Résumé
- Les enregistrements en double gonflent des indicateurs comme les clients, les nouveaux prospects et le pipeline ouvert.
- Les doublons peuvent fausser des taux comme le taux de conversion ou le taux de réussite.
- Un nombre de clients dans le CRM supérieur à celui de la facturation peut signaler des doublons.
- Avant qu'un rapport ne parvienne à la direction, comparez son nombre de fiches avec le nombre d'e-mails ou de domaines uniques.
- Dedupely indique combien de doublons se cachent derrière un rapport et les fusionne pour que les chiffres tiennent.
Un rapport arrive devant la direction, et quelqu'un demande pourquoi le nombre de clients ne correspond pas à celui de la finance. Personne ne peut répondre sur-le-champ, et le reste de la réunion porte sur les données plutôt que sur l'activité.
Les doublons en sont une cause fréquente. Un client présent sur deux fiches compte deux fois, et l'erreur se répercute sur tous les totaux, taux et graphiques qui en découlent. Le plus difficile est qu'un rapport faussé ressemble exactement à un rapport juste.
Cet article montre comment les doublons faussent les rapports courants et les signes qui les trahissent. Vous trouverez aussi un contrôle rapide à effectuer avant la diffusion d'un rapport.
Comment les doublons faussent les chiffres
Un doublon ajoute une deuxième ligne pour un client déjà présent. Son effet sur un rapport dépend de la manière dont celui-ci compte les fiches ou les compare.
Les compteurs augmentent
Tout rapport qui compte des enregistrements compte aussi les doublons. Le nombre de clients, de nouveaux contacts, de nouveaux leads et de transactions en cours augmente avec chaque doublon, même lorsqu'aucune nouvelle personne ni entreprise n'est arrivée.
Les taux baissent, ou stagnent
Les taux divisent un nombre par un autre, et les doublons ne pèsent généralement que d'un côté. Une personne convertie sur une fiche et restée non convertie sur une autre fait baisser le taux de conversion. Une opportunité en double laissée ouverte, ou clôturée comme perdue, fait baisser le taux de réussite.
L'effet n'est pas toujours à la baisse. Des affaires en double qui sont toutes deux gagnées peuvent faire augmenter le chiffre d'affaires et le taux de réussite en même temps. C'est pourquoi le biais est difficile à repérer à partir du seul chiffre.
Le crédit revient au mauvais endroit
Les rapports qui attribuent les résultats, par source, campagne ou propriétaire, répartissent l'historique d'une personne entre plusieurs enregistrements. La conversion est attribuée à ce qu'indique le contact le plus récent, et la source d'origine la perd.
Rapports courants et impact des doublons
| Rapport | Ce que fait un doublon | Un signe à surveiller |
|---|---|---|
| Nombre de clients | Compte un même client deux fois | Supérieur au décompte de la facturation ou de la finance |
| Nouveaux contacts ou prospects | Compte les personnes de retour comme nouvelles | Une hausse après un import, un événement ou une nouvelle intégration |
| Taux de conversion | Ajoute des fiches non converties pour les personnes déjà converties | Le taux baisse alors que l'activité commerciale reste stable |
| Taux de conversion | Ajoute des opportunités ouvertes ou perdues qui répètent une opportunité gagnée | Plusieurs opportunités avec la même entreprise, le même montant et la même date de clôture |
| Valeur du pipeline | Compte une opportunité plus d'une fois | Le pipeline croît plus vite que le nombre de comptes actifs |
| Attribution de la source ou de la campagne | Attribue le mérite au canal qui a ramené le contact | Crédit de nouveau contact pour des personnes déjà clientes |
| Chiffre d'affaires par compte | Répartit le chiffre d'affaires d'un compte entre plusieurs fiches | Les grands clients apparaissent plus petits que prévu |
Les affaires en double méritent un examen à part, car elles faussent aussi les prévisions et les commissions. Nous les traitons dans comment les opportunités en double gonflent votre pipeline.
Signes qu'un rapport est faussé par des doublons
Aucun de ces signes ne prouve à lui seul l'existence de doublons. Chacun est une raison de regarder de plus près avant l'envoi du rapport.
Le CRM ne concorde pas avec un autre système
La facturation, la finance ou une base produit connaît souvent le nombre de vos clients. Lorsque le chiffre du CRM est plus élevé, les doublons sont l'une des premières pistes à écarter. De petits écarts peuvent avoir d'autres causes, comme le calendrier ou la définition d'un client.
Les chiffres grimpent après un événement sur les données
Imports, migrations, nouvelles intégrations et listes d'événements ajoutent des fiches par vagues. Si un compteur bondit juste après, vérifiez s'il s'agit de nouvelles personnes ou de personnes déjà présentes.
Les tarifs changent sans raison commerciale
Un taux de conversion qui baisse alors que le pipeline et l'activité restent stables peut venir du dénominateur. Regardez d'abord ce qui a changé dans les fiches avant ce qui a changé sur le marché.
Deux rapports ne concordent pas
Le nombre de leads du marketing et celui des ventes concordent rarement exactement. Quand l'écart se creuse, un rapport peut compter des fiches et l'autre des personnes, ou des entreprises.
Le même nom apparaît deux fois dans un drill-down
Ouvrez les fiches derrière un chiffre et triez-les par nom, e-mail ou entreprise. Les répétitions sur la première page sont un signal rapide et fiable.
Une vérification rapide avant qu'un rapport ne parte à la direction
Il n'est pas nécessaire de nettoyer toute la base pour savoir si un rapport est faussé. Une vérification rapide indique si le chiffre tient et de combien il est approximativement décalé.
