TL;DR
- Ein Deduplizierungstool lohnt sich, wenn Zusammenführen von Hand mehr kostet als das Tool.
- Die Zeit für das Finden und Zusammenführen von Duplikaten ist die am leichtesten messbare Kostenart.
- Verpasste Anrufe, doppelte Ansprache und falsche Berichte kosten ein kleines Team oft mehr.
- Wenige Duplikate mit exakten Treffern lassen sich ohne Tool bewältigen.
- Dedupely hilft kleinen Teams, Duplikate zu finden, zu prüfen und zusammenzuführen, während ihr CRM wächst.
In einem kleinen Team steht in keiner Stellenbeschreibung „CRM-Bereinigung“. Duplikate führt zusammen, wer über sie stolpert, zwischen Anrufen und Rechnungen.
Schlägt jemand ein Deduplizierungstool vor, ist die Frage also berechtigt: Lohnt es sich, dafür zu zahlen? Manchmal lautet die Antwort nein. Eine kleine Datenbank mit einer Handvoll offensichtlicher Duplikate braucht keins.
In diesem Beitrag sehen Sie, wie Sie die Antwort für Ihr Team finden. Das umfasst, was Duplikate an Zeit kosten, was sie kaputtmachen, wann sich ein Tool lohnt und wann Sie anfangen sollten.
Was „lohnt sich“ für ein kleines Team bedeutet
Ein Tool lohnt sich, wenn es weniger kostet als das Problem, das es löst. Für ein kleines Team hat das Problem zwei Teile.
- Zeit: die Stunden, die jemand mit dem Finden, Prüfen und Zusammenführen von Duplikaten verbringt.
- Schaden: was Duplikate kaputtmachen, solange sie im CRM liegen, etwa Anrufe, E-Mails und Berichte.
Zeit lässt sich leicht zählen. Schaden ist schwerer, aber oft der größere Teil, und genau den bemerken Kunden.
Zählen Sie die Zeit, die Sie mit Duplikaten verbringen
Beginnen Sie mit dem, was Sie messen können. Notieren Sie ein bis zwei Wochen lang jedes Mal, wenn jemand im Team wegen eines Duplikats innehält.
- Den richtigen Datensatz suchen, wenn zwei erscheinen.
- Prüfen, ob zwei Datensätze derselbe Kunde sind.
- Sie zusammenführen und danach Owner, Phase oder E-Mail korrigieren.
- Notizen oder Anrufe verschieben, die auf dem falschen Datensatz protokolliert wurden.
Multiplizieren Sie die Wochensumme mit der Zahl der Personen und einem Stundensatz. Ein Kostenrechner für Duplikate kann die Rechnung für Sie übernehmen. Für eine vollständige Schätzung der Bereinigung siehe wie lange eine CRM-Bereinigung dauert.
Zählen, was Duplikate kaputt machen
Die Zeit für das Zusammenführen ist nur ein Teil der Kosten. Duplikate verursachen auch Fehler, solange niemand hinschaut.
| Was kaputtgeht | So sieht es in einem kleinen Team aus |
|---|---|
| Anrufe und Ansprache | Zwei Personen kontaktieren denselben Lead, oder jemand akquiriert einen bestehenden Kunden |
| Kundenhistorie | Notizen und Anrufe auf zwei Datensätze verteilt, sodass niemand das ganze Bild sieht |
| Dieselbe Person bekommt den Newsletter doppelt, oder eine Abmeldung in einem Datensatz gilt nicht für den anderen | |
| Berichte | Kundenzahl und Pipeline wirken größer, als sie sind |
| CRM-Rechnung | In manchen CRMs zählen Duplikate zur kontaktbasierten Preisgestaltung |
Beziffern Sie die Fälle, die Sie gesehen haben, grob. Ein verlorener Deal oder ein verärgerter Kunde kann Monate an Toolkosten aufwiegen.
Wann Sie wahrscheinlich noch kein Tool brauchen
Ohne Tool auszukommen ist in manchen Fällen eine vernünftige Wahl. Oft dann, wenn das meiste hiervon zutrifft:
- Sie haben ein paar Dutzend Duplikate, und die meisten teilen eine exakte E-Mail oder Domain.
- Neue Duplikate tauchen selten auf, aus einer oder zwei Quellen, die Sie kontrollieren.
- Die eigenen Tools Ihres CRM fangen die meisten Duplikate bei der Eingabe ab.
- Zusammenführen von Hand dauert ein paar Minuten pro Woche, und noch hat kein Duplikat Schaden angerichtet.
Dann reichen eine kurze wöchentliche Routine und saubere Importe. Unser Beitrag zur CRM-Deduplizierung für kleine Unternehmen behandelt die Gewohnheiten, die es so halten.
Wann sich ein Tool zu lohnen beginnt
Die Waage kippt meist, wenn Duplikate nicht mehr gelegentlich auftreten. Das sind die üblichen Anzeichen:
- Der Rückstand ist zu groß für Merges von Hand: Hunderte Duplikate, oder Tausende nach einem Import oder CRM-Wechsel.
- Duplikate kommen immer wieder: ein Formular, Buchungstool oder Sync fügt jede Woche neue hinzu.
