TL;DR
- La fase di un cliente decide da dove arrivano i duplicati e cosa pulire per primo.
- Un CRM nuovo di zecca ha bisogno di importazioni pulite e di poche fonti fisse di nuovi record.
- Una migrazione richiede la deduplicazione prima del trasferimento, e di nuovo quando il nuovo CRM è attivo.
- Un CRM ereditato o un'acquisizione richiedono una misurazione e definizioni concordate prima di qualsiasi unione.
- Dedupely dà a ogni cliente le proprie ricerche e regole di unione, qualunque sia la fase in cui si trova.
Due clienti possono dire entrambi "abbiamo duplicati" e intendere cose molto diverse. Uno ha appena impostato il suo primo CRM e sta per importare cinque fogli di calcolo. Un altro ha acquisito un concorrente il mese scorso e ora ha due elenchi clienti con molte aziende in comune.
Sulla carta i passaggi della pulizia possono sembrare simili. La prima mossa, i rischi e quanto deve decidere il cliente cambiano in ogni caso.
In questo articolo vedrai come gestire i duplicati in cinque fasi del cliente: un CRM nuovo di zecca, una migrazione, un team in rapida crescita, un disordine ereditato e i mesi dopo un'acquisizione. Vedrai anche come capire in che fase ti trovi.
Perché la fase del cliente cambia la prima mossa
I duplicati arrivano da qualche parte. La fonte ti dice se correggere ciò che è già nel CRM, fermare ciò che entra o entrambe le cose.
La fase di un cliente è il modo più rapido per indovinare la fonte. I CRM nuovi si riempiono con le importazioni, le migrazioni portano con sé i duplicati del vecchio CRM, e i team in crescita li aggiungono tramite moduli e nuovi commerciali. I CRM ereditati contengono anni di tutto questo, e le acquisizioni portano un secondo database tutto in una volta.
Anche cosa conta come duplicato dipende dal caso. Ciò che un team considera un duplicato, un altro potrebbe non considerarlo tale, e la domanda si complica in alcune fasi più che in altre.
Cinque fasi in breve
| Fase del cliente | Da dove provengono i duplicati | Prima mossa | Lascia a dopo |
|---|---|---|---|
| CRM nuovo di zecca | Fogli di calcolo importati e vecchi elenchi di contatti | Deduplica i file prima dell'importazione | Automazione continua, finché non arrivano dati reali |
| Migrazione | I duplicati del vecchio CRM, più i record creati dalla migrazione | Deduplica il vecchio CRM prima della migrazione | Corrispondenze più larghe, finché il nuovo CRM non è stabile |
| Team in rapida crescita | Moduli, nuovi commerciali, assegnazione dei lead e nuovi strumenti | Trova le fonti che creano più duplicati | Casi limite con pochi record |
| Disordine ereditato | Anni di importazioni, integrazioni e inserimento manuale | Misurare l'arretrato e non cambiare ancora nulla | Tutto ciò che nessuno lato cliente sa spiegare |
| Dopo un'acquisizione | Due database con clienti in comune | Concordare quali record e regole di quale azienda vincono | Unire i dati dei due CRM |
Un CRM nuovo di zecca
Un nuovo CRM è il momento più facile per gestire i duplicati, perché la maggior parte non è ancora arrivata. Arrivano con le prime importazioni: vecchi fogli di calcolo, l'esportazione di uno strumento precedente o l'elenco contatti di ogni commerciale.
Deduplica quei file prima dell'importazione e concordate un campo che identifichi ogni record, come l'email per i contatti e il dominio per le aziende. Poi elenca ogni fonte che creerà record, come moduli, integrazioni e team vendite.
I piccoli team all'inizio trovano spesso sufficienti gli strumenti nativi. Il nostro articolo su Deduplica del CRM per piccole imprese spiega cosa impostare a quella dimensione.
Un cliente nel mezzo di una migrazione
Una migrazione porta ogni duplicato del vecchio CRM in quello nuovo, a meno che tu non pulisca prima. Può anche aggiungerne di nuovi, quando i record di due sistemi vengono mappati su uno solo o un'importazione gira due volte.
Pulisci il vecchio CRM prima della migrazione, così passano meno record. Tieni un elenco dei moduli e delle sincronizzazioni che continuano a scrivere nel vecchio sistema durante il passaggio. Quando il nuovo CRM è operativo, deduplicalo di nuovo, perché i record creati durante la migrazione richiedono un passaggio a parte.
Il nostro articolo su deduplicazione prima, durante e dopo una migrazione CRM tratta ogni fase in dettaglio.
Un team in rapida crescita
Quando un cliente assume e aggiunge strumenti in fretta, i duplicati arrivano ogni giorno. I commerciali creano record che non trovano, a volte perché i record di un altro commerciale sono nascosti per loro. I moduli di prenotazione e le automazioni creano un nuovo contatto invece di aggiornare quello esistente, e le nuove integrazioni aggiungono le proprie versioni di aziende esistenti.
