TL;DR
- Due commerciali condividono spesso un account perché esiste due volte, ogni record con il proprio responsabile.
- L'instradamento round-robin può mandare le richieste ripetute di un cliente a commerciali diversi.
- I commerciali che non vedono l'account di un collega possono creare un secondo record per quell'account.
- Unire gli account duplicati con una regola scritta sul responsabile lascia un record e un responsabile.
- Dedupely trova gli account duplicati e li unisce con il responsabile scelto dal tuo team.
Due commerciali finiscono di solito sullo stesso account perché esiste due volte nel CRM, con un responsabile diverso su ogni record. Ognuno vede un record con il proprio nome, quindi nessuno ha motivo di pensare che qualcun altro stia lavorando l'azienda.
Lo scopri nel modo peggiore. Un contatto dice di aver parlato ieri con il tuo collega, o il nome di un altro commerciale compare in una conversazione che credevi tua.
In questo articolo vedrai come si manifesta il problema dalla postazione di un commerciale e perché il tuo collega vede un altro record. Vedrai anche cosa fare quando ne trovi uno, e come l'unione stabilisce chi è responsabile dell'account.
Come lo vedono i commerciali
Nessuno vede un duplicato nel CRM e pensa "problema di proprietà". Si vedono prima i sintomi, di solito davanti a un cliente o a un collega.
- Un potenziale cliente dice che qualcuno del tuo team l'ha chiamato la settimana scorsa.
- Lavori un account per qualche giorno, poi scopri che è di un altro commerciale.
- Una richiesta in entrata arriva a te e, nello stesso momento, ad altri due commerciali.
- Non trovi un cliente nella ricerca, lo crei e poi scopri che esisteva già.
- In due vi attribuite la stessa trattativa.
Tutti hanno la stessa radice: un'azienda, più di un record, più di un responsabile.
Perché vedi un record diverso da quello del tuo collega
Le cause dipendono dal caso, quindi non tutte valgono per ogni team. Ognuna crea un secondo record per un account che ha già un responsabile.
L'azienda è salvata con nomi o domini diversi
"Acme", "Acme Inc." e "ACME Corporation" ti sembrano un'azienda e a una corrispondenza esatta tre. Domini nazionali e rebranding fanno lo stesso con i siti web. Tu cerchi un nome, il tuo collega ne ha cercato un altro, e ognuno ha trovato un record diverso.
Il routing tratta le richieste ripetute come nuove
Il round-robin e altre regole di instradamento spesso si attivano a ogni nuovo record. Se un cliente chiede due volte o un suo collega compila un modulo, il nuovo record va al commerciale successivo. Come succede è spiegato in come le regole di instradamento dei lead e di proprietà creano duplicati.
Non puoi vedere un account di proprietà di qualcun altro
Alcuni team limitano quali record vede ogni commerciale. Quando una ricerca torna vuota, viene naturale creare l'account, anche se esiste già sotto un altro commerciale.
Elenchi e strumenti aggiungono account in blocco
Importazioni e strumenti di arricchimento e di prospecting aggiungono aziende quando non trovano una corrispondenza esatta. Il nuovo account ha come responsabile chi ha eseguito l'importazione, o un utente di integrazione.
Quanto ti costa come commerciale
Il primo costo è il tempo. Studi un account, scrivi le prime email e fissi una chiamata, poi lo passi a qualcun altro. Un responsabile vendite ha stimato che gli account executive del suo team passano una o due ore a settimana a sistemare duplicati.
Il secondo costo è come appari al cliente. Due commerciali di un'azienda, ciascuno da zero, dicono all'acquirente che nessuno parla con nessuno. Se l'account è già cliente, è peggio, come spiegato in perché le vendite continuano a fare chiamate a freddo ai clienti esistenti.
Il terzo costo è il merito. Quando due record hanno ciascuno una trattativa, la domanda su chi viene pagato finisce al tuo manager. Questo aspetto è trattato in i record duplicati dal punto di vista di un sales manager.
Cosa fare quando trovi un secondo record
Un commerciale non può risolvere i duplicati da solo, ma poche abitudini limitano i danni e aiutano chi li risolve.
Cerca per dominio prima di creare un account
I nomi aziendali variano; i domini meno. Cerca per sito web dell'azienda o per dominio dell'email del contatto prima di creare qualcosa. Se trovi un record che non puoi aprire, chiedi prima di crearne un altro.
Non decidere la proprietà tra commerciali
Se due commerciali si accordano per dividersi l'account, entrambi i record restano, e il commerciale successivo incontra lo stesso problema. Di' al tuo responsabile o all'admin del CRM quali record hai trovato e di chi è ciascuno.