Compter les fiches par valeurs uniques
Prenez les fiches derrière le rapport et comptez deux choses. D'abord les lignes, puis les valeurs uniques du champ qui identifie chaque fiche, comme l'e-mail ou le domaine. L'écart entre les deux donne une première estimation de vos doublons.
Cette estimation ne voit pas les correspondances approchantes, comme une faute de frappe dans un e-mail ou deux domaines pour une même entreprise. Considérez-la comme un plancher. Pour un décompte plus complet, voir comment savoir combien de doublons votre CRM contient.
Comparer avec un système externe au CRM
Lorsqu'un autre système comptabilise la même chose, comparez les deux. Un nombre de clients vérifié par rapport à la facturation est le test le plus clair dont vous disposez.
Vérifiez les fiches qui déterminent le résultat
Pour les taux et le pipeline, les fiches les plus importantes sont les plus grandes et les plus récentes. Vérifiez d'abord les plus grosses transactions en cours et les comptes gagnés les plus récents pour détecter un doublon.
Se mettre d'accord sur ce qui constitue un doublon
Ce qui compte comme doublon dépend du contexte, et ce qu'une équipe juge doublon peut ne pas l'être pour une autre. Deux agences d'une même entreprise sont un seul client pour certains rapports, et deux pour d'autres. Tranchez cette question avant de corriger le chiffre, sinon la correction sera aussi contestée.
Corrigez les fiches, puis le rapport
Les filtres et contournements au niveau du rapport peuvent masquer les doublons pour un seul rapport. Le rapport suivant, construit sur les mêmes fiches, hérite à nouveau du problème.
La fusion corrige tous les rapports d'un coup. Commencez par les doublons évidents, comme les correspondances exactes sur l'e-mail ou le domaine. Décidez quelle valeur l'emporte dans les champs lus par vos rapports, comme la source, l'étape du cycle de vie, le responsable et le montant.
Après la fusion, relancez le rapport et indiquez à ses lecteurs ce qui a changé et pourquoi. Une baisse du nombre de clients après un nettoyage est une bonne nouvelle, à condition que les gens s'y attendent. Pour suivre la tendance dans le temps, suivez votre taux de doublons et d'autres indicateurs de qualité du CRM.
Attendre complique les choses, car chaque nouveau doublon accroît l'écart. Le coût de ce report est détaillé dans pourquoi vous ne devriez pas reporter la déduplication du CRM.
Comment Dedupely affiche les doublons derrière vos rapports
Vérifiez aussi d'autres explications à un écart : entités de facturation distinctes, clients inactifs, et rapports avec des filtres de date ou de statut différents. Un domaine commun ou un nombre inférieur ne suffit pas à établir un doublon.
Chaque recherche de doublons dans Dedupely affiche le nombre de correspondances et les fiches concernées, pour mesurer l'écart dès le départ. Vous créez des recherches sur les champs que vos rapports comptent, comme l'e-mail ou le domaine, définissez des règles pour la valeur retenue et prévisualisez chaque fusion. Chaque fusion est consignée dans un historique exportable, afin de montrer ce qui a changé entre deux versions d'un rapport.
Découvrez combien de doublons se cachent derrière vos rapports
Des rapports sur lesquels vous pouvez vous appuyer
Les doublons faussent discrètement les rapports. Les volumes gonflent, les taux baissent et les crédits passent à la mauvaise source, alors que le rapport paraît toujours identique.
Quelques signes les trahissent, comme un CRM qui ne concorde pas avec la facturation ou une hausse soudaine après un import. Un comptage rapide des fiches par rapport aux valeurs uniques montre l'ampleur de l'écart. Fusionner les fiches garantit aussi l'exactitude du rapport suivant, ce qu'un rapport corrigé ne peut pas faire.
Questions fréquentes
Comment les fiches en double affectent-elles les rapports CRM ?
Ils comptent un même client, prospect ou opportunité plus d'une fois. Les chiffres comme les clients, les nouveaux prospects et le pipeline augmentent, et les taux comme la conversion et le taux de gain diminuent généralement. Les rapports d'attribution peuvent attribuer la mauvaise source, car l'historique d'une personne est réparti sur deux fiches.
Pourquoi le nombre de clients du CRM ne correspond-il pas à la facturation ?
Les doublons en sont une cause fréquente : un client enregistré sur deux fiches d'entreprise est compté deux fois dans le CRM et une fois dans la facturation. D'autres causes existent, comme le décalage dans le temps, les comptes clôturés et des définitions différentes de client. Comptez les domaines uniques dans la liste du CRM et comparez-les à la facturation pour mesurer la part expliquée par les doublons.
Comment vérifier rapidement un rapport pour détecter les doublons ?
Comptez les fiches sous-jacentes au rapport et les valeurs uniques du champ qui identifie chacune d'elles, comme l'e-mail ou le domaine. L'écart constitue une première estimation des doublons. Comparez ensuite avec un système externe, comme la facturation, et vérifiez les fiches les plus volumineuses et les plus récentes pour détecter les répétitions.
Les doublons font-ils baisser les taux de conversion ?
Oui : une personne convertie sur une fiche peut rester non convertie sur une autre, ce qui gonfle le total sans ajouter de conversion. Le taux de conversion paraît alors plus bas qu'il ne l'est. La fusion des fiches replace la conversion et la personne sur une seule fiche.
Faut-il corriger les doublons dans le rapport ou dans le CRM ?
Dans le CRM : les filtres de rapport et les ajustements manuels ne corrigent qu'un rapport à la fois. La fusion des doublons corrige d'un coup tous les rapports basés sur ces enregistrements. Informez les lecteurs des rapports de ce qui a changé, pour qu'une baisse du nombre ne soit pas prise pour une perte.
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