TL;DR
- A primeira mesclagem é muitas vezes o passo mais difícil de começar numa limpeza do CRM.
- Registre o que conta como duplicado para cada objeto antes de criar qualquer pesquisa.
- Verifique uma amostra de correspondências, incluindo os maiores conjuntos, antes de confiar numa pesquisa.
- Visualize a prévia do registro mesclado para ver quais valores e qual responsável sobrevivem à mesclagem.
- O Dedupely permite definir critérios de correspondência, escolher quais valores prevalecem e visualizar a prévia de cada mesclagem.
A maioria das equipes chega a encontrar os duplicados e para por aí. A pesquisa está pronta, as correspondências estão na tela, e ninguém quer ser quem clica em mesclar. A primeira mesclagem é a parte assustadora.
Essa pausa faz sentido, já que uma mesclagem altera registros que a empresa inteira usa. A saída é resolver as questões em aberto antes da mesclagem, para que o clique em si seja a parte fácil.
Neste artigo, você vai ver o que decidir antes da primeira mesclagem: o que conta como duplicado, os critérios de correspondência e como verificar os resultados. Você também vai ver como decidir o que o registro mesclado mantém e como ver a prévia dele.
Porque é que a primeira mesclagem é o passo maior
Encontrar duplicados não altera nada no seu CRM. Mesclar altera. Dois ou mais registros passam a ser um, e os valores que perdem desaparecem do registro.
A primeira mesclagem também define o padrão de todas as seguintes. Se os critérios aguentam nos primeiros grupos, os mil seguintes seguem a mesma lógica. Se não aguentam, mais vale descobrir em dez grupos do que em dez mil.
Por isso, o trabalho antes da primeira mesclagem resume-se a duas perguntas. Estes registros são mesmo duplicados? E como deve ficar o registro depois da mesclagem?
Defina o que conta como duplicado
O que conta como duplicado depende de cada caso. O que uma equipe considera duplicado, outra pode não considerar. Dois escritórios de uma empresa podem ser uma conta para o marketing e dois territórios para as vendas.
Registre a resposta para cada objeto que pretende limpar, como contatos, empresas ou negócios. Uma lista curta chega:
- Alguns conjuntos que sabe serem duplicados, como dois contatos com o mesmo email.
- Alguns conjuntos que sabe não serem, como duas filiais que compartilham um domínio.
- Os casos de que não tem a certeza, e quem na equipe os pode decidir.
Esses conjuntos conhecidos tornam-se o seu teste. Uma boa pesquisa encontra o primeiro grupo e deixa o segundo em paz.
Defina os critérios de correspondência
Os critérios de correspondência decidem que registros se emparelham. Comece pelo campo que identifica cada registro, como o email para contatos ou o domínio para empresas. Depois acrescente campos que confirmem a correspondência, como o nome ou a empresa.
Combine alguns campos fortes
Um só campo raramente prova que dois registros são o mesmo. Dois a quatro campos que coincidem fazem uma correspondência muito mais forte. O nosso guia sobre em que campos fazer a correspondência explica as combinações para cada objeto.
Escolha o rigor de cada campo
Uma correspondência exata por email é segura, mas deixa passar erros de digitação. Uma correspondência mais ampla pelo nome pega "Jon" e "John", mas também pode juntar duas pessoas diferentes. Use comparações mais amplas só em campos que outro campo confirme.
Deixe de fora os campos pouco fiáveis
Alguns campos parecem úteis mas enganam. Caixas compartilhadas como info@, valores fictícios como 000-000-0000 e campos que a maioria dos registros deixa vazios podem agrupar registros sem nada em comum.
Comece pelos duplicados óbvios
A primeira pesquisa deve encontrar os duplicados sobre os quais ninguém discutiria. Correspondências exatas de email ou domínio são um bom começo. Critérios mais flexíveis podem vir depois, quando as primeiras mesclagens tiverem dado certo.
Verifique os resultados antes de confiar neles
Uma pesquisa pode parecer certa e ainda assim emparelhar os registros errados. Antes de decidir o que o registro mesclado mantém, veja o que a pesquisa encontrou.
- Conte as correspondências e os registros que contêm. Uma pesquisa com muito mais correspondências do que esperava costuma ser demasiado larga.
- Abra os maiores conjuntos. Um conjunto com dezenas de registros é normalmente um valor fictício ou uma caixa compartilhada, raramente um cliente.
- Procure os grupos que já conhece. Verifique se os duplicados que listou aparecem e se os pares que sabe não serem duplicados não aparecem.
- Leia uma amostra aleatória. Dez ou vinte conjuntos do meio da lista dizem mais do que a primeira página.
Quando tiver a certeza de que um conjunto não é um duplicado, rejeite a correspondência para não voltar. Quando um tipo inteiro de conjunto está errado, mude os critérios e volte a executar a pesquisa.
Decida o que o registro mesclado mantém
Quando confia nas correspondências, a pergunta seguinte é o resultado. Cada mesclagem mantém um registro e decide que valor sobrevive em cada campo.
Sem regras próprias, decide o comportamento de mesclagem padrão do CRM, e cada CRM trata isso de forma diferente. Isso pode servir para um primeiro conjunto de correspondências exatas. Se você quer um resultado específico, defina-o antes da mesclagem.
| Decisão | Escolhas comuns | Porque é importante |
|---|---|---|
| Qual registro se mantém | O mais antigo, o mais recente, o atualizado mais recentemente ou o mais completo | O ID do registro mantém-se muitas vezes, e as integrações podem apontar para ele |
| Responsável | O responsável atual da conta, ou o do registro que fica | As mudanças de responsável são o que as vendas notam primeiro |
| Fase do ciclo de vida ou do lead | A fase mais avançada | Um cliente não deve voltar a lead |
| Email e telefone | O valor mais recente, mantendo o outro onde o CRM permite | Os comerciais precisam do número e do endereço que funcionam hoje |
| Campos vazios | Nunca substituir um campo preenchido | Um valor vazio não deve apagar dados reais |
Acerte estas escolhas com as pessoas que usam os campos. O nosso artigo sobre mesclar registros de CRM sem perder dados aprofunda cada um.
Visualize o resultado
Uma regra que parece boa ainda pode causar uma surpresa. Uma prévia mostra o registro mesclado antes de ele existir, para que você compare com o que esperava.
Visualize a prévia de alguns grupos que representem seus dados, incluindo os casos extremos. Para cada um, verifique:
- Que registro sobrevive, e se o seu ID importa a outro sistema.
- Quem vai ser o responsável.
- Que email, telefone e fase o registro mantém.
- Que nenhum campo preenchido seja substituído por um vazio.
Se uma prévia parecer errada, corrija a própria regra. A mesma regra vai decidir todas as mesclagens seguintes.
Faça uma primeira mesclagem pequena
Com os critérios testados e o resultado visualizado, a primeira mesclagem é uma verificação da sua preparação. Mantenha-a pequena o suficiente para olhar cada resultado.
Abra os registros mesclados no CRM como um representante faria, e veja o histórico de atividades, os registros associados e o responsável. Se algo estiver errado, você o encontrou em alguns registros. Nosso playbook sobre o que fazer se mesclou os registros errados explica a correção.
Quando a mesclagem pequena parecer certa, passe a lotes maiores da mesma pesquisa. O nosso artigo sobre fazer uma grande limpeza sem perturbar as vendas explica como mesclar por etapas.
Como o Dedupely ajuda a preparar a primeira mesclagem
No Dedupely, você cria pesquisas de duplicados e define como cada campo é comparado, e cada pesquisa mostra as correspondências e os registros que contém. Você pode rejeitar correspondências falsas e definir regras sobre qual valor vence, ou deixar que a lógica de mesclagem nativa do CRM decida. Antes de mesclar qualquer coisa, pode visualizar a prévia de cada mesclagem, com os valores vencedores em negrito.
Resolva as perguntas antes de clicar em mesclar
A primeira mesclagem parece o momento mais arriscado de uma limpeza, porque é a primeira que altera o seu CRM em produção. Grande parte desse risco some quando você decide o que é um duplicado e testa a pesquisa em conjuntos que você conhece.
Decidir o que o registro mesclado mantém e visualizar a prévia elimina o resto. Quando você mescla, está confirmando um resultado que já viu.
Perguntas frequentes
O que devo fazer antes de mesclar duplicados no meu CRM?
Decida o que conta como duplicado em cada objeto e crie uma pesquisa com campos que identifiquem cada registro, como email ou domínio. Verifique uma amostra de correspondências e decida que valores ganham em campos como responsável e estágio. Veja uma prévia do registro mesclado antes de mesclar o primeiro grupo.
Uma mesclagem em CRM pode ser desfeita?
A mesclagem própria de um CRM geralmente não pode ser desfeita, a não ser por uma breve permanência em uma lixeira em alguns. A maioria das mesclagens da Dedupely pode ser desfeita em 30 dias pelo Merge History, mas trate toda mesclagem como permanente. Por isso as verificações antes da primeira mesclagem importam mais do que qualquer correção que você faça depois.
Como sei se a minha pesquisa de duplicados é precisa?
Teste-a com grupos que você já conhece. Liste alguns duplicados reais e alguns registros que não são, e verifique se a pesquisa encontra os primeiros e pula os segundos. Abra também os maiores grupos e uma amostra aleatória, porque grupos enormes vêm muitas vezes de valores fictícios.
Qual o registro que deve prevalecer numa mesclagem?
Depende dos seus dados. Muitas equipes mantêm o registro mais antigo, porque as integrações podem apontar para o seu ID, enquanto outras mantêm o mais completo. Seja qual for a escolha, decida campo a campo que valores ganham, para que o registro sobrevivente mantenha o responsável e a fase certos.
Quantos duplicados devo mesclar primeiro?
Comece por um conjunto, depois uma única página de conjuntos da mesma pesquisa. Abra os resultados no CRM e verifique responsáveis, atividades e registros associados. Quando estiver tudo bem, mescle lotes maiores com os mesmos critérios e regras, e deixe as pesquisas mais abrangentes para depois.
Ou cadastre-se com o Google