- Duplikate stimmen nicht exakt überein: Tippfehler, zwei E-Mails oder Varianten des Firmennamens verbergen sie vor einfachen Prüfungen.
- Merges gehen schief: der falsche Owner oder die falsche Phase bleibt, und jemand verbringt Zeit mit der Korrektur.
- Ein Duplikat hat einem Kunden geschadet: ein doppelter Anruf, eine falsche E-Mail oder eine verpasste Verlängerung.
Was als Duplikat gilt, ist Einzelfallsache, und der Kipppunkt ebenso. Zwei dieser Anzeichen zusammen lohnen meist einen genaueren Blick.
Wann Sie beginnen sollten
Für kleine Teams ist der beste Zeitpunkt oft kurz vor einer Veränderung. Ein großer Import, eine neue Integration oder eine Neueinstellung, die im CRM arbeiten wird, bringen schnell Datensätze dazu.
Früh anzufangen hat noch einen Vorteil. Solange das Team klein ist, kennen die Leute die Kunden noch gut. Sie können schnell sagen, ob zwei Datensätze dieselbe Person sind.
Was Sie vor dem Kauf prüfen sollten
Sagen die Zahlen ja, vergleichen Sie Tools nach dem, was für ein kleines Team zählt. Einfache Einrichtung zählt, denn niemand hat eine Woche, um sie zu konfigurieren.
Prüfen Sie, wie jedes Tool abrechnet: pro Nutzer, pro Datensatz oder pro Merge. Prüfen Sie auch, ob Sie Merges vorab ansehen und die gewinnenden Werte wählen können. Unser Leitfaden zum Vergleich bei der Wahl eines Deduplizierungs-Tools listet die Fragen auf, die Sie stellen sollten.
Wie Dedupely zu Budget und Zeit eines kleinen Teams passt
Dedupely findet Duplikate ganz ohne Einrichtung, sobald Ihr CRM verbunden ist. Sie können auch eigene Suchen bauen, Regeln dafür festlegen, welcher Wert gewinnt, und jeden Merge vorab ansehen. Der Preis richtet sich nach den synchronisierten Datensätzen, mit unbegrenzten Nutzern, wie Preisseite und Seite für kleine Unternehmen zeigen.
Lassen Sie Ihre eigenen Zahlen entscheiden
Ob sich ein Deduplizierungs-Tool für ein kleines Team lohnt, lässt sich nicht pauschal beantworten, in keine Richtung. Die Antwort ergibt sich aus der Zeit, die Sie mit Duplikaten verbringen, und aus dem, was sie kaputt machen.
Zählen Sie beides ein paar Wochen lang. Sind die Kosten klein, reicht eine wöchentliche Routine. Wachsen sie weiter, spart ein Tool wahrscheinlich mehr, als es kostet, und je früher Sie anfangen, desto weniger ist zu bereinigen.
Häufige Fragen
Lohnt sich ein CRM-Deduplizierungstool für ein kleines Unternehmen?
Ja, wenn Duplikate mehr kosten als das Tool, an Zeit oder Fehlern. Ein paar Dutzend exakte Duplikate lassen sich von Hand zusammenführen. Hunderte Duplikate, jede Woche neue oder Duplikate, die Doppelanrufe und falsche Berichte verursachen, machen ein Tool meist rentabel.
Was kosten doppelte Datensätze ein kleines Team?
Erfassen Sie ein bis zwei Wochen lang die Zeit für das Finden, Prüfen und Zusammenführen von Duplikaten und multiplizieren Sie sie mit einem Stundensatz. Addieren Sie, was Duplikate kaputt gemacht haben, etwa doppelte Ansprache, zersplitterte Kundenhistorie oder aufgeblähte Berichte. Dieser zweite Teil ist schwerer zu beziffern, aber oft größer.
Kann ein kleines Team ein CRM ohne Tool deduplizieren?
Ja, wenn es wenige Duplikate gibt und die meisten exakte E-Mail- oder Domain-Treffer sind. Füllen Sie das Schlüsselfeld auf jedem Datensatz, bereinigen Sie Importe, bevor sie ins CRM kommen, und führen Sie an einem festen Tag pro Woche zusammen. Es funktioniert nicht mehr, wenn neue Duplikate schneller kommen, als Sie sie zusammenführen können.
Wann sollte ein kleines Team mit dem Deduplizieren beginnen?
Sobald Duplikate auftauchen, und am besten vor einem großen Import, einer neuen Integration oder Neueinstellungen. Am Anfang kennt das Team seine Kunden noch gut genug, um schnell zu entscheiden. Warten heißt, dass beim Bereinigen mehr Datensätze von den Duplikaten abhängen.
Worauf sollte ein kleines Team bei einem Deduplizierungstool achten?
Schnelle Einrichtung, ein Abgleich, der Tippfehler und Schreibvarianten erkennt, und eine Vorschau jedes Merges. Achten Sie auf Kontrolle darüber, welche Werte in Feldern wie Owner und Phase gewinnen, und auf ein Preismodell, das zu einem kleinen Team passt. Testen Sie es mit eigenen Daten, bevor Sie zahlen.
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