TL;DR
- Uno strumento di deduplicazione si ripaga quando unire a mano costa più dello strumento.
- Il tempo speso a trovare e unire i duplicati è il costo più facile da misurare.
- Chiamate perse, contatti doppi e report sbagliati costano spesso di più a un team piccolo.
- Pochi duplicati con corrispondenze esatte si gestiscono senza strumenti.
- Dedupely aiuta i piccoli team a trovare, rivedere e unire i duplicati mentre il CRM cresce.
In un piccolo team, nessun ruolo si chiama "pulizia del CRM". I duplicati li unisce chi ci inciampa, tra una chiamata e una fattura.
Quindi, quando qualcuno propone uno strumento di deduplicazione, la domanda è legittima: vale la pena pagarlo? A volte la risposta è no. Un piccolo database con una manciata di duplicati evidenti non ne ha bisogno.
In questo articolo vedrai come trovare la risposta per il tuo team. Questo copre quanto costano i duplicati in tempo, cosa rompono, quando uno strumento inizia a ripagarsi e quando iniziare.
Cosa significa "ne vale la pena" per un piccolo team
Uno strumento vale la pena quando costa meno del problema che risolve. Per un piccolo team, il problema ha due parti.
- Tempo: le ore che qualcuno passa a trovare, controllare e unire i duplicati.
- Danno: ciò che i duplicati rompono mentre restano nel CRM, come chiamate, email e report.
Il tempo è facile da contare. Il danno è più difficile, ma spesso è la parte più grande, ed è quella che notano i clienti.
Conta il tempo che dedichi ai duplicati
Parti da ciò che puoi misurare. Per una o due settimane, annota ogni volta che qualcuno del team si ferma per un duplicato.
- Cercare il record giusto quando ne compaiono due.
- Verificare se due record sono lo stesso cliente.
- Unirli e correggere dopo responsabile, fase o email.
- Spostare note o chiamate registrate sul record sbagliato.
Moltiplica il totale settimanale per il numero di persone e per un costo orario. Un calcolatore del costo dei duplicati può fare il calcolo per te. Per una stima completa della pulizia, vedi quanto dura una pulizia del CRM.
Conta cosa rompono i duplicati
Il tempo speso a unire è solo una parte del costo. I duplicati causano anche errori finché nessuno li guarda.
| Cosa si rompe | Com'è in un piccolo team |
|---|---|
| Chiamate e contatti | Due persone contattano lo stesso lead, o qualcuno fa prospecting su un cliente esistente |
| Storico del cliente | Note e chiamate divise su due record, così nessuno vede il quadro completo |
| La stessa persona riceve due volte la newsletter, o una disiscrizione su un record non vale per l'altro | |
| Report | Il numero di clienti e la pipeline sembrano più grandi di quanto siano |
| la bolletta del CRM | In alcuni CRM i duplicati contano per il prezzo basato sui contatti |
Dai una cifra approssimativa a quelli che hai visto. Una trattativa persa o un cliente infastidito possono valere più di mesi di costo di uno strumento.
Quando probabilmente non ti serve ancora uno strumento
Fare a meno di uno strumento è una scelta ragionevole in alcune situazioni. Spesso lo è quando vale la maggior parte di questi punti:
- Hai qualche decina di duplicati e quasi tutti condividono un'email o un dominio identici.
- I nuovi duplicati compaiono di rado, da una o due fonti che controlli.
- Gli strumenti del tuo CRM fermano la maggior parte dei duplicati all'inserimento.
- Unire a mano richiede pochi minuti a settimana, e nessun duplicato ha ancora fatto danni.
In quel caso bastano una breve routine settimanale e importazioni pulite. Il nostro articolo sulla Deduplica del CRM per piccole imprese tratta le abitudini che lo mantengono così.
Quando uno strumento inizia a ripagarsi
L'equilibrio di solito si sposta quando i duplicati smettono di essere occasionali. Questi sono i segnali comuni:
- L'arretrato è troppo grande per unire a mano: centinaia di duplicati, o migliaia dopo un'importazione o un cambio di CRM.
- I duplicati continuano a tornare: un modulo, uno strumento di prenotazione o una sincronizzazione ne aggiunge di nuovi ogni settimana.
