TL;DR
- Empieza por coincidencias exactas en el campo que identifica cada registro, como el correo o el dominio.
- Después de las coincidencias exactas, combina dos o más campos, como el nombre con la empresa.
- Los mejores campos dependen del objeto y de dónde vienen sus registros.
- Ningún campo es seguro en todos los casos, porque lo que cuenta como duplicado cambia según el equipo.
- Dedupely te permite crear búsquedas de duplicados con los campos adecuados para cada objeto y fuente.
Toda búsqueda de duplicados empieza con una decisión: qué campos tienen que coincidir para que dos registros cuenten como iguales. Si eliges muy pocos, fusionas personas que solo comparten nombre. Si eliges demasiados, se escapan los duplicados que querías encontrar.
No hay una lista universal de campos correctos. Un contacto de un formulario web trae datos distintos que uno de una lista de eventos. Un registro de empresa también se comporta distinto que un negocio.
En este artículo verás por dónde empezar y qué combinaciones probar después. También verás cómo el objeto y la fuente cambian tu elección, y por qué un solo campo puede inducir a error.
Primero, decide qué significa un duplicado en tu CRM
Antes de elegir campos, mira tus propios datos. ¿Qué hace que dos registros sean el mismo cliente para tu equipo, y dónde se solapan tus registros? Cuando lo sepas, los campos por los que comparar, y lo estricto que debe ser cada uno, salen solos.
Esto depende de cada caso: lo que un equipo considera duplicado, otro puede no hacerlo.
Un equipo que vende a particulares puede tratar dos contactos con el mismo correo como una persona. Un equipo que vende a hogares puede tratarlos como dos compradores que comparten bandeja.
Lo mismo pasa con las empresas. Para un equipo, todas las oficinas de una empresa son una cuenta. Para otro, cada oficina tiene su propio propietario y contrato, así que debe seguir siendo un registro aparte.
Empiece por los duplicados evidentes
El primer paso más seguro son los duplicados que nadie discute. Suelen ser coincidencias exactas en el campo que identifica cada registro, y son los menos arriesgados de fusionar.
Contactos: correo
Para personas, el correo es el punto de partida habitual. Dos contactos con el mismo correo de trabajo son muy probablemente la misma persona, aunque los nombres se escriban distinto.
Compáralo de forma exacta, sin distinguir mayúsculas. Deja la coincidencia de email más flexible para después, cuando estén fusionados los grupos evidentes.
Empresas: dominio
En las empresas, el dominio web cumple la misma función. Dos registros de empresa con el mismo dominio suelen ser la misma empresa, diga lo que diga el campo de nombre.
Los dominios necesitan algo de cuidado. La misma empresa puede aparecer como www.example.com, example.com y https://example.com/contact, así que compara el dominio principal.
Después combina campos
Muchos duplicados no comparten correo ni dominio. Un registro tiene un correo de trabajo y el otro uno personal, o uno no tiene correo. Para encontrarlos, combina dos o más campos que juntos apunten a una persona o empresa.
Nombre y empresa
Nombre y apellido junto con el nombre de empresa es una combinación habitual para contactos. Detecta a personas que se registraron dos veces con correos distintos, y registros introducidos a mano sin correo.
Nombre y país o ciudad
Para empresas, nombre más país es un buen siguiente paso. Mantiene separada "Northwind" en Alemania de "Northwind" en Canadá, que pueden ser negocios sin relación.
Para contactos sin empresa, el nombre más la ciudad puede funcionar, siempre que los nombres de tu base de datos no sean demasiado comunes.
Nombre y teléfono
El nombre con un teléfono ayuda cuando faltan correos, como en registros de llamadas o eventos presenciales. Los formatos de teléfono varían mucho, así que quita espacios, guiones y paréntesis y compara los dígitos.
Los leads y negocios necesitan sus propios campos
Los contactos y las empresas siguen los puntos de partida anteriores. Los leads y los negocios se comportan de otra forma, por lo que contienen y por lo rápido que se crean.
| Objeto | Una buena primera coincidencia | Una combinación siguiente | Dónde puede engañar |
|---|---|---|---|
| Leads | Email exacto para leads de persona, dominio exacto para leads de empresa | Nombre con la empresa del formulario o la lista | Leads importados solo con nombre y empresa, y registros repetidos con un correo nuevo |
| Negocios | Misma empresa asociada, importe y fecha de cierre | Nombre del negocio con la empresa | Renovaciones y compras repetidas que tu equipo mantiene como negocios separados |
Los leads tienen pocos datos, así que una coincidencia en dos campos escasos merece revisión. Los negocios llevan dinero, así que revisa propietario y etapa antes de fusionar, porque deciden a quién se atribuye.
Elige campos para cada origen
De dónde viene un registro te dice de qué campos puedes fiarte. El mismo objeto puede necesitar campos distintos según cómo se crearon sus registros.
Formularios web
Los formularios suelen recoger un email, así que aquí el email suele ser fiable. Los nombres lo son menos: la gente escribe apodos, todo en mayúsculas o su nombre completo en el campo de nombre.
Importaciones y listas de eventos
Listas de eventos, partners o proveedores suelen tener nombres y empresas pero no email, o un email personal. Nombre con empresa suele ser la mejor coincidencia para estos registros.
Integraciones y enriquecimiento
Los registros creados por otro sistema suelen llevar el ID propio de ese sistema, que es una coincidencia sólida cuando está. Las herramientas de enriquecimiento pueden añadir el nombre legal de una empresa, así que las coincidencias por nombre fallan donde las de dominio siguen funcionando.
Registros que escriben los comerciales
La introducción manual trae erratas, campos vacíos y valores en el campo equivocado, como un teléfono en el campo del correo. Ayuda una comparación de nombres más amplia, y también comprobar más de un campo.
Por qué un solo campo puede inducir a error
No hay una lista fija de campos que nunca debas usar solos. Depende de tus datos. Aun así, algunos campos engañan con la frecuencia suficiente para merecer una segunda mirada:
- Números de teléfono: la centralita de una oficina o el fijo de una familia pueden compartirlos muchas personas.
- Nombres: los nombres comunes como Maria o John coinciden con miles de personas sin relación.
- Email: las bandejas compartidas como info@ o sales@ pueden representar a todo un equipo.
- Nombre de la empresa: empresas distintas pueden compartir nombre en países diferentes.
- Ciudad o dirección: un gran edificio de oficinas puede albergar decenas de empresas.
Nada de esto es una regla. Para un negocio que atiende hogares, un teléfono compartido puede ser justo lo que hace de dos registros un solo cliente. Por eso los campos tienen que salir de tu propia definición de duplicado.
Decide lo estricto que debe ser cada campo
Elegir un campo es la mitad de la decisión. La otra mitad es cuánto tienen que coincidir sus valores. Exact sirve para correo o dominio, una más amplia para nombres, y un campo que suele estar vacío puede quedar fuera.
Un patrón útil es un campo estricto más uno o dos más amplios. Por ejemplo, un dominio de empresa exacto con un nombre de contacto más amplio encuentra a la misma persona introducida dos veces en una empresa. Para saber más sobre cómo ganar confianza, consulta cómo identificar correctamente todos los duplicados de tu CRM.
Cómo te ayuda Dedupely a comparar por los campos adecuados
En Dedupely creas búsquedas de duplicados para cada objeto y fijas el rigor de cada campo, desde exacto hasta ortografía parecida. Las búsquedas predefinidas para combinaciones de campos habituales están ahí desde tu primer inicio de sesión, para que empieces por los duplicados evidentes. Cuando unos registros coinciden pero no son duplicados para tu equipo, rechaza la coincidencia y no volverá a tus búsquedas.
Deja que tus propios datos elijan los campos
Los campos que encuentran duplicados en un CRM pueden pasarlos por alto, o emparejar los registros equivocados, en otro. Empezar por coincidencias exactas de correo y dominio despeja los conjuntos evidentes, y combinaciones como nombre con empresa o país encuentran el resto.
Lo que lo sostiene todo es tu propia definición de duplicado. Ten claro qué hace que dos registros sean el mismo cliente para tu equipo, y en qué acierta o falla cada fuente con sus datos. Así, elegir los campos adecuados para cada objeto resulta mucho más fácil.
Preguntas frecuentes
¿Qué campos usar para encontrar contactos duplicados?
Empieza por el correo, con coincidencia exacta, ya que dos contactos con el mismo correo de trabajo suelen ser la misma persona. Después combina nombre y apellido con la empresa, o el nombre con el teléfono, para detectar personas con correos distintos o sin correo. La mezcla adecuada depende de dónde vienen tus contactos y de lo que tu equipo considera un duplicado.
¿Qué campos debo usar para encontrar negocios duplicados?
Empieza por los negocios vinculados a la misma empresa que comparten importe y fecha de cierre. Después compara el nombre del negocio con la empresa. Las renovaciones y compras repetidas pueden parecer idénticas, así que decide primero si tu equipo las mantiene como negocios separados antes de fusionar nada.
¿Basta con comparar por nombre para encontrar duplicados?
Normalmente no: los nombres comunes coinciden con muchas personas sin relación, y negocios distintos de distintos países pueden compartir nombre de empresa. Combina el nombre con al menos otro campo, como la empresa, el dominio de correo, el país o el teléfono. Así dos registros solo coinciden cuando concuerda más de una prueba.
¿Se pueden encontrar duplicados por número de teléfono?
Sí, pero los teléfonos funcionan mejor combinados con un nombre. Las centralitas de oficina y los fijos familiares pueden compartirlos muchas personas, así que una coincidencia solo de teléfono puede agrupar registros que no son duplicados. Los formatos también varían, así que quita espacios, guiones y prefijos de país y compara los dígitos.
¿Cuántos campos deben coincidir antes de fusionar duplicados?
Cuantos más campos sólidos coinciden, más segura es la fusión: una coincidencia exacta de correo o dominio suele bastar para los duplicados evidentes. Para coincidencias más amplias, busca tres o cuatro campos que coincidan, como nombre, empresa y teléfono. Revisa los conjuntos con menos antes de fusionar.
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