TL;DR
- I record duplicati gonfiano i conteggi di clienti, nuovi lead e pipeline aperta.
- I record duplicati possono abbassare tassi come il tasso di conversione e il tasso di vittoria.
- Un numero di clienti nel CRM superiore a quello della fatturazione può indicare duplicati.
- Prima di inviare un report alla direzione, confronta il numero di record con le email o i domini unici.
- Dedupely mostra quanti duplicati si nascondono dietro un report e li unisce perché i numeri reggano.
Un report arriva davanti alla direzione e qualcuno chiede perché il numero di clienti non corrisponde a quello della finanza. Nessuno sa rispondere sul momento, e il resto della riunione si concentra sui dati invece che sul business.
I duplicati sono una delle cause più comuni. Un cliente su due record viene contato due volte, e l'errore si propaga in ogni totale, tasso o grafico costruito sopra. Il problema è che un report distorto appare identico a uno corretto.
In questo articolo vedrai come i duplicati alterano i report più comuni e i segnali che li rivelano. Trovi anche un controllo rapido da fare prima di inviare un report.
Come i duplicati alterano i numeri
Un duplicato aggiunge una seconda riga per un cliente già presente. L'effetto sul report dipende dal fatto che il report conti i record o li confronti.
I conteggi salgono
Ogni report che conta i record conta anche i duplicati. Totali clienti, nuovi contatti, nuovi lead e trattative aperte crescono con ogni duplicato, anche quando non è arrivata nessuna nuova persona o azienda.
I tassi scendono, o restano uguali
I tassi dividono un conteggio per un altro, e i duplicati di solito pesano da un lato solo. Una persona convertita su un record e non convertita su un altro abbassa il tasso di conversione. Una trattativa duplicata lasciata aperta, o chiusa come persa, abbassa il tasso di vittoria.
L'effetto non è sempre negativo. Trattative duplicate che si chiudono entrambe come vinte possono far aumentare contemporaneamente ricavi e tasso di vittoria. Per questo la distorsione è difficile da individuare dal solo numero.
Il merito va alla persona sbagliata
I report che attribuiscono i risultati, come fonte, campagna o proprietario, dividono lo storico di una persona tra più record. La conversione viene attribuita a ciò che dice il record più recente, e la fonte originale la perde.
Report comuni e l'effetto dei duplicati su di essi
| Report | Cosa causa un duplicato | Un segnale da cercare |
|---|---|---|
| Numero di clienti | Conta due volte lo stesso cliente | Superiore al conteggio di fatturazione o finanza |
| Nuovi contatti o lead | Conta come nuove le persone che tornano | Un picco dopo un'importazione, un evento o una nuova integrazione |
| Tasso di conversione | Aggiunge record non convertiti per persone già convertite | Il tasso cala mentre l'attività commerciale resta stabile |
| Tasso di conversione | Aggiunge trattative aperte o perse che ripetono una già vinta | Più trattative con stessa azienda, importo e data di chiusura |
| Valore della pipeline | Conteggia un'opportunità più di una volta | La pipeline cresce più in fretta del numero di account attivi |
| Attribuzione per origine o campagna | Attribuisce il merito al canale che ha riportato il contatto | Credito di nuovo contatto per persone che erano già clienti |
| Ricavo per account | Divide il fatturato di un account tra più record | I grandi clienti risultano più piccoli del previsto |
Le trattative duplicate meritano un'analisi a parte, perché incidono anche su previsioni e provvigioni. Ne parliamo in come le trattative duplicate gonfiano la tua pipeline.
Segnali che un report è falsato dai duplicati
Nessuno di questi segnali prova da solo la presenza di duplicati. Ciascuno è un motivo per controllare meglio prima che il report venga inviato.
Il CRM non coincide con un altro sistema
Fatturazione, contabilità o un database di prodotto spesso sanno quanti clienti hai. Quando il numero del CRM è più alto, i duplicati sono tra le prime cause da escludere. Piccole differenze possono avere altre origini, come i tempi o come viene definito un cliente.
I numeri aumentano dopo un evento sui dati
Importazioni, migrazioni, nuove integrazioni ed elenchi di eventi aggiungono record a ondate. Se un conteggio aumenta subito dopo, verificare se i nuovi record riguardano persone nuove o già presenti.
Le tariffe cambiano senza un motivo aziendale
Un tasso di conversione che scende mentre pipeline e attività restano stabili può essere un problema di denominatore. Guarda cosa è cambiato nei record prima di guardare cosa è cambiato nel mercato.
Due report non coincidono
Il conteggio dei lead del marketing e quello delle vendite raramente coincidono esattamente. Quando la differenza cresce, un report potrebbe contare record mentre l'altro conta persone, o aziende.
Lo stesso nome compare due volte in un drill-down
Apri i record dietro un numero e ordinali per nome, email o azienda. Le ripetizioni nella prima pagina sono un segnale rapido e onesto.
Un controllo rapido prima che il report arrivi al management
Non serve una pulizia completa per capire se un report è falsato. Un controllo rapido indica se il dato regge e di quanto più o meno si discosta.