- I duplicati non coincidono esattamente: refusi, due email o varianti del nome dell'azienda li nascondono ai controlli semplici.
- Le unioni vanno storte: sopravvive il responsabile o la fase sbagliata, e qualcuno perde tempo a sistemarlo.
- Un duplicato ha danneggiato un cliente: una chiamata doppia, un'email sbagliata o un rinnovo mancato.
Cosa conta come duplicato dipende dal caso, e anche il punto di svolta. Due di questi segnali insieme meritano di solito un esame più attento.
Quando iniziare
Per i team piccoli, il momento migliore è spesso subito prima di un cambiamento. Una grande importazione, una nuova integrazione o una nuova assunzione che vivrà nel CRM aggiungono record in fretta.
Iniziare presto ha un altro vantaggio. Finché il team è piccolo, le persone conoscono ancora bene i clienti. Possono dire in fretta se due record sono la stessa persona.
Cosa controllare prima di pagarne uno
Se i numeri dicono sì, confronta gli strumenti su ciò che conta per un piccolo team. La facilità di configurazione conta, perché nessuno ha una settimana per configurarlo.
Controlla come fa pagare ogni strumento: per utente, per record o per unione. Controlla anche se puoi vedere le unioni in anteprima e scegliere quali valori vincono. La nostra guida su cosa confrontare quando si sceglie uno strumento di deduplicazione elenca le domande da fare.
Come Dedupely si adatta al budget e al tempo di un piccolo team
Dedupely trova i duplicati senza configurazione appena il CRM è collegato. Puoi anche creare le tue ricerche, impostare regole su quale valore vince e vedere l'anteprima di ogni unione. Il prezzo si basa sui record che sincronizzi, con utenti illimitati, come pagina prezzi e pagina per le piccole imprese mostrano.
Lascia decidere i tuoi numeri
Se uno strumento di deduplicazione valga la pena per un team piccolo non ha una risposta automatica, in nessuna direzione. La risposta viene dal tempo che dedichi ai duplicati e da ciò che rompono.
Conta entrambi per un paio di settimane. Se il costo è piccolo, basta una routine settimanale. Se continua a crescere, uno strumento probabilmente farà risparmiare più di quanto costa, e prima inizi, meno c'è da pulire.
Domande frequenti
Uno strumento di deduplicazione del CRM conviene a una piccola azienda?
Conviene quando i duplicati costano più dello strumento, in tempo o in errori. Qualche decina di duplicati esatti si unisce a mano. Centinaia di duplicati, nuovi ogni settimana, o duplicati che causano chiamate doppie e report sbagliati di solito ripagano uno strumento.
Quanto costano i record duplicati a un team piccolo?
Misura per una o due settimane il tempo speso a trovare, controllare e unire duplicati, poi moltiplicalo per un costo orario. Aggiungi ciò che i duplicati hanno rotto, come contatti doppi, storico clienti spezzato o report gonfiati. Questa seconda parte è più difficile da contare, ma spesso è più grande.
Un team piccolo può deduplicare un CRM senza strumenti?
Sì, quando i duplicati sono pochi e per lo più corrispondenze esatte su email o dominio. Compila il campo chiave su ogni record, pulisci le importazioni prima che arrivino al CRM e unisci in un giorno fisso ogni settimana. Smette di funzionare quando i nuovi duplicati arrivano più in fretta di quanto riesci a unirli.
Quando dovrebbe iniziare a deduplicare un piccolo team?
Appena compaiono i duplicati, e idealmente prima di una grande importazione, una nuova integrazione o nuove assunzioni. All'inizio il team conosce ancora abbastanza bene i clienti per decidere in fretta. Aspettare significa che, quando pulirai, più record dipenderanno dai duplicati.
Cosa dovrebbe cercare un piccolo team in uno strumento di deduplicazione?
Configurazione rapida, corrispondenze che colgono refusi e differenze di ortografia, e un'anteprima di ogni unione. Cerca il controllo su quali valori vincono in campi come responsabile e fase, e un modello di prezzo adatto a un piccolo team. Provalo sui tuoi dati prima di pagare.
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