Résumé
- La correspondance détermine quels enregistrements sont des doublons et doivent appartenir au même ensemble.
- La fusion détermine quelle fiche subsiste et quelle valeur l'emporte dans chaque champ.
- Une bonne correspondance peut tout de même produire une mauvaise fusion si les règles de fusion sont erronées.
- Merge/purge est un ancien terme désignant la recherche de fiches en double, leur fusion et la suppression des doublons restants.
- Dedupely vous permet de décider séparément ce qui correspond et quelles valeurs prévalent, puis de prévisualiser chaque fusion.
« Dédoublonner et fusionner » semble une seule étape. En pratique, ce sont deux décisions : quels enregistrements sont identiques, et à quoi doit ressembler l'enregistrement final.
Quand les équipes les traitent comme une seule chose, les problèmes sont difficiles à tracer. Un mauvais responsable après une fusion est imputé à la correspondance, ou une bonne correspondance est rejetée parce que la fiche fusionnée semblait fausse.
Dans cet article, vous verrez ce que contrôle chaque décision, ce que signifie « merge/purge » et ce qui va mal quand les deux se confondent. Vous verrez aussi comment tester chacune séparément avant de fusionner en masse.
La correspondance identifie l'ensemble, la fusion décide du résultat
La correspondance compare les fiches et regroupe dans un ensemble celles que vous jugez être des doublons. Elle répond à une seule question : s'agit-il du même client, de la même entreprise ou de la même affaire ?
Fusionner transforme un ensemble en une seule fiche. Cela répond à une autre question : que doit conserver cette fiche ?
| Correspondance | Fusion | |
|---|---|---|
| La question | Ces fiches sont-elles les mêmes ? | Que doit conserver l'enregistrement final ? |
| Ce que vous décidez | Quels champs comparer et avec quel niveau de rigueur | Quelle fiche est conservée et quelle valeur l'emporte dans chaque champ |
| Ce qui change dans le CRM | Rien, tant que vous ne fusionnez pas | Les enregistrements sont combinés et les doublons restants sont supprimés |
| En cas de problème | Des fiches distinctes sont regroupées, ou de vrais doublons échappent à la détection | Les bons enregistrements se combinent, mais ce sont les mauvaises valeurs qui survivent |
| Comment vous le testez | Lisez un échantillon d'ensembles de correspondances | Prévisualisez le résultat fusionné d'un échantillon |
Ce que signifie « merge/purge »
Merge/purge est un terme plus ancien issu du marketing direct. Les équipes combinaient des listes, repéraient les fiches renvoyant à la même personne ou adresse, et n'en conservaient qu'une.
L'idée s'applique aux CRM. Le rapprochement repère les doublons, la fusion les regroupe en une seule fiche, et la purge consiste à supprimer les fiches en trop.
Dans un CRM, la purge se fait dans le cadre de la fusion. Les enregistrements en trop sont supprimés ou archivés selon le CRM, et leur activité et leurs liens sont en général transférés à l'enregistrement conservé.
La décision de correspondance
La correspondance repose sur des preuves. Vous choisissez les champs qui identifient une fiche, comme l'e-mail pour les contacts ou le domaine pour les entreprises, et décidez du degré de rigueur de chaque correspondance.
La définition d'un doublon dépend du cas. Ce qu'une équipe considère comme un doublon, une autre peut ne pas le considérer ainsi, comme deux agences partageant un même domaine. C'est pourquoi les mêmes fiches peuvent exiger des critères différents selon les CRM.
Nos articles sur fonctionnement de la correspondance des doublons et sur quels champs effectuer le rapprochement détaillent les types de correspondance et les champs.
La décision de fusion
La fusion porte sur le résultat. Une fois que des enregistrements sont reconnus comme identiques, il reste à décider ce qui survit.
Quel enregistrement survit
Une fiche de l'ensemble devient la fiche principale. Les choix courants sont la plus ancienne, la plus récente, la dernière mise à jour ou celle qui contient le plus de données.
Le choix compte, car l'enregistrement principal conserve souvent son identifiant et certaines de ses valeurs par défaut. Dans certains CRM, une fusion crée à la place un nouvel identifiant d'enregistrement.
Quelle valeur est retenue dans chaque champ
Chaque champ peut suivre sa propre règle. Le téléphone peut provenir de la fiche la plus récente, le responsable de la plus ancienne et l'étape du cycle de vie de la plus avancée.
Les champs qui contiennent plusieurs valeurs, comme les étiquettes, peuvent parfois combiner les valeurs de chaque fiche. Les champs à valeur unique ont besoin d'un seul gagnant.
Ce qui advient des fiches liées
Les activités, opportunités et autres associations sont généralement transférées vers la fiche conservée. Vérifiez comment votre CRM les gère, car c'est souvent ce qu'on oublie le plus quand une fusion tourne mal. Notre article sur fusionner des enregistrements CRM sans perdre de données va plus loin.