Conta i record rispetto ai valori unici
Prendi i record alla base del report e conta due cose. Prima le righe, poi i valori unici nel campo che identifica ogni record, come email o dominio. La differenza tra i due numeri è una prima stima dei tuoi duplicati.
Questa stima non include le corrispondenze simili, come un refuso in un'email o due domini per la stessa azienda. Consideratela come un minimo. Per un conteggio più completo, vedi come scoprire quanti duplicati ha il tuo CRM.
Confronta con un sistema esterno al CRM
Dove un altro sistema conta la stessa cosa, confrontali. Il numero di clienti verificato con la fatturazione è il test più chiaro a disposizione.
Controllate i record che determinano il risultato
Per i tassi di conversione e la pipeline, i record più importanti sono quelli grandi e recenti. Prima di tutto, controlla se le trattative aperte più grandi e i clienti acquisiti più recenti hanno un duplicato.
Definisci cosa conta come duplicato
Cosa conta come duplicato dipende dal caso, e ciò che un team considera duplicato un altro potrebbe non considerarlo tale. Due filiali della stessa azienda sono un unico cliente per alcuni report e due per altri. Stabilisci questo prima di correggere il numero, altrimenti anche la correzione sarà contestata.
Correggi prima i record, poi il report
Filtri e soluzioni a livello di report possono nascondere i duplicati in un solo report. Il report successivo, costruito sugli stessi record, eredita di nuovo il problema.
L'unione corregge tutti i report in una volta. Parti dai duplicati evidenti, come le corrispondenze esatte su email o dominio. Stabilisci quale valore prevale nei campi letti dai report, come fonte, fase del ciclo di vita, responsabile e importo.
Dopo l'unione, rigenera il report e spiega ai lettori cosa è cambiato e perché. Un calo del numero di clienti dopo una pulizia è una buona notizia, ma solo se le persone sanno di doverlo aspettarsi. Per monitorare l'andamento nel tempo, tieni traccia il tasso di duplicati e altre metriche di accuratezza del CRM.
Aspettare rende le cose più difficili, perché ogni nuovo duplicato amplia il divario. Il costo del rinvio è trattato in perché non dovresti rimandare la deduplicazione del CRM.
Come Dedupely mostra i duplicati alla base dei tuoi report
Considera anche altre spiegazioni per una differenza: entità di fatturazione separate, clienti inattivi e report con filtri diversi su date o stati. Un dominio condiviso o un conteggio più basso, da soli, non dimostrano un duplicato.
Ogni ricerca di duplicati in Dedupely mostra il numero di match e i record coinvolti, così puoi misurare subito il problema. Crei ricerche sui campi che usano i tuoi report, come email o dominio, imposti regole su quale valore prevale e vedi l'anteprima di ogni unione. Ogni unione viene registrata in una cronologia esportabile, così puoi mostrare cosa è cambiato tra due versioni di un report.
Scoprite quanti duplicati si nascondono dietro i vostri report
Report su cui puoi contare
I duplicati alterano i report in silenzio. I conteggi crescono, i tassi calano e i meriti passano alla fonte sbagliata, mentre il report appare sempre uguale.
Pochi segnali li rivelano, come un CRM che non concorda con la fatturazione o un picco dopo un import. Un rapido confronto tra record e valori univoci mostra quanto è grande il divario. Unire i record fa sì che anche il prossimo report sia corretto, cosa che un report corretto a posteriori non può fare.
Domande frequenti
In che modo i record duplicati influiscono sui report CRM?
Contano un cliente, un lead o una trattativa più di una volta. I conteggi come clienti, nuovi lead e pipeline salgono, mentre tassi come conversione e tasso di vittoria di solito scendono. I report di attribuzione possono assegnare il merito alla fonte sbagliata, perché la storia di una persona è divisa tra due record.
Perché il conteggio clienti del CRM non corrisponde alla fatturazione?
I duplicati sono una causa frequente: un cliente registrato su due record aziendali conta due volte nel CRM e una volta nella fatturazione. Altre cause includono i tempi, gli account chiusi e definizioni diverse di cliente. Contare i domini unici nell'elenco del CRM e confrontarli con la fatturazione per capire quanto dipendono dai duplicati.
Come si verifica rapidamente un report alla ricerca di duplicati?
Conta i record alla base del report e i valori univoci nel campo che identifica ciascuno, come email o dominio. La differenza è una prima stima dei duplicati. Poi confronta con un sistema esterno, come la fatturazione, e controlla i record più grandi e più recenti per cercare ripetizioni.
I duplicati abbassano i tassi di conversione?
Sì: una persona convertita su un record può risultare non convertita su un altro, il che aumenta il totale senza aggiungere una conversione. Il tasso di conversione appare quindi più basso del reale. Unire i record riporta conversione e persona su un unico record.
Conviene correggere i duplicati nel report o nel CRM?
Nel CRM: i filtri dei report e le modifiche manuali correggono un report alla volta. Unire i duplicati corregge contemporaneamente tutti i report basati su quei record. Informa chi legge i report su cosa è cambiato, così un numero più basso non viene scambiato per una perdita.
Oppure registrati con Google
Pipedrive Marketplace 
