TL;DR
- Una trattativa duplicata è un secondo record di trattativa per una vendita già nella tua pipeline.
- Le trattative duplicate hanno di solito più di una causa, e più cause possono agire insieme.
- Le trattative duplicate gonfiano il valore della pipeline e le previsioni, e possono portare a provvigioni doppie.
- Se un rinnovo conta come trattativa duplicata dipende da come il team fa i report.
- Dedupely trova le trattative duplicate e le unisce secondo le tue regole, con un'anteprima prima.
La pipeline è uno dei numeri che la direzione segue più da vicino. Quando la stessa vendita compare due volte, quel numero è sbagliato, e con esso ogni previsione e report che ne dipende.
Le trattative duplicate ricevono spesso meno attenzione dei contatti duplicati. Come ogni duplicato, consumano la fiducia nel CRM. In più toccano il denaro: una vendita può essere contata due volte in una previsione, lavorata da due commerciali e pagata due volte in provvigioni.
In questo articolo vedrai da dove arrivano le trattative duplicate e quanto costano. Vedrai anche come distinguere un duplicato da una seconda trattativa legittima, e come trovarle e unirle.
Cos'è una trattativa duplicata?
Una trattativa duplicata sono due o più record di trattativa o opportunità che rappresentano la stessa vendita allo stesso cliente. Se due trattative siano la stessa vendita dipende da come la definisce il tuo team.
Da dove arrivano le trattative duplicate
Le trattative duplicate raramente hanno una sola causa. In molti CRM, diverse di queste fonti agiscono insieme.
Commerciali che creano due volte la stessa trattativa
Un SDR crea una trattativa al passaggio di consegne e l'account executive ne crea un'altra alla prima chiamata. Oppure due commerciali sullo stesso account aprono ciascuno una trattativa per la stessa richiesta.
Ogni commerciale vede una trattativa creata da lui e non cerca prima l'altra.
Integrazioni
Gli strumenti di fatturazione, ecommerce e preventivi creano spesso trattative nel CRM. Se una sincronizzazione di un'integrazione gira due volte, riprova dopo un errore o crea una trattativa per pagamento invece che per vendita, arrivano i duplicati.
Tendono a comparire a blocchi, tutti con la stessa fonte di creazione e orari simili.
Workflow dei moduli
Alcuni team creano una trattativa in automatico quando qualcuno compila un modulo di demo o prezzi. Se la stessa persona lo invia due volte, o compila due moduli diversi, il flusso può creare due trattative.
Rinnovi
L'automazione dei rinnovi crea una nuova trattativa prima della scadenza di un contratto. Se un commerciale l'ha già creata a mano, o l'automazione gira due volte, il rinnovo compare due volte.
Clienti abituali
Alcuni acquirenti di abbonamenti si abbonano, disdicono e tornano, a volte più di una volta. Ogni ritorno può creare una nuova trattativa, e quelle vecchie restano aperte o vengono riaperte.
Nel giro di qualche ciclo, un cliente può ritrovarsi con un lungo elenco di trattative. Nessuno sa quale sia quella attuale.
Quanto costano le trattative duplicate
Ogni record duplicato costa un po' di fiducia nel CRM. Le trattative duplicate aggiungono anche un costo diretto, perché toccano i soldi.
Una pipeline gonfiata e previsioni sbagliate
Due trattative aperte per una sola vendita raddoppiano il valore di quella vendita nella pipeline. Le previsioni basate su di esse promettono ricavi che arriveranno una volta sola.
Quando una delle due si chiude e l'altra resta aperta, quella aperta resta nella pipeline. Può restarci per mesi, contata in ogni previsione.
Provvigioni doppie
Se due trattative per una vendita sono entrambe segnate come vinte, una provvigione può essere pagata due volte. Se appartengono a commerciali diversi, entrambi possono rivendicare la vendita.
Sistemarlo dopo le buste paga è più difficile che unire le trattative prima.
Report sbagliati
Le trattative duplicate falsano più del valore della pipeline:
- Tasso di chiusura: un duplicato segnato come perso lo abbassa, anche se la vendita è stata chiusa.
- Valore medio e numero delle trattative: entrambe si spostano quando una vendita conta due volte.
- Durata del ciclo di vendita: una trattativa creata tardi al passaggio di consegne fa sembrare il ciclo più breve.
- Storico attività: chiamate ed email sono divise tra più record, quindi nessuna trattativa racconta tutta la storia.
Quando due trattative non sono duplicati
È qui che le trattative diventano più difficili dei contatti. Due trattative per lo stesso cliente spesso sono legittime, e ciò che il team A considera una trattativa duplicata, il team B potrebbe non farlo.
| Situazione | Alcuni team lo trattano come | Altri team lo trattano come |
|---|---|---|
| Un rinnovo accanto alla trattativa originale | Una trattativa separata per ogni periodo di contratto | Una trattativa, aggiornata ogni anno |
| Un cliente che disdice e torna | Una nuova trattativa a ogni ritorno | Una trattativa per il cliente, riaperta |
| Un upsell o un secondo prodotto | Una trattativa di espansione separata | Parte della trattativa originale |
| Due filiali di un'azienda che acquistano | Due trattative, una per filiale | Una trattativa per l'intero account |
| Due trattative aperte per un'azienda con lo stesso importo e la stessa data di chiusura | Un duplicato da unire | Due ordini reali che per caso coincidono |
Nessuna di queste risposte è sbagliata. Conta che il team ne scelga una, la metta per iscritto e la applichi sempre allo stesso modo.
