TL;DR
- Uma pequena empresa com registos duplicados tem um projeto de deduplicação que vale a pena fazer já.
- À medida que uma empresa cresce, chegam mais dados através de formulários, importações e novas ferramentas.
- Os duplicados são mais fáceis de limpar antes de uma equipa em crescimento passar a depender de cada registo.
- As correspondências exatas de email ou de domínio da empresa são um bom ponto de partida para a limpeza.
- A Dedupely encontra duplicados sem configuração e continua a analisar à medida que o seu CRM cresce.
Quando uma empresa é nova ou ainda pequena, os duplicados podem parecer um problema para mais tarde. O CRM tem um número gerível de registos, poucas pessoas o utilizam e a equipa conhece os clientes pelo nome.
No entanto, não existem projetos de deduplicação grandes ou pequenos. Se os seus dados já tiverem duplicados, o trabalho é real e cresce com o negócio. Neste artigo, vai perceber porque é que a dimensão não é o critério certo, porque é que agir cedo compensa e como começar sem um plano complexo.
Pequeno é uma fase do crescimento
Não existe número de registos ou de colaboradores que torne uma empresa pequena o suficiente para dispensar a desduplicação. Uma equipa de poucas pessoas pode ter um CRM desorganizado, e uma equipa muito maior pode ter um limpo.
O que importa são os dados que tem e os que estão a chegar. Se está a começar ou acabou de arrancar e já vê duplicados, esse é o sinal para agir.
Porque é que o tamanho da base de dados é a medida errada
Uma base de dados pequena pode ainda esconder duplicados que lhe custam caro. Um cliente em dois registos pode receber duas faturas, dois acompanhamentos ou nenhum. Um lead em dois registos pode ser contactado por duas pessoas no mesmo dia.
O esforço depende mais da facilidade em distinguir os registos do que do seu número. Algumas centenas de registos com duplicados pouco claros podem demorar mais do que milhares de correspondências exatas.
O crescimento traz mais dados de entrada
Quanto mais cresce, mais dados recebe. Cada etapa de crescimento tende a acrescentar uma nova origem de registos:
- Mais marketing: novos formulários, páginas de destino e campanhas, cada um a criar contactos.
- Mais pessoas: novos colaboradores que registam os dados à sua maneira, muitas vezes antes de alguém acordar um formato.
- Mais ferramentas: uma nova plataforma de email, ferramenta de reservas ou aplicação de faturação que sincroniza com o CRM.
- Mais listas: participantes em eventos, listas de parceiros e folhas de cálculo importadas à pressa.
Cada fonte tem a sua própria forma de decidir se um registo já existe. Porque é que o seu CRM continua a criar duplicatas aborda estas causas com mais detalhe.
Porque é que agir agora custa menos
Os duplicados que tem agora passam a fazer parte de todos os relatórios, fluxos de trabalho e integrações que adicionar mais tarde. Quanto mais tempo ficarem, mais coisas dependem deles. Deixar a deduplicação para mais tarde acrescenta ao que terá de limpar.
No início, também conhece os seus clientes. Ainda consegue olhar para dois registos e dizer se são a mesma pessoa, o que se torna mais difícil à medida que a equipa cresce.
As regras também são mais fáceis de definir cedo. Uma equipa de poucas pessoas pode acordar o que é um duplicado numa só conversa, antes de se criarem hábitos.
Como começar sem um grande plano
Exemplo de fluxo: depois de importar uma lista de eventos, filtre os novos contactos por origem e compare-os com os clientes existentes. Reveja as caixas partilhadas, defina o responsável e as regras de cancelamento de subscrição, e teste um pequeno lote confirmado antes do próximo envio.
Começar não exige um plano de projeto extenso. Exige algumas decisões, tomadas uma vez e registadas por escrito.
Defina o que conta como duplicado
O que conta como duplicado depende do caso. Dois contactos com o mesmo email são normalmente a mesma pessoa, mas duas pessoas que partilham info@ podem não ser. Defina por escrito o que significa duplicado para o seu negócio.
Comece pelos duplicados óbvios
Comece por correspondências exatas no campo que identifica cada registo, como o email para pessoas e o domínio do site para empresas. São as fusões mais fáceis de confirmar. Depois, combine campos, como nome com telefone, para o restante.
Decida qual valor vence
Quando dois registos não coincidem, decida que valor manter: o mais recente, o mais completo ou o proveniente da fonte em que confia. O responsável e as preferências de email merecem mais cuidado.
