# Was Sie zuerst prüfen, wenn Sie ein CRM übernehmen | Dedupely

> Chaotisches CRM übernommen? Prüfen Sie vor dem Zusammenführen oder Löschen, welche Systeme Daten schreiben, wie Duplikate definiert sind und was bereinigt wurde.

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- Published: 2026-10-19
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[Blog](https://dedupe.ly/blog)
CRM-Organisation

## Was Sie bei einem übernommenen unordentlichen CRM zuerst prüfen sollten

Von
[Gaby Salinas](https://www.linkedin.com/in/gbyslns)
Aktualisiert 19. Oktober 2026
#
Min. Lesezeit
TL;DR
- Sehen Sie sich ein übernommenes CRM an, bevor Sie etwas zusammenführen, löschen oder ändern.
- Wenn Sie jedes Tool auflisten, das ins CRM schreibt, zeigt sich, woher Dubletten kommen.
- Fragen Sie jedes Team, was ein Duplikat für es bedeutet, da die Definitionen auseinandergehen.
- Frühere Zusammenführungen, Skripte und Verantwortliche erklären vieles von dem, was falsch aussieht.
- Dedupely zeigt, wie viele Duplikate ein übernommenes CRM enthält, ohne Daten zu verändern.
Sie haben gerade ein CRM übernommen. Vielleicht sind Sie neuer Admin, Vertriebsleiter oder die erste RevOps-Stelle. In Ihrer ersten Woche finden Sie dasselbe Unternehmen dreimal, Kontakte ohne Verantwortlichen und Berichte, denen niemand vertraut.
Der Drang, sofort loszulegen, ist groß. Doch jeder Datensatz, den Sie in der ersten Woche zusammenführen oder löschen, ist eine Entscheidung ohne Kontext, und viele Zusammenführungen lassen sich nicht rückgängig machen. Wer das CRM aufgebaut hat, hat Entscheidungen getroffen, die Sie noch nicht sehen.
In diesem Beitrag sehen Sie, was Sie prüfen sollten, bevor Sie etwas anfassen. Dazu gehören Quellen, die Definition einer Dublette in Ihrem Team, frühere Bereinigungen und Inhaber. Außerdem zeigen wir, wie Sie diese Erkenntnisse in einen ersten, sicheren Schritt umsetzen.

### Warum Sie vor dem Beheben hinschauen sollten

Beginnen Sie eine Bestandsaufnahme mit Quelle, Objekt, Identifikationsfeld, Verantwortlichem und letztem Importdatum. Vergleichen Sie zum Beispiel Kontakte aus einem Event-Import mit dem bestehenden Kundensegment, bevor Sie eines von beiden ändern. So erhält die erste Bereinigung einen klar definierten Umfang.
Ein unordentliches CRM wirkt wie ein einziges Problem. Meist sind es mehrere, jeweils mit eigener Ursache, eigenem Verantwortlichen und eigener Historie.
Manches, was falsch aussieht, ist absichtlich so. Zwei Datensätze zu einer Firma können zwei Niederlassungen sein, die unterschiedliche Vertriebler betreuen. Ein Feld mit seltsamen Werten kann einen Bericht speisen, auf den jemand in der Finanzabteilung angewiesen ist.
Eine kurze Diagnose schützt auch Sie. Wenn jemand fragt, warum Sie seine Accounts zusammengeführt haben, haben Sie eine Antwort und wissen, wie das CRM aussah, bevor Sie es geändert haben.

### Prüfen Sie, was ins CRM schreibt

Duplikate kehren immer wieder zurück, solange ihre Quellen laufen. Finden Sie vor der Bereinigung heraus, woher Datensätze stammen.

#### Integrationen und Synchronisierungen

Listen Sie alle verbundenen Apps auf: Marketing-Tools, Telefonanlagen, Helpdesks, Abrechnung, Datenanreicherung und andere CRMs. Notieren Sie, welche Datensätze anlegen und welche sie nur aktualisieren.

#### Formulare und Importe

Finden Sie die Formulare, die Kontakte anlegen, und die Listen, die importiert werden. Eventlisten und gekaufte Listen kommen oft ohne Abgleich mit dem bereits Vorhandenen an.

