TL;DR
- Uma base de dados de CRM grande demora mais para sincronizar e não pode ser revisada conjunto a conjunto.
- Os limites de API do CRM podem atrasar a primeira sincronização de uma base com milhões de registros.
- Conjuntos de duplicados muito grandes costumam vir de valores fictícios ou de caixas compartilhadas, por isso deixe-os de lado.
- Mescle uma base de dados grande por fases, a começar pelas correspondências exatas de email ou domínio.
- O Dedupely sincroniza bases de dados de milhões de registros e mescla em massa milhares de correspondências em minutos.
Um CRM com milhões de registros tem os mesmos tipos de duplicados que um pequeno. O que muda é tudo ao redor deles. Carregar os dados demora mais, as pesquisas devolvem mais grupos e mais equipes sentem cada mesclagem.
Com essa dimensão, ninguém consegue ver todas as correspondências. A limpeza tem que assentar em critérios de confiança, salvaguardas que apanhem o que os critérios deixam escapar e um registro de cada alteração.
Neste artigo, vai ver o que muda quando uma base de dados fica grande e como planejar a primeira sincronização. Vai ver também como lidar com correspondências demasiado grandes, mesclar por fases e manter um rasto que resista a perguntas futuras.
O que muda quando uma base de dados de CRM fica grande
O tamanho, por si só, não torna uma limpeza difícil. O nosso artigo sobre deduplicação complexa de CRM em grande escala explica porque é que critérios claros importam mais do que o número de registros. O tamanho muda, sim, a forma de planejar o trabalho.
| O que muda | Porque é importante |
|---|---|
| Carregar os dados leva mais tempo | A primeira sincronização de uma base de dados grande pode levar horas, então planeje-a antes de a limpeza começar |
| As pesquisas devolvem milhares de grupos | Decide os critérios e as amostras em vez de cada conjunto |
| Os valores errados repetem-se em escala | Um número de telefone de preenchimento pode vincular centenas de registros |
| Mais sistemas alimentam o CRM | Continuam a chegar novos duplicados de formulários, importações e integrações enquanto limpa |
| Mais pessoas dependem de cada registro | Uma regra errada afeta muitas equipes ao mesmo tempo, por isso as alterações precisam de um responsável e de um registro |
Comece pelos objetos que está limpando agora
Um CRM grande raramente precisa de limpar todos os objetos de uma vez. Escolha os objetos em que os duplicados causam mais problemas hoje, muitas vezes contatos e empresas, e comece por aí.
Conte os registros de cada um antes de começar. Muitas ferramentas que se conectam a um CRM sincronizam objetos inteiros, e algumas cobram pelo número de registros sincronizados. Ativar só os objetos com que você está trabalhando encurta a primeira sincronização e reduz a contagem.
Trabalhe um objeto de cada vez e termine as suas etapas antes de ativar o seguinte.
Planeje em função da primeira sincronização
Antes de uma ferramenta encontrar duplicados, tem que ler os seus registros. Numa base de dados com milhões, essa primeira sincronização pode demorar horas.
Os limites da API do seu CRM podem deixar a primeira sincronização mais lenta, por isso reserve espaço para ela no seu plano.
- Inicie a primeira sincronização quando não precisar de resultados no mesmo dia.
- Evite fazer ao mesmo tempo uma grande importação ou migração.
- Avise o administrador do CRM, para que uma integração mais lenta não pareça uma falha.
Ponha de parte as correspondências demasiado grandes
Numa base de dados grande, um só valor errado pode criar um conjunto com centenas de registros. Esses conjuntos raramente são um só cliente. Costumam compartilhar um valor fictício, um valor de teste ou uma caixa compartilhada.
- Telefones de preenchimento como 0000000000 ou 1234567890.
- Dados de exemplo como test@test.com ou "John Doe".
- Caixas compartilhadas como info@ ou sales@ que muitas pessoas usaram em formulários.
- Domínios de empresa que pertencem a um grande grupo com muitos escritórios separados.
Deixe de lado qualquer grupo acima de um tamanho definido por você, como 20 registros, e analise-o separadamente. Nosso artigo sobre valores fictícios que fazem os registros parecer duplicados explica como os encontrar.
