TL;DR
- Jedes Tool, das in ein CRM schreibt, erzeugt Duplikate auf seine erkennbare Weise.
- Eine eigene Duplikatsuche je Quelle lässt sich leichter testen als eine Suche für alles.
- Nach Erstellungsdatum zu filtern zeigt, was jeder Import oder Sync seit der letzten Prüfung hinzugefügt hat.
- Gekaufte Leads müssen mit bestehenden Kunden abgeglichen werden, bevor jemand sie anruft.
- Dedupely gibt jeder Quelle eigene Suche, Filter und Regeln und führt sichere Treffer automatisch zusammen.
In vielen RevOps-Teams ist das CRM die Drehscheibe für alles. Marketing-Tools synchronisieren Leads, der Helpdesk Kontakte, Enrichment- und Prospecting-Tools fügen Personen und Firmen hinzu, und jeden Monat kommen gekaufte Lead-Listen.
Jede dieser Quellen entscheidet selbst, ob ein Datensatz bereits existiert. Nicht alle entscheiden gleich, also sammelt das CRM Duplikate aus allen Richtungen.
In diesem Beitrag sehen Sie, wie jede Art von Quelle Duplikate erzeugt und wie Sie ein CRM bereinigen, das aus allen gespeist wird. Also eine Suche pro Quelle, Datumsfilter, Regeln dafür, was jede Quelle ändern darf, und besondere Sorgfalt bei gekauften Leads.
Warum ein CRM, das von vielen Tools gespeist wird, Duplikate sammelt
Jede Integration braucht einen Weg zu entscheiden, ob ein Datensatz neu ist. Viele vergleichen ein Feld, meist die E-Mail bei Personen oder die Domain bei Firmen.
Das funktioniert, bis das Feld fehlt, anders formatiert ist oder an eine andere Stelle geschrieben wird. Dann legt die Integration einen neuen Datensatz an, und das CRM hat zwei.
Je mehr Quellen Sie verbinden, desto mehr dieser Entscheidungen fallen jeden Tag. Einen Überblick, wo Sie welche Art von Daten bereinigen, finden Sie unter CRM-Deduplizierung über Tools hinweg.
Wie jede Quelle typischerweise Duplikate erzeugt
Die Ursachen unterscheiden sich von Stack zu Stack. Diese Muster tauchen oft auf.
| Quelle | Wie Duplikate oft entstehen | Felder, die sie meist finden |
|---|---|---|
| Marketingformulare und Buchungstools | Ein leicht abweichender Name oder eine leicht abweichende E-Mail, oder ein Tool, das einen neuen Datensatz anlegt, statt den bestehenden zu aktualisieren | Name mit Telefon oder Firma |
| Helpdesk-Sync | Ein Kunde schreibt von einer zweiten Adresse | Name mit Firma oder Telefon |
| Anreicherungs- und Prospecting-Tools | Neue Datensätze statt Aktualisierungen oder Namen mit verstümmelten Umlauten und Akzenten | Name mit Firmendomain |
| Telefonie- und SMS-Apps | Eine Nummer landet in einem anderen Telefonfeld oder in einem anderen Format | Telefon, ohne Formatierung verglichen |
| Abrechnung und andere Geschäftssysteme | Regelmäßige Dateiimporte, bei denen die E-Mail nicht zum bestehenden Datensatz passt | Kundennummer oder Steuernummer, falls synchronisiert |
| Gekaufte Listen und Eventlisten | Personen, die schon im CRM sind, unter anderer E-Mail oder anderer Schreibweise der Firma | E-Mail, dann Name mit Firma |
| Ein anderes CRM oder eine Migration | Datensätze aus einem früheren System, die unter leicht anderen Namen erneut ankommen | Name mit Domain, dann E-Mail |
Vom Support erzeugte Duplikate haben einen eigenen Beitrag: wie Helpdesk-Tools doppelte Kontakte erzeugen.
Jeder Quelle eine eigene Suche geben
Eine einzige Suche, die Duplikate aus jeder Quelle fangen soll, ist schwer abzustimmen. Kriterien, die locker genug für Anreicherungsdaten sind, sind zu locker für Formular-Leads, und ein falscher Treffer ist schwer zurückzuverfolgen.
