Perché una pulizia ha unito due persone diverse

Qualcuno apre un contatto dopo una pulizia e trova due persone in un record. Il telefono di un collega è accanto al nome sbagliato, o lo storico di un cliente ora include gli ordini della sorella.

Come amministratore, sei tu a doverlo spiegare. L'unione ha fatto ciò che le è stato detto. La domanda è perché la ricerca le ha detto che due persone diverse erano una sola.

In questo articolo vedrai i cinque schemi dietro la maggior parte delle false corrispondenze e che aspetto ha ciascuno in un gruppo duplicato. Vedrai anche come impostare ricerche che tengano separate persone diverse prima che si unisca qualcosa.

Come due persone finiscono in un solo record

La ricerca decide chi è un duplicato. Confronta i campi che hai scelto, abbina ogni gruppo di record che coincidono, e l'unione agisce su quell'elenco.

Quindi una falsa corrispondenza è un problema della ricerca. Un'impostazione troppo ampia può abbinare centinaia di gruppi nello stesso modo sbagliato. Un'unione in blocco o automatica ripete poi l'errore su ognuno.

Ecco perché vale la pena farlo bene prima: considera ogni unione definitiva. Il nostro articolo su perché confronto e unione sono decisioni separate spiega perché i due passi meritano controlli separati.

Cinque motivi per cui una ricerca abbina due persone diverse

Cosa conta come duplicato dipende dal caso. Ciò che un team considera un duplicato, un altro potrebbe non considerarlo tale. Questi cinque schemi ricorrono in molti CRM, qualunque sia l'attività.

1. La ricerca confrontava uno o due campi

Un solo campo raramente prova che due record siano la stessa persona. Due contatti "Maria Garcia" possono lavorare in aziende diverse. Cognome più dominio email accoppia ogni collega che condivide il cognome.

Due campi non sono molto più sicuri quando entrambi possono essere condivisi. Nome, cognome e un telefono fisso possono descrivere un genitore e un figlio con lo stesso nome. Un terzo campo che le persone non condividono, come l'email, chiude quel buco.

2. Un confronto ampio era sul campo sbagliato

Ogni campo può essere confrontato in modo rigoroso o flessibile. I confronti flessibili sono utili, ma solo sui campi per cui sono stati pensati.

• Dominio radice nell'email di una persona: confrontare solo il dominio raggruppa tutti quelli di un'azienda. Sui domini email gratuiti come gmail.com, raggruppa sconosciuti. In un team che lavora con enti pubblici, la corrispondenza per dominio ha raggruppato colleghi che condividevano cognome e dominio dell'ente. Non erano la stessa persona.
• Corrispondenza fonetica su email o ID: il confronto fonetico è pensato per nomi come Sean e Shawn. Su un'email o un numero identificativo, abbina valori che si somigliano solo nel suono.
• Confronto parziale del telefono: ignorare formattazione e prefissi trova duplicati reali. Può però anche abbinare due numeri che finiscono con le stesse cifre, quindi serve un secondo campo di conferma.

3. Una casella condivisa faceva da persona

Indirizzi come info@, sales@ o support@ appartengono a un team. Quando più persone compilano moduli con lo stesso, una corrispondenza sull'email le tratta come una sola persona.

La soluzione è lasciare gli indirizzi condivisi noti fuori dalle corrispondenze sull'email, o richiedere anche nome e cognome corrispondenti.

4. Dati segnaposto riempivano il campo

Valori come test@test.com, John Doe o 0000000000 vengono digitati quando un campo è obbligatorio e il valore reale non si conosce. Ogni record con lo stesso segnaposto sembra un duplicato degli altri, e quei gruppi sono spesso molto grandi. Il nostro articolo su valori segnaposto che fanno sembrare i record duplicati spiega come individuarli.

5. I familiari condividevano tutto tranne il nome

Nelle attività rivolte ai consumatori, un nucleo familiare condivide spesso cognome, indirizzo, telefono e a volte un'email. Su quei campi, un genitore e un figlio sembrano identici.

Alcuni team considerano nome, cognome e telefono una corrispondenza sicura. Un genitore e un figlio o una figlia con lo stesso nome possono condividerli tutti e tre. Una famiglia può essere un cliente per un'attività e più clienti per un'altra, ed è per questo che questi gruppi richiedono che decida una persona.

I cinque schemi in breve

Come impostare ricerche che tengano separate le persone

Confronta su almeno tre campi

Tre campi che coincidono danno una corrispondenza molto più forte di uno o due. Nome, cognome ed email insieme descrivono di rado due persone diverse. La nostra guida su quali campi confrontare spiega le combinazioni per ogni oggetto.

Usa il confronto più rigido dove un errore costa di più

Confronta email e ID in modo esatto. Usa i confronti tolleranti ai refusi e fonetici per i nomi, dove un altro campo conferma la corrispondenza. Usa la corrispondenza per dominio per le aziende, non da sola per abbinare persone.

Lascia fuori i valori condivisi noti

Un filtro può tenere fuori da una ricerca le caselle condivise e i domini email gratuiti. È più semplice che rifiutare sempre lo stesso tipo di gruppo.

Mantieni attive le soglie di sicurezza

Un gruppo con decine di record raramente è una sola persona. Mettere da parte i gruppi troppo grandi e i dati segnaposto impedisce che arrivino a un'unione in blocco o automatica.

Mostra i campi che distinguono le persone

Quando una ricerca deve confrontare meno campi, mostrane altri accanto a ogni gruppo, come azienda, telefono o data di creazione. Così puoi confrontarli prima di unire, senza cambiare ciò che la ricerca confronta.

Rifiuta ciò che è sbagliato e correggi la ricerca quando si ripete

Quando sei sicuro che un gruppo contiene persone diverse, rifiutalo così non torna. Quando lo stesso tipo di falsa corrispondenza continua a comparire, cambia invece la ricerca.

Automatizza solo ciò che uniresti senza guardare

Un modo comune di iniziare è automatizzare solo ricerche con tre o quattro campi rigorosi, partendo dai duplicati evidenti. Le ricerche più ampie vengono dopo, e i loro gruppi vengono controllati a mano prima di unire qualsiasi cosa.

Questa suddivisione mantiene la corsia veloce per i gruppi su cui nessuno discuterebbe. Nuclei familiari, caselle condivise e omonimi vanno a una persona che sa distinguerli.

Se una pulizia ha già unito due persone, il playbook su cosa fare se hai unito i record sbagliati spiega il recupero. Rifiutare poi quella corrispondenza evita che venga unita di nuovo.

Una falsa corrispondenza nasce nella ricerca

Quando una pulizia unisce due persone, l'unione ha seguito la ricerca. Confrontava troppo pochi campi o usava un confronto ampio nel punto sbagliato. Oppure si fidava di una casella condivisa, di un segnaposto o dei dati condivisi di una famiglia.

Ogni schema ha una correzione che puoi applicare prima di qualsiasi unione. Confronta su almeno tre campi, sii rigido dove gli errori costano di più e lascia fuori i valori condivisi. Poi manda nuclei familiari e coppie omonime a una persona.

Domande frequenti