TL;DR
- Uma correspondência falsa emparelha registros que compartilham alguns campos mas pertencem a pessoas diferentes.
- As pesquisas que comparam só um ou dois campos são uma causa comum.
- Comparações abrangentes no campo errado, caixas de correio compartilhadas e dados de preenchimento também agrupam desconhecidos.
- Membros da família muitas vezes compartilham endereço, telefone e sobrenome sem serem duplicados.
- O Dedupely permite fazer a correspondência por vários campos, excluir correspondências arriscadas e rejeitar as falsas.
Alguém abre um contato depois de uma limpeza e encontra duas pessoas num só registro. O telefone de um colega aparece junto do nome errado, ou o histórico de um cliente passa a incluir os pedidos da irmã.
Como administrador, cabe a você explicar. A mesclagem fez o que mandaram. A questão é por que a pesquisa disse que duas pessoas diferentes eram uma só.
Neste artigo, vai ver os cinco padrões por trás da maioria das correspondências falsas e como cada um aparece num conjunto duplicado. Vai ver também como configurar pesquisas que mantêm separadas pessoas diferentes antes de alguma mesclagem.
Como duas pessoas acabam num só registro
A pesquisa decide quem é um duplicado. Compara os campos que escolheu, emparelha cada conjunto de registros que coincidem, e a mesclagem atua sobre essa lista.
Por isso uma correspondência falsa é um problema da pesquisa. Uma configuração frouxa demais pode emparelhar centenas de conjuntos do mesmo jeito errado. Uma mesclagem em massa ou automática repete então o erro em cada um.
Por isso vale acertar isso antes: trate toda mesclagem como permanente. Nosso post sobre porque é que fazer corresponder e mesclar são decisões separadas explica porque é que os dois passos merecem verificações separadas.
Cinco razões por que uma pesquisa junta duas pessoas diferentes
O que conta como duplicado depende do caso. O que uma equipe considera duplicado, outra pode não considerar. Estes cinco padrões aparecem em muitos CRM, seja qual for o negócio.
1. A pesquisa fazia a correspondência por um ou dois campos
Um único campo raramente prova que dois registros são a mesma pessoa. Dois contatos "Maria Garcia" podem trabalhar em empresas diferentes. Um sobrenome mais um domínio de email junta todos os colegas que compartilham o sobrenome.
Dois campos não são muito mais seguros quando ambos podem ser compartilhados. Nome, sobrenome e um telefone fixo podem descrever um pai e um filho com o mesmo nome. Um terceiro campo que as pessoas não compartilham, como o email, fecha essa lacuna.
2. Uma comparação abrangente estava no campo errado
Cada campo pode ser comparado de forma rigorosa ou flexível. As comparações flexíveis são úteis, mas só nos campos para que foram criadas.
- Domínio raiz no email de uma pessoa: comparar só o domínio agrupa todos de uma empresa. Em domínios de email gratuitos como gmail.com, agrupa desconhecidos. Numa equipe que trabalha com órgãos públicos, a correspondência por domínio agrupou colegas que compartilhavam sobrenome e o domínio do órgão. Não eram a mesma pessoa.
- Correspondência fonética em emails ou ID: a comparação fonética foi feita para nomes como Sean e Shawn. Num email ou num número de identificação, emparelha valores que apenas soam parecidos.
- Comparação parcial do telefone: ignorar a formatação e os indicativos apanha duplicados reais. Também pode emparelhar dois números que acabam nos mesmos dígitos, por isso precisa de um segundo campo que confirme.
3. Uma caixa compartilhada fazia de pessoa
Endereços como info@, sales@ ou support@ pertencem a uma equipe. Quando várias pessoas preenchem formulários com o mesmo, uma correspondência por email as trata como uma só pessoa.
A solução é deixar os endereços compartilhados conhecidos fora das correspondências por email, ou exigir também que primeiro nome e sobrenome coincidam.
4. Dados fictícios preencheram o campo
Valores como test@test.com, John Doe ou 0000000000 são escritos quando um campo é obrigatório e o valor real não é conhecido. Cada registro com o mesmo valor de preenchimento parece um duplicado dos outros, e esses conjuntos costumam ser muito grandes. O nosso artigo sobre valores fictícios que fazem os registros parecer duplicados explica como os identificar.
5. Os familiares compartilhavam tudo exceto o nome próprio
Nos negócios de consumo, uma família costuma compartilhar sobrenome, endereço, telefone e às vezes um email. Nesses campos, um pai e um filho parecem idênticos.
Algumas equipes veem nome, sobrenome e telefone como uma correspondência certa. Um pai e um filho ou uma filha com o mesmo nome podem compartilhar os três. Uma família pode ser um cliente para um negócio e vários para outro, e é por isso que esses conjuntos precisam de uma pessoa para decidir.
Os cinco padrões num relance
| Padrão | Como é o grupo de duplicados | O que os mantém separados |
|---|---|---|
| Um ou dois campos | Mesmo sobrenome ou mesmo nome, pessoas diferentes | Faça corresponder por pelo menos três campos, incluindo um que as pessoas não compartilhem |
| Comparação larga no campo errado | Todos num mesmo domínio, ou valores que só soam parecido | Comparação rigorosa em emails e ID; as abrangentes só em nomes, com um segundo campo |
| Caixa compartilhada | Várias pessoas com info@ ou sales@ | Exclua os endereços compartilhados, ou exija também primeiro nome e sobrenome |
| Dados fictícios | Um conjunto muito grande baseado em test@test.com ou 0000000000 | Ponha de lado valores fictícios e conjuntos demasiado grandes |
| Familiares | Mesmo sobrenome, endereço e telefone | Acrescente nome próprio e email; envie os agregados familiares para revisão |
Como configurar pesquisas que mantêm as pessoas separadas
Faça corresponder por pelo menos três campos
Três campos que coincidem fazem uma correspondência muito mais forte do que um ou dois. Primeiro nome, sobrenome e email juntos raramente descrevem duas pessoas diferentes. Nosso guia sobre em que campos fazer a correspondência explica as combinações para cada objeto.
