Résumé
- Un nettoyage de CRM commence par les données héritées, en partant des correspondances exactes sur l'e-mail ou le domaine.
- Les doublons récurrents dont vous êtes sûr peuvent être fusionnés automatiquement selon une planification.
- Les équipes aux sources régulières de nouvelles fiches cherchent les doublons en continu ou chaque semaine.
- Avec peu de nouvelles données et peu de nouveaux outils, des vérifications tous les quelques mois ou chaque année peuvent suffire.
- Dedupely affiche un aperçu de chaque fusion d'un nettoyage et envoie par défaut un rapport hebdomadaire des doublons.
« À quelle fréquence faut-il dédoublonner ? » surgit en général après un premier nettoyage. L'arriéré a disparu, et quelques semaines plus tard de nouveaux doublons recommencent à apparaître.
Aucun rythme ne convient à tous les CRM. Un CRM qui reçoit des milliers de formulaires et d'imports par mois demande plus d'attention qu'un CRM alimenté à la main.
La réponse que je donne le plus souvent a trois parties. Nettoyez une fois les données héritées, fusionnez automatiquement les doublons récurrents et vérifiez à un rythme adapté à vos sources et à votre volume. Dans cet article, vous verrez ce que chaque partie implique, comment choisir un rythme d'audit et ce qui doit déclencher une vérification de plus.
Pourquoi il n'y a pas de fréquence idéale unique
La fréquence des doublons dépend de l'origine de vos fiches. Formulaires, imports de listes, les intégrations, les synchronisations et la saisie manuelle ajoutent chacune des doublons à leur propre rythme.
Cela dépend aussi de ce que votre équipe considère comme un doublon. Une équipe fusionne deux contacts du même nom dans la même entreprise, une autre les garde séparés. Votre définition détermine ce qu'il y a à trouver à chaque fois.
La vraie question est donc : quelle source, et en quel volume. Les trois parties ci-dessous y répondent pour de nombreux CRM.
Partie 1 : nettoyer une fois les données historiques
Les données héritées, c'est tout ce qui est déjà dans le CRM : anciens imports, fiches migrées et des années de saisie manuelle. C'est en général le plus gros groupe de doublons, donc le premier nettoyage est le plus important.
Commencez par les doublons évidents
Commencez par les correspondances exactes sur les champs qui identifient chaque fiche, comme l'e-mail pour les contacts et le domaine pour les entreprises. Ce sont les plus faciles à confirmer, et généralement la plus grosse part de l'arriéré.
Passez ensuite à des combinaisons moins sûres, comme nom et entreprise ou nom et pays. Envoyez en revue les correspondances incertaines avant que quiconque ne les fusionne.
Savoir d'abord ce qu'est un doublon dans votre CRM
Avant le nettoyage, regardez où vos fiches se recoupent et ce qui rend deux fiches identiques. Vous pourrez alors choisir les champs à comparer et leur degré de rigueur.
Vous saurez aussi à quoi doit ressembler l'enregistrement fusionné : quel propriétaire reste, quel numéro l'emporte et quelle étape du cycle de vie est conservée. Ces décisions se retrouvent dans les deux parties suivantes.
Partie 2 : Fusionner automatiquement les doublons récurrents
Les doublons récurrents viennent des sources qui ajoutent sans cesse des fiches. Une fois ces sources connues, les règles qui ont nettoyé l'arriéré peuvent fusionner automatiquement les nouveaux doublons selon une planification.
La fréquence à laquelle chaque source crée des doublons varie. Ce tableau montre des schémas courants et la conduite à tenir pour chacun.
| Source | Schéma courant | Que faire |
|---|---|---|
| Formulaires web | Régulier, avec la même personne sous un autre e-mail | Fusionner automatiquement les correspondances exactes d'e-mail ; examiner celles sur le nom |
| Imports de listes | Par vagues, juste après chaque événement ou liste achetée | Vérifiez le fichier avant l'import, puis cherchez les doublons après |
| Intégrations et synchronisations | Régulier, ou des pics soudains quand un mapping change | Fusionner automatiquement les schémas connus ; surveiller les pics |
| Saisie manuelle | Lent, avec fautes de frappe et variantes de nom | Repérez-les lors de l'audit régulier |
| Migrations et acquisitions | Une seule grosse vague | Traitez-le comme un nouveau nettoyage de données héritées |
N'automatisez que ce dont vous êtes sûr
La fusion automatique fonctionne mieux pour les doublons que vous fusionneriez sans regarder, comme deux contacts avec le même e-mail. Plus il y a de champs concordants, plus l'automatisation est sûre.
Gardez en relecture les schémas moins sûrs. L'automatisation gère le volume, les personnes les cas limites.
Les imports de listes font exception : ils arrivent par vagues, il est donc plus facile de les vérifier par rapport au CRM avant leur arrivée.
Partie 3 : vérifier à intervalles réguliers
L'automatisation couvre les schémas que vous connaissez déjà. Un contrôle régulier trouve ceux que vous ne connaissez pas encore : un nouvel outil qui crée des fiches, un mapping de formulaire modifié ou des doublons qu'aucune règle ne couvre.
