Comment les suffixes d'entreprise comme Inc. et LLC cachent des doublons

Un commercial consigne un appel avec « Fernhill ». La synchro de la finance apporte « Fernhill Logistics, Inc. ». Un formulaire ajoute « FERNHILL LOGISTICS INC » une semaine plus tard. Pour une personne, c'est une seule entreprise. Pour une correspondance exacte sur le nom, ce sont trois.

Les suffixes juridiques sont une raison fréquente pour laquelle les doublons d'entreprises passent inaperçus. Ils changent d'un pays à l'autre, s'écrivent avec ou sans points, et sont parfois omis.

Dans cet article, vous verrez d'où viennent les variantes de suffixes et les plus courantes dans neuf pays. Vous verrez aussi comment comparer les noms d'entreprise pour que les suffixes ne cachent plus de doublons.

Pourquoi les suffixes divisent une entreprise en plusieurs fiches

Le suffixe juridique indique le type de société, comme une société anonyme ou une société à responsabilité limitée. Il fait partie du nom officiel, mais beaucoup de gens l'omettent quand ils tapent.

Cela crée des variantes d'où que viennent les fiches :

• Saisie manuelle : les commerciaux tapent le nom comme ils le prononcent, souvent sans suffixe.
• Formulaires : les gens écrivent le nom de leur entreprise comme ils veulent, avec ou sans suffixe.
• Fournisseurs d'enrichissement et de données : celles-ci ajoutent souvent la raison sociale complète.
• Outils de facturation et de finance : les factures ont besoin du nom juridique, et les fiches synchronisées le portent donc.
• Importations : les listes d'événements ou de fournisseurs suivent le format de leur source.

Même quand tout le monde ajoute le suffixe, il s'écrit différemment. « Inc », « Inc. » et « Incorporated » sont un seul suffixe, tout comme « Ltd » et « Limited ». « S.r.l. », « Srl » et « SRL » sont la même forme italienne.

Suffixes d'entreprise courants par pays

Voici des formes juridiques courantes dans neuf pays, avec les abréviations que vous verrez probablement dans les noms d'entreprise.

Sources : la liste des formes juridiques de la GLEIF, des pages de gouvernements et d'agences commerciales, des guides pays de cabinets d'avocats et des listes de référence. L'orthographe varie, avec ou sans points ni espaces.

Le même suffixe peut aussi signifier des choses différentes selon le pays. « S.A. » existe en Espagne, au Portugal, au Brésil et au Mexique, il en dit donc peu à lui seul sur le lieu d'une entreprise.

Pourquoi la correspondance exacte sur le nom rate ces doublons

Une correspondance exacte compare la valeur entière. « Fernhill GmbH » et « Fernhill » diffèrent d'un mot, donc ils ne correspondent pas, même si la partie qui nomme l'entreprise est identique.

La ponctuation aggrave les choses. « Fernhill, Inc. » avec virgule, « Fernhill Inc » sans point et « FERNHILL INC. » en majuscules peuvent finir en fiches séparées. Ignorer la casse règle le dernier cas, pas les autres.

Les suffixes plus longs ajoutent des mots. « S. de R.L. de C.V. » peut compter cinq éléments, qui pèsent plus qu'un nom d'entreprise court dans une comparaison mot à mot.

Rapprochez le nom et le domaine ensemble

Une approche fiable utilise deux champs. Comparez les noms d'entreprise en ignorant les suffixes, et comparez les domaines des sites par leur racine. Chacun couvre les faiblesses de l'autre.

Comparer les noms par leurs mots, sans les suffixes

Comparez les mots que partagent deux noms, et laissez les suffixes juridiques hors de la comparaison. « Fernhill Inc. », « Fernhill LLC » et « Fernhill » se réduisent alors tous à « Fernhill ».

Commencez votre liste de termes ignorés par les suffixes de vos propres données. D'autres mots courants, comme « Group », « Holding » ou « The », peuvent aussi valoir la peine d'être ignorés. Attention, « Fernhill Group » peut être une entité différente de « Fernhill ».

Ajouter le domaine principal

Le domaine du site web reste souvent identique quelle que soit l'écriture du nom. Comparez-le sur sa racine, sans « www », « https » ni extension pays, pour que fernhill.com et www.fernhill.de concordent.

Pourquoi l'association fonctionne

Une correspondance sur le nom seul peut rapprocher des entreprises différentes aux noms proches. Une correspondance sur le domaine seul peut rapprocher agences ou filiales qui partagent un site web. Quand les deux concordent, vous pouvez être bien plus sûr que les fiches désignent une seule entreprise.

Quand un seul concorde, regardez de plus près avant de fusionner. Une fiche sans domaine peut quand même être un doublon, et un domaine partagé peut appartenir à deux entités distinctes.

Quand un suffixe différent signifie une entreprise différente

Ignorer les suffixes trouve des doublons, mais le suffixe est parfois la seule chose qui distingue deux vraies entreprises. Savoir s'ils comptent comme doublons dépend du cas. Ce qu'une équipe considère comme un doublon, une autre peut ne pas le faire.

• Entités dans différents pays : « Fernhill GmbH » et « Fernhill Inc. » peuvent être les sociétés allemande et américaine d'un même groupe. Une équipe les facture séparément ; une autre y voit un seul client.
• Holdings et sociétés d'exploitation : « Fernhill Holding AG » et « Fernhill AG » peuvent être des entités juridiques distinctes avec des contrats distincts.
• Un changement de forme juridique : une entreprise qui a changé de forme juridique peut apparaître sous ses deux noms. Ici, fusionner est souvent la bonne décision.

Avant de fusionner par-delà les suffixes, décidez ce que votre équipe compte comme une seule entreprise. Si les entités de pays différents restent séparées pour votre équipe, ajoutez le pays à la correspondance.

Regardez au-delà du suffixe

Les suffixes juridiques sont utiles sur une facture et inutiles dans une recherche de doublons. Ils varient selon le pays, l'orthographe et la personne qui a saisi la fiche, et la comparaison exacte des noms continue de rater des entreprises qui sont clairement les mêmes.

Comparer les noms sans leurs suffixes, avec le domaine principal, permet de trouver beaucoup de ces doublons. Décider ce que votre équipe compte comme une seule entreprise règle le reste, surtout quand un suffixe est le seul signe d'une entité distincte.

Questions fréquentes