Fazer merge por fases
Uma grande limpeza feita de uma vez não deixa margem para aprender. É por isso que quase todas as equipes com uma base de dados grande mesclam por fases, verificando cada ronda antes da seguinte.
| Fase | O que mescla | O que verificar |
|---|---|---|
| 1. Testar | Um conjunto e depois uma página de conjuntos da sua pesquisa mais rigorosa | Cada registro mesclado, aberto no CRM |
| 2. Correspondências exatas | Correspondências exatas de email ou domínio, em massa | Uma amostra aleatória de registros mesclados |
| 3. Campos combinados | Correspondências mais abrangentes confirmadas por um segundo campo, como nome e empresa | Uma amostra maior, incluindo casos-limite |
| 4. Revisão | Conjuntos que precisam de uma pessoa, incluindo os demasiado grandes | Cada conjunto, por alguém que conhece os registros |
Deixe tempo entre fases para que quem usa o CRM detecte problemas. O nosso artigo sobre o que verificar depois de uma mesclagem grande enumera o que ver depois de cada ronda.
Guarde um rasto de cada alteração
Com milhares de mesclagens, alguém vai perguntar por uma delas. Um comercial não encontra uma conta, ou o financeiro vê o número de clientes baixar.
Dois tipos de registro respondem a essas perguntas. Um histórico de mesclagens mostra o que cada mesclagem mudou, com os valores originais. Um registro de atividade mostra quem fez cada mesclagem, mudou uma pesquisa ou ativou uma automatização, e quando.
Decida onde ambos ficam e quem os pode ver antes da primeira mesclagem em massa. O nosso artigo sobre porque precisa de um registro de cada mesclagem explica o que mostra um registro útil.
Impeça que os novos duplicados voltem a crescer
Um CRM grande continua a receber registros durante a limpeza. Se as origens que criaram os duplicados se mantiverem, o número volta a crescer.
Depois de testar as regras, pode mesclar automaticamente, com agendamento, os novos duplicados de que tem a certeza, como correspondências exatas de email. Envie o resto para revisão com regularidade, para o atraso não voltar a acumular.
Como o Dedupely trata grandes bases de dados de CRM
Um cliente do Dedupely sincronizou mais de 18 milhões de registros, e mesclar em massa alguns milhares de correspondências demora minutos. A primeira sincronização demora 3 a 10 horas para 600.000 a 1 milhão de registros, e mais nas maiores bases de dados.
Por padrão, o Dedupely exclui correspondências arriscadas, como grupos com mais de 20 registros ou dados fictícios. Elas ficam numa aba separada à espera de que você as mescle, rejeite ou revise.
Cada mesclagem fica registrada com os valores originais e pode ser exportada como CSV, e um registro de auditoria mostra quem fez o quê. Escolhe que objetos sincronizar, por isso pode começar pelos que está limpando.
Planeje para a dimensão, decida os critérios
Uma base de dados de CRM grande não precisa de outra ideia do que é um duplicado. Precisa de um plano que tenha em conta o tamanho: uma primeira sincronização agendada com antecedência, conjuntos demasiado grandes postos de lado e mesclagens feitas por fases.
Acima de tudo, precisa de critérios de confiança e de um registro de cada alteração. Com isso, milhões de registros tornam-se uma série de etapas que pode verificar uma a uma.
Perguntas frequentes
Como se deduplica um CRM com milhões de registros?
Comece por um objeto, como os contatos, e planeje a primeira sincronização com antecedência, porque pode demorar horas. Ponha de lado as correspondências demasiado grandes baseadas em valores fictícios. Depois mescle por fases, das correspondências exatas de email ou domínio às mais abrangentes, verificando uma amostra de registros mesclados depois de cada fase.
Porque é que sincronizar um CRM grande demora tanto?
Cada registro precisa ser lido pela API do CRM, e os limites da API do seu CRM podem deixar a primeira sincronização mais lenta. Para uma base de dados com milhões de registros, uma primeira sincronização de várias horas é normal. Agende-a com antecedência e evite rodar ao mesmo tempo uma importação ou migração grande.
É possível mesclar em massa milhares de duplicados de uma vez?
Sim, muitas ferramentas de deduplicação conseguem mesclar milhares de conjuntos de duplicados numa só ação, por isso o risco está nos critérios com que mescla. Teste a pesquisa num conjunto e numa página, e verifique os resultados no CRM. Depois mescle em massa o resto dessa pesquisa com os mesmos critérios.
Porque é que um conjunto de duplicados contém centenas de registros?
Normalmente porque os registros compartilham um valor que não é real, como um número de telefone fictício, test@test.com ou uma caixa compartilhada como info@. Esses conjuntos raramente são um só cliente. Deixe-os de fora das mesclagens em massa e revise-os separadamente, ou deixe esse valor fora da correspondência.
Como acompanhar milhares de mesclagens?
Mantenha um histórico de mesclagens que mostre os registros originais e os valores que venceram, de preferência exportável. Junte a ele um log de atividades de quem rodou cada mesclagem e alterou cada pesquisa. Decida quem pode ver os dois antes da primeira mesclagem em massa, porque as perguntas costumam aparecer semanas depois.
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