Come i suffissi aziendali come Inc. e LLC nascondono i duplicati

Un commerciale registra una chiamata con "Fernhill". La sincronizzazione della contabilità porta "Fernhill Logistics, Inc.". Un modulo aggiunge "FERNHILL LOGISTICS INC" una settimana dopo. Per una persona è un'azienda sola. Per una corrispondenza esatta sul nome, sono tre.

I suffissi legali sono un motivo frequente per cui le aziende duplicate passano inosservate. Cambiano da paese a paese, si scrivono con e senza punti, e a volte vengono omessi del tutto.

In questo articolo vedrai da dove nascono le varianti dei suffissi e quelle più comuni in nove paesi. Vedrai anche come confrontare i nomi aziendali perché i suffissi smettano di nascondere duplicati.

Perché i suffissi dividono un'azienda in più record

Il suffisso legale indica che tipo di azienda è, come una società per azioni o una società a responsabilità limitata. Fa parte del nome ufficiale, ma molti lo omettono quando scrivono.

Questo crea varianti ovunque nascano i record:

• Inserimento manuale: i commerciali scrivono il nome come lo pronunciano, spesso senza suffisso.
• Moduli: le persone scrivono il nome dell'azienda come vogliono, con o senza suffisso.
• Fornitori di arricchimento e di dati: queste spesso aggiungono la ragione sociale completa.
• Strumenti di fatturazione e finanza: le fatture richiedono il nome legale, quindi i record sincronizzati lo riportano.
• Importazioni: gli elenchi di eventi o fornitori seguono il formato usato dalla loro fonte.

Anche quando tutti mettono il suffisso, lo scrivono in modo diverso. "Inc", "Inc." e "Incorporated" sono un solo suffisso, come "Ltd" e "Limited". "S.r.l.", "Srl" e "SRL" sono la stessa forma italiana.

Suffissi aziendali comuni per paese

Ecco le forme giuridiche comuni in nove paesi, con le abbreviazioni che probabilmente vedrai nei nomi aziendali.

Fonti: l'elenco delle forme giuridiche di GLEIF, pagine di governi e agenzie commerciali, guide per paese di studi legali ed elenchi di riferimento. La grafia varia, con e senza punti o spazi.

Lo stesso suffisso può anche significare cose diverse in posti diversi. "S.A." compare in Spagna, Portogallo, Brasile e Messico, quindi da solo dice poco su dove si trovi un'azienda.

Perché la corrispondenza esatta sui nomi perde questi duplicati

Una corrispondenza esatta confronta l'intero valore. "Fernhill GmbH" e "Fernhill" differiscono di una parola, quindi non corrispondono, anche se la parte che nomina l'azienda è identica.

La punteggiatura peggiora le cose. "Fernhill, Inc." con la virgola, "Fernhill Inc" senza punto e "FERNHILL INC." in maiuscolo possono finire come record separati. Ignorare le maiuscole aiuta con l'ultimo, ma non con gli altri.

I suffissi più lunghi aggiungono più parole. "S. de R.L. de C.V." può valere cinque elementi, che possono pesare più di una ragione sociale breve nel confronto parola per parola.

Confronta nome e dominio insieme

Un approccio affidabile usa due campi. Confronta i nomi aziendali ignorando i suffissi, e confronta i domini dei siti per la loro radice. Ognuno copre i punti deboli dell'altro.

Confronta i nomi per parole, ignorando i suffissi

Confronta le parole che due nomi condividono, e lascia fuori dal confronto i suffissi legali. "Fernhill Inc.", "Fernhill LLC" e "Fernhill" si riducono allora tutti a "Fernhill."

Inizia l'elenco dei termini ignorati con i suffissi dei tuoi dati. Altre parole comuni, come "Group", "Holding" o "The", possono valere la pena di essere ignorate. Attenzione, perché "Fernhill Group" può essere un'entità diversa da "Fernhill".

Aggiungi il dominio principale

Il dominio del sito web resta spesso uguale comunque sia scritto il nome. Confrontalo sulla sua radice, ignorando "www", "https" e i finali nazionali, così fernhill.com e www.fernhill.de coincidono.

Perché la coppia funziona

Una corrispondenza sul solo nome può abbinare attività diverse con nomi simili. Una corrispondenza sul solo dominio può abbinare filiali o controllate che condividono un sito web. Quando entrambi concordano, puoi essere molto più sicuro che i record siano un'unica azienda.

Quando ne coincide solo uno, guarda meglio prima di unire. Un record senza dominio può comunque essere un duplicato, e un dominio condiviso può appartenere a due entità separate.

Quando un suffisso diverso significa un'azienda diversa

Ignorare i suffissi trova i duplicati, ma a volte il suffisso è l'unica cosa che distingue due aziende reali. Se contano come duplicati dipende dal caso. Ciò che un team considera un duplicato, un altro potrebbe non farlo.

• Entità in paesi diversi: "Fernhill GmbH" e "Fernhill Inc." possono essere la società tedesca e quella statunitense dello stesso gruppo. Un team le fattura separatamente; un altro vede un solo cliente.
• Holding e società operative: "Fernhill Holding AG" e "Fernhill AG" possono essere entità legali separate con contratti separati.
• Un cambio di forma giuridica: un'azienda che ha cambiato forma giuridica può comparire con entrambi i nomi. In questo caso unire è spesso giusto.

Prima di unire oltre i suffissi, decidi cosa il tuo team conta come un'unica azienda. Se per il tuo team le entità in paesi diversi restano separate, aggiungi il paese alla corrispondenza.

Guarda oltre il suffisso

I suffissi legali sono utili in fattura e poco utili in una ricerca di duplicati. Variano per paese, grafia e persona che ha scritto il record, quindi la corrispondenza esatta dei nomi continua a non cogliere aziende che sono chiaramente la stessa.

Confrontare i nomi senza suffissi, insieme al dominio principale, trova molti di questi duplicati. Decidere cosa il tuo team conta come un'unica azienda risolve il resto, soprattutto quando un suffisso è l'unico segno di un'entità separata.

Domande frequenti