Bauen Sie stattdessen eine Suche pro Quelle, mit Kriterien, die zu den Daten dieser Quelle passen. Benennen Sie jede Suche nach ihrer Quelle, damit jeder im Team weiß, was sie abdeckt.
- Grenzen Sie jede Suche mit einem Filter auf ein Feld wie Ursprungsquelle oder Lead-Quelle auf eine Quelle ein.
- Gleichen Sie über die Felder ab, die diese Quelle zuverlässig füllt, und lassen Sie die Felder weg, die sie leer lässt.
- Testen Sie jede Suche an ein paar bekannten Gruppen aus dieser Quelle, bevor Sie zusammenführen.
Behalten Sie auch eine allgemeine Suche, für Duplikate, die zwei Quellen überspannen. Ein Formular-Lead, der zu einem Enrichment-Datensatz passt, gehört zu keiner der Quellsuchen.
Mit Filtern nach Erstellungsdatum prüfen, was angekommen ist
Quellen liefern Datensätze nicht gleichmäßig. Eine gekaufte Liste landet an einem Nachmittag, während ein Sync ein paar Datensätze pro Stunde hinzufügt.
Mit einem Filter auf das Erstellungsdatum betrachtet jede Suche nur, was in einem Zeitfenster hinzukam. Das passt zur Arbeitsweise von RevOps:
- Nach einem Import: Filtern Sie nach dem Importdatum, um zu sehen, was diese Liste hinzugefügt hat.
- Nachdem eine neue Integration live ist: Filtern Sie ab ihrem Startdatum, um zu sehen, was sie anlegt.
- Bei einer Routineprüfung: Filtern Sie ab der letzten Prüfung, damit Sie nur Neues prüfen.
Bevor Sie ein weiteres Tool verbinden, bereinigen Sie zuerst die Objekte, die es liest. Unser Beitrag zu Deduplizieren vor einer neuen Integration beschreibt, was Sie vor dem Launch prüfen sollten.
Festlegen, was jede Quelle ändern darf
Wenn Duplikate aus verschiedenen Quellen verschmelzen, konkurrieren ihre Werte. Der Jobtitel aus einem Anreicherungstool kann neuer sein als der, den ein Vertriebler eingetippt hat, oder falsch.
Einigen Sie sich, welchen Quellen Sie für welche Felder vertrauen, und machen Sie daraus Regeln für den gewinnenden Wert.
| Feld | Eine gängige Regel |
|---|---|
| Verantwortlicher | Nie ein Integrationsnutzer, damit der Account bei einer echten Person bleibt |
| Ursprüngliche Quelle | Aus dem ältesten Datensatz, damit die Attribution beim ersten Kontakt bleibt |
| Jobtitel und Firmendaten | Der neueste Wert, wenn das Team seiner Anreicherungsquelle vertraut |
| Telefon und E-Mail | Der neueste, der andere bleibt erhalten, wo das CRM es erlaubt |
| Lebenszyklusphase | Die am weitesten fortgeschrittene Phase, damit ein Kunde nie wieder zum Lead wird |
Was als Duplikat gilt, ist ebenfalls Einzelfallsache. Zwei Datensätze aus demselben Anreicherungstool können zwei Personen derselben Firma sein.
Gekaufte Leads besonders sorgfältig behandeln
Bei gekauften Listen werden Duplikate zu sichtbaren Fehlern. Eine Liste kann Personen enthalten, die schon offene Leads sind, schon in einem Deal stecken oder schon zahlende Kunden sind.
Kommen diese Datensätze als neue Leads herein, akquiriert womöglich jemand einen Kunden, oder zwei Vertriebler rufen dieselbe Person an. Prüfen Sie jede Liste in zwei Schritten.
- Zuerst die Datei bereinigen: entfernen Sie Wiederholungen innerhalb der Liste, damit eine Person nicht zweimal ankommt.
- Nach dem Import mit dem CRM abgleichen: Filtern Sie nach dem Importdatum und gleichen Sie über die E-Mail ab, dann über Name und Firma.
Führen Sie den neuen Lead mit dem bestehenden Datensatz zusammen, damit der Kunde Status und Owner behält. Event- und gekaufte Listen haben einen eigenen Beitrag unter wie Veranstaltungs- und Kaufdatenlisten CRM-Dubletten erzeugen.
