TL;DR
- Wie lange eine CRM-Bereinigung dauert, hängt vom Umfang, der Treffersicherheit, der Prüfung und der Freigabe ab.
- Wenn Sie Dubletten zuerst je Objekt zählen, hat der Plan einen realistischen Ausgangspunkt.
- Eindeutige Duplikate lassen sich gesammelt zusammenführen, unklare Treffer brauchen eine Prüfung durch Personen.
- Freigaben und Input anderer Teams gehören von Anfang an in die Timeline.
- Dedupely zeigt nach der ersten Synchronisierung die Duplikatzahlen an und führt die Duplikate, die Sie sicher erkennen, gesammelt zusammen.
Jemand fragt, wie lange die CRM-Bereinigung dauert, und die kurze Antwort lautet: Das kommt darauf an. Diese Antwort hilft nicht weiter, wenn eine Migration, eine Verlängerung oder ein neues Tool an einem Termin hängt.
Die Dauer einer Bereinigung ergibt sich aus wenigen Faktoren, die Sie vorab erkennen. Dazu gehören die Anzahl der Dubletten, wie sicher Sie bei ihnen sind und wie viele Personen zustimmen müssen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was den Zeitplan bestimmt, wo in jeder Phase die Zeit verloren geht und wie Sie Ihren eigenen Aufwand abschätzen. Außerdem zeigen wir, wie Sie planen, wenn ein Termin feststeht.
Was den Zeitplan bestimmt
Die Datenbankgröße wird am häufigsten zuerst erfragt. Sie ist wichtig, aber nur einer von mehreren Faktoren.
Wie viele Duplikate es gibt
Mehr Datensätze brauchen länger zum Synchronisieren und Scannen, und mehr Duplikate bedeuten mehr Zusammenführungen. Dennoch kann eine große Menge einfacher Duplikate schneller gehen als eine kleine, unübersichtliche.
Wie sicher die Treffer sind
Exakte Treffer bei E-Mail oder Domain können massenhaft zusammengeführt werden, sobald die Regeln getestet sind. Ähnliche Treffer, etwa ein ähnlicher Name bei derselben Firma, braucht eine Person zur Prüfung. Der Anteil unsicherer Treffer bestimmt den Prüfaufwand stärker als die Gesamtzahl.
Wie viele Objekte und Teams betroffen sind
Jedes Objekt braucht eigene Suchen und Regeln. Jedes Team, das mit den Datensätzen arbeitet, sollte mitbestimmen, was als Dublette gilt, da das von Fall zu Fall verschieden ist.
Freigabe und Warten auf andere
Freigaben, Sicherheitsprüfungen und technischer Zugriff, etwa API-Berechtigungen oder eine Sandbox, kosten Zeit, die mit dem Zusammenführen nichts zu tun hat. Planen Sie sie vom ersten Tag an ein.
| Treiber | Beschleunigt die Bereinigung | Verlangsamt es |
|---|---|---|
| Volumen | Klare Kriterien, die über Tausende Datensätze hinweg gelten | Viele kleine Gruppen mit jeweils eigenen Kriterien |
| Sicherheit | Exakte Treffer bei E-Mail oder Domain | Datensätze, die nur einen Namen gemeinsam haben |
| Objekte und Teams | Ein Objekt, ein Team, das entscheidet | Mehrere Objekte, mehrere Teams mit Interesse daran |
| Abschluss | Eine Freigabeperson, vorab abgestimmt | Prüfungen und Zugriffsanfragen, die spät beginnen |
Wo die Zeit anfällt, Phase für Phase
Verbinden und messen
Wenn ein Tool mit Ihrem CRM verbunden wird, kann die erste Synchronisierung bei einer kleinen Datenbank Minuten und bei einer großen Stunden dauern. Zählen Sie danach die Dubletten je Objekt. Unser Beitrag zu so finden Sie heraus, wie viele Duplikate Ihr CRM enthält zeigt, wie Sie diese Zahl lesen.
Definitionen und Regeln abstimmen
Legen Sie für jedes Objekt fest, was als Dublette gilt, und welcher Wert beim Zusammenführen gewinnt. Diese Phase besteht vor allem aus Gesprächen, und man unterschätzt sie leicht.
Mit einer Stichprobe testen
Prüfen Sie das Ergebnis für einige Gruppen, die Ihre Grenzfälle abbilden. Sichern Sie vor der ersten großen Zusammenführung, was Sie zusammenführen, wie beschrieben in wie Sie Ihr CRM vor einer großen Zusammenführung sichern.
Phasenweise zusammenführen
Beginnen Sie mit den offensichtlichen Dubletten und führen Sie sie gesammelt zusammen. Arbeiten Sie dann die Prüfliste durch. Lehnen Sie eine Übereinstimmung nur ab, wenn Sie sich sicher sind, da sie in späteren Ergebnissen nicht wieder erscheint.
Prüfen und freigeben
Öffnen Sie eine Stichprobe zusammengeführter Datensätze, vergleichen Sie die Anzahl vorher und nachher und holen Sie die geplante Freigabe ein.
