TL;DR
- Zwei Vertriebler teilen sich oft einen Account, weil er doppelt existiert, jeder Datensatz mit eigenem Owner.
- Round-Robin-Routing kann wiederholte Anfragen eines Kunden an mehrere verschiedene Vertriebler schicken.
- Vertriebler, die den Account eines Kollegen nicht sehen, legen womöglich einen zweiten Datensatz dafür an.
- Doppelte Accounts mit einer schriftlichen Owner-Regel zusammenzuführen hinterlässt einen Datensatz und einen Owner.
- Dedupely findet doppelte Accounts und führt sie mit dem Owner zusammen, den Ihr Team wählt.
Zwei Vertriebler landen meist beim selben Account, weil er zweimal im CRM existiert, mit einem anderen Owner auf jedem Datensatz. Jeder sieht einen Datensatz mit seinem Namen, also hat keiner Grund zu glauben, dass jemand anderes die Firma bearbeitet.
Sie erfahren es auf die unangenehme Art. Ein Kontakt erwähnt, dass er gestern mit Ihrem Kollegen gesprochen hat, oder der Name eines anderen Vertrieblers taucht in einem Verlauf auf, den Sie für Ihren hielten.
In diesem Beitrag sehen Sie, wie sich das Problem aus Sicht eines Vertrieblers zeigt und warum Ihr Kollege einen anderen Datensatz sieht. Sie sehen auch, was Sie tun, wenn Sie einen finden, und wie das Zusammenführen klärt, wem der Account gehört.
Wie es sich für Vertriebler zeigt
Niemand sieht ein Duplikat im CRM und denkt „Zuständigkeitsproblem“. Man sieht zuerst die Symptome, meist vor einem Kunden oder Kollegen.
- Ein Interessent sagt, jemand aus Ihrem Team habe ihn letzte Woche angerufen.
- Sie bearbeiten einen Account ein paar Tage und erfahren dann, dass er einem anderen Vertriebler gehört.
- Eine eingehende Anfrage landet bei Ihnen und gleichzeitig bei zwei anderen Vertrieblern.
- Sie finden einen Kunden in der Suche nicht, legen ihn an und erfahren später, dass es ihn schon gab.
- Zwei von Ihnen beanspruchen denselben Deal für sich.
Alle haben dieselbe Wurzel: eine Firma, mehr als ein Datensatz, mehr als ein Owner.
Warum Sie einen anderen Datensatz sehen als Ihr Kollege
Die Ursachen hängen vom Einzelfall ab, nicht alle treffen auf jedes Team zu. Jede erzeugt einen zweiten Datensatz für einen Account, der schon einen Owner hat.
Die Firma ist unter verschiedenen Namen oder Domains gespeichert
„Acme“, „Acme Inc.“ und „ACME Corporation“ sehen für Sie wie eine Firma aus und für einen exakten Abgleich wie drei. Länderdomains und Umfirmierungen tun dasselbe mit Websites. Sie suchen einen Namen, Ihr Kollege einen anderen, und jeder findet einen anderen Datensatz.
Das Routing behandelt wiederholte Anfragen als neue
Round-Robin und andere Routing-Regeln laufen oft bei jedem neuen Datensatz. Fragt ein Kunde zweimal an oder füllt ein Kollege von ihm ein Formular aus, geht der neue Datensatz an den nächsten Vertriebler. Wie das passiert, erklärt unser Beitrag dazu, wie Lead-Routing und Zuständigkeitsregeln Duplikate erzeugen.
Sie können einen Account nicht sehen, der jemand anderem gehört
Manche Teams beschränken, welche Datensätze jeder Vertriebler sieht. Liefert eine Suche nichts, liegt es nahe, den Account anzulegen, obwohl er bei einem anderen Vertriebler existiert.
