TL;DR
- Cada herramienta que escribe en un CRM crea duplicados a su manera reconocible.
- Una búsqueda de duplicados para cada origen es más fácil de probar que una sola búsqueda para todo.
- Filtrar por fecha de creación muestra lo que cada importación o sincronización añadió desde la última revisión.
- Los leads comprados deben compararse con los clientes existentes antes de que nadie los llame.
- Dedupely da a cada fuente su propia búsqueda, filtros y reglas, y fusiona automáticamente las coincidencias seguras.
En muchos equipos de RevOps, el CRM es el centro de todo. Las herramientas de marketing sincronizan leads, el helpdesk sincroniza contactos, las herramientas de enriquecimiento y prospección añaden personas y empresas, y cada mes llegan listas de leads compradas.
Cada una de esas fuentes decide por su cuenta si un registro ya existe. No todas deciden igual, así que el CRM acumula duplicados por todos lados.
En este artículo verás cómo crea duplicados cada tipo de fuente y cómo limpiar un CRM alimentado por todas ellas. Es decir, una búsqueda por fuente, filtros por fecha, reglas sobre lo que puede cambiar cada fuente y cuidado extra con los leads comprados.
Por qué un CRM alimentado por muchas herramientas acumula duplicados
Toda integración necesita una forma de decidir si un registro es nuevo. Muchas comparan un campo, normalmente el email para personas o el dominio para empresas.
Eso funciona hasta que el campo falta, tiene otro formato o se escribe en otro sitio. Entonces la integración crea un registro nuevo, y el CRM ya tiene dos.
Cuantas más fuentes conectas, más de estas decisiones ocurren cada día. Para una visión general de dónde limpiar cada tipo de dato, consulta Deduplicación de CRM entre herramientas.
Cómo suele crear duplicados cada fuente
Las causas varían de un stack a otro. Estos patrones aparecen a menudo.
| Fuente | Cómo suelen formarse los duplicados | Campos que suelen encontrarlos |
|---|---|---|
| Formularios de marketing y herramientas de reserva | Un nombre o correo ligeramente distinto, o una herramienta que crea un registro nuevo en vez de actualizar el existente | Nombre con teléfono o empresa |
| Sincronización del helpdesk | Un cliente escribe desde una segunda dirección | Nombre con empresa o teléfono |
| Herramientas de enriquecimiento y prospección | Registros nuevos en vez de actualizaciones, o nombres con letras acentuadas desordenadas | Nombre con dominio de empresa |
| Apps de llamadas y SMS | Un número cae en otro campo de teléfono, o en otro formato | Teléfono, comparado sin formato |
| Facturación y otros sistemas de negocio | Importaciones periódicas de archivos donde el correo no coincide con el registro existente | Número de cliente o NIF, si se sincroniza |
| Listas compradas y de eventos | Personas que ya están en el CRM, con otro correo u otra forma de escribir la empresa | Correo, y después nombre con empresa |
| Otro CRM o una migración | Registros de un sistema anterior que vuelven a llegar con nombres ligeramente distintos | Nombre con dominio, luego correo |
Los duplicados creados por soporte tienen su propio artículo: cómo crean contactos duplicados las herramientas de helpdesk.
Da a cada fuente su propia búsqueda
Una sola búsqueda que intenta atrapar duplicados de todas las fuentes es difícil de ajustar. Unos criterios lo bastante amplios para datos de enriquecimiento son demasiado amplios para leads de formularios, y una coincidencia falsa es difícil de rastrear.
Crea en su lugar una búsqueda por fuente, con criterios que encajen con los datos que produce esa fuente. Nombra cada búsqueda según su fuente, para que todo el equipo sepa qué cubre.
- Acota cada búsqueda a una fuente con un filtro en un campo como el origen original o el origen del lead.
- Compara por los campos que esa fuente rellena con fiabilidad y deja fuera los que deja en blanco.
- Prueba cada búsqueda con algunos conjuntos que conozcas, de esa fuente, antes de fusionar.
Mantén también una búsqueda general, para los duplicados que abarcan dos fuentes. Un lead de formulario que coincide con un registro de enriquecimiento no pertenece a la búsqueda de ninguna de las dos fuentes.
Usa filtros por fecha de creación para revisar lo que llegó
Las fuentes no envían registros de forma uniforme. Una lista comprada llega en una tarde, mientras que una sincronización añade unos pocos registros por hora.
Un filtro por la fecha de creación permite que cada búsqueda mire solo lo que llegó en un periodo. Encaja con cómo ya trabaja RevOps:
- Después de una importación: filtra por la fecha de importación para ver lo que añadió esa lista.
- Después de activar una nueva integración: filtra desde su fecha de lanzamiento para ver lo que crea.
- En una revisión rutinaria: filtra desde la última revisión, para revisar solo lo nuevo.
Antes de conectar otra herramienta, limpia primero los objetos que lee. Nuestro artículo sobre deduplicar antes de una nueva integración explica qué comprobar antes del lanzamiento.
Decide qué puede cambiar cada fuente
Cuando se fusionan duplicados de orígenes distintos, sus valores compiten. El cargo de una herramienta de enriquecimiento puede ser más reciente que el que tecleó un comercial, o puede estar mal.
