TL;DR
- Uma ferramenta de deduplicação compensa quando mesclar à mão custa mais do que a ferramenta.
- O tempo gasto a encontrar e mesclar duplicados é o custo mais fácil de medir.
- Chamadas perdidas, contatos em duplicado e relatórios errados custam muitas vezes mais a uma equipe pequena.
- Poucos duplicados com correspondências exatas podem ser tratados sem ferramenta.
- O Dedupely ajuda equipes pequenas a encontrar, revisar e mesclar duplicados à medida que o CRM cresce.
Numa equipe pequena, nenhum cargo diz "limpeza do CRM". Os duplicados são mesclados por quem tropeça neles, entre chamadas e faturas.
Por isso, quando alguém sugere uma ferramenta de deduplicação, a pergunta é justa: vale a pena pagar por ela? Às vezes a resposta é não. Uma base de dados pequena com meia dúzia de duplicados óbvios não precisa.
Neste artigo, verá como encontrar a resposta para a sua equipe. Isso inclui o que os duplicados custam em tempo, o que estragam, quando uma ferramenta começa a compensar e quando começar.
O que significa "compensa" para uma equipe pequena
Uma ferramenta compensa quando custa menos do que o problema que resolve. Para uma equipe pequena, o problema tem duas partes.
- Tempo: as horas que alguém passa a encontrar, verificar e mesclar duplicados.
- Dano: o que os duplicados estragam enquanto ficam no CRM, como chamadas, emails e relatórios.
O tempo é fácil de contar. O prejuízo é mais difícil, mas costuma ser a maior parte, e é a que os clientes notam.
Conte o tempo que gasta com duplicados
Comece pelo que consegue medir. Durante uma ou duas semanas, anote cada vez que alguém da equipe para por causa de um duplicado.
- Procurar o registro certo quando aparecem dois.
- Verificar se dois registros são o mesmo cliente.
- Mesclá-los e corrigir depois o responsável, a fase ou o email.
- Mover notas ou chamadas registradas no registro errado.
Multiplique o total semanal pelo número de pessoas e por um custo por hora. Uma calculadora de custo de duplicados pode fazer as contas por si. Para uma estimativa completa da limpeza, veja quanto tempo demora uma limpeza do CRM.
Conte o que os duplicados estragam
O tempo gasto a mesclar é só parte do custo. Os duplicados também causam erros enquanto ninguém olha para eles.
| O que se estraga | Como é numa equipe pequena |
|---|---|
| Chamadas e contatos | Duas pessoas contatam o mesmo lead, ou alguém prospeta um cliente existente |
| Histórico do cliente | Notas e chamadas divididas entre dois registros, e ninguém vê o quadro completo |
| A mesma pessoa recebe a newsletter duas vezes, ou um cancelamento num registro não se aplica ao outro | |
| Relatórios | A contagem de clientes e o pipeline parecem maiores do que são |
| a fatura do CRM | Em alguns CRM, os duplicados contam para o preço por contatos |
Atribua um valor aproximado aos que já viu. Um negócio perdido ou um cliente aborrecido pode pesar mais do que meses do custo de uma ferramenta.
Quando provavelmente ainda não precisa de uma ferramenta
Dispensar uma ferramenta é razoável em algumas situações. Costuma ser quando a maior parte disso é verdade:
- Você tem algumas dezenas de duplicados, e a maioria compartilha um email ou domínio exato.
- Os novos duplicados aparecem raramente, a partir de uma ou duas fontes que controla.
- As ferramentas do seu CRM apanham a maioria dos duplicados à entrada.
- Mesclar à mão demora minutos por semana, e nenhum duplicado causou problemas ainda.
Nesse caso, uma rotina semanal curta e importações limpas chegam. O nosso artigo sobre Deduplicação de CRM para pequenas empresas aborda os hábitos que o mantêm assim.
Quando uma ferramenta começa a compensar
O equilíbrio costuma pender quando os duplicados deixam de ser ocasionais. Estes são os sinais comuns:
- O atraso é grande demais para mesclar à mão: centenas de duplicados, ou milhares depois de uma importação ou mudança de CRM.