Le bon rythme dépend de vos sources. Les équipes aux sources régulières vérifient en continu ou chaque semaine. Celles dont les doublons venaient d'une seule migration n'ont parfois besoin que d'une revue tous les quelques mois.
| Votre situation | À quelle fréquence vérifier |
|---|---|
| Des sources régulières, comme des formulaires ou intégrations qui ajoutent des fiches chaque jour | En continu ou chaque semaine |
| Des imports de listes ou de nouveaux outils connectés presque tous les mois | Mensuel |
| Quelques imports par an et des intégrations qui changent rarement | Tous les trimestres ou tous les six mois |
| Les doublons issus d'une migration ou d'une acquisition | Une revue tous les quelques mois |
| Surtout de la saisie manuelle et peu d'outils connectés | Annuel |
Ce que vérifie un audit
- De nouveaux schémas de doublons qu'aucune recherche ne couvre encore.
- Si vos fusions automatiques correspondent encore à ce que votre équipe considère comme un doublon.
- Les correspondances dont vous êtes sûr qu'elles ne sont pas des doublons, pour les rejeter une fois et ne plus les voir.
- Quelles sources ont ajouté le plus de doublons depuis le dernier audit.
Donner un responsable à l'audit
Un audit qui appartient à tout le monde n'est fait par personne. Choisissez une personne pour le mener et une ou deux pour aider sur les correspondances qui demandent une décision.
Le responsable n'a pas à tout fusionner seul. Il inscrit l'audit au calendrier et soumet les cas incertains à la bonne équipe. Il note aussi ce que chaque audit a trouvé.
Les événements qui demandent une vérification supplémentaire
Certains changements justifient un audit immédiat, quelle que soit votre fréquence :
- Une nouvelle intégration, synchronisation ou un nouveau formulaire connecté au CRM.
- Un gros import, comme une liste d'événement ou une liste achetée.
- Une migration, une acquisition ou la fusion de deux bases.
- Un changement des mappages de champs ou du champ qui identifie chaque fiche.
Ajustez la fréquence au fil de l'eau
Votre première fréquence est un point de départ. Si les audits trouvent toujours peu de nouveaux doublons, vous pouvez les espacer. Si chaque audit révèle un nouveau schéma, rapprochez-les.
Vos vérifications sont peut-être trop espacées si les commerciaux signalent d'abord les doublons. Idem si chaque contrôle trouve un gros lot venant d'une seule source.
Chaque nouveau schéma trouvé peut devenir une règle de fusion automatique, si vous en êtes sûr. Avec le temps, les audits trouvent moins, car davantage de travail se fait à l'arrivée des fiches.
Comment Dedupely accompagne un nettoyage et des contrôles réguliers
Dans Dedupely, vous créez des recherches de doublons pour votre arriéré hérité, définissez quelle valeur l'emporte et prévisualisez chaque fusion. Par défaut, vous recevez aussi un rapport de doublons chaque semaine, et les correspondances rejetées ne réapparaissent plus dans vos recherches. Une fois vos règles testées, vous pouvez fusionner automatiquement selon une planification les nouveaux doublons dont vous êtes sûr, comme les e-mails identiques.
Une routine adaptée à vos données
La fréquence du dédoublonnage dépend de l'origine de vos fiches et de leur volume. Le premier nettoyage traite les données héritées et c'est le plus gros. La fusion automatique gère les sources récurrentes dont vous êtes sûr.
Des vérifications régulières repèrent ce que les règles ne couvrent pas encore : en continu ou chaque semaine pour les sources régulières, et tous les quelques mois ou chaque année quand peu de choses changent. À mesure que votre équipe ajoute outils et intégrations, le rythme suit, et chaque vérification laisse moins à trouver.
Questions fréquentes
À quelle fréquence dédoublonner votre CRM ?
Nettoyez d'abord les données héritées, puis fusionnez automatiquement selon une planification les doublons récurrents dont vous êtes sûr. Les équipes aux sources régulières, comme des formulaires ou intégrations quotidiens, vérifient en continu ou chaque semaine. Celles qui ont peu de nouvelles données peuvent vérifier chaque mois, tous les quelques mois ou chaque année, selon la fréquence d'ajout d'outils et d'intégrations.
Un nettoyage unique du CRM suffit-il?
Seulement si plus aucune fiche n'arrive. Le premier nettoyage est le plus gros, mais formulaires, imports et intégrations continuent d'ajouter des fiches, dont certaines en double. Fusionnez selon un planning celles dont vous êtes sûr, vérifiez à un rythme adapté à vos sources et ajoutez un contrôle après les gros imports.
Peut-on automatiser le dédoublonnage CRM ?
Oui, pour les doublons dont vous êtes sûr : les correspondances exactes sur l'email des contacts ou le domaine des entreprises se prêtent bien à la fusion automatique. Les moins sûres, comme des noms proches dans la même société, sont plus prudentes en relecture. Des audits réguliers repèrent les nouveaux schémas que l'automatisation ne couvre pas encore.
Que doit comprendre un audit des données CRM ?
Cherchez de nouveaux schémas de doublons qu'aucune recherche ne couvre encore, et vérifiez que les fusions automatiques correspondent toujours à ce que votre équipe considère comme un doublon. Rejetez les correspondances dont vous êtes sûr qu'elles ne sont pas des doublons. Notez quelles sources ont ajouté le plus de doublons depuis le dernier audit, pour savoir où concentrer vos efforts.
Qu'est-ce qui cause des doublons récurrents dans un CRM ?
Les sources qui ajoutent sans cesse des fiches, comme les formulaires web, les imports de listes, les intégrations, les synchronisations et la saisie manuelle, créent chacune des doublons à leur rythme. Les intégrations peuvent aussi causer des pics soudains quand un mappage de champs change. C'est pourquoi un nouvel outil ou un changement de mappage appelle une vérification de plus.
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