Résumé
- Une grosse base CRM met plus de temps à se synchroniser et ne peut pas être examinée ensemble par ensemble.
- Les limites d'API du CRM peuvent ralentir la première synchronisation d'une base de plusieurs millions de fiches.
- Les très gros ensembles de doublons viennent souvent de valeurs de remplissage ou de boîtes partagées, alors mettez-les de côté.
- Fusionnez une grande base par étapes, en commençant par les correspondances exactes d'e-mail ou de domaine.
- Dedupely synchronise des bases de millions de fiches et fusionne en masse des milliers de correspondances en quelques minutes.
Un CRM de plusieurs millions de fiches a les mêmes types de doublons qu'un petit. Ce qui change, c'est tout ce qui les entoure. Le chargement des données est plus long, les recherches renvoient plus d'ensembles et plus d'équipes ressentent chaque fusion.
À cette échelle, personne ne peut examiner chaque correspondance. Le nettoyage doit reposer sur des critères fiables, des garde-fous qui rattrapent ce que les critères manquent et une trace de chaque modification.
Dans cet article, vous verrez ce qui change quand une base devient volumineuse et comment planifier la première synchronisation. Vous verrez aussi comment gérer les correspondances démesurées, fusionner par étapes et garder une trace qui résiste aux questions plus tard.
Ce qui change quand une base CRM devient volumineuse
La taille seule ne rend pas un nettoyage difficile. Notre article sur le dédoublonnage CRM complexe à grande échelle explique pourquoi des critères clairs comptent plus que le nombre de fiches. La taille change en revanche la façon de planifier le travail.
| Ce qui change | Pourquoi c'est important |
|---|---|
| Le chargement des données prend plus de temps | La première synchronisation d'une grande base peut prendre des heures : planifiez-la avant le début du nettoyage |
| Les recherches renvoient des milliers de groupes | Vous décidez des critères et des échantillons, pas de chaque ensemble |
| Les mauvaises valeurs se répètent à grande échelle | Un seul numéro de remplissage peut relier des centaines de fiches |
| Davantage de systèmes alimentent le CRM | De nouveaux doublons continuent d'arriver des formulaires, imports et intégrations pendant que vous nettoyez |
| Plus de gens dépendent de chaque fiche | Une mauvaise règle touche beaucoup d'équipes à la fois, les changements ont donc besoin d'un responsable et d'une trace |
Commencez par les objets que vous nettoyez en ce moment
Un gros CRM a rarement besoin que tous ses objets soient nettoyés en même temps. Choisissez les objets où les doublons posent le plus de problèmes aujourd'hui, souvent les contacts et les entreprises, et commencez par là.
Comptez les fiches de chacun avant de commencer. Beaucoup d'outils connectés à un CRM synchronisent des objets entiers, et certains facturent selon le nombre de fiches synchronisées. N'activer que les objets sur lesquels vous travaillez raccourcit la première synchronisation et réduit le compte.
Traitez un objet à la fois, et finissez ses étapes avant d'activer le suivant.
Prévoir la première synchronisation
Avant de trouver des doublons, un outil doit lire vos fiches. Pour une base de plusieurs millions, cette première synchronisation peut prendre des heures.
Les limites d'API de votre CRM peuvent allonger la première synchronisation, prévoyez donc de la marge dans votre planning.
- Lancez la première synchronisation quand vous n'avez pas besoin de résultats le jour même.
- Évitez de lancer en même temps un gros import ou une migration.
- Prévenez votre administrateur CRM, pour qu'une intégration plus lente ne ressemble pas à une panne.
Mettre de côté les correspondances démesurées
Dans une grande base, une seule valeur erronée peut créer un ensemble de centaines de fiches. Ces ensembles sont rarement un seul client. Ils partagent en général une valeur factice, une valeur de test ou une boîte partagée.
- Des numéros de remplissage comme 0000000000 ou 1234567890.
- Des données d'exemple comme test@test.com ou « John Doe ».
- Des boîtes partagées comme info@ ou sales@ utilisées par beaucoup de personnes dans des formulaires.
- Les domaines d'entreprise qui appartiennent à un grand groupe aux nombreux bureaux distincts.
Mettez de côté tout groupe au-delà d'une taille que vous fixez, par exemple 20 enregistrements, et examinez-le à part. Notre article sur les valeurs factices qui font passer des fiches pour des doublons explique comment les trouver.
