TL;DR
- La prima unione è spesso il passo più difficile da avviare in una pulizia del CRM.
- Annota cosa conta come duplicato per ogni oggetto prima di creare qualsiasi ricerca.
- Controlla un campione di corrispondenze, inclusi i gruppi più grandi, prima di fidarti di una ricerca.
- Visualizza l'anteprima del record unito per vedere quali valori e quale responsabile sopravvivono all'unione.
- Dedupely ti permette di impostare i criteri di corrispondenza, scegliere quali valori vincono e vedere l'anteprima di ogni unione.
La maggior parte dei team arriva a trovare i duplicati e poi si ferma. La ricerca è pronta, le corrispondenze sono sullo schermo e nessuno vuole essere chi fa clic su unisci. La prima unione è la parte che fa paura.
Quella pausa ha senso, perché un'unione modifica record che tutta l'azienda usa. Per superarla, chiudi le questioni aperte prima dell'unione, così il clic stesso è la parte facile.
In questo articolo vedrai cosa decidere prima della prima unione: cosa conta come duplicato, i criteri di corrispondenza e come controllare i risultati. Vedrai anche come decidere cosa mantiene il record unito e come vederne l'anteprima.
Perché la prima unione è il passo più grande
Trovare duplicati non cambia nulla nel CRM. Unire sì. Due o più record diventano uno, e i valori che perdono spariscono dal record.
La prima unione stabilisce anche lo schema di tutte le successive. Se i criteri reggono sui primi gruppi, i mille successivi seguono la stessa logica. Se non reggono, meglio scoprirlo su dieci gruppi che su diecimila.
Quindi il lavoro prima della prima unione si riduce a due domande. Questi record sono davvero duplicati? E come deve essere il record dopo l'unione?
Definisci cosa conta come duplicato
Cosa conta come duplicato va valutato caso per caso. Ciò che un team considera un duplicato, un altro potrebbe non farlo. Due uffici di un'azienda possono essere un solo account per il marketing e due territori per le vendite.
Annota la risposta per ogni oggetto che intendi pulire, come contatti, aziende o trattative. Basta un breve elenco:
- Alcuni gruppi che sai essere duplicati, come due contatti con la stessa email.
- Alcuni gruppi che sai non esserlo, come due filiali che condividono un dominio.
- I casi di cui non sei sicuro, e chi nel team può deciderli.
Quei gruppi noti diventano il tuo test. Una buona ricerca trova il primo gruppo e lascia stare il secondo.
Imposta i criteri di corrispondenza
I criteri di corrispondenza decidono quali record si abbinano. Parti dal campo che identifica ogni record, come l'email per i contatti o il dominio per le aziende. Poi aggiungi campi che confermano la corrispondenza, come nome o azienda.
Combina pochi campi solidi
Un solo campo raramente prova che due record siano lo stesso. Da due a quattro campi che coincidono danno una corrispondenza molto più solida. La nostra guida su quali campi confrontare spiega le combinazioni per ogni oggetto.
Scegli quanto deve essere rigido ogni campo
Una corrispondenza esatta sull'email è sicura ma non vede i refusi. Una corrispondenza più larga sul nome intercetta "Jon" e "John", ma può anche accoppiare due persone diverse. Usa i confronti larghi solo su campi confermati da un altro campo.
Lascia fuori i campi poco affidabili
Alcuni campi sembrano utili ma ingannano. Caselle condivise come info@, valori segnaposto come 000-000-0000 e campi lasciati vuoti dalla maggior parte dei record possono raggruppare record che non hanno nulla in comune.
Inizia dai duplicati più evidenti
La prima ricerca deve trovare i duplicati su cui nessuno discuterebbe. Le corrispondenze esatte di email o dominio sono un buon inizio. I criteri più larghi possono arrivare dopo, quando le prime unioni sono andate bene.
Controlla i risultati prima di fidarti
Una ricerca può sembrare giusta e abbinare comunque i record sbagliati. Prima di decidere cosa conserva il record unito, guarda cosa ha trovato la ricerca.
- Conta le corrispondenze e i record al loro interno. Una ricerca con molte più corrispondenze del previsto è spesso troppo larga.
- Apri i gruppi più grandi. Un gruppo con decine di record è di solito un valore segnaposto o una casella condivisa, raramente un solo cliente.
- Cerca i gruppi che conosci. Controlla che compaiano i duplicati che hai elencato e non le coppie che sai non esserlo.
- Leggi un campione casuale. Dieci o venti gruppi dal centro della lista dicono più della prima pagina.
Quando sei certo che un gruppo non è un duplicato, rifiuta la corrispondenza così non torna. Quando è sbagliato un intero tipo di gruppo, cambia invece i criteri e riesegui la ricerca.
Decidi cosa conserva il record unito
Quando ti fidi delle corrispondenze, la domanda successiva è il risultato. Ogni unione tiene un record e decide quale valore resta in ogni campo.