Listen und Tools fügen Accounts massenhaft hinzu
Importe, Enrichment- und Prospecting-Tools fügen Firmen hinzu, wenn sie keinen exakten Treffer finden. Der neue Account bekommt als Owner, wer den Import ausgeführt hat, oder einen Integrationsnutzer.
Was es Sie als Vertriebler kostet
Die ersten Kosten sind Zeit. Sie recherchieren einen Account, schreiben die ersten E-Mails, buchen einen Termin und übergeben ihn dann. Ein Vertriebsleiter schätzte, dass die Account Executives seines Teams pro Woche ein bis zwei Stunden damit verbringen, Duplikate zu entwirren.
Die zweite Last ist, wie Sie beim Kunden wirken. Zwei Vertriebler einer Firma, die jeweils bei null anfangen, zeigen dem Käufer, dass niemand miteinander redet. Ist der Account schon Kunde, ist es schlimmer, wie beschrieben in warum der Vertrieb weiter bestehende Kunden kalt anruft.
Die dritte Last ist die Anrechnung. Wenn zwei Datensätze jeweils einen Deal tragen, landet die Frage, wer bezahlt wird, bei Ihrer Führungskraft. Diese Seite behandelt der Beitrag über Duplikat-Datensätze aus der Sicht einer Vertriebsleitung.
Was tun, wenn Sie einen zweiten Datensatz finden
Ein Vertriebler kann Duplikate nicht allein beheben, aber ein paar Gewohnheiten halten den Schaden klein und helfen dem, der sie behebt.
Vor dem Anlegen eines Accounts nach Domain suchen
Firmennamen variieren, Domains weniger. Suchen Sie nach der Website der Firma oder der Domain in der E-Mail Ihres Kontakts, bevor Sie etwas anlegen. Finden Sie einen Datensatz, den Sie nicht öffnen können, fragen Sie, bevor Sie einen weiteren anlegen.
Klären Sie den Besitz nicht zwischen Vertrieblern
Einigen sich zwei Vertriebler auf eine Aufteilung, bleiben beide Datensätze bestehen, und der nächste Vertriebler stößt auf dasselbe Problem. Sagen Sie Ihrer Führungskraft oder dem CRM-Admin, welche Datensätze Sie gefunden haben und wem jeder gehört.
Dokumentieren Sie Ihre Arbeit auffindbar
Bis die Datensätze zusammengeführt sind, vermerken Sie auf Ihrem Datensatz, dass ein Duplikat existiert und wem es gehört. Beim Merge wandern Ihre Anrufe und E-Mails mit, und die nächste Person sieht die ganze Historie.
Wie Deduplizierung klärt, wem der Account gehört
Die Zuständigkeit klärt sich, wenn es nur einen Datensatz gibt. Dafür braucht es drei Entscheidungen des Teams, meist getroffen von der Vertriebsleitung und der Person, die das CRM betreut.
Festlegen, welcher Owner gewinnt
Ein Merge behält einen Owner, also muss die Regel vor dem Merge existieren. Übliche Wahl ist der Owner des ältesten Datensatzes, der Owner mit der jüngsten Aktivität oder der Owner mit einem offenen Deal. Owner, die das Unternehmen verlassen haben, sollten gegen einen aktiven Vertriebler verlieren.
Legen Sie fest, was als derselbe Account gilt
Was als Duplikat zählt, ist Einzelfallsache, und was ein Team für ein Duplikat hält, sieht ein anderes vielleicht nicht so. Eine Tochterfirma mit eigenem Einkäufer kann ein eigener Account mit eigenem Owner sein. Einigen Sie sich auf Niederlassungen, Tochterfirmen und Sparten, bevor Sie sie zusammenführen.
Accounts dort abgleichen, wo Vertriebler sie übersehen
Ein exakter Abgleich auf den Firmennamen übersieht die meisten der obigen Fälle. Ein Abgleich über die Kerndomain, der alles vor und nach der eigentlichen Domain ignoriert, gruppiert Datensätze, die eine Namenssuche trennt. Der Firmenname als zweites Feld hält nicht zusammengehörige Firmen auseinander.
Manche Teams führen Duplikate desselben Vertrieblers per Bulk-Merge zusammen und schicken Duplikate mit verschiedenen Ownern zur Prüfung an einen Menschen. So bleiben schnelle Erfolge schnell und Zuständigkeitsfragen überlegt.
Wie Dedupely jedem Account einen Owner gibt
Dedupely Intelligence findet doppelte Firmen ganz ohne Abgleichseinstellungen, und seine Scans laufen automatisch.
Sie können auch Duplikatsuchen bauen, die Accounts über Kerndomain und Namen abgleichen. Sie legen fest, welcher Owner gewinnt, etwa der des ältesten Datensatzes, und sehen jeden Merge vorab. Kontakte, Deals und Aktivitäten gehen auf den verbleibenden Account über, außer wo die API Ihres CRM das nicht erlaubt.
Ein Account, ein Datensatz, ein Owner
Wenn zwei Vertriebler denselben Account betreuen, hat das CRM meist jedem einen anderen Datensatz gegeben. Aus seiner Sicht hat keiner etwas falsch gemacht.
Melden, was Sie finden, über die Domain suchen und Owner-Fragen Ihrer Führungskraft überlassen begrenzt den Schaden. Die doppelten Accounts mit einer schriftlichen Owner-Regel zusammenzuführen beendet ihn, und jeder Vertriebler sieht denselben Account mit demselben Namen.
Häufige Fragen
Warum sind in unserem CRM zwei Vertriebler Owner desselben Accounts?
Meist, weil der Account in zwei Datensätzen existiert, jeder mit eigenem Owner. Namensvarianten, Routing-Regeln, für Vertriebler unsichtbare Datensätze und Massenimporte erzeugen zweite Datensätze. Jeder Vertriebler sieht seinen eigenen, daher weiß keiner vom anderen, bis ein Kunde oder Deal es ans Licht bringt.
Wem sollte ein Account gehören, wenn zwei Vertriebler doppelte Datensätze haben?
Das hängt von der Regel Ihres Teams ab, also schreiben Sie vor dem Merge eine fest und wenden Sie sie jedes Mal an. Übliche Wahl ist der Owner des ältesten Datensatzes, der Vertriebler mit der jüngsten Aktivität oder der mit einem offenen Deal. Ehemalige Mitarbeiter sollten gegen aktive Vertriebler verlieren.
Wie verhindere ich, dass Round-Robin eine Firma an mehrere Vertriebler verteilt?
Prüfen Sie auf einen bestehenden Datensatz, bevor ein neuer ins Round-Robin geht, und schicken Sie Treffer an den aktuellen Owner. Wiederholte Anfragen und zweite Kontakte derselben Firma sind die übliche Ursache. Auch das Zusammenführen bestehender doppelter Accounts hilft, denn dann findet das Routing einen Owner, an den es sie schickt.
Was sollte ein Vertriebler tun, wenn er einen doppelten Account findet?
Sagen Sie Ihrer Führungskraft oder dem CRM-Admin, welche Datensätze Sie gefunden haben und wem jeder gehört. Klären Sie die Zuständigkeit nicht mit dem anderen Vertriebler und legen Sie keinen weiteren Datensatz an. Vermerken Sie das Duplikat auf Ihrem Datensatz, damit Ihre Aktivität beim Zusammenführen verschoben werden kann.
Sollte eine Tochterfirma in ihren übergeordneten Account zusammengeführt werden?
Nur wenn Ihr Team sie als einen Kunden behandelt: Eine Tochter mit eigenem Käufer und Budget kann ein eigener Account sein. Eine, die über die Muttergesellschaft einkauft, gehört vielleicht zu deren Account. Einigen Sie sich vor dem Merge auf die Regel, denn sie unterscheidet sich von Team zu Team.
Oder mit Google registrieren