Registra il tuo lavoro dove si può ritrovare
Finché i record non vengono uniti, annota sul tuo record che esiste un duplicato e chi ne è il responsabile. Quando avviene l'unione, le tue chiamate ed email si spostano con essa, e la persona successiva vede tutto lo storico.
Come la deduplicazione stabilisce chi è responsabile dell'account
La proprietà si chiarisce quando c'è un solo record. Servono tre decisioni del team, di solito prese dalla direzione vendite e da chi gestisce il CRM.
Decidi quale responsabile vince
Un'unione mantiene un solo responsabile, quindi la regola deve esistere prima dell'unione. Le scelte comuni sono il responsabile del record più vecchio, quello con l'attività più recente o quello con una trattativa aperta. I responsabili che hanno lasciato l'azienda devono perdere rispetto a un commerciale attivo.
Decidi cosa conta come lo stesso account
Cosa conta come duplicato dipende dal caso, e ciò che un team considera un duplicato un altro potrebbe non farlo. Una controllata con il proprio acquirente può essere un account separato con il proprio responsabile. Concordate filiali, controllate e divisioni prima di unirle.
Confronta gli account dove i commerciali non li vedono
Una corrispondenza esatta sul nome aziendale perde la maggior parte dei casi sopra. Confrontare il dominio principale, che ignora tutto ciò che c'è prima e dopo il dominio stesso, raggruppa i record che una ricerca per nome separa. Aggiungere il nome aziendale come secondo campo tiene separate le aziende non collegate.
Alcuni team uniscono in blocco i duplicati dello stesso commerciale e mandano in revisione a una persona quelli con responsabili diversi. Così i risultati rapidi restano rapidi e le decisioni sulla proprietà restano ponderate.
Come Dedupely dà un solo responsabile a ogni account
Dedupely Intelligence trova aziende duplicate senza alcuna impostazione di corrispondenza, e le sue scansioni partono in automatico.
Puoi anche creare ricerche di duplicati che abbinano gli account su dominio principale e nome. Imposti una regola su quale responsabile vince, come quello del record più vecchio, e vedi l'anteprima di ogni unione. Contatti, trattative e attività passano all'account che resta, tranne dove l'API del CRM non lo consente.
Un account, un record, un responsabile
Quando due commerciali seguono lo stesso account, di solito il CRM ha dato a ciascuno un record diverso. Dal proprio punto di vista nessuno dei due ha sbagliato.
Segnalare ciò che trovi, cercare per dominio e lasciare le questioni di proprietà al tuo manager limitano il danno. Unire gli account duplicati con una regola scritta sul responsabile lo elimina, e ogni commerciale vede lo stesso account con lo stesso nome.
Domande frequenti
Perché nel nostro CRM due commerciali sono responsabili dello stesso account?
Di solito perché l'account esiste in due record, ciascuno con il suo proprietario. Varianti di nome, regole di assegnazione, record che i commerciali non vedono e importazioni massive creano secondi record. Ogni commerciale vede il suo, quindi nessuno sa che l'altro lavora l'azienda finché un cliente o una trattativa non lo fa emergere.
Chi dovrebbe essere responsabile di un account quando due commerciali hanno record duplicati?
Dipende dalla regola del tuo team, quindi scrivine una prima di unire e applicala sempre. Le scelte comuni sono il responsabile del record più vecchio, il commerciale con l'attività più recente o quello con una trattativa aperta. Gli ex dipendenti devono perdere rispetto ai commerciali attivi.
Come evito che il round-robin assegni un'azienda a più commerciali?
Cerca un record esistente prima che uno nuovo entri nel round-robin e invia le corrispondenze al responsabile attuale. Le richieste ripetute e i secondi contatti della stessa azienda sono la causa abituale. Anche unire gli account duplicati esistenti aiuta, perché così il routing trova un solo responsabile a cui inviarli.
Cosa deve fare un commerciale quando trova un account duplicato?
Di' al tuo responsabile o all'admin del CRM quali record hai trovato e di chi è ciascuno. Non risolvere la proprietà con l'altro commerciale né creare un altro record. Annota il duplicato sul tuo record così la tua attività può essere spostata quando i record vengono uniti.
Una controllata va unita al suo account padre?
Solo se il tuo team le tratta come un unico cliente: una controllata con acquirente e budget propri può essere un account separato. Una che acquista tramite la capogruppo può appartenere al suo account. Concordate la regola prima di unire, perché cambia da team a team.
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