TL;DR
- Ogni strumento che scrive in un CRM crea duplicati in un modo riconoscibile.
- Una ricerca di duplicati per ogni fonte è più facile da testare di una ricerca unica per tutto.
- Filtrare per data di creazione mostra cosa ha aggiunto ogni importazione o sincronizzazione dall'ultimo controllo.
- I lead acquistati vanno confrontati con i clienti esistenti prima che qualcuno li chiami.
- Dedupely dà a ogni fonte la sua ricerca, i suoi filtri e le sue regole, e unisce in automatico le corrispondenze sicure.
In molti team RevOps, il CRM è il centro di tutto. Gli strumenti di marketing sincronizzano i lead, l'helpdesk i contatti, gli strumenti di arricchimento e prospecting aggiungono persone e aziende, e ogni mese arrivano elenchi di lead acquistati.
Ognuna di queste fonti decide da sé se un record esiste già. Non decidono tutte allo stesso modo, quindi il CRM accumula duplicati da ogni direzione.
In questo articolo vedrai come ogni tipo di fonte crea duplicati e come pulire un CRM alimentato da tutte. Cioè una ricerca per fonte, filtri per data, regole su cosa può cambiare ogni fonte e attenzione in più ai lead acquistati.
Perché un CRM alimentato da tanti strumenti accumula duplicati
Ogni integrazione ha bisogno di un modo per decidere se un record è nuovo. Molte confrontano un campo, di solito l'email per le persone o il dominio per le aziende.
Funziona finché il campo manca, ha un altro formato o viene scritto altrove. Allora l'integrazione crea un nuovo record, e il CRM ne contiene due.
Più fonti colleghi, più di queste decisioni avvengono ogni giorno. Per una visione generale di dove pulire ogni tipo di dato, vedi Deduplicazione del CRM tra strumenti.
Come ogni fonte tende a creare duplicati
Le cause cambiano da uno stack all'altro. Questi schemi emergono spesso.
| Fonte | Come si formano spesso i duplicati | Campi che di solito li trovano |
|---|---|---|
| Moduli di marketing e strumenti di prenotazione | Un nome o un'email leggermente diversi, o uno strumento che crea un nuovo record invece di aggiornare quello esistente | Nome con telefono o azienda |
| Sincronizzazione dell'helpdesk | Un cliente scrive da un secondo indirizzo | Nome con azienda o telefono |
| Strumenti di arricchimento e prospecting | Nuovi record invece di aggiornamenti, o nomi con lettere accentate rovinate | Nome con dominio aziendale |
| App per chiamate e SMS | Un numero finisce in un altro campo telefono, o in un altro formato | Telefono, confrontato senza formattazione |
| Fatturazione e altri sistemi aziendali | Importazioni regolari di file in cui l'email non corrisponde al record esistente | Numero cliente o partita IVA, se sincronizzati |
| Elenchi acquistati e di eventi | Persone già nel CRM, con un'altra email o un'altra grafia dell'azienda | Email, poi nome con azienda |
| Un altro CRM o una migrazione | Record di un sistema precedente che arrivano di nuovo con nomi leggermente diversi | Nome con dominio, poi email |
I duplicati creati dal supporto hanno un articolo a parte: come gli strumenti di helpdesk creano contatti duplicati.
Dai a ogni fonte la propria ricerca
Un'unica ricerca che cerca di intercettare i duplicati di ogni fonte è difficile da regolare. Criteri abbastanza ampi per i dati di arricchimento sono troppo ampi per i lead dei moduli, e una falsa corrispondenza è difficile da rintracciare.
Crea invece una ricerca per fonte, con criteri adatti ai dati che quella fonte produce. Dai a ogni ricerca il nome della sua fonte, così chiunque nel team sa cosa copre.
- Restringi ogni ricerca a una fonte con un filtro su un campo come l'origine originale o l'origine del lead.
- Confronta sui campi che quella fonte compila in modo affidabile e lascia fuori quelli che lascia vuoti.
- Prova ogni ricerca su alcuni gruppi che conosci, da quella fonte, prima di unire.
Tieni anche una ricerca generale, per i duplicati a cavallo di due fonti. Un lead da modulo che corrisponde a un record di arricchimento non appartiene alla ricerca di nessuna delle due fonti.
Usa i filtri sulla data di creazione per controllare cosa è arrivato
Le fonti non inviano record in modo uniforme. Un elenco acquistato arriva in un pomeriggio, mentre una sincronizzazione aggiunge pochi record all'ora.
Un filtro sulla data di creazione permette a ogni ricerca di guardare solo ciò che è arrivato in un intervallo. Si adatta al modo in cui RevOps lavora già:
- Dopo un'importazione: filtra sulla data di importazione per vedere cosa ha aggiunto quell'elenco.
- Dopo l'attivazione di una nuova integrazione: filtra dalla data di avvio per vedere cosa crea.
- In un controllo di routine: filtra dall'ultimo controllo, così rivedi solo le novità.
Prima di collegare un altro strumento, pulisci gli oggetti che legge. Il nostro articolo su deduplicare prima di una nuova integrazione spiega cosa controllare prima del lancio.
