TL;DR
- Una nuova integrazione può copiare i duplicati del CRM in ogni strumento a cui si collega.
- Le sincronizzazioni che abbinano i record uno a uno potrebbero non sapere quale duplicato scegliere.
- Pulisci gli oggetti e i campi che l'integrazione legge prima della prima sincronizzazione.
- Dopo il lancio, controlla i record che l'integrazione crea nelle prime settimane.
- Dedupely aiuta a unire i duplicati prima del lancio e a individuarne di nuovi dopo l'avvio operativo.
Una nuova integrazione arriva di solito con una data di lancio. Una sincronizzazione verso un altro CRM, un sistema di fatturazione, un data warehouse o un assistente AI è pronta al collegamento. Il CRM è spesso l'ultima cosa che qualcuno controlla.
È qui che i duplicati creano problemi. Quando i record iniziano a spostarsi, ogni duplicato viaggia con loro, e correggerlo significa intervenire in due punti.
In questo articolo vedrai cosa succede quando una sincronizzazione incontra dei duplicati e cosa pulire prima della prima sincronizzazione. Vedrai anche come pianificare le unioni in base agli ID record e cosa controllare una volta attiva l'integrazione.
Perché i duplicati contano di più quando i record iniziano a muoversi
All'interno di un CRM, un duplicato divide lo storico di un cliente. Quando un'integrazione lo trasferisce, la divisione esiste in due sistemi e ciascuno vi si basa.
Un'unione successiva deve raggiungere entrambi i lati. Se avviene in un solo sistema, l'altro può conservare il vecchio record o perdere il collegamento con quello nuovo. Il nostro articolo su deduplica tra gli strumenti collegati spiega dove pulire ogni tipo di dato.
Cosa succede quando una sincronizzazione incontra i duplicati
La sincronizzazione sceglie un record
Molte sincronizzazioni abbinano i record uno a uno, usando un campo chiave come email o ID. Quando due record condividono quella chiave, la sincronizzazione deve scegliere.
HubSpot documenta questo caso per lead e contatti di Salesforce con la stessa email. Alla prima corrispondenza usa il primo record restituito da Salesforce, senza un ordine garantito. Successivamente può sincronizzarsi con il record Salesforce aggiornato più di recente. Questi record in conflitto possono sovrascrivere ripetutamente il contatto HubSpot, il che è un motivo per risolvere i duplicati prima del lancio.
I duplicati vengono copiati sull'altro lato
Le sincronizzazioni che creano record trasferiscono ogni duplicato. Un cliente presente due volte nel CRM può finire due volte in fatturazione e due volte nello strumento email. Anche i report basati sul data warehouse lo contano due volte.
Alcuni lanci si fermano finché i record non sono unici
Alcune integrazioni richiedono un solo record per cliente prima di poter funzionare. Altre funzionano, ma le persone che dipendono da loro notano prima gli errori.
Anche gli strumenti di AI leggono e scrivono record
Gli assistenti AI e i bot di arricchimento rispondono in base ai record che trovano e possono crearne di nuovi. Ne parliamo in come i record duplicati compromettono gli strumenti AI nel tuo CRM.
Cosa pulire prima della prima sincronizzazione
Prima del lancio, concentrati su ciò che l'integrazione legge, scrive e confronta. Il resto del CRM può seguire con i propri tempi.
Individua il campo su cui l'integrazione effettua la corrispondenza
Chiedi al fornitore o verifica la configurazione: quale campo stabilisce che due record sono uguali? Poi controlla che sia compilato e che appartenga a un solo record. I record con il campo chiave vuoto sono rischiosi quanto i duplicati.
Unisci prima i duplicati evidenti
Inizia con le corrispondenze esatte su quel campo chiave, come la stessa email o lo stesso dominio. Poi verifica le corrispondenze simili sugli oggetti che usa l'integrazione.
Ciò che conta come duplicato dipende dal caso. Un sistema di fatturazione può richiedere due record aziendali per due entità giuridiche che le vendite vedono come un unico account.