Qui conta meno l'arretrato del flusso in entrata. Trova le poche fonti che creano la maggior parte dei duplicati e correggile dove puoi, poi pulisci ciò che c'è già. Una volta provate le regole del cliente, i duplicati di cui sei sicuro, come le corrispondenze esatte di email, possono unirsi in automatico con una pianificazione.
Prima che una nuova integrazione entri in funzione, una pulizia le impedisce di sincronizzare duplicati verso un altro strumento. Il nostro articolo su come deduplicare prima di lanciare una nuova integrazione spiega perché.
Un caos ereditato
Alcuni clienti arrivano con un CRM che nessuno capisce fino in fondo. L'admin che l'ha configurato se n'è andato, integrazioni di strumenti dimenticati ci scrivono e nessuno si fida dei report.
Inizia misurando l'arretrato senza cambiare nulla. Conta i duplicati per oggetto, elenca le integrazioni e scopri quali strumenti memorizzano gli ID dei record. Poi concorda cosa conta come duplicato con qualcuno che conosce il business, prima della prima unione.
Il nostro articolo su cosa controllare per primo quando erediti un CRM disordinato contiene l'elenco completo dei controlli.
Subito dopo un'acquisizione
Un'acquisizione riunisce due database di clienti, spesso con molte delle stesse aziende e persone in entrambi. La parte più difficile è decidere quali dati vincono, ed è più una decisione di business che tecnica.
Concordate prima quali record, proprietari e fasi di ciascuna azienda hanno la priorità e quali clienti devono restare separati. Molti team puliscono prima ogni CRM per conto suo, poi decidono come e quando unirli.
Il nostro articolo su gestire i duplicati dopo l'acquisizione di un'azienda tratta queste decisioni.
Come capire in che fase si trova un cliente
I clienti non descrivono sempre la loro fase. Qualche domanda alla prima chiamata di solito te lo dice.
- Quando è stato impostato il CRM, e chi l'ha impostato?
- È previsto, in corso o appena concluso un passaggio a un altro CRM?
- Quante persone e strumenti hanno iniziato ad aggiungere record nell'ultimo anno?
- L'azienda ha acquisito di recente un'altra azienda o si è fusa con essa?
- Chi nel team sa spiegare come si usa oggi il CRM?
Alcuni clienti sono in due fasi insieme, come un team in crescita che è anche a metà di una migrazione. Parti dai duplicati evidenti di ciascuno, così il cliente vede presto i progressi, poi lavora sui gruppi più difficili.
Come Dedupely gestisce i clienti in ogni fase
In Dedupely ogni cliente ha le sue ricerche di duplicati, regole sul valore vincente e impostazioni di sicurezza, pensate per la sua fase. Puoi deduplicare fogli di calcolo prima di un'importazione e trovare duplicati senza modificare nulla. Con regole collaudate unisci automaticamente i casi certi in modo pianificato.
Il nostro pagina per agenzie e consulenti mostra come un account partner contiene ogni cliente.
Parti da dove si trova il cliente
Lo stesso duplicato può richiedere una risposta diversa a seconda di quando incontri il cliente. Un CRM nuovo ha bisogno di importazioni pulite, una migrazione di pulizia su entrambi i lati del trasferimento, e un team in crescita di fonti sistemate.
Un caos ereditato e un'acquisizione richiedono decisioni prima delle unioni. Fai le domande sulla fase alla prima chiamata, e la prima mossa di solito diventa chiara.
Domande frequenti
Conviene deduplicare prima o dopo una migrazione del CRM?
Entrambe: pulisci il vecchio CRM prima della migrazione, così passano meno duplicati nel nuovo. Poi deduplica il nuovo CRM una volta operativo, perché mappare due sistemi o eseguire due volte un'importazione può creare nuovi duplicati. Tieni un elenco dei moduli e delle sincronizzazioni che continuano a scrivere durante il passaggio.
Come pulisci un CRM ereditato da qualcun altro?
Parti senza cambiare nulla. Conta i duplicati in ogni oggetto, elenca le integrazioni e scopri quali strumenti memorizzano gli ID dei record. Poi concorda cosa conta come duplicato con qualcuno che conosce l'attività, e unisci prima quelli evidenti, a piccole fasi.
Cosa fare dei duplicati dopo un'acquisizione?
Decidi quali dati vincono prima di unire qualsiasi cosa. Concordate quali record, responsabili e fasi di quale azienda hanno la priorità e quali clienti devono restare separati. Molti team puliscono prima ogni CRM per conto suo, poi decidono come e quando unire i due database.
Perché i team in rapida crescita creano così tanti duplicati?
Nuovi commerciali, moduli e strumenti aggiungono record, spesso senza controllare cosa c'è già. Un commerciale che non trova un account lo ricrea, e ogni nuova integrazione può aggiungere la sua versione di aziende esistenti. Sistemare le poche fonti principali rallenta l'afflusso.
Come eviti i duplicati in un nuovo CRM?
Deduplica ogni file prima di importarlo, e concordate un campo che identifichi ogni record, come l'email per i contatti o il dominio per le aziende. Elenca ogni fonte che creerà record, come moduli e integrazioni, così sai dove guardare quando arrivano i dati reali.
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