kommen die offensichtlichen Duplikate zuerst, und Merges folgen klaren Regeln für Owner und Betrag. Die Pipeline zeigt dann wieder echte Verkäufe.
Häufige Fragen
Was verursacht doppelte Deals in einem CRM?
Mehrere Quellen, oft gleichzeitig. Vertriebler legen bei der Übergabe denselben Deal an, Integrationen synchronisieren doppelt oder legen pro Zahlung einen Deal an, und wiederholte Formulareinsendungen lösen Workflows erneut aus. Verlängerungsautomatisierung und Abokunden, die kündigen und zurückkommen, können ebenfalls mehrere Deals für einen Kunden hinterlassen.
Wie wirken sich doppelte Deals auf Prognosen aus?
Sie blähen sie auf. Zwei offene Deals für einen Verkauf verdoppeln dessen Wert in der Pipeline, und die Prognose verspricht Umsatz, der nur einmal kommt. Schließt einer und der andere bleibt offen, zählt der Rest in jeder Prognose weiter, bis ihn jemand entfernt oder zusammenführt.
Ist eine Verlängerung ein doppelter Deal?
Das hängt von Ihrem Team ab. Manche führen einen Deal je Vertragsperiode, andere einen Deal je Kunde, der jährlich aktualisiert wird, und beides funktioniert. Wählen Sie einen Ansatz, halten Sie ihn fest und wenden Sie ihn immer gleich an.
Wie finde ich doppelte Deals?
Beginnen Sie mit offenen Deals derselben Firma, die Betrag und Abschlussdatum teilen. Das sind meist die offensichtlichsten Duplikate. Prüfen Sie dann Deals mit gleichem Namen oder ähnlichen Beträgen und gruppieren Sie sie nach Erstellungsquelle, um zu sehen, woher sie kommen.
Welchen Owner sollte ein zusammengeführter Deal behalten?
Entscheiden Sie vor dem Zusammenführen, denn der Owner entscheidet, wer Anrechnung und Provision bekommt. Übliche Regeln: den Owner des ältesten oder des am weitesten fortgeschrittenen Deals behalten. Welche Regel auch immer, wenden Sie sie auf jeden Merge an, damit Vertriebler wissen, was sie erwartet.
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