- Os duplicados continuam a voltar: um formulário, ferramenta de marcações ou sincronização acrescenta novos todas as semanas.
- Os duplicados não coincidem exatamente: erros de digitação, dois emails ou variações do nome da empresa os escondem das verificações simples.
- As mesclagens dão errado: sobrevive o responsável ou a fase errados, e alguém perde tempo a corrigir.
- Um duplicado prejudicou um cliente: uma chamada a dobrar, um email errado ou uma renovação perdida.
O que conta como duplicado depende do caso, e o ponto de viragem também. Dois destes sinais juntos costumam justificar um olhar mais atento.
Quando começar
Para equipes pequenas, o melhor momento é muitas vezes mesmo antes de uma mudança. Uma grande importação, uma nova integração ou uma contratação que vai viver no CRM acrescentam registros depressa.
Começar cedo tem outra vantagem. Enquanto a equipe é pequena, as pessoas ainda conhecem bem os clientes. Conseguem dizer depressa se dois registros são a mesma pessoa.
O que verificar antes de pagar por uma
Se os números disserem que sim, compare ferramentas pelo que importa a uma equipe pequena. A facilidade de configuração conta, porque ninguém tem uma semana para a configurar.
Veja como cada ferramenta cobra: por usuário, por registro ou por mesclagem. Veja também se você pode visualizar a prévia das mesclagens e escolher quais valores vencem. Nosso guia sobre o que comparar ao escolher uma ferramenta de deduplicação enumera as perguntas a fazer.
Como o Dedupely cabe no orçamento e no tempo de uma equipe pequena
O Dedupely encontra duplicados sem configuração assim que o seu CRM está conectado. Você também pode criar suas próprias pesquisas, definir regras sobre qual valor ganha e visualizar a prévia de cada mesclagem. O preço se baseia nos registros que você sincroniza, com usuários ilimitados, como página de preços e página para pequenas empresas mostram.
Deixe os seus próprios números decidir
Se uma ferramenta de deduplicação compensa para uma equipe pequena não tem uma resposta automática em nenhum sentido. A resposta vem do tempo que gasta com duplicados e do que eles estragam.
Conte os dois durante algumas semanas. Se o custo for pequeno, basta uma rotina semanal. Se continuar a crescer, uma ferramenta vai provavelmente poupar mais do que custa, e quanto mais cedo começar, menos haverá para limpar.
Perguntas frequentes
Uma ferramenta de deduplicação de CRM compensa para uma pequena empresa?
Compensa quando os duplicados custam mais do que a ferramenta, em tempo ou em erros. Algumas dezenas de duplicados exatos mesclam-se à mão. Centenas de duplicados, novos todas as semanas, ou duplicados que causam chamadas a dobrar e relatórios errados fazem normalmente a ferramenta pagar-se.
Quanto custam os registros duplicados a uma equipe pequena?
Registre durante uma ou duas semanas o tempo gasto a encontrar, verificar e mesclar duplicados e multiplique por um custo horário. Some o que os duplicados estragaram, como contatos em dobro, histórico de cliente dividido ou relatórios inflacionados. Essa segunda parte é mais difícil de contar, mas costuma ser maior.
Uma equipe pequena consegue deduplicar um CRM sem ferramenta?
Sim, quando os duplicados são poucos e sobretudo correspondências exatas de email ou domínio. Preencha o campo-chave em todos os registros, limpe as importações antes de chegarem ao CRM e mescle num dia fixo por semana. Deixa de funcionar quando os novos duplicados chegam mais depressa do que os consegue mesclar.
Quando deve uma equipe pequena começar a deduplicar?
Assim que os duplicados aparecem, e de preferência antes de uma grande importação, uma nova integração ou novas contratações. No início, a equipe ainda conhece os clientes o suficiente para decidir depressa. Esperar significa que mais registros dependem dos duplicados quando os limpar.
O que deve uma equipe pequena procurar numa ferramenta de deduplicação?
Configuração rápida, correspondência que pega erros de digitação e diferenças de grafia, e uma prévia de cada mesclagem. Procure controle sobre quais valores ganham em campos como responsável e estágio, e um modelo de preços adequado a uma equipe pequena. Teste com seus próprios dados antes de pagar.
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