Ce qui se passe quand les deux se confondent
Beaucoup d'erreurs de nettoyage viennent de l'emploi d'une même décision pour résoudre l'autre problème. Trois reviennent souvent.
Imputer une mauvaise fusion au rapprochement
Deux fiches d'une même entreprise sont fusionnées, et le compte se retrouve avec le mauvais propriétaire. La correspondance était juste. La règle de propriété, elle, était fausse.
Resserrer la correspondance ici masquerait de vrais doublons. Corriger la règle sur le responsable règle le problème pour toutes les fusions à venir.
Rejeter de bonnes correspondances
Quand un enregistrement fusionné semble incorrect, la tentation est de rejeter ce type de correspondance. Mais une correspondance rejetée reste exclue des recherches futures, et les doublons restent dans le CRM.
Ne rejetez une correspondance que si vous êtes certain que les enregistrements ne sont pas des doublons. Si le problème vient du résultat, modifiez plutôt les règles de fusion.
Traiter toutes les correspondances de la même façon
Une correspondance exacte d'e-mail et une correspondance sur des noms proches n'offrent pas la même certitude. Elles peuvent partager les mêmes règles de fusion, mais méritent un traitement différent.
Fusionnez en masse les doublons évidents, comme les correspondances exactes sur l'e-mail ou le domaine. Envoyez les correspondances plus lâches en révision, où quelqu'un vérifie chaque jeu avant fusion.
Testez chaque décision séparément
Testez d'abord la correspondance. Lisez un échantillon d'ensembles rapprochés et posez une question : s'agit-il de la même fiche ? Ajustez les critères jusqu'à obtenir oui pour les ensembles que vous fusionneriez.
Testez ensuite la fusion. Prévisualisez le résultat sur un échantillon, y compris quelques cas limites, et vérifiez les champs les plus importants, comme le propriétaire, l'étape et le désabonnement e-mail.
Une fois que les deux tiennent la route, vous pouvez fusionner en masse. Une fois vos règles testées, les nouveaux doublons certains, comme les correspondances exactes d'e-mail, peuvent être fusionnés automatiquement selon un planning.
Comment Dedupely sépare la correspondance et la fusion
Dans Dedupely, créez des recherches pour trouver les correspondances potentielles et définissez des règles de fusion pour choisir les valeurs à conserver. Confirmez l'identité, prévisualisez le résultat et envoyez les cas incertains en revue. Vérifiez les activités, associations et exceptions prises en charge par votre connecteur : les règles de champs ne suffisent pas à garantir le transfert de toutes les données liées.
Deux décisions, une fiche propre
La correspondance et la fusion répondent à des questions différentes. La correspondance détermine si deux fiches sont identiques ; la fusion détermine ce que la fiche finale conserve. Merge/purge est l'ancien nom des deux, auquel s'ajoute la suppression des doublons restants.
Séparer les décisions facilite la correction. Un mauvais groupe implique de modifier les critères, et une mauvaise valeur implique de modifier la règle de fusion. Testez chacune sur un échantillon, et les fusions en masse deviennent bien moins risquées.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre la correspondance et la fusion ?
Le rapprochement détermine quels enregistrements sont des doublons en comparant des champs comme l'e-mail, le domaine ou le nom, et les regroupe en ensemble. La fusion transforme cet ensemble en un seul enregistrement, en décidant lequel survit et quelle valeur l'emporte pour chaque champ. Le rapprochement ne modifie rien dans le CRM tant que vous n'avez pas fusionné.
Que signifie merge/purge ?
Fusion/purge est un terme plus ancien issu des listes de diffusion. Il désigne le regroupement de listes, la recherche d'enregistrements renvoyant à la même personne ou adresse, leur fusion et la suppression des doublons restants. Dans un CRM, la même démarche consiste à rapprocher les doublons, fusionner chaque ensemble en une seule fiche et supprimer les fiches en trop.
Que signifient dédoublonnage et fusion ?
Il s'agit de repérer les fiches en double et de regrouper chaque ensemble en une seule. La déduplication couvre tout le processus, de l'identification des fiches qui désignent le même client jusqu'à leur fusion. L'étape de fusion décide quelle fiche survit et quelles valeurs elle conserve, afin d'obtenir une fiche unique par client.
Peut-on repérer les doublons sans les fusionner ?
Oui. La correspondance ne fait que regrouper les fiches en ensembles, afin de les examiner, de les compter ou de les envoyer en revue sans rien modifier. Commencer par la correspondance est un bon moyen de mesurer le nombre de doublons, puis de décider quels ensembles fusionner, réviser ou rejeter.
Quelle fiche doit subsister après une fusion ?
Cela dépend de vos données. Les choix courants sont la plus ancienne fiche, la plus récente, celle mise à jour en dernier ou celle qui contient le plus de données. Conserver la fiche la plus ancienne peut préserver son identifiant, selon le CRM. Choisissez ensuite la valeur retenue champ par champ.
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