So schätzen Sie Ihren eigenen Zeitplan
Teilen Sie Ihre Dublettenzahl in zwei Gruppen: Treffer, die Sie massenweise zusammenführen, und Treffer, die eine Prüfung brauchen. Die erste Gruppe kostet wenig Zeit, sobald die Regeln getestet sind. In der zweiten Gruppe gehen die Stunden verloren.
Schätzen Sie für die Prüfgruppe die Minuten pro Duplikat und multiplizieren Sie. Unser Beitrag zu Die Notwendigkeit einer CRM-Bereinigung begründen erläutert diese Formel Schritt für Schritt.
Planen Sie danach die Zeit ein, die Sie nicht selbst steuern können: Synchronisierung, Abstimmung mit anderen Teams, Freigaben und Zugriffsanfragen.
Bereinigung rund um einen Termin planen
Manche Bereinigungen haben ein Datum, das durch etwas anderes festgelegt wird: eine Migration, eine neue Integration, ein Vertrag.
Planen Sie vom Termin rückwärts. Setzen Sie die Freigabe ans Ende, davor das Testen und am Anfang die erste Synchronisation, dann sehen Sie, wie viel Zeit für Zusammenführung und Prüfung bleibt.
Wenn die Zeit nicht reicht, begrenzen Sie den Umfang. Bereinigen Sie zuerst die Objekte, von denen das Projekt abhängt, und lassen Sie den Rest für später. Für eine Migration hilft unser Leitfaden zu Dubletten bereinigen vor, während und nach einer CRM-Migration beschreibt, was in jeder Phase zu tun ist.
Wie Dedupely Ihnen hilft, eine Bereinigung termingerecht zu planen und umzusetzen
Die Dauer der ersten Synchronisierung von Dedupely hängt von Datensatzmenge, Feldern und CRM-API-Limits ab. Die Synchronisierung allein führt keine Zusammenführungen durch und ändert Ihre CRM-Datensätze nicht. Nutzen Sie die Treffer- und Datensatzzahlen jeder Suche, um den Aufwand abzuschätzen, und planen Sie dann die Zeit für eine geprüfte Stichprobe zum Zusammenführen und für manuelle Entscheidungen ein. Berücksichtigen Sie API-Verzögerungen, Freigaben und unsichere Treffer in der Schätzung.
Eine Zeitleiste auf Basis des Sichtbaren
Die Dauer einer Bereinigung lässt sich leichter abschätzen, als man denkt. Die Anzahl der Dubletten, der Anteil, den Sie sicher zusammenführen können, und die Personen, die zustimmen müssen, sagen viel aus.
Erst messen, offensichtliche Duplikate gesammelt zusammenführen und Prüfung sowie Freigabe einen eigenen Platz im Plan geben. Bei einer Frist den Umfang eingrenzen, statt die Entscheidungen zu überstürzen.
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine CRM-Datenbereinigung?
Das hängt davon ab, wie viele Duplikate es gibt, wie sicher die Treffer sind und wie viele Personen zustimmen müssen. Exakte Treffer lassen sich nach dem Test der Regeln rasch gesammelt zusammenführen, während Prüfungen, Freigaben und Zugriffsanfragen oft den Zeitplan bestimmen. Zählen Sie zuerst die Duplikate pro Objekt, um Ihren Aufwand abzuschätzen.
Wie lange dauert es, Duplikate manuell zusammenzuführen?
Jede Dublette kostet von Hand ein paar Minuten: Datensätze vergleichen, Werte auswählen, zusammenführen und das Ergebnis prüfen. Multiplizieren Sie Ihre Minuten pro Dublette mit der Anzahl zu prüfender Fälle und rechnen Sie bei schwierigen Fällen mehr. Bei großen Mengen spart das Massen-Zusammenführen der offensichtlichen Dubletten viele Stunden.
Was verlangsamt eine CRM-Bereinigung?
Unsichere Treffer, die eine Person prüfen muss, mehrere Teams, die sich auf eine Definition von Dublette einigen müssen, und Freigaben, die spät beginnen. Wartezeiten auf technischen Zugang, etwa API-Berechtigungen oder eine Sandbox, verlängern den Zeitplan zusätzlich. Klare Regeln und frühe Anfragen halten die Arbeit in Bewegung.
Wie planen Sie eine CRM-Bereinigung mit Termindruck?
Planen Sie vom Termin rückwärts: Freigabe zuletzt, davor die Tests und der erste Sync am Anfang. Prüfen Sie, wie viel Zeit für Zusammenführung und Prüfung bleibt. Passt es nicht, bereinigen Sie zuerst die Objekte, von denen das Projekt abhängt, und verschieben Sie den Rest auf die Zeit nach der Frist.
Sollten Sie das gesamte CRM auf einmal bereinigen?
Nicht unbedingt. Schrittweises Bereinigen funktioniert oft besser: zuerst die eindeutigen Dubletten, dann die Treffer, die eine Prüfung brauchen, jeweils ein Objekt nach dem anderen. So lässt sich jede Zusammenführung besser prüfen, und Sie halten Fristen für die wichtigsten Objekte ein, während der Rest später folgt.
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