TL;DR
- Los contactos duplicados dividen los puntos de contacto de una persona, así que la atribución puede asignar el mérito a una campaña o canal equivocado.
- Una persona en dos registros de contacto puede recibir dos veces el mismo correo de marketing.
- Una baja guardada en un registro duplicado puede no aplicarse al otro registro.
- Antes de fusionar, decida qué valor prevalece en los campos de los que dependen los informes de marketing.
- Dedupely encuentra contactos de marketing duplicados y los fusiona con los valores que elija su equipo.
El marketing aporta gran parte de los contactos del CRM. Formularios, eventos, webinars, anuncios, listas e integraciones añaden contactos, y muchos ya los tiene.
Cada registro nuevo parece inofensivo por sí solo. Juntos, reparten el historial de una persona entre varios registros, y los informes en los que confía marketing empiezan a desviarse. La atribución puede asignar la campaña equivocada, la misma persona recibe dos veces el mismo boletín y los segmentos dejan fuera a personas que deberían incluir.
En este artículo verás qué rompen los duplicados en marketing y de dónde proceden. También verás qué valores proteger al fusionar y cómo mantener los datos limpios.
La atribución es lo primero que se rompe con los duplicados
La atribución depende de que un único registro contenga el recorrido completo de una persona, desde el primer contacto hasta la conversión. Cuando esa persona existe dos veces, el recorrido se divide en dos.
El primer registro guarda el origen original, por ejemplo una visita orgánica desde buscador hace dos años. El segundo recoge el registro al webinar y la solicitud de demo posterior. Los informes leen el segundo registro como un contacto nuevo, así que el webinar se lleva el mérito de un lead que ya tenías.
Los efectos se notan en algunos puntos:
- Origen original incorrecto: una persona que vuelve se cuenta como nueva, en el canal que la ha traído de vuelta.
- Influencia subestimada: las campañas que tocaron el primer registro pierden crédito por la conversión en el segundo.
- Cifras de nuevos contactos infladas: cada duplicado parece crecimiento en los informes de contactos nuevos.
- Tasas de conversión más bajas: una persona puede contar como un contacto convertido y otro que nunca se convirtió.
Las decisiones de inversión siguen a la atribución. Cuando un canal se lleva el mérito de personas que no ha traído, el gasto se desplaza hacia él.
El resultado depende de cómo su CRM asigna los orígenes y calcula la atribución. Compruebe el historial de actividad de un cliente conocido en el informe antes de dar por hecho que una fusión cambia el crédito de campaña.
La misma persona, con más de un email
El segundo problema es el que ven los clientes. Cuando una persona tiene dos fichas de contacto, ambas pueden entrar en el mismo envío y la persona recibe el mismo correo dos veces.
Empeora con las secuencias de nurturing. Dos registros pueden entrar en la misma secuencia en pasos distintos, de modo que la persona recibe dos versiones de la historia en una semana. Además, un registro puede estar marcado como cliente mientras el otro sigue recibiendo correos de prospección.
El estado de suscripción requiere más cuidado. Si alguien se da de baja en un registro, el otro puede seguir suscrito. La persona seguirá recibiendo comunicaciones tuyas aunque haya pedido dejar de recibirlas.
Los segmentos, las puntuaciones y las listas se desvían
Los segmentos filtran por campos y actividad. Cuando la actividad de una persona se reparte entre dos registros, ninguno puede cumplir el filtro, así que la persona sale del segmento.
La puntuación basada en la interacción tiene el mismo problema. Clics y visitas en un registro y un formulario en el otro suman dos contactos tibios en lugar de uno interesado.
El número de contactos también crece sin personas nuevas, y los duplicados pueden elevar la factura del CRM mucho antes de que alguien los cuente.
De dónde proceden los duplicados de marketing
Las causas varían según el equipo y las herramientas, así que compruebe cuáles aplican al suyo.
| Fuente | Cómo generan duplicados | Dónde mirar primero |
|---|---|---|
| Formularios web | Una persona rellena un formulario con otro email, o la herramienta de formularios crea un contacto nuevo en cada envío | Mismo nombre y empresa, distinto correo |
| Listas de eventos y webinars | Las listas de asistentes se importan con correos que faltan, columnas de nombre combinadas u otros formatos | Contactos creados en la fecha de importación |
| Listas compradas o de socios | Las listas incluyen personas que ya están en tu CRM, a menudo con un correo anterior | Mismo nombre y teléfono, distinto correo |
| Integraciones de marketing | Las plataformas de anuncios, las herramientas de chat o de email crean contactos en lugar de actualizarlos | Contactos creados por una misma integración en poco tiempo |
| Correos personales y de trabajo | La misma persona se registra una vez con cada dirección | Mismo nombre y apellido, más teléfono o nombre de empresa |
Los formularios y las listas son fuentes habituales, y cada una tiene sus propias soluciones. Consulta por qué los formularios web crean contactos duplicados y cómo las listas de eventos y de compras generan duplicados en el CRM.
Qué se considera duplicado en una base de datos de marketing
Lo que cuenta como duplicado depende de cada caso. Lo que un equipo de marketing considera duplicado puede no serlo para otro.
- Correo de trabajo y personal: algunos equipos quieren un registro por persona. Otros mantienen ambos porque cada dirección recibe correos distintos.