Fusionner par étapes
Un gros nettoyage fait d'une traite ne laisse aucune place pour apprendre. C'est pourquoi presque toutes les équipes avec une grande base fusionnent par étapes, en vérifiant chaque tour avant le suivant.
| Étape | Ce qui fusionne | Ce qu'il faut vérifier |
|---|---|---|
| 1. Tester | Un ensemble, puis une page d'ensembles de votre recherche la plus stricte | Chaque fiche fusionnée, ouverte dans le CRM |
| 2. Correspondances exactes | Correspondances exactes d'e-mail ou de domaine, en masse | Un échantillon aléatoire de fiches fusionnées |
| 3. Champs combinés | Des correspondances plus larges confirmées par un second champ, comme le nom et l'entreprise | Un échantillon plus large, cas limites compris |
| 4. Revue | Les ensembles qui demandent une personne, y compris les trop gros | Chaque ensemble, par quelqu'un qui connaît les fiches |
Laissez du temps entre les étapes pour que les utilisateurs du CRM repèrent les problèmes. Notre article sur quoi vérifier après une grosse fusion liste ce qu'il faut regarder après chaque tour.
Garder une trace de chaque changement
Avec des milliers de fusions, quelqu'un posera une question sur l'une d'elles. Un commercial ne trouve plus un compte, ou la finance voit baisser le nombre de clients.
Deux types de traces répondent à ces questions. Un historique des fusions montre ce que chaque fusion a changé, avec les valeurs d'origine. Un journal d'activité montre qui a lancé chaque fusion, modifié une recherche ou activé une automatisation, et quand.
Décidez où les deux résident et qui peut les voir avant la première fusion en masse. Notre article sur pourquoi il vous faut une trace de chaque fusion explique ce que montre une trace utile.
Empêcher les nouveaux doublons de repousser
Un gros CRM continue de recevoir des fiches pendant le nettoyage. Si les sources qui ont créé les doublons ne changent pas, le nombre remonte.
Une fois vos règles testées, vous pouvez fusionner automatiquement et selon une planification les nouveaux doublons dont vous êtes sûr, comme les correspondances exactes d'e-mail. Envoyez régulièrement le reste en revue, pour que l'arriéré ne se reforme pas.
Comment Dedupely gère les grosses bases CRM
Un client Dedupely a synchronisé plus de 18 millions de fiches, et fusionner en masse quelques milliers de correspondances prend quelques minutes. La première synchronisation prend 3 à 10 heures pour 600 000 à 1 million de fiches, et plus pour les plus grandes bases.
Par défaut, Dedupely exclut les correspondances risquées, comme les ensembles de plus de 20 fiches ou les données factices. Elles attendent dans un onglet à part que vous les fusionniez, rejetiez ou examiniez.
Chaque fusion est consignée avec ses valeurs d'origine et peut être exportée en CSV, et un journal d'audit montre qui a fait quoi. Vous choisissez les objets à synchroniser, et pouvez donc commencer par ceux que vous nettoyez.
Prévoir selon la taille, décider des critères
Une grosse base CRM n'a pas besoin d'une autre idée de ce qu'est un doublon. Elle a besoin d'un plan qui tient compte de sa taille : une première synchronisation planifiée à l'avance, les ensembles trop gros mis de côté et des fusions par étapes.
Il lui faut surtout des critères fiables et une trace de chaque modification. Avec cela, des millions de fiches deviennent une suite d'étapes à vérifier une par une.
Questions fréquentes
Comment dédoublonner un CRM de plusieurs millions de fiches ?
Commencez par un objet, comme les contacts, et prévoyez à l'avance la première synchronisation, qui peut prendre des heures. Écartez les correspondances trop grandes fondées sur des valeurs factices. Fusionnez ensuite par étapes, des correspondances exactes d'e-mail ou de domaine aux plus souples, en vérifiant un échantillon de fiches fusionnées après chaque étape.
Pourquoi la synchronisation d'un gros CRM prend-elle autant de temps ?
Chaque fiche doit être lue via l'API du CRM, et les limites d'API de votre CRM peuvent allonger la première synchronisation. Pour une base de plusieurs millions de fiches, une première synchronisation de plusieurs heures est normale. Planifiez-la à l'avance, et évitez de lancer en même temps un gros import ou une migration.
Peut-on fusionner en masse des milliers de doublons à la fois ?
Oui, beaucoup d'outils de dédoublonnage peuvent fusionner des milliers d'ensembles de doublons en une seule action, et le risque réside donc dans les critères de fusion. Testez la recherche sur un ensemble et une page, et vérifiez les résultats dans votre CRM. Puis fusionnez en masse le reste de cette recherche avec les mêmes critères.
Pourquoi un ensemble de doublons contient-il des centaines de fiches ?
En général parce que les fiches partagent une valeur qui n'est pas réelle, comme un numéro factice, test@test.com ou une boîte partagée comme info@. Ces ensembles sont rarement un seul client. Écartez-les des fusions en masse et examinez-les à part, ou laissez cette valeur hors du rapprochement.
Comment suivre des milliers de fusions ?
Gardez un historique des fusions qui montre les fiches d'origine et les valeurs gagnantes, idéalement exportable. Associez-y un journal d'activité indiquant qui a lancé chaque fusion et modifié chaque recherche. Décidez qui peut voir les deux avant la première fusion en masse, car les questions arrivent en général des semaines plus tard.
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