Perché corrispondenza e unione sono decisioni separate

"Deduplica e unisci" sembra un unico passaggio. In pratica sono due decisioni: quali record sono uguali e come deve apparire il record finale.

Quando i team li trattano come una cosa sola, i problemi sono difficili da rintracciare. Un responsabile sbagliato dopo un'unione viene attribuito all'abbinamento, oppure un buon abbinamento viene respinto perché il record unito sembrava errato.

In questo articolo vedrai cosa controlla ciascuna decisione, cosa significa "merge/purge" e cosa va storto quando le due si confondono. Vedrai anche come testare ciascuna da sola prima di unire in blocco.

La corrispondenza trova il gruppo, l'unione decide il risultato

La corrispondenza confronta i record e raggruppa in un insieme quelli che ritieni duplicati. Risponde a una domanda: si tratta dello stesso cliente, della stessa azienda o della stessa trattativa?

L'unione trasforma un insieme in un unico record. Risponde a una domanda diversa: quale dato dovrebbe conservare quel record?

Cosa significa "merge/purge"

Merge/purge è un termine più datato, nato con le liste di distribuzione. I team univano le liste, individuavano i record che rimandavano alla stessa persona o allo stesso indirizzo e ne conservavano uno solo.

L'idea vale anche per i CRM. L'abbinamento trova i duplicati, l'unione li combina in un unico record e la purga è la rimozione dei record in più.

In un CRM, l'eliminazione avviene durante l'unione. I record in più vengono eliminati o archiviati, a seconda del CRM, e la loro attività e le associazioni di solito passano al record sopravvissuto.

La decisione di corrispondenza

La corrispondenza si basa sulle prove. Si scelgono i campi che identificano un record, come l'email per i contatti o il dominio per le aziende, e si decide quanto rigorosamente ciascuno deve corrispondere.

Cosa conta come duplicato dipende dal caso. Ciò che un team considera duplicato, un altro potrebbe non considerarlo, come due filiali che condividono un dominio. Per questo gli stessi record possono richiedere criteri diversi in CRM diversi.

I nostri articoli su come funziona la corrispondenza dei duplicati e quali campi confrontare descrivono in dettaglio i tipi di corrispondenza e i campi.

La decisione sull'unione

L'unione riguarda il risultato. Una volta riconosciuto che i record appartengono insieme, devi ancora decidere cosa sopravvive.

Quale record sopravvive

Un record del gruppo diventa quello principale. Le scelte più comuni sono il record più vecchio, il più recente, l'ultimo aggiornato o quello con più dati.

La scelta conta perché il record principale spesso mantiene di default il proprio ID e alcuni valori. In alcuni CRM, un'unione crea invece un nuovo ID record.

Quale valore prevale in ogni campo

Ogni campo può seguire una regola propria. Il numero di telefono potrebbe provenire dal record più recente, il proprietario dal più vecchio e la fase del ciclo di vita da quello più avanzato.

I campi con più valori, come i tag, possono talvolta combinare i valori di ogni record. I campi a valore singolo richiedono un solo valore prevalente.

Cosa succede ai record collegati

Attività, trattative e altre associazioni di solito passano al record che resta. Verifica come il CRM le gestisce, perché spesso è ciò che si trascura di più quando un'unione va storta. Il nostro articolo su unire i record CRM senza perdere dati approfondisce.

Cosa va storto quando le due cose si confondono

Molti errori di pulizia derivano dall'usare una stessa decisione per risolvere l'altro problema. Tre ricorrono spesso.

Dare la colpa al matching per un merge sbagliato

Due record della stessa azienda si uniscono e l'account finisce con il proprietario sbagliato. La corrispondenza era corretta. Era sbagliata la regola sul proprietario.

Rendere più stretta la corrispondenza qui nasconderebbe duplicati reali. Correggere la regola sul proprietario risolve il problema per ogni futura unione.

Rifiutare corrispondenze valide

Quando un record unito sembra sbagliato, viene la tentazione di rifiutare quel tipo di corrispondenza. Ma una corrispondenza rifiutata resta esclusa dalle ricerche future e i duplicati restano nel CRM.

Rifiuta una corrispondenza solo quando sei certo che i record non siano duplicati. Se il problema è nel risultato, modifica invece le regole di unione.

Trattare ogni corrispondenza allo stesso modo

Una corrispondenza esatta sull'email e una su nomi simili non sono ugualmente certe. Possono condividere le regole di merge, ma meritano una gestione diversa.

Unisci in blocco i duplicati evidenti, come le corrispondenze esatte su email o dominio. Invia le corrispondenze meno precise alla revisione, dove qualcuno verifica ogni set prima dell'unione.

Verifica ogni decisione singolarmente

Verifica prima la corrispondenza. Leggi un campione di gruppi abbinati e poni una domanda: sono lo stesso record? Modifica i criteri finché la risposta non è sì per i gruppi che uniresti.

Poi testa l'unione. Visualizza in anteprima il risultato su un campione, inclusi alcuni casi limite, e verifica i campi più importanti, come proprietario, fase e opt-out dell'email.

Una volta verificati entrambi, puoi unire in blocco. Quando le regole sono testate, puoi unire automaticamente, secondo una pianificazione, i nuovi duplicati di cui sei certo, come le corrispondenze esatte di email.

Due decisioni, un solo record pulito

Abbinamento e unione rispondono a domande diverse. L'abbinamento stabilisce se due record sono lo stesso; l'unione decide cosa conserva il record finale. Merge/purge è il nome più datato per entrambe, più l'eliminazione dei doppioni.

Tenere separate le decisioni rende i problemi più facili da correggere. Un gruppo sbagliato richiede di cambiare i criteri, e un valore sbagliato richiede di cambiare la regola di unione. Testa ciascuno su un campione, e le unioni in blocco diventano molto meno rischiose.

Domande frequenti