Dedupely Intelligence
TL;DR
- Uma mesclagem grande pode alterar responsáveis, IDs de registros, associações a listas e automatizações.
- Abra uma amostra de registros mesclados, incluindo os maiores conjuntos e as contas principais.
- Compare o número de registros e os relatórios principais com os valores registrados antes da mesclagem.
- Verifique todas as integrações ou planilhas que guardam IDs de registros do CRM.
- A Dedupely registra cada mesclagem com os valores originais e vencedores, para que cada verificação tenha uma referência.
Uma mesclagem grande pode terminar em minutos. Saber se deu certo leva um pouco mais de tempo, porque alguns efeitos só aparecem em registros, relatórios e ferramentas fora do CRM.
Uma verificação rápida logo após a mesclagem apanha os problemas enquanto ainda são pequenos. Também indica se as regras estão prontas para a próxima ronda.
Este artigo é essa verificação. Vai perceber porque é que uma mesclagem precisa dela, uma lista de verificação do que analisar e o que fazer se algo parecer errado. Preparar uma cópia de segurança é um passo à parte, abordado no nosso guia sobre fazer uma cópia de segurança do seu CRM antes de uma mesclagem grande.
Porque é que uma mesclagem grande precisa de verificação própria
Uma mesclagem decide qual o registro que sobrevive, que valor prevalece em cada campo e para onde seguem as associações. Cada uma dessas decisões pode repercutir-se noutras partes do CRM.
Por padrão, o HubSpot cria um novo ID de registro e remove os dois registros dos fluxos de trabalho ativos. A beta pública de Preservação do ID principal mantém o ID principal e a inscrição no fluxo principal; o secundário é removido. O registro secundário sai dos segmentos estáticos, e os valores das propriedades do principal geralmente prevalecem, com exceções documentadas. Confira o comportamento para a sua conta e o seu método de mesclagem.
Em outubro de 2026, da base de conhecimento do HubSpot: Mesclar registros.
A sua rotina mensal analisa o que é novo. Esta verificação é diferente: analisa o que uma mesclagem alterou. O nosso Lista de verificação de manutenção de registros do CRM cobre a rotina.
Uma checklist para depois de uma mesclagem de grande dimensão
Siga estes passos por ordem. As primeiras verificações são feitas dentro do CRM, e as seguintes abrangem as ferramentas que o rodeiam.
1. Abra uma amostra de registros mesclados
Escolha algumas mesclagens aleatórias e algumas selecionadas: os maiores conjuntos de duplicados, contas principais e casos limite que o preocupavam. Compare cada resultado com os registros originais.
Faça primeiro a pergunta mais simples: esta mesclagem seria uma que faria manualmente? Se não, anote que critérios encontraram a correspondência.
2. Verifique os responsáveis e os campos em que as equipes confiam
O responsável, o ciclo de vida ou o estágio do lead e a opção de cancelar o email costumam causar problemas quando o valor errado vence. Verifique-os em cada registro da sua amostra.
Uma troca de responsável transfere uma conta para outro representante. Uma recusa perdida significa enviar email para alguém que pediu para parar.
3. Verifique as associações e as atividades
Abra os negócios, empresas e contatos relacionados dos registros mesclados. Cada um deve estar vinculado ao registro sobrevivente, com notas, chamadas e tarefas no seu histórico.
Verifique também o sentido inverso. Um contato mesclado na empresa errada passa agora os seus negócios para a conta errada.
4. Compare contagens e relatórios
A redução de registros deve corresponder aproximadamente aos registros extra dos conjuntos que mesclou. Uma redução muito maior aponta para uma regra que agrupou mais do que esperava.
Depois, verifique os relatórios que a direção analisa, como contagens de clientes e pipeline. As alterações aí devem ser rastreáveis até à mesclagem. O nosso artigo sobre taxa de duplicados e outras métricas de precisão do CRM aborda os números a acompanhar ao longo do tempo.
5. Verifique automatizações e listas
Verifique fluxos de trabalho, sequências e listas que usaram os registros mesclados. Alguns registros podem ter saído de uma automação onde deveriam continuar, ou entrado numa onde não deveriam.
Volte a inscrever os registros quando necessário e verifique se o tamanho das listas faz sentido.
6. Verifique as integrações e tudo o que guarda IDs de registros
Sistemas de faturamento, ferramentas de suporte, data warehouses e planilhas compartilhadas costumam guardar IDs de registros do CRM. Depois de uma mesclagem, alguns desses IDs podem apontar para registros que não existem mais.
Verifique alguns registros mesclados em cada ferramenta conectada. Nosso artigo sobre deduplicação entre ferramentas conectadas aborda a forma como as sincronizações e integrações interagem com as mesclagens.
7. Esteja atento a novos duplicados
Formulários, importações e integrações continuam rodando após a mesclagem. Se uma ferramenta conectada ainda tiver o registro antigo, ela pode recriá-lo.
Repita as mesmas pesquisas alguns dias depois. Novos duplicados de registros que acabou de mesclar costumam indicar uma origem que vale a pena corrigir.
8. Informe a equipe sobre as alterações
Compartilhe o que foi mesclado, o que os comerciais podem notar e onde reportar problemas. Quem usa os registros todos os dias encontra problemas que uma amostra pode não mostrar.
Lista de verificação pós-mesclagem, em resumo
| Verificar | O que observar | Sinal de problema |
|---|---|---|
| Amostra de mesclagens | Mesclagens aleatórias, maiores conjuntos, contas-chave | Uma mesclagem que não faria manualmente |
| Campos principais | Responsável, fase, cancelamento de email | Um responsável ou opt-out que mudou de forma inesperada |
| Associações | Negócios, empresas, contatos, atividade | Registros associados à conta errada |
| Contagens e relatórios | Registros por objeto, número de clientes, pipeline | Uma queda muito superior aos registros extra mesclados |
| Automatizações e listas | Fluxos de trabalho, sequências, tamanhos de listas | Registros que faltam numa automatização de que precisam |
| Integrações | Ferramentas e planilhas que guardam IDs de registros | IDs que apontam para registros que já não existem |
| Novos duplicados | As mesmas pesquisas, alguns dias depois | Registros mesclados criados de novo por uma fonte |
| Feedback da equipe | Perguntas de comerciais e gestores | Relatórios repetidos sobre o mesmo tipo de registro |
Se algo parecer errado
Aguarde pela ronda seguinte até conhecer a causa. Descubra qual a pesquisa ou critério que produziu as mesclagens erradas e quantas mesclagens compartilham esse critério.
Muitas mesclagens no CRM não podem ser desfeitas. Use o backup e o histórico de mesclagens para planejar a recuperação com o responsável pelo CRM ou o fornecedor. Recriar apenas os valores dos campos pode não restaurar IDs, atividades, associações ou vínculos com outros registros. Resolva os registros afetados antes de retomar a regra.
Quando tiver certeza de que dois registros não são duplicados, rejeite a correspondência para que ela não volte. O que conta como duplicado depende de cada caso, e uma mesclagem errada muitas vezes mostra onde a definição da equipe e as regras divergem.
Como a Dedupely ajuda a verificar uma mesclagem de grande dimensão
Cada pesquisa de duplicados no Dedupely mostra o número de correspondências e o número de registros nelas, o que dá a você os seus números de "antes". Cada mesclagem fica registrada com os registros originais, os valores vencedores, o resultado e um link para o registro no seu CRM. Quando uma mesclagem precisar de correção, você pode filtrar as mesclagens por data e exportar os valores originais delas em CSV.
Verifique antes da próxima ronda
Uma mesclagem grande vai além dos registros que ela combina. Responsáveis, associações, relatórios, automações e ferramentas conectadas podem mudar, e uma verificação rápida encontra os problemas enquanto ainda são pequenos.
Registre os seus números antes da mesclagem, analise uma amostra depois e acompanhe as alterações nas ferramentas em torno do CRM. Quando a verificação estiver limpa, as suas regras estão prontas para a ronda seguinte.
Perguntas frequentes
O que deve verificar depois de mesclar duplicados no CRM?
Verifique uma amostra dos registros mesclados, sobretudo proprietários, fases e cancelamentos de assinatura de e-mail. Depois confirme que as associações e a atividade passaram para o registro final. Compare o número de registros e os relatórios principais com os valores anteriores à mesclagem, e verifique automatismos, listas e qualquer integração que guarde IDs de registros.
Porque mudaram os meus relatórios depois de mesclar duplicados?
Porque os duplicados deixaram de ser contados. Um cliente guardado três vezes contava três vezes antes da mesclagem e uma vez depois. Se a descida for muito maior do que os registros extra que mesclou, verifique se alguma pesquisa agrupou registros que não eram duplicados.
Os registros unificados mantêm-se nos fluxos de trabalho?
Depende do CRM. No HubSpot, a partir de outubro de 2026, os registros mesclados podem ser retirados dos workflows, por isso verifique as automações que os usavam. Em qualquer CRM, após uma mesclagem grande, revise os workflows, as sequências e as listas, e inscreva os registros de novo quando necessário.
Uma mesclagem pode afetar as integrações do CRM?
Pode acontecer, quando uma ferramenta conectada guarda IDs de registros do CRM. Uma mesclagem pode remover ou alterar os IDs dos registros envolvidos, então a ferramenta pode apontar para um registro que não existe mais. Verifique alguns registros mesclados em cada ferramenta conectada depois de uma mesclagem grande.
Como corrigir uma mesclagem incorreta no CRM?
Pause a pesquisa afetada e identifique as correspondências incorretas. Use backups e o histórico de mesclagens para planejar a recuperação com o responsável pelo CRM ou o fornecedor; digitar os campos de novo pode não restaurar os IDs originais nem o histórico vinculado. Teste critérios revisados em uma amostra revisada antes de retomar, e rejeite as falsas correspondências confirmadas.
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