TL;DR
- La causa principale dei duplicati dei moduli è una persona che invia con indirizzi email diversi.
- Un nuovo indirizzo email, anche con un refuso, può creare un nuovo record di contatto.
- Alcuni strumenti per moduli creano un nuovo contatto a ogni invio invece di aggiornarne uno.
- Più moduli collegati a un CRM possono inviare la stessa persona in forme diverse.
- Dedupely trova i duplicati dei moduli senza corrispondenza esatta dell'email e li unisce con le tue regole.
I moduli web sono una delle vie principali con cui nuovi contatti arrivano in un CRM. Richieste di demo, iscrizioni alla newsletter, download e registrazioni agli eventi finiscono lì, spesso senza che nessuno li guardi prima. Questo rende i moduli una fonte costante di nuovi duplicati.
Molti CRM abbinano gli invii dei moduli per email. Quando la stessa persona torna con un'altra email, o uno strumento di moduli salta quel controllo, il CRM crea un nuovo contatto. Nel giro di mesi, una persona può ritrovarsi con diversi record, ognuno con una parte del suo storico.
In questo articolo vedrai i tre modi principali in cui i moduli creano duplicati e quale ne causa di più. Vedrai anche come trovarli e ridurli.
Come i moduli creano contatti duplicati
Tutte e tre le cause qui sotto si verificano, spesso nello stesso CRM. Funzionano in modo diverso, quindi richiedono soluzioni diverse.
- Una persona, email diverse: la stessa persona invia con un indirizzo che il CRM non ha mai visto.
- Strumenti per moduli che creano invece di aggiornare: il collegamento aggiunge un nuovo contatto ogni volta.
- Più moduli collegati al CRM: ogni modulo invia i dati a modo suo.
Se il risultato conta come duplicato dipende dal caso. Ciò che un team considera un duplicato, un altro potrebbe non farlo, e i moduli fanno emergere spesso questa domanda.
Una persona, email diverse
È la causa principale che vedo. L'email è il campo che molti CRM e strumenti per moduli usano per riconoscere un contatto, quindi una nuova email può sembrare una nuova persona.
Un invio con un'email nota di solito aggiorna il contatto esistente. Un'email diversa, della stessa persona, può crearne un secondo.
Email di lavoro e personali
Qualcuno scarica una guida con un indirizzo personale, poi chiede una demo dal lavoro. Il CRM ha ora due contatti con lo stesso nome e nessuna email in comune. Alcuni team uniscono questi record e altri li tengono separati, quindi concordate prima la vostra regola.
Refusi
I moduli accettano ciò che le persone scrivono. Una lettera mancante o un carattere scambiato nell'email crea un nuovo contatto, spesso uno che rimbalza. Il record reale resta indietro con l'indirizzo corretto.
Vecchi indirizzi e cambi di lavoro
Chi cambia lavoro torna con una nuova email di lavoro. Se il vecchio e il nuovo record sono duplicati dipende da come il tuo team segue persone e account.
Strumenti di moduli che creano invece di aggiornare
Un modulo integrato nel CRM di solito sa cercare un contatto esistente. Uno strumento per moduli collegato dall'esterno dipende da come è stata configurata la connessione.
Alcuni collegamenti creano un nuovo contatto a ogni invio. Altri aggiornano un contatto solo quando l'email coincide. Se il collegamento usa un'altra azione, o l'email non arriva nel campo email, ogni invio diventa un nuovo record.
Invii ripetuti
Le persone inviano lo stesso modulo due volte quando una pagina carica lentamente o quando tornano una settimana dopo. Con una connessione che si limita a creare, entrambi gli invii diventano contatti, anche con la stessa email.
Come riconoscerlo
Cerca contatti con la stessa email creati a minuti o giorni di distanza, dalla stessa fonte. Quello schema di solito indica una connessione che crea invece di aggiornare.
Più moduli collegati a un CRM
Molti CRM ricevono moduli da molti posti: il sito, le landing page, gli strumenti per eventi, i widget di chat e i siti dei partner. Ognuno viene configurato a parte, spesso da persone diverse.
- Un modulo mappa l'email sul campo email principale, un altro su un campo personalizzato.
- Uno chiede il nome completo in un campo, un altro separa nome e cognome.
- Una invia il nome dell'azienda, un'altra non invia nulla sull'azienda.
Il CRM può confrontare solo ciò che riceve. Quando i moduli inviano la stessa persona in forme diverse, non capisce che è un solo contatto.
Forme brevi e forme lunghe
Un modulo per la newsletter può chiedere solo l'email, mentre uno per la demo chiede nome, telefono e azienda. Se la persona ha usato un'email personale nel modulo breve, i due record possono non avere nulla in comune.
Alcune di queste coppie non si possono dimostrare con i dati. Quando nulla nei record le collega, lasciale separate finché un invio successivo o una conversazione non lo fa.
Invii di spam e bot
Anche bot e spammer compilano i moduli. Ogni invio può creare un contatto con un nome falso o un'email usa e getta, e alcuni bot inviano gli stessi dati più e più volte.
Questi contatti spazzatura possono corrispondere tra loro nelle ricerche di duplicati e aggiungono rumore a ogni revisione. Alcuni riusano persino l'email di una persona reale, quindi possono finire su un contatto vero.
