Deduplicazione CRM per consulenti e agenzie

Quando pulisci il CRM di un client, lavori nei loro dati con i loro strumenti, secondo le loro scadenze. Alcuni gestiscono i CRM di diversi client mese dopo mese. Altri arrivano per un progetto, spesso prima di una migrazione o di un lancio. In ogni caso, la parte che sento più spesso è provare il lavoro. Una buona pulizia lascia un database più piccolo che il client non può facilmente verificare. In questo articolo vedrai come concordare i criteri, mantenere un registro di ogni fusione e segnalare i risultati in cui il client può fidarsi.

Due tipi di lavoro di deduplicazione del cliente

Agenzie e freelancer che gestiscono i CRM di diversi client svolgono lavoro ricorrente. Ogni client ha il proprio CRM, i propri strumenti e la propria idea di cosa sia un duplicato. I nuovi duplicati continuano ad arrivare da moduli, importazioni e integrazioni, quindi il lavoro non finisce mai completamente.

I consulenti su progetti una tantum lavorano verso una data fissata da qualcos'altro: una migrazione, il lancio di un'integrazione o l'inizio di un contratto. Il progetto termina con una consegna, e il cliente vive con ogni fusione dopo che te ne vai.

I due richiedono ritmi diversi e la stessa prova. In entrambi i casi, il cliente deve poter vedere cosa hai fatto e perché.

Perché provare il lavoro è la parte difficile

Una pulizia completata si manifesta con meno record. Il client vede il conteggio dei contatti scendere di migliaia e chiede cosa manca.

Un'unione errata è molto più visibile di mille corrette. Un agente trova un account con il nome di qualcun altro, oppure un numero di telefono utilizzato la scorsa settimana scompare. Senza un record, non puoi mostrare cosa è accaduto.

Per questo la convalida è parte del progetto dal primo giorno. Tutto funziona allo stesso modo con HubSpot Contacts, Salesforce Accounts o Pipedrive People.

Concordare cosa conta come duplicato prima di unire

Ogni team definisce i duplicati un po' diversamente. Un cliente tratta ogni succursale come azienda a sé stante, un altro vuole un record per azienda ovunque.

Risolvi queste domande con il cliente prima di unire qualcosa e metti le risposte per iscritto. Diventano i tuoi criteri, e dopo saranno la tua risposta a "perché questi due si sono uniti?"

Mostra il prima e il dopo

Prendete i vostri numeri "iniziali" prima di modificare qualsiasi cosa. Registrate il conteggio dei record per oggetto, il numero di set di duplicati che ogni criterio trova e l'origine dei duplicati.

Esporta anche i record che intendi unire. Se una domanda sorge mesi dopo, avrai i dati come erano il primo giorno.

Guida il client attraverso alcuni merge prima di eseguire il resto. Mostra loro i record in ingresso, i valori che prevalgono e il record in uscita. Dopo il merge, prendi di nuovo gli stessi conteggi per avere il prima e il dopo uno accanto all'altro.

Mantieni un registro di ogni unione

Per ogni merge, conserva i record originali, i valori vincenti, il risultato finale e un link al record unito nel CRM. Questo ti permette di rispondere "dove è andato questo numero?" in un minuto.

In molti CRM un'unione non può essere completamente annullata. Un record di unione con i valori originali ti permette di ricrearlo se scopri che l'unione era sbagliata.

Consegna il record completo al termine del progetto. Mostra al cliente cosa è cambiato e ti protegge quando ti viene chiesto di un merge in futuro.

Report che il cliente può usare

Un buon rapporto dice al cliente cosa è cambiato e cosa fare dopo. Includerei:

• Set di duplicati uniti e record rimossi, per oggetto.
• Set lasciati al cliente per la revisione e il motivo per cui ciascuno richiede l'intervento di una persona.
• Insiemi che hai rivisto e rifiutato, perché sono record separati.
• Le fonti che continuano a creare duplicati, con un esempio da ognuna.
• Quello che consiglia di fare dopo, ad esempio correggere un modulo o una verifica ricorrente.

Lavorare su tutti i tool di ogni cliente

Ogni cliente porta uno stack diverso: moduli web, strumenti di arricchimento e prospecting, fogli di calcolo, e talvolta un secondo CRM. Non puoi deduplicare al loro interno. Uno strumento di arricchimento, ad esempio, di solito non può essere pulito dal suo lato, e i suoi dati vanno comunque nel CRM.

Pulisci i dati prima che entrino dove puoi: i fogli di calcolo prima dell'importazione e il sistema precedente prima di una migrazione. Poi pulisci nel CRM per tutto il resto. Quando due CRM si sincronizzano bidirezionalmente, un duplicato esiste su entrambi i lati, quindi il merge deve avvenire su entrambi.

Nella prima settimana, elenca ogni strumento che crea record per quel cliente. Spiega perché i duplicati continuano a tornare e trasforma il tuo rapporto in un piano.

Per i clienti in corso, automatizza quello di cui sei sicuro

Una volta che il backlog è pulito e il client si fida dei tuoi criteri, imposta i modelli di cui sei più sicuro per unire automaticamente. I record in cui tre o quattro campi forti corrispondono, come nome, email e azienda, sono buoni candidati.

Unire automaticamente i nuovi duplicati li mantiene dal diffondersi tra i tuoi controlli. I casi limite vanno ancora alla revisione, da parte tua o del cliente.

Invia un breve report secondo un programma regolare, mensile per la maggior parte dei client. Gli stessi numeri ogni volta rendono il lavoro visibile molto tempo dopo la prima pulizia.

Metti l'accordo per iscritto prima di unire

Che il lavoro sia ricorrente o una tantum, una pulizia per i clienti si riduce alla prova. I criteri concordati spiegano perché i record sono stati uniti, e i numeri "prima" accanto ai conteggi dopo mostrano cosa è cambiato.

Un registro di ogni unione, con i valori originali, tiene insieme il lavoro. Risponde a domande anche molto dopo la fine del progetto, ed è quello che il cliente conserva quando gli consegni il lavoro.

Domande frequenti