Decidi quale valore prevale nei campi sincronizzati
I campi che un'integrazione trasmette meritano la massima attenzione in un'unione. Proprietario, fase del ciclo di vita, stato dell'abbonamento e dati di fatturazione passano all'altro sistema, quindi il valore vincente conta due volte.
| Integrazione | Cosa verificare prima del lancio |
|---|---|
| Sincronizzazione CRM-to-CRM | Duplicati su entrambi i lati e il campo che li collega |
| Email o strumento di marketing | Contatti che condividono un'email e stato dell'iscrizione di ciascuno |
| Sistema di fatturazione o contabilità | Aziende e contatti di fatturazione, e ID che l'altro sistema memorizzerà |
| Data warehouse | ID dei record, poiché i report li useranno per unire i dati |
| Assistente AI o strumento di arricchimento | Contatti e aziende che legge, e il campo che usa per trovarli |
Pianifica le unioni in base agli ID dei record
Molte integrazioni memorizzano l'ID record del CRM. In alcuni CRM, un'unione modifica quell'ID. HubSpot, ad esempio, crea per impostazione predefinita un nuovo ID per il record unito.
Unire prima della prima sincronizzazione significa che l'integrazione memorizza fin dall'inizio gli ID sopravvissuti. Unire dopo il lancio può lasciare l'altro sistema puntato su un ID obsoleto.
Dopo il lancio, controlla cosa crea l'integrazione
Anche un lancio pulito può creare duplicati in seguito. Un'integrazione che non trova un record con un'email leggermente diversa potrebbe crearne uno nuovo.
Nelle prime settimane, controlla i nuovi record per fonte e verifica se l'integrazione aggiunge persone o aziende che avevi già. In tal caso, correggi la mappatura o il campo chiave. Il nostro articolo su duplicati ricorrenti da integrazioni CRM spiega cosa fare quando continuano a ripresentarsi.
Le migrazioni funzionano allo stesso modo su scala più ampia, come spiega la nostra guida su deduplicazione prima, durante e dopo una migrazione CRM copre.
Come Dedupely prepara il tuo CRM a una nuova integrazione
Prima del lancio, usa Dedupely per trovare i duplicati confermati negli oggetti supportati che la tua integrazione legge. Imposta i valori sopravvissuti e visualizza in anteprima un piccolo lotto. Per una coppia HubSpot–Salesforce configurata e supportata, verifica l'impostazione di unione accoppiata prima di unire su entrambi i lati. Dopo il lancio, controlla i record creati dall'integrazione e verifica come segue gli ID dei record uniti.
Pulire una volta, prima che i record inizino a spostarsi
Un'integrazione diffonde i duplicati già presenti nel CRM. Ognuno diventa un problema in due sistemi, e alcuni lanci non possono partire finché non viene risolto.
Pulire ciò che l'integrazione legge prima della prima sincronizzazione mantiene il lavoro contenuto. Monitorare le prime settimane dopo il lancio intercetta ciò che l'integrazione aggiunge da sola.
Riferimenti: HubSpot: risolvere i record Salesforce duplicati che si sincronizzano con HubSpot.
Domande frequenti
Conviene pulire i dati del CRM prima di integrare un nuovo strumento?
Sì, almeno gli oggetti e i campi che l'integrazione legge e usa per la corrispondenza. I duplicati vengono copiati nel nuovo strumento e una sincronizzazione può collegare il record sbagliato quando due record condividono un campo chiave. Pulire prima significa anche che l'integrazione memorizza fin dall'inizio gli ID dei record sopravvissuti.
Perché la mia integrazione crea record duplicati?
Spesso perché non trova un record esistente. Se il campo chiave su cui effettua l'abbinamento è vuoto, formattato in modo diverso o scritto diversamente, l'integrazione crea un nuovo record. Verifica quale campo usa, correggi la mappatura e controlla i nuovi record per fonte nelle prime settimane.
Cosa succede ai duplicati quando due CRM si sincronizzano?
La sincronizzazione potrebbe collegarne solo uno. Nell'integrazione tra HubSpot e Salesforce, ad esempio, HubSpot si sincronizza con il primo record corrispondente restituito da Salesforce, senza un ordine preciso. L'altro duplicato resta non collegato, e unire da un solo lato può interrompere il collegamento tra i due sistemi.
Unire i record cambia il loro ID?
In alcuni CRM sì. Per impostazione predefinita, HubSpot crea un nuovo ID record per il record unito, il che può lasciare un'integrazione che punta a un vecchio ID. Unisci prima della prima sincronizzazione, quando possibile, e verifica quali strumenti collegati memorizzano gli ID record prima di un'unione di grandi dimensioni.
Come si verifica un'integrazione per individuare i duplicati?
Esegui un test di sincronizzazione su un piccolo gruppo di record, idealmente in un ambiente sandbox. Includi persone e aziende già presenti nel CRM e verifica se l'integrazione le abbina o crea nuovi record. Correggi il campo chiave o la mappatura prima del lancio completo.
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