Rejeite o que não é duplicado
Algumas correspondências são pessoas ou empresas distintas que partilham dados. Rejeite uma correspondência apenas quando tiver certeza de que não é duplicado, pois não voltará a aparecer em pesquisas futuras.
Hábitos a adotar já, e o que poupam mais tarde
| Hábito | Como fica | O que poupa à medida que cresce |
|---|---|---|
| Um campo identifica cada registo | Email para pessoas, domínio para empresas | As importações e integrações atualizam registos em vez de criar novos |
| Verifique as listas antes de importar | Procure duplicados no ficheiro e no CRM | Uma importação única não adiciona centenas de registos duplicados |
| Verifique cada nova ferramenta | Descubra como decide que um registo já existe | As novas ferramentas não se tornam uma fonte constante de duplicados |
| Uma pessoa é responsável pela exatidão do CRM | Um responsável nomeado, mesmo que a tempo parcial | Alguém repara quando os duplicados começam a aumentar |
| Um ritmo regular de limpeza | Mensal ou trimestral, consoante a rapidez com que os dados chegam | Os duplicados ficam pequenos o suficiente para rever |
Mantenha um ritmo à medida que o negócio cresce
Podem continuar a surgir novos duplicados enquanto entrarem dados. Uma limpeza regular mantém-nos em número reduzido, e a fusão automática pode tratar as correspondências de que tem certeza.
O ritmo certo depende da rapidez com que chegam novos registos. Com que frequência deduplicar ajuda-o a escolher uma que se adapte.
Como o Dedupely ajuda as pequenas empresas a manter os dados limpos à medida que crescem
O Dedupely encontra duplicados sem configuração, e pode criar as suas próprias Duplicate Searches, definir regras para o valor que prevalece e pré-visualizar cada fusão. Por defeito, exclui dos resultados principais as correspondências arriscadas, como conjuntos com mais de 20 registos. Depois de testar as regras, pode fundir automaticamente novos duplicados de que tenha certeza, como correspondências exatas de e-mail.
Limpe agora, antes que o crescimento acrescente mais
Uma pequena empresa não tem um pequeno problema de deduplicação. Se os dados já tiverem duplicados, o trabalho é real, e os dados novos que chegam com o crescimento vêm juntar-se a ele.
Agir agora, enquanto ainda conhece bem os seus clientes, é o momento mais fácil para definir as regras. Uma definição clara de duplicado, alguns hábitos e uma rotina regular mantêm o CRM útil à medida que o negócio cresce.
Perguntas frequentes
Uma pequena empresa precisa de deduplicar o seu CRM?
Sim, se o CRM já tiver duplicados. O tamanho não decide se a deduplicação compensa; decidem os dados. Os duplicados numa base de dados pequena continuam a causar contactos de seguimento duplicados e relatórios errados, e à medida que o negócio cresce, mais dados a entrar aumentam o problema.
Quando deve uma startup começar a limpar os dados do CRM?
Assim que vir duplicados, porque no início conhece os seus clientes o suficiente para perceber se dois registos são a mesma pessoa. Poucos relatórios ou integrações dependem ainda dos dados. Esperar significa que cada nova ferramenta, contratação e campanha pode acrescentar mais registos para limpar.
Como limpar duplicados num CRM pequeno?
Decida o que conta como duplicado para o seu negócio e comece por correspondências exatas de email para pessoas e de domínio para empresas. Combine campos como nome e telefone para o resto. Decida qual o valor que prevalece quando os registos não coincidem, e rejeite as correspondências que são pessoas ou empresas distintas.
Como evitar duplicados à medida que a pequena empresa cresce?
Escolha um campo que identifique cada registo, como o e-mail ou o domínio, e use-o nas importações e integrações. Verifique as listas antes de importar e teste novas ferramentas com alguns registos. Atribua a uma pessoa a responsabilidade pela exatidão do CRM e limpe com regularidade.
Com que frequência deve uma pequena empresa eliminar duplicados do seu CRM?
Depende da rapidez com que chegam novos registos. Mensal pode funcionar para equipas com leads recebidos de forma constante, enquanto trimestral pode bastar quando os dados chegam devagar. Limpe também antes e depois de grandes importações ou novas ligações a ferramentas, pois podem acrescentar muitos registos de uma vez.
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