Use a comparação mais rigorosa onde um erro custa mais
Compare emails e IDs de forma exata. Mantenha as comparações tolerantes a erros de digitação e fonéticas para nomes, onde outro campo confirme a correspondência. Use a correspondência por domínio para empresas, não para agrupar pessoas por si só.
Deixe de fora os valores compartilhados conhecidos
Um filtro pode deixar caixas compartilhadas e domínios de email gratuitos fora de uma pesquisa. É mais simples do que rejeitar o mesmo tipo de conjunto vezes sem conta.
Mantenha os limiares de segurança ativos
Um grupo com dezenas de registros dificilmente é uma só pessoa. Deixar de lado os grupos grandes demais e os dados fictícios impede que eles cheguem a uma mesclagem em massa ou automática.
Mostre os campos que distinguem as pessoas
Quando uma pesquisa precisa comparar menos campos, mostre outros ao lado de cada grupo, como empresa, telefone ou data de criação. Assim você pode compará-los antes de mesclar, sem mudar o que a pesquisa compara.
Rejeite o que está errado e corrija a pesquisa quando se repete
Quando tiver certeza de que um conjunto reúne pessoas diferentes, rejeite-o para que não volte. Quando o mesmo tipo de correspondência falsa continuar aparecendo, altere a pesquisa.
Automatize só o que mesclaria sem olhar
Uma forma comum de começar é automatizar só pesquisas de três ou quatro campos rigorosos, começando pelos duplicados óbvios. As pesquisas mais abrangentes vêm depois, e os seus conjuntos são verificados à mão antes de qualquer mesclagem.
Essa divisão mantém o caminho rápido para os conjuntos que ninguém discutiria. Agregados familiares, caixas compartilhadas e pares com o mesmo nome vão para uma pessoa que os saiba distinguir.
Se uma limpeza já mesclou duas pessoas, o playbook sobre o que fazer se mesclou os registros errados explica a recuperação. Rejeitar depois essa correspondência impede que volte a ser mesclada.
Como o Dedupely ajuda a manter pessoas diferentes separadas
No Dedupely, você cria pesquisas de duplicados em vários campos, escolhe o rigor com que cada um é comparado e usa filtros para deixar de fora caixas compartilhadas. Por padrão, correspondências arriscadas, como grupos com mais de 20 registros e valores fictícios, ficam de fora. Você pode rejeitar correspondências falsas, para que elas fiquem fora de todas as pesquisas futuras.
O playbook para evitar correspondências falsas mostra uma configuração de exemplo.
Uma correspondência falsa começa na pesquisa
Quando uma limpeza mescla duas pessoas, a mesclagem seguiu a pesquisa. Ela comparou poucos campos ou usou uma comparação ampla no lugar errado. Ou confiou numa caixa compartilhada, num valor fictício ou nos dados compartilhados de uma família.
Cada padrão tem uma correção que pode fazer antes de mesclar alguma coisa. Faça corresponder por pelo menos três campos, seja rigoroso onde os erros custam mais e deixe de fora os valores compartilhados. Depois envie os agregados familiares e os pares com o mesmo nome a uma pessoa.
Perguntas frequentes
Porque é que o meu CRM mesclou duas pessoas diferentes?
Normalmente porque a pesquisa de duplicados os agrupou, comparando poucos campos, comparando um campo de forma muito frouxa ou dependendo de um valor compartilhado. Caixas compartilhadas, dados fictícios e o telefone e endereço compartilhados por membros da família são causas comuns. Depois, a mesclagem agiu sobre cada grupo que a pesquisa encontrou.
O que é uma correspondência falsa na deduplicação?
Uma correspondência falsa é um conjunto de registros que parecem duplicados, mas descrevem pessoas ou empresas diferentes. Dois colegas que compartilham o info@ e todos os contatos com o telefone 0000000000 são exemplos típicos. Rejeitar uma correspondência falsa impede que ela volte em pesquisas posteriores.
Por quantos campos deve uma pesquisa de duplicados fazer a correspondência?
Pelo menos três para pessoas, porque um ou dois campos criam muitas correspondências falsas quando as pessoas compartilham nomes, telefones e domínios de email. Nome, sobrenome e email juntos são um começo seguro. Acrescente um campo que as pessoas não compartilhem antes de mesclar qualquer coisa automaticamente.
Como evitar que membros da mesma família sejam mesclados?
Acrescente à pesquisa campos que diferem entre os membros da família, como primeiro nome e email. Deixe de fora as correspondências baseadas apenas em sobrenome, endereço e telefone fixo. Envie os domicílios para alguém que possa decidir, já que uma família pode ser um cliente ou vários, dependendo do seu negócio.
A correspondência por domínio pode causar correspondências falsas?
Sim, quando usado nos emails das pessoas. Comparar só o domínio agrupa todos de uma empresa, e em domínios de email gratuitos agrupa desconhecidos. Use a correspondência por domínio para empresas, combine-a com campos de nome ao comparar pessoas e deixe os domínios gratuitos fora dessas pesquisas.
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