#### Migrationen und Übernahmen

Fragen Sie, ob das CRM jemals von einem anderen System migriert oder mit dem eines anderen Unternehmens zusammengeführt wurde. Datensätze aus solchen Vorgängen haben oft ein gemeinsames Erstellungsdatum oder einen Importstapel, was beim Auffinden hilft.
Unser Beitrag zu
[Deduplizierung bei Importen, Migrationen und Synchronisierungen](https://dedupe.ly/blog/deduplication-across-connected-tools)
erklärt, wie jede Quelle Duplikate erzeugt.

### Prüfen Sie, wie Ihr Team ein Duplikat definiert

Was als Duplikat gilt, hängt vom Einzelfall ab. Was ein Team als Duplikat sieht, sieht ein anderes vielleicht nicht, und Sie sind gerade in ein Unternehmen mit eigener Antwort eingestiegen.
Fragen Sie Vertrieb, Marketing und Support getrennt. Der Vertrieb möchte womöglich einen Datensatz pro Unternehmen, einschließlich Niederlassungen, während das Marketing jede E-Mail-Adresse als eigenen Kontakt führen will. Dem Support ist vielleicht am wichtigsten, eine Person pro Postfach zu haben.
Halten Sie die Antworten für jedes Objekt fest: Kontakte, Unternehmen, Leads und Deals. Wo Teams uneinig sind, ist das eine Entscheidung, die vor jeder Zusammenführung fällt, und oft das nützlichste Ergebnis Ihrer ersten Woche.

### Prüfen Sie, was frühere Bereinigungen bewirkt haben

#### Zusammenführungen und ihre Regeln

Finden Sie heraus, ob jemand früher Datensätze zusammengeführt hat, mit welchem Tool und mit welchen Regeln dafür, welcher Wert gewinnt. Eine frühere Zusammenführung kann erklären, warum manche Datensätze seltsame Verantwortliche oder fehlende Historie haben.

#### Skripte und Automatisierungen

Suchen Sie nach Workflows, Skripten oder geplanten Jobs, die Datensätze bearbeiten, zusammenführen oder löschen. Ein noch laufender kann Ihre Arbeit rückgängig machen oder neue Probleme verursachen.

#### Entspricht einer bereits abgelehnten Person

Wenn ein früherer Administrator entschieden hat, dass zwei Datensätze keine Duplikate sind, gilt diese Entscheidung vielleicht noch. Fragen Sie nach, bevor Sie Datensätze zusammenführen, die jemand bewusst getrennt gehalten hat.

### Prüfen, wer was verantwortet

Zuständigkeiten sind häufig der Ausgangspunkt für Streitfälle bei Dubletten, denn eine Zusammenführung entscheidet, welcher Vertriebsmitarbeiter den Kunden behält. Prüfen Sie vor dem Zusammenführen:
- **Ausgeschiedene Verantwortliche:** Datensätze, die noch ehemaligen Mitarbeitenden gehören.
- **Platzhalter-Inhaber:** Integrationsbenutzer oder gemeinsam genutzte Benutzer, denen Tausende Datensätze gehören.
- **Geteilte Zuständigkeit:** dasselbe Unternehmen, von zwei Vertriebsmitarbeitern unter zwei Datensätzen geführt.
Unser Beitrag zu
[Duplikat-Datensätze aus der Sicht einer Vertriebsleitung](https://dedupe.ly/blog/duplicates-sales-manager) erklärt, warum Streitigkeiten um Zuständigkeiten hier beginnen.