Senza regole tue, decide il comportamento di unione predefinito del CRM, e ogni CRM lo gestisce in modo diverso. Può andare bene per un primo gruppo di corrispondenze esatte. Se vuoi un risultato preciso, impostalo prima dell'unione.
| Decisione | Scelte comuni | Perché conta |
|---|---|---|
| Quale record sopravvive | Il più vecchio, il più recente, l'ultimo aggiornato o il più completo | Il suo ID spesso resta, e le integrazioni potrebbero puntare a esso |
| Proprietario | L'attuale proprietario dell'account, o quello del record che resta | I cambi di responsabile sono ciò che le vendite notano per primo |
| Fase del ciclo di vita o del lead | La fase più avanzata | Un cliente non dovrebbe tornare a lead |
| Email e telefono | Il valore più recente, mantenendo l'altro dove il CRM lo consente | I commerciali hanno bisogno del numero e dell'indirizzo validi oggi |
| Campi vuoti | Non sovrascrivere mai un campo compilato | Un valore vuoto non deve cancellare dati reali |
Concorda queste scelte con chi usa i campi. Il nostro articolo su unire i record CRM senza perdere dati approfondisce ciascuno.
Guarda l'anteprima del risultato
Una regola che sembra chiara può comunque sorprendere. Un'anteprima mostra il record unito prima che esista, così puoi confrontarlo con ciò che ti aspettavi.
Guarda l'anteprima di alcuni gruppi rappresentativi dei tuoi dati, compresi i casi limite. Per ciascuno controlla:
- Quale record sopravvive, e se il suo ID conta per un altro sistema.
- Chi sarà il responsabile.
- Quale email, telefono e fase conserva il record.
- Che nessun campo compilato venga sostituito da uno vuoto.
Se un'anteprima sembra sbagliata, correggi la regola stessa. La stessa regola deciderà ogni unione successiva.
Fai una prima unione piccola
Con criteri provati e risultato visto in anteprima, la prima unione è una verifica della tua preparazione. Tienila abbastanza piccola da guardare ogni risultato.
Apri i record uniti nel CRM come farebbe un commerciale, e guarda la cronologia delle attività, i record associati e il proprietario. Se qualcosa non va, l'hai scoperto su pochi record. Il nostro playbook su cosa fare se hai unito i record sbagliati spiega la soluzione.
Quando l'unione piccola sembra giusta, passa a lotti più grandi della stessa ricerca. Il nostro articolo su fare una grande pulizia senza disturbare le vendite spiega come unire per fasi.
Come Dedupely ti aiuta a preparare la prima unione
In Dedupely crei ricerche di duplicati e imposti come confrontare ogni campo, e ogni ricerca mostra le sue corrispondenze e i record che contengono. Puoi rifiutare le false corrispondenze e impostare regole su quale valore vince, o lasciar decidere la logica di unione del CRM. Prima di qualsiasi unione, puoi vedere l'anteprima di ognuna, con i valori vincenti in grassetto.
Risolvi le domande prima di fare clic su unisci
La prima unione sembra il momento più rischioso di una pulizia, perché è la prima a modificare il tuo CRM in uso. Gran parte di quel rischio scompare quando hai deciso cos'è un duplicato e hai testato la ricerca su set che conosci.
Decidere cosa mantiene il record unito e vederne l'anteprima elimina il resto. Quando unisci, confermi un risultato che hai già visto.
Domande frequenti
Cosa devo fare prima di unire i duplicati nel CRM?
Decidi cosa conta come duplicato per ogni oggetto, poi crea una ricerca su campi che identificano ogni record, come email o dominio. Controlla un campione di corrispondenze e decidi quali valori vincono in campi come proprietario e fase. Guarda l'anteprima del record unito prima di unire il primo gruppo.
Un'unione nel CRM si può annullare?
L'unione propria di un CRM di solito non può annullarla, a parte una breve permanenza nel cestino in alcuni. La maggior parte delle unioni di Dedupely si può annullare entro 30 giorni da Merge History, ma considera ogni unione definitiva. Per questo i controlli prima della prima unione contano più di qualsiasi correzione che potresti fare dopo.
Come capisco se la ricerca di duplicati è accurata?
Provala su gruppi che conosci già. Elenca alcuni duplicati reali e alcuni record che non lo sono, e verifica che la ricerca trovi i primi e salti i secondi. Apri anche i gruppi più grandi e un campione casuale, perché i gruppi enormi nascono spesso da valori segnaposto.
Quale record deve sopravvivere a un'unione?
Dipende dai tuoi dati. Molti team mantengono il record più vecchio, perché le integrazioni possono puntare al suo ID, altri il più completo. Qualunque sia la scelta, decidi campo per campo quali valori vincono, così il record superstite mantiene il responsabile e la fase giusti.
Quanti duplicati dovrei unire per primi?
Parti da un gruppo, poi da una sola pagina di gruppi della stessa ricerca. Apri i risultati nel CRM e controlla responsabili, attività e record associati. Quando tutto torna, unisci lotti più grandi con gli stessi criteri e regole, e lascia per dopo le ricerche più ampie.
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