Come trovare e unire le trattative duplicate
Una volta che il team concorda su cosa sia una trattativa duplicata, trovarle segue lo stesso ordine di qualsiasi altro oggetto.
Parti da quelli evidenti
Cerca trattative aperte collegate alla stessa azienda con lo stesso importo e la stessa data di chiusura. Di solito sono i duplicati più evidenti e i più sicuri da unire per primi.
Poi amplia la ricerca a altri campi di corrispondenza, come lo stesso nome della trattativa e la stessa azienda. Meritano un'occhiata anche importi simili con date di chiusura a pochi giorni di distanza, da rivedere prima di unire.
Guarda dove sono stati creati
Raggruppa i duplicati trovati per fonte di creazione. Se molti arrivano da un'integrazione o da un workflow di un modulo, sono quelle le nuove trattative da tenere d'occhio.
Scegli quale valore prevale
Prima di unire, decidi campo per campo quale valore resta. Il responsabile conta più di tutto, perché decide chi riceve il merito e la provvigione.
Anche importo, fase e data di chiusura hanno bisogno di una regola, come tenere la fase più avanzata. Assicurati che la trattativa unita mantenga contatti, azienda e attività collegati.
Controlla cosa è collegato a ogni trattativa
Le trattative duplicate spesso contengono parti diverse della vendita. Una ha il preventivo e le righe di prodotto, l'altra le note delle chiamate e il contratto firmato.
Guarda cosa è collegato a ogni record prima di unire. Se il CRM tiene le associazioni e le attività di entrambe le trattative, non si perde nulla. Altrimenti, sposta prima ciò che conta.
Unisci prima che i numeri siano chiusi
Unisci le trattative duplicate prima che venga inviata una previsione o calcolate le provvigioni. Una volta che un duplicato è stato pagato o riportato, correggere il record non corregge più il numero.
Come Dedupely pulisce le trattative duplicate dalla tua pipeline
In Dedupely crei ricerche di duplicati per i deal sui campi che definiscono una vendita per il tuo team, come azienda, importo e data di chiusura. Imposti regole su quale valore vince per proprietario, importo e fase, e vedi in anteprima ogni unione. I gruppi incerti vanno in revisione, e i rinnovi che tieni separati si possono rifiutare così non tornano.
Una pipeline affidabile inizia con una trattativa per vendita
Le trattative duplicate vengono da commerciali, integrazioni, workflow dei moduli, rinnovi e clienti che tornano. Oltre alla fiducia che ogni duplicato fa perdere, costano denaro: pipeline gonfiata, previsioni sbagliate e provvigioni pagate due volte.
La parte difficile è decidere quali deal sono duplicati, perché un rinnovo o un cliente che ritorna significano cose diverse per team diversi. Quando il team è d'accordo, i duplicati evidenti vanno per primi e le unioni seguono regole chiare per proprietario e importo. La pipeline torna così a riflettere le vendite reali.
Domande frequenti
Cosa causa trattative duplicate in un CRM?
Più fonti, spesso insieme. I commerciali creano la stessa trattativa al passaggio di consegne, le integrazioni sincronizzano due volte o creano una trattativa per ogni pagamento, e gli invii ripetuti dei moduli riattivano i workflow. Anche l'automazione dei rinnovi e i clienti in abbonamento che disdicono e tornano possono lasciare più trattative per un cliente.
Come influiscono le trattative duplicate sulle previsioni?
La gonfiano. Due trattative aperte per una sola vendita ne raddoppiano il valore in pipeline, e la previsione promette ricavi che arriveranno una volta sola. Se una si chiude e l'altra resta aperta, quella in più continua a contare in ogni previsione finché qualcuno non la elimina o la unisce.
Un rinnovo è una trattativa duplicata?
Dipende dal team. Alcuni tengono una trattativa per periodo di contratto, altri una trattativa per cliente aggiornata ogni anno, ed entrambi funzionano. Scegli un approccio, mettilo per iscritto e applicalo sempre allo stesso modo.
Come trovo le trattative duplicate?
Inizia dalle trattative aperte collegate alla stessa azienda con lo stesso importo e la stessa data di chiusura. Di solito sono i duplicati più evidenti. Poi controlla le trattative con lo stesso nome o importi simili e raggruppale per fonte di creazione per vedere da dove arrivano.
Quale responsabile deve tenere una trattativa unita?
Decidi prima di unire, perché il responsabile determina chi riceve merito e provvigione. Le regole comuni sono tenere il responsabile della trattativa più vecchia o di quella più avanzata. Qualunque sia la regola, applicala a ogni unione così i commerciali sanno cosa aspettarsi.
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