### Prüfen Sie, was von den Datensätzen abhängt

Beim Zusammenführen können sich Datensatz-IDs und Feldwerte ändern. Listen Sie vor jeder Änderung auf, was davon abhängt: Berichte der Geschäftsleitung, Workflows, Sequenzen und Integrationen, die Datensatz-IDs speichern.
Diese Liste zeigt, welche Zusammenführungen besondere Sorgfalt brauchen und wen Sie vorher informieren sollten. Sichern Sie die Datensätze, die Sie zusammenführen möchten, wie unter beschrieben in
[wie Sie Ihr CRM vor einer großen Zusammenführung sichern](https://dedupe.ly/blog/merge-crm-records-without-losing-data).
| Prüfen | Worauf Sie achten sollten | Warum es wichtig ist |
| --- | --- | --- |
| Was schreibt in das CRM | Integrationen, Formulare, Importe, frühere Migrationen | Zeigt, woher Duplikate stammen und welche wiederkehren |
| Wie das Team eine Dublette definiert | Die Antwort jedes Teams, pro Objekt | Verhindert das Zusammenführen von Datensätzen, die jemand getrennt braucht |
| Frühere Bereinigungen | Zusammenführungen, Regeln, Skripte, abgelehnte Treffer | Erklärt ungewöhnliche Daten und vermeidet Wiederholungsfehler |
| Verantwortliche | Ehemalige Mitarbeitende, Platzhalter-Ansprechpartner, geteilte Zuständigkeit | Eine Zusammenführung entscheidet, wer den Kunden behält |
| Was an Datensätzen hängt | Berichte, Workflows, Integrationen, die IDs speichern | Zeigt, welche Zusammenführungen besondere Sorgfalt brauchen |
| Wie viele Dubletten | Zählungen nach Objekt und nach Quelle | Bemisst den Aufwand und legt eine Ausgangsbasis fest |

### Messen Sie, wie viele Duplikate es gibt

Sobald Sie die Quellen und die Definition kennen, zählen Sie. Messen Sie jedes Objekt für sich und halten Sie fest, woher die Dubletten stammen. Unser Beitrag zu
[so finden Sie heraus, wie viele Duplikate Ihr CRM enthält](https://dedupe.ly/blog/crm-duplicate-rate-and-data-quality-metrics)
erläutert das Schritt für Schritt.
Diese Zahl ist Ihr Ausgangswert. Sie zeigt der Geschäftsführung die Größe des Problems und später, wie stark die Bereinigung es verändert hat.
Profi-Tipp
** Halten Sie Ihre Erkenntnisse in einem kurzen Dokument fest: Quellen, Definitionen, frühere Bereinigungen, Owner und Zahlen. Es wird zur Dokumentation des CRM, die ein übernommenes CRM oft nicht hat, und hilft der nächsten Person, die es übernimmt.

### Gehen Sie dann einen ersten, sicheren Schritt

Ist die Analyse abgeschlossen, beginnen Sie mit den eindeutigen Duplikaten: exakte Treffer im Feld, das jeden Datensatz eindeutig macht, etwa E-Mail oder Domain. Hier ist der Fehler am unwahrscheinlichsten, und Ihr Team sieht, dass die Bereinigung sorgfältig erfolgt.
Geben Sie unklare Treffer zur Prüfung frei und lehnen Sie einen Treffer nur ab, wenn Sie sicher sind, dass es keine Dublette ist. Unser Beitrag zu
[wo man mit der CRM-Duplikatsbereinigung beginnt](https://dedupe.ly/knowledge-base/how-to-approach-crm-deduplication)
erklärt die erste Zusammenführung genauer.
Wenn Ihr geerbtes CRM Salesforce ist, unser Beitrag dazu, wie Sie
[eine übernommene Salesforce-Organisation bereinigen](https://dedupe.ly/blog/cleanup-your-salesforce-inherited-org-with-dedupely)
behandelt diese Seite.

### Wie Dedupely bei der Analyse eines übernommenen CRM hilft

Die Verbindung Ihres CRM mit Dedupely führt nie zu Zusammenführungen, Änderungen oder Löschungen, sodass Sie erst prüfen können, bevor Sie etwas anfassen. Voreingestellte Duplicate Searches sind beim ersten Login bereit. Jede Suche zeigt die Anzahl der Treffer und die Anzahl der darin enthaltenen Datensätze.
[Sehen Sie, was Ihr übernommenes CRM enthält](https://v2.app.dedupe.ly/signup)

### Verstehen Sie das CRM, bevor Sie es ändern

Ein übernommenes CRM trägt die Entscheidungen aller, die es vorher genutzt haben. Ein Teil des Durcheinanders ist versehentlich, ein Teil mit Absicht, und von außen sehen sie gleich aus.
Quellen, Definitionen, frühere Bereinigungen und Verantwortliche verwandeln ein unübersichtliches Durcheinander in eine Liste von Entscheidungen. Dann ist die erste Zusammenführung eine, die Sie erklären können.

### Häufige Fragen

#### Was sollten Sie bei einem übernommenen CRM zuerst prüfen?

Beginnen Sie damit, was in den Datensatz schreibt: Integrationen, Formulare, Importe und frühere Migrationen. Fragen Sie dann jedes Team, wie es ein Duplikat definiert, prüfen Sie, was frühere Bereinigungen und Skripte bewirkt haben, und kontrollieren Sie die Datensatz-Owner. Erst danach messen Sie die Duplikate und planen die erste Zusammenführung, beginnend mit den offensichtlichen Fällen.

#### Wie dokumentieren Sie ein übernommenes CRM?

Führen Sie ein kurzes Dokument mit den Quellen des CRM, der Definition von Dublette in jedem Team und früheren Bereinigungen. Ergänzen Sie Verantwortlichkeitsfragen, Dublettenanzahl je Objekt und was von den Datensätzen abhängt, etwa Berichte. So entsteht die Dokumentation, die auch der nächste Verantwortliche braucht.

#### Sollten Sie ein übernommenes CRM sofort bereinigen?

Nicht ohne kurze Diagnose. Manches, was falsch aussieht, ist absichtlich so eingerichtet, etwa getrennte Datensätze für Niederlassungen, und viele Zusammenführungen lassen sich nicht rückgängig machen. Verbringen Sie die ersten Tage damit, Quellen, Definitionen und Verantwortliche zu verstehen, und beginnen Sie dann mit exakten Treffern, deren Sie sich sicher sind.

#### Wie finden Sie heraus, wie unordentlich Ihr CRM ist?

Messen Sie Dubletten für jedes Objekt einzeln, beginnend mit exakten E-Mail-Übereinstimmungen bei Kontakten und Domain-Übereinstimmungen bei Unternehmen. Notieren Sie, aus welcher Quelle jeder Satz stammt. Prüfen Sie außerdem Eigentümer, Datensätze, denen das identifizierende Feld fehlt, und welche Berichte die Geschäftsleitung nutzt.

#### Mit wem sollte ich sprechen, wenn ich ein CRM übernehme?

Sprechen Sie getrennt mit Vertrieb, Marketing und Support, da jedes Team ein Duplikat anders definiert. Wenn möglich, sprechen Sie auch mit dem früheren Admin oder wer frühere Bereinigungen durchgeführt hat. Finanzen oder Führungskräfte sagen Ihnen, auf welche Berichte sie sich verlassen, bevor Sie etwas ändern.
Hinter dem Artikel

### Gaby Salinas

Marketing-Assistentin bei Dedupely
Gaby Salinas kam aus dem Marketing und der Werbung zu CRM-Daten. Deshalb betrachtet sie Dubletten von zwei Seiten: die Abgleichs- und Zusammenführungslogik dahinter und die Auswirkungen auf die Menschen, die mit dem CRM arbeiten, etwa den Vertriebsmitarbeiter, der einen Kunden zweimal anruft, den Administrator, dem die Schuld gegeben wird, und die Bereinigung, mit der niemand anfangen will.
Als Marketing-Assistentin bei Dedupely verfolgt sie, wie RevOps-Teams, Endnutzer, Berater und technische Teams tatsächlich mit ihren Daten arbeiten: die Datensätze, denen sie nicht mehr vertrauen, die Workarounds, die sie entwickeln, und den Moment, in dem sie sich schließlich zur Bereinigung entschließen. Was sie dabei herausfindet, prägt einen Großteil dessen, was Dedupely veröffentlicht.
[Mit Gaby auf LinkedIn vernetzen](https://www.linkedin.com/in/gbyslns)

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