TL;DR
- A maior causa de duplicados de formulários é uma pessoa enviar com endereços de email diferentes.
- Um novo endereço de email, mesmo com um erro de digitação, pode criar um novo registro de contato.
- Algumas ferramentas de formulários criam um contato novo a cada envio em vez de atualizar um existente.
- Vários formulários conectados a um CRM podem enviar a mesma pessoa em formatos diferentes.
- O Dedupely encontra duplicados de formulários sem correspondência exata de email e os mescla com as suas regras.
Os formulários web são uma das principais vias por onde novos contatos chegam a um CRM. Pedidos de demonstração, assinaturas de newsletter, downloads e inscrições em eventos vão lá parar, muitas vezes sem ninguém olhar primeiro. Isso faz dos formulários uma fonte constante de novos duplicados.
Muitos CRM fazem corresponder os envios de formulários pelo email. Quando a mesma pessoa volta com outro email, ou uma ferramenta de formulários salta essa verificação, o CRM cria um novo contato. Ao longo de meses, uma pessoa pode acabar com vários registros, cada um com parte do seu histórico.
Neste artigo, vai ver as três principais formas como os formulários criam duplicados e qual causa mais. Vai ver também como os encontrar e reduzir.
Como os formulários criam contatos duplicados
As três causas abaixo acontecem, muitas vezes no mesmo CRM. Funcionam de forma diferente, por isso precisam de soluções diferentes.
- Uma pessoa, emails diferentes: a mesma pessoa submete com um endereço que o CRM não conhece.
- Ferramentas de formulários que criam em vez de atualizar: a conexão acrescenta um novo contato a cada vez.
- Vários formulários conectados ao CRM: cada formulário envia os dados à sua maneira.
Se o resultado conta como duplicado depende do caso. O que uma equipe considera duplicado, outra pode não considerar, e os formulários fazem essa pergunta surgir muitas vezes.
Uma pessoa, emails diferentes
É a maior causa que vejo. O email é o campo que muitos CRM e ferramentas de formulários usam para reconhecer um contato, por isso um email novo pode parecer uma pessoa nova.
Um envio com um email conhecido atualiza normalmente o contato existente. Um email diferente, da mesma pessoa, pode criar um segundo.
Emails profissionais e pessoais
Alguém baixa um guia com um endereço pessoal e depois pede uma demonstração pelo trabalho. O CRM agora tem dois contatos com o mesmo nome e nenhum email em comum. Algumas equipes mesclam esses registros e outras os mantêm separados, então combinem primeiro a regra de vocês.
Erros de digitação
Os formulários aceitam o que as pessoas escrevem. Uma letra em falta ou um carácter trocado no email cria um novo contato, muitas vezes um que devolve. O registro real fica para trás com o endereço correto.
Endereços antigos e mudanças de emprego
Alguém que muda de emprego volta com um novo email de trabalho. Se o registro antigo e o novo são duplicados depende de como a sua equipe acompanha pessoas e contas.
Ferramentas de formulários que criam em vez de atualizar
Um formulário integrado ao CRM normalmente sabe procurar um contato existente. Uma ferramenta de formulário conectada de fora depende de como a conexão foi configurada.
Algumas conexões criam um contato novo a cada envio. Outras só atualizam um contato quando o email coincide. Se a conexão usa outra ação, ou o email não chega ao campo de email, cada envio vira um registro novo.
Envios repetidos
As pessoas enviam o mesmo formulário duas vezes quando uma página carrega devagar ou quando voltam uma semana depois. Com uma conexão que só cria, os dois envios viram contatos, mesmo com o mesmo email.
Como o detectar
Procure contatos com o mesmo email criados com minutos ou dias de diferença, a partir da mesma fonte. Esse padrão normalmente aponta para uma conexão que cria em vez de atualizar.
Vários formulários conectados a um CRM
Muitos CRMs recebem formulários de vários lugares: o site, landing pages, ferramentas de eventos, widgets de chat e sites de parceiros. Cada um é configurado separadamente, muitas vezes por pessoas diferentes.
- Um formulário mapeia o email para o campo de email principal, e outro o mapeia para um campo personalizado.
- Um pede o nome completo num campo, e outro separa nome e sobrenome.
- Uma envia o nome da empresa e outra não envia nada sobre a empresa.
O CRM só consegue comparar o que recebe. Quando os formulários enviam a mesma pessoa em formatos diferentes, não percebe que é um só contato.
Formas curtas e longas
Um formulário de newsletter pode pedir só um email, enquanto um formulário de demo pede nome, telefone e empresa. Se a pessoa usou um email pessoal no formulário curto, os dois registros podem não compartilhar nada.
Alguns desses pares não podem ser comprovados pelos dados. Quando nada nos registros os vincula, deixe-os separados até um novo envio ou uma conversa comprovar o vínculo.
Submissões de spam e bots
Bots e spammers também preenchem formulários. Cada envio pode criar um contato com um nome falso ou um email descartável, e alguns bots enviam os mesmos dados vezes sem conta.
Estes contatos de lixo podem coincidir entre si nas pesquisas de duplicados e acrescentam ruído a cada revisão. Alguns até reutilizam o email de uma pessoa real, por isso podem acabar num contato real.