Acordad en qué fuentes confiáis para qué campos, y convertidlo en reglas sobre qué valor gana.
| Campo | Una regla habitual |
|---|---|
| Propietario | Nunca un usuario de integración, para que la cuenta quede con una persona real |
| Fuente original | Del registro más antiguo, para que la atribución se quede con el primer contacto |
| Cargo y datos de la empresa | El valor más reciente, si el equipo confía en su fuente de enriquecimiento |
| Teléfono y correo | El más reciente, conservando el otro donde el CRM lo permita |
| Etapa del ciclo de vida | La etapa más avanzada, para que un cliente nunca vuelva a lead |
Qué cuenta como duplicado también depende de cada caso. Dos registros de la misma herramienta de enriquecimiento pueden ser dos personas de la misma empresa.
Trata con especial cuidado los leads comprados
En las listas compradas los duplicados se convierten en errores visibles. Una lista puede incluir personas que ya son leads abiertos, ya están en un negocio o ya son clientes de pago.
Si esos registros entran como leads nuevos, alguien puede prospectar a un cliente o dos comerciales pueden llamar a la misma persona. Revisa cada lista en dos pasos.
- Limpia antes el archivo: elimina las repeticiones dentro de la lista, para que una persona no llegue dos veces.
- Compara con el CRM tras la importación: filtra por la fecha de importación y compara por correo, y luego por nombre con empresa.
Fusiona el lead nuevo con el registro existente, para que el cliente conserve su estado y su propietario. Las listas de eventos y las compradas tienen su propio artículo en cómo las listas de eventos y de compras generan duplicados en el CRM.
Automatiza las fuentes en las que confías
Cuando una búsqueda por fuente ha demostrado su valor, sus coincidencias seguras no necesitan a una persona cada vez. Puedes fusionar automáticamente y de forma programada los duplicados nuevos de los que estés seguro, como las coincidencias de correo exacto.
Deja las búsquedas más amplias con alertas, para enterarte cuando se acumulen coincidencias y que decida una persona. Las fuentes también cambian: una actualización de una herramienta o un nuevo mapeo de campos puede cambiar lo que crea, así que vigila las cifras de cada búsqueda.
Cómo gestiona Dedupely un CRM alimentado por muchas fuentes
En Dedupely creas una búsqueda para cada fuente, la filtras por origen del lead o fecha de creación y defines reglas sobre qué valor gana. Una vez probada una búsqueda, puedes fusionar automáticamente y de forma programada sus coincidencias seguras y recibir alertas del resto. Las listas compradas se pueden limpiar como hojas de cálculo antes de importarlas, como nuestro página para equipos de RevOps muestra.
Muchos orígenes, un CRM limpio
Un CRM alimentado por todas las herramientas del stack seguirá recibiendo duplicados, porque cada origen decide por su cuenta qué es nuevo. Es el coste de sincronizarlo todo, y se puede gestionar.
Trata cada fuente como un flujo propio: su propia búsqueda, su propia ventana de fechas y sus propias reglas sobre lo que puede cambiar. Los leads comprados se comparan siempre con los clientes existentes, y las fuentes de confianza se ejecutan de forma programada.
Preguntas frecuentes
¿Por qué las integraciones del CRM crean registros duplicados?
Cada integración decide si un registro existe comparando un campo, normalmente el correo o el dominio. Cuando ese campo falta, tiene otro formato o se guarda en otro sitio, la integración crea un registro nuevo. Con muchas herramientas conectadas, estos fallos ocurren a diario, y cada herramienta falla a su manera.
¿Cómo encuentras los duplicados creados por una herramienta concreta?
Crea una búsqueda para esa fuente y acótala con un filtro en un campo como el origen original o el origen del lead. Compara por los campos que esa herramienta rellena con fiabilidad. Añade un filtro de fecha de creación para ver solo lo que añadió desde su lanzamiento o tu última revisión.
¿Cómo evitas que los leads comprados dupliquen contactos existentes?
Limpia la lista contra sí misma antes de importarla, y compárala con el CRM justo después. Filtra por la fecha de importación y compara por correo, y luego por nombre con empresa. Fusiona los leads nuevos con los registros existentes, para que los clientes mantengan su estado y su propietario y nadie los prospecte.
¿Deben los datos de enriquecimiento sobrescribir lo que introdujeron los comerciales?
Solo en los campos donde confíes más en la fuente de enriquecimiento que en la introducción manual. Muchos equipos dejan que el enriquecimiento actualice cargos y datos de empresa, pero nunca el propietario ni la etapa del ciclo de vida. Decide campo a campo y fija reglas sobre qué valor gana antes de fusionar registros de fuentes distintas.
¿Se puede automatizar la deduplicación de las herramientas sincronizadas?
Sí, para las coincidencias de las que estés seguro. Cuando una búsqueda por fuente dé resultados estables y hayas rechazado sus coincidencias falsas, fusiona sus coincidencias exactas automáticamente de forma programada. Deja las búsquedas más amplias con alertas, para que una persona las revise antes de fusionar nada.
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