- Buzones compartidos: Las direcciones info@ o marketing@ pueden pertenecer a varias personas, así que una coincidencia solo por correo puede unir contactos distintos.
- Alguien que cambió de empleo: un correo nuevo en una empresa nueva puede ser la misma persona, o un contacto nuevo de esa cuenta.
Acuérdalos con ventas antes de fusionar, ya que ambos equipos usan los mismos registros de contacto. Después empieza por los duplicados evidentes: contactos que comparten exactamente el mismo correo.
Qué valores conservar al fusionar
Una fusión decide qué valor sobrevive en cada campo. En marketing, algunos campos importan más que otros, y la elección correcta depende de cómo informa tu equipo. Fusionar sin perder datos empieza con estas decisiones.
| Campo | Una opción habitual | Por qué |
|---|---|---|
| Fuente original | El valor del registro más antiguo | Muestra cómo la persona te encontró por primera vez |
| Etapa del ciclo de vida | La fase más avanzada | Un cliente no debería volver a ser un lead |
| Estado de suscripción o baja | Caso por caso | Depende de sus normas de consentimiento y de cómo su CRM guarda las bajas |
| La dirección con interacción reciente | Es la dirección que lee la persona | |
| Pertenencia a campaña o lista | Conservar todos | Cada uno forma parte del historial de la persona |
Los campos de baja requieren una decisión en cada caso. Comprueba cómo gestiona tu CRM los campos de suscripción y consentimiento al fusionar registros. Algunos campos son de solo lectura o los gestiona la herramienta de correo.
Mantén limpia la base de datos de marketing
Las nuevas campañas siguen añadiendo contactos, así que una limpieza puntual no bastará. Ayudan algunos hábitos:
- Revise cada evento o lista comprada en busca de duplicados antes de que pase al CRM.
- Revisa los contactos creados por cada integración después de conectarla o cambiar su configuración.
- Revise los duplicados antes de grandes envíos y antes de que los informes de atribución lleguen a la dirección.
- Rechaza una coincidencia solo cuando estés seguro de que no es un duplicado, ya que las coincidencias rechazadas no volverán a aparecer.
La frecuencia de revisión depende de cuántos contactos añade. Con qué frecuencia deduplicar su CRM lo explica en detalle.
Cómo Dedupely ayuda a los equipos de marketing a mantener un registro por persona
Dedupely detecta posibles contactos duplicados, incluidas las personas con correos distintos. Define reglas de fusión para el origen, la fase del ciclo de vida y el correo, y luego previsualiza el resultado. Las actividades y asociaciones compatibles pasan al contacto que se conserva. Revisa cómo gestiona tu CRM las suscripciones y la pertenencia a campañas antes de una fusión masiva.
Encuentra los contactos duplicados en tu base de datos de marketing
Contactos limpios hacen creíbles las cifras de marketing
Marketing nota antes los duplicados en la atribución y luego en la bandeja de entrada. Una persona repartida en varios registros puede atribuirse a la campaña equivocada, recibir el mismo correo dos veces y seguir recibiendo mensajes tras darse de baja.
La solución empieza por acordar qué es un duplicado, fusionando primero los evidentes y protegiendo los campos de los que dependen sus informes. Con un registro por persona, la atribución, los segmentos y el recuento de contactos describen a las personas a las que llega.
Preguntas frecuentes
¿Cómo afectan los contactos duplicados a la atribución de marketing?
Repartieron los puntos de contacto de una persona entre dos registros: la fuente original en uno y la conversión en el otro. Los informes atribuyen entonces el mérito a la campaña que trajo de vuelta a la persona en lugar de a la que la encontró. Las cifras de contactos nuevos suben y las tasas de conversión bajan, y el presupuesto puede seguir el canal equivocado.
¿Por qué la misma persona recibe mi correo de marketing dos veces?
A menudo porque la persona existe en dos registros de contacto, a veces con dos correos. Ambos coinciden con la lista o segmento, así que ambos reciben el envío y pueden entrar en la misma secuencia de nutrición. Fusionar los registros evita los envíos dobles y concentra la interacción en un solo contacto.
¿Qué ocurre con las bajas de suscripción cuando se fusionan contactos duplicados?
Depende del caso, del CRM y de cómo gestiona la fusión los campos de suscripción. Antes de fusionar, compruebe qué valor sobrevive en los campos de baja y consentimiento, ya que algunos los gestiona la herramienta de correo. Decida la regla con quien en su equipo gestione el consentimiento.
¿Debe marketing fusionar los registros de correo de trabajo y personal de un contacto?
Depende de cómo comercialice su equipo. Algunos prefieren un registro por persona con ambas direcciones guardadas, mientras que otros mantienen los dos registros porque cada dirección recibe contenido distinto. Decídalo con ventas, ya que comparten los registros, y aplique la misma regla a todas las coincidencias de este tipo.
¿Con qué frecuencia deben los equipos de marketing depurar los contactos duplicados?
Compruebe cada vez que una lista grande o una nueva integración añada contactos, y periódicamente entre medias. Si los contactos llegan a diario, una revisión semanal puede ser un buen punto de partida. Revise también antes de los envíos grandes y antes de que los informes de atribución lleguen a la dirección, porque los errores llegan entonces a clientes y a decisiones presupuestarias.
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