Die Quellen automatisieren, denen Sie vertrauen
Hat sich eine Quellsuche bewährt, brauchen ihre sicheren Treffer nicht jedes Mal einen Menschen. Neue Duplikate, bei denen Sie sicher sind, etwa exakte E-Mail-Treffer, können Sie automatisch nach Zeitplan zusammenführen.
Lassen Sie lockerere Suchen auf Benachrichtigung, damit Sie erfahren, wenn sich Treffer ansammeln, und ein Mensch entscheidet. Auch Quellen ändern sich: Ein Tool-Update oder eine neue Feldzuordnung kann ändern, was angelegt wird, also beobachten Sie die Zahlen pro Suche.
Wie Dedupely mit einem CRM umgeht, das aus vielen Quellen gespeist wird
In Dedupely bauen Sie eine Suche pro Quelle, filtern sie nach Lead-Quelle oder Erstellungsdatum und legen fest, welcher Wert gewinnt. Ist eine Suche getestet, können Sie ihre sicheren Treffer automatisch nach Zeitplan zusammenführen und für den Rest Benachrichtigungen erhalten. Gekaufte Listen lassen sich vor dem Import als Tabellen bereinigen, wie unser Seite für RevOps-Teams zeigt.
Viele Quellen, ein sauberes CRM
Ein CRM, das von jedem Tool im Stack gespeist wird, bekommt weiter Duplikate, weil jede Quelle selbst entscheidet, was neu ist. Das ist der Preis dafür, alles zu synchronisieren, und er lässt sich beherrschen.
Behandeln Sie jede Quelle als eigenen Strom: eigene Suche, eigenes Datumsfenster und eigene Regeln dafür, was sie ändern darf. Gekaufte Leads werden jedes Mal mit bestehenden Kunden abgeglichen, und die vertrauenswürdigen Quellen laufen nach Zeitplan.
Häufige Fragen
Warum erzeugen CRM-Integrationen doppelte Datensätze?
Jede Integration entscheidet über den Vergleich eines Felds, meist E-Mail oder Domain, ob ein Datensatz existiert. Fehlt dieses Feld, ist es anders formatiert oder woanders gespeichert, legt die Integration einen neuen Datensatz an. Mit vielen verbundenen Tools passieren diese Fehlgriffe täglich, und jedes Tool greift auf seine Weise daneben.
Wie finden Sie Duplikate, die ein bestimmtes Tool erzeugt?
Bauen Sie eine Suche für diese Quelle und grenzen Sie sie mit einem Filter auf ein Feld wie Ursprungsquelle oder Lead-Quelle ein. Gleichen Sie über die Felder ab, die dieses Tool zuverlässig füllt. Fügen Sie einen Filter auf das Erstelldatum hinzu, um nur zu sehen, was es seit dem Start oder Ihrer letzten Prüfung hinzugefügt hat.
Wie verhindern Sie, dass gekaufte Leads bestehende Kontakte duplizieren?
Bereinigen Sie die Liste vor dem Import gegen sich selbst und gleichen Sie sie direkt danach mit dem CRM ab. Filtern Sie nach dem Importdatum und gleichen Sie über die E-Mail ab, dann über Name mit Firma. Führen Sie neue Leads in bestehende Datensätze zusammen, damit Kunden Status und Owner behalten und niemand sie anspricht.
Sollen Anreicherungsdaten überschreiben, was Vertriebler eingegeben haben?
Nur für die Felder, bei denen Sie der Enrichment-Quelle mehr trauen als der manuellen Eingabe. Viele Teams lassen Enrichment Jobtitel und Firmendaten aktualisieren, aber nie Owner oder Lifecycle-Phase. Entscheiden Sie pro Feld und legen Sie Regeln fest, welcher Wert gewinnt, bevor Sie Datensätze aus verschiedenen Quellen zusammenführen.
Lässt sich die Deduplizierung synchronisierter Tools automatisieren?
Ja, bei den Treffern, bei denen Sie sicher sind. Liefert eine Quellsuche stabile Ergebnisse und haben Sie ihre falschen Treffer abgelehnt, führen Sie ihre exakten Treffer automatisch nach Zeitplan zusammen. Lassen Sie lockerere Suchen auf Benachrichtigung, damit ein Mensch sie prüft, bevor etwas zusammengeführt wird.
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