Uma proteção antispam no formulário, como um CAPTCHA ou um campo oculto que os bots preenchem, elimina muitos. Apague os contatos lixo que encontrar, porque não têm nada que valha a pena manter.
Como encontrar duplicados de formulários
Comece pelos óbvios: contatos com o mesmo email. Depois procure os padrões que os formulários criam quando o email é diferente.
| Padrão | Campos a comparar | Cuidado com |
|---|---|---|
| Envios repetidos | Email exato | Caixas compartilhadas como info@ ou sales@ |
| Erros de digitação no email | Email semelhante, mais nome | Duas pessoas cujos emails diferem numa letra |
| Emails profissionais e pessoais | Nome mais telefone, ou nome mais empresa | Nomes comuns em grandes empresas |
| Mudanças de emprego | Nome mais telefone ou URL do LinkedIn | Equipes que mantêm os registros antigos com a empresa antiga |
| Mapeamentos de formulário diferentes | Email nos campos de email principal e personalizados | Campos personalizados usados para outra coisa |
Revise as correspondências por nome antes de mesclá-las. As pessoas digitam seus próprios dados nos formulários. Duas pessoas podem ter o mesmo nome, e uma mesma pessoa pode escrevê-lo de três formas diferentes.
Como reduzir os duplicados de formulários
Não precisa de parar os formulários para limpar o que deixam. Algumas verificações fazem cada fonte criar menos duplicados.
- Mapeie todos os formulários para o mesmo campo de email. Um só campo de email significa um só lugar para o CRM fazer a correspondência.
- Verifique a ação de cada conexão. Onde a sua ferramenta de formulários o permitir, atualize um contato quando o email corresponder.
- Mantenha os campos dos formulários coerentes. Use os mesmos campos de nome, telefone e empresa em todos os formulários.
- Mantenha uma lista de todos os formulários conectados ao CRM. Quando surge um novo padrão de duplicados, a lista mostra de onde veio.
Mesmo com tudo isto, as pessoas vão continuar a usar mais de um email. Esses duplicados precisam de fazendo corresponder por outros campos depois de chegarem.
Como o Dedupely apanha duplicados de formulários que não compartilham um email
No Dedupely, você cria pesquisas de duplicados que comparam nome, telefone e empresa além do email, e pegam pequenas diferenças de escrita nos endereços de email. Você define qual valor ganha, visualiza a prévia de cada mesclagem e envia grupos duvidosos para revisão ou rejeita correspondências falsas. Com as regras testadas, você pode mesclar automaticamente, de forma agendada, os novos duplicados de que tem certeza, como correspondências exatas de email.
Os formulários vão continuar a enviar duplicados, por isso prepare-se
Os formulários criam duplicados de três formas principais. As pessoas usam emails diferentes, as conexões criam em vez de atualizar, e vários formulários enviam dados em formatos diferentes. A primeira é a maior, e nenhuma configuração do formulário a impede totalmente.
Mapeamentos consistentes, conexões que atualizam na correspondência e proteção contra spam reduzem o que os formulários criam. Fazer a correspondência por nome, telefone e empresa pega o resto, desde que sua equipe concorde sobre o que conta como duplicado.
Perguntas frequentes
Porque é que os envios de formulários criam contatos duplicados?
Normalmente porque a pessoa usou um email que o CRM não conhece, como um endereço pessoal ou um erro de digitação. Os duplicados também vêm de conexões de formulário que criam um contato novo a cada envio, e de vários formulários que mapeiam os dados de forma diferente. O CRM só consegue fazer a correspondência com o que cada formulário envia.
Como impeço que os formulários criem contatos duplicados?
Mapeie todos os formulários para o mesmo campo de email e mantenha consistentes os campos de nome, telefone e empresa. Configure as conexões para atualizarem um contato quando o email coincidir. As pessoas continuam usando mais de um email, por isso faça a correspondência por outros campos depois que os envios chegarem.
Um CRM atualiza um contato existente quando um formulário é submetido?
Muitas vezes, quando o email coincide: formulários integrados a um CRM normalmente atualizam o contato com esse email. Formulários conectados a partir de outras ferramentas dependem da conexão, já que alguns atualizam quando o email coincide e outros criam um novo contato toda vez. Um email diferente normalmente cria um novo contato.
Como encontro contatos duplicados com emails diferentes?
Compare outros campos: nome mais telefone, nome mais empresa ou nome mais URL do LinkedIn. Use uma opção de correspondência aproximada no email para pegar erros de digitação. Revise essas correspondências antes de mesclar, porque duas pessoas diferentes podem ter o mesmo nome, e algumas equipes mantêm de propósito separados os registros de trabalho e pessoais.
Os envios de formulários de spam podem criar contatos duplicados?
Sim: os bots podem submeter os mesmos dados falsos muitas vezes, e cada submissão pode tornar-se um contato. Estes registros lixo correspondem entre si nas pesquisas de duplicados e por vezes reutilizam o email de uma pessoa real. A proteção contra spam no formulário, como um CAPTCHA, corta muitos deles, e os contatos lixo costumam ficar melhor eliminados do que mesclados.
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