Una protezione antispam sul modulo, come un CAPTCHA o un campo nascosto che i bot compilano, ne blocca molti. Elimina i contatti spazzatura che trovi, perché non contengono nulla che valga la pena tenere.
Come trovare i duplicati dai moduli
Parti da quelli evidenti: contatti con la stessa email. Poi cerca gli schemi che creano i moduli quando l'email è diversa.
| Schema | Campi da confrontare | Fai attenzione a |
|---|---|---|
| Invii ripetuti | Email esatta | Caselle condivise come info@ o sales@ |
| Refusi nell'email | Email simile, più nome | Due persone le cui email differiscono di una lettera |
| Email di lavoro e personali | Nome più telefono, o nome più azienda | Nomi comuni nelle grandi aziende |
| Cambi di lavoro | Nome più telefono o URL di LinkedIn | Team che lasciano i vecchi record con la vecchia azienda |
| Mappature dei moduli diverse | Email nei campi email principale e personalizzati | Campi personalizzati usati per altro |
Rivedi le corrispondenze sul nome prima di unirle. Le persone scrivono da sole i propri dati nei moduli. Due persone possono inserire lo stesso nome, e una persona può scriverlo in tre modi diversi.
Come ridurre i duplicati dei moduli
Non serve fermare i moduli per fare pulizia dopo. Pochi controlli fanno sì che ogni fonte crei meno duplicati.
- Mappa ogni modulo sullo stesso campo email. Un solo campo email significa un solo punto in cui il CRM confronta.
- Controlla l'azione di ogni connessione. Se lo strumento di moduli lo consente, aggiorna un contatto quando l'email corrisponde.
- Mantieni coerenti i campi dei moduli. Usa gli stessi campi nome, telefono e azienda in tutti i moduli.
- Tieni un elenco di ogni modulo collegato al CRM. Quando compare un nuovo schema di duplicati, l'elenco mostra da dove arriva.
Anche con tutto questo, le persone continueranno a usare più di un'email. Questi duplicati hanno bisogno di confrontando altri campi dopo il loro arrivo.
Come Dedupely intercetta i duplicati dei moduli che non condividono un'email
In Dedupely crei ricerche di duplicati che confrontano nome, telefono e azienda oltre all'email, e colgono piccole differenze di scrittura negli indirizzi. Stabilisci quale valore vince, vedi l'anteprima di ogni unione e mandi i gruppi incerti in revisione o rifiuti le false corrispondenze. Testate le regole, puoi unire automaticamente in modo pianificato i nuovi duplicati certi, come le corrispondenze email esatte.
I moduli continueranno a mandare duplicati, quindi pianifica
I moduli creano duplicati in tre modi principali. Le persone usano email diverse, le connessioni creano invece di aggiornare, e più moduli inviano dati in forme diverse. Il primo è il più grande, e nessuna impostazione del modulo lo impedisce del tutto.
Mappature coerenti, connessioni che aggiornano in caso di corrispondenza e protezione antispam riducono ciò che creano i moduli. Confrontare nome, telefono e azienda intercetta il resto, purché il team concordi su cosa conta come duplicato.
Domande frequenti
Perché gli invii dei moduli creano contatti duplicati?
Di solito perché la persona ha usato un'email che il CRM non conosce, come un indirizzo personale o un refuso. I duplicati arrivano anche da collegamenti dei moduli che creano un nuovo contatto a ogni invio, e da più moduli che mappano i dati in modo diverso. Il CRM può confrontare solo ciò che invia ogni modulo.
Come evito che i moduli creino contatti duplicati?
Mappa ogni modulo sullo stesso campo email e mantieni coerenti i campi nome, telefono e azienda. Imposta le connessioni perché aggiornino un contatto quando l'email corrisponde. Le persone usano comunque più di un'email, quindi confronta su altri campi dopo l'arrivo degli invii.
Un CRM aggiorna un contatto esistente quando viene inviato un modulo?
Spesso, quando l'email corrisponde: i moduli integrati in un CRM di solito aggiornano il contatto con quell'email. I moduli collegati da altri strumenti dipendono dalla connessione, perché alcuni aggiornano se l'email corrisponde e altri creano ogni volta un nuovo contatto. Un'email diversa di solito crea un nuovo contatto.
Come trovo i contatti duplicati con email diverse?
Confronta altri campi: nome più telefono, nome più azienda o nome più URL di LinkedIn. Usa un'opzione di corrispondenza simile sull'email per intercettare i refusi. Rivedi queste corrispondenze prima di unire, perché due persone diverse possono avere lo stesso nome, e alcuni team tengono separati di proposito i record di lavoro e personali.
Gli invii di moduli spam possono creare contatti duplicati?
Sì: i bot possono inviare gli stessi dati falsi molte volte, e ogni invio può diventare un contatto. Questi record spazzatura corrispondono tra loro nelle ricerche di duplicati e a volte riutilizzano l'email di una persona reale. La protezione antispam sul modulo, come un CAPTCHA, ne blocca molti, e i contatti spazzatura di solito è meglio eliminarli che unirli.
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