Decidi cosa può cambiare ogni fonte
Quando si uniscono duplicati da fonti diverse, i loro valori competono. Il ruolo fornito da uno strumento di arricchimento può essere più recente di quello digitato da un commerciale, o sbagliato.
Concordate di quali fonti vi fidate per quali campi, poi trasformatelo in regole su quale valore vince.
| Campo | Una regola comune |
|---|---|
| Proprietario | Mai un utente di integrazione, così l'account resta a una persona reale |
| Fonte originale | Dal record più vecchio, così l'attribuzione resta al primo contatto |
| Ruolo e dati aziendali | Il valore più recente, se il team si fida della sua fonte di arricchimento |
| Telefono ed email | Il più recente, mantenendo l'altro dove il CRM lo consente |
| Fase del ciclo di vita | La fase più avanzata, così un cliente non torna mai a lead |
Anche cosa conta come duplicato va valutato caso per caso. Due record dello stesso strumento di arricchimento possono essere due persone della stessa azienda.
Tratta con particolare attenzione i lead acquistati
Negli elenchi acquistati i duplicati diventano errori visibili. Un elenco può includere persone che sono già lead aperti, già in una trattativa o già clienti paganti.
Se quei record entrano come nuovi lead, qualcuno può fare prospecting su un cliente o due commerciali possono chiamare la stessa persona. Controlla ogni elenco in due passi.
- Pulisci prima il file: rimuovi le ripetizioni all'interno dell'elenco, così una persona non arriva due volte.
- Confronta con il CRM dopo l'importazione: filtra sulla data di importazione e confronta sull'email, poi su nome e azienda.
Unisci il nuovo lead al record esistente, così il cliente mantiene stato e responsabile. Gli elenchi di eventi e quelli acquistati hanno un articolo dedicato in come gli elenchi di eventi e di acquisti creano duplicati nel CRM.
Automatizza le fonti di cui ti fidi
Una volta che una ricerca per fonte ha dato prova di sé, le sue corrispondenze certe non richiedono ogni volta una persona. Puoi unire in automatico con una pianificazione i nuovi duplicati di cui sei certo, come le corrispondenze con email identica.
Lascia le ricerche più ampie sugli avvisi, così sai quando si accumulano corrispondenze e decide una persona. Anche le fonti cambiano: un aggiornamento di uno strumento o una nuova mappatura dei campi può cambiare ciò che crea, quindi tieni d'occhio i numeri di ogni ricerca.
Come Dedupely gestisce un CRM alimentato da molte fonti
In Dedupely crei una ricerca per ogni fonte, la filtri per origine del lead o data di creazione e imposti regole su quale valore vince. Una volta testata una ricerca, puoi unire in automatico con una pianificazione le sue corrispondenze certe e ricevere avvisi sul resto. Gli elenchi acquistati si possono pulire come fogli di calcolo prima dell'importazione, come il nostro pagina per i team RevOps mostra.
Molte fonti, un CRM pulito
Un CRM alimentato da ogni strumento dello stack continuerà a ricevere duplicati, perché ogni fonte decide da sola cosa è nuovo. È il costo di sincronizzare tutto, e si può gestire.
Tratta ogni fonte come un flusso a sé: la sua ricerca, la sua finestra di date e le sue regole su cosa può cambiare. I lead acquistati vengono sempre confrontati con i clienti esistenti, e le fonti affidabili girano con una pianificazione.
Domande frequenti
Perché le integrazioni del CRM creano record duplicati?
Ogni integrazione decide se un record esiste confrontando un campo, di solito email o dominio. Quando quel campo manca, ha un altro formato o è salvato altrove, l'integrazione crea un nuovo record. Con molti strumenti collegati, questi errori capitano ogni giorno, e ogni strumento sbaglia a modo suo.
Come trovi i duplicati creati da uno strumento specifico?
Crea una ricerca per quella fonte e restringila con un filtro su un campo come l'origine originale o l'origine del lead. Confronta sui campi che quello strumento compila in modo affidabile. Aggiungi un filtro sulla data di creazione per vedere solo ciò che ha aggiunto dal lancio o dal tuo ultimo controllo.
Come impedisci che i lead acquistati duplichino i contatti esistenti?
Pulisci l'elenco contro sé stesso prima dell'importazione, poi confrontalo con il CRM subito dopo. Filtra sulla data di importazione e confronta sull'email, poi sul nome con l'azienda. Unisci i nuovi lead nei record esistenti, così i clienti mantengono stato e responsabile e nessuno li contatta come prospect.
I dati di arricchimento devono sovrascrivere ciò che hanno inserito i commerciali?
Solo per i campi in cui ti fidi più della fonte di arricchimento che dell'inserimento manuale. Molti team lasciano che l'arricchimento aggiorni qualifiche e dati aziendali, ma mai il responsabile o la fase del ciclo di vita. Decidi campo per campo e imposta regole su quale valore vince prima di unire record di fonti diverse.
Si può automatizzare la deduplicazione degli strumenti sincronizzati?
Sì, per le corrispondenze di cui sei certo. Quando una ricerca per fonte dà risultati stabili e ne hai rifiutato le false corrispondenze, unisci in automatico le sue corrispondenze esatte con una pianificazione. Lascia le ricerche più ampie sugli avvisi, così una persona le rivede prima di qualsiasi unione.
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