TL;DR
- Der erste Merge ist oft der Schritt einer CRM-Bereinigung, mit dem man sich am schwersten tut.
- Halten Sie für jedes Objekt fest, was als Duplikat gilt, bevor Sie eine Suche bauen.
- Prüfen Sie eine Stichprobe von Treffern, einschließlich der größten Gruppen, bevor Sie einer Suche vertrauen.
- Sehen Sie sich den zusammengeführten Datensatz vorab an, um zu sehen, welche Werte und welcher Owner den Merge überstehen.
- Mit Dedupely legen Sie Abgleichskriterien fest, wählen, welche Werte gewinnen, und sehen jeden Merge vorab.
Die meisten Teams kommen bis zum Finden ihrer Duplikate und hören dann auf. Die Suche steht, die Treffer sind auf dem Bildschirm, und niemand will derjenige sein, der auf Zusammenführen klickt. Der erste Merge ist der beängstigende Teil.
Diese Pause ist nachvollziehbar, denn ein Merge verändert Datensätze, die das ganze Unternehmen nutzt. Der Weg darüber führt über die Klärung der offenen Fragen vor dem Merge, dann ist der Klick selbst der leichte Teil.
In diesem Beitrag sehen Sie, was Sie vor dem ersten Merge entscheiden: was als Duplikat zählt, Ihre Match-Kriterien und wie Sie Ergebnisse prüfen. Außerdem, wie Sie festlegen, was der zusammengeführte Datensatz behält, und wie Sie ihn vorab ansehen.
Warum der erste Merge der größte Schritt ist
Duplikate zu finden ändert nichts in Ihrem CRM. Zusammenführen schon. Zwei oder mehr Datensätze werden zu einem, und die unterlegenen Werte verschwinden aus dem Datensatz.
Der erste Merge legt auch das Muster für alle folgenden fest. Halten die Kriterien bei den ersten Gruppen, folgen die nächsten tausend derselben Logik. Wenn nicht, merken Sie es lieber bei zehn Gruppen als bei zehntausend.
Die Arbeit vor dem ersten Merge läuft also auf zwei Fragen hinaus. Sind diese Datensätze wirklich Duplikate? Und wie sollte der Datensatz nach dem Merge aussehen?
Legen Sie fest, was als Dublette gilt
Was als Duplikat gilt, ist Einzelfallsache. Was ein Team als Duplikat sieht, sieht ein anderes vielleicht nicht so. Zwei Büros einer Firma können fürs Marketing ein Account und für den Vertrieb zwei Gebiete sein.
Halten Sie die Antwort für jedes Objekt fest, das Sie bereinigen möchten, etwa Kontakte, Firmen oder Deals. Eine kurze Liste reicht:
- Einige Gruppen, von denen Sie wissen, dass sie Duplikate sind, etwa zwei Kontakte mit derselben E-Mail.
- Einige Gruppen, von denen Sie wissen, dass sie keine sind, etwa zwei Niederlassungen mit gemeinsamer Domain.
- Die Fälle, bei denen Sie unsicher sind, und wer im Team sie entscheiden kann.
Diese bekannten Gruppen werden zu Ihrem Test. Eine gute Suche findet die erste Gruppe und lässt die zweite in Ruhe.
Abgleichskriterien festlegen
Abgleichskriterien entscheiden, welche Datensätze ein Paar bilden. Beginnen Sie mit dem Feld, das jeden Datensatz identifiziert, etwa E-Mail bei Kontakten oder Domain bei Firmen. Fügen Sie dann Felder hinzu, die den Treffer bestätigen, etwa Name oder Firma.
Ein paar starke Felder kombinieren
Ein einzelnes Feld beweist selten, dass zwei Datensätze dasselbe sind. Zwei bis vier übereinstimmende Felder ergeben einen viel stärkeren Treffer. Unser Leitfaden dazu, auf welchen Feldern abgeglichen wird behandelt Kombinationen für jedes Objekt.
Festlegen, wie streng jedes Feld ist
Ein exakter Abgleich der E-Mail ist sicher, übersieht aber Tippfehler. Ein lockererer Abgleich des Namens erfasst „Jon“ und „John“, kann aber auch zwei verschiedene Personen zusammenbringen. Nutzen Sie lockere Vergleiche nur bei Feldern, die ein anderes Feld bestätigt.
Unzuverlässige Felder weglassen
Manche Felder wirken nützlich, führen aber in die Irre. Gemeinsame Postfächer wie info@, Platzhalterwerte wie 000-000-0000 und Felder, die die meisten Datensätze leer lassen, können Datensätze ohne Gemeinsamkeit gruppieren.
Mit den offensichtlichen Dubletten beginnen
Ihre erste Suche sollte die Duplikate finden, über die niemand streiten würde. Exakte E-Mail- oder Domain-Treffer sind ein guter Start. Lockerere Kriterien können später folgen, wenn die ersten Merges gut gelaufen sind.
Prüfen Sie die Ergebnisse, bevor Sie ihnen vertrauen
Eine Suche kann richtig aussehen und trotzdem die falschen Datensätze paaren. Bevor Sie entscheiden, was der zusammengeführte Datensatz behält, sehen Sie sich an, was die Suche gefunden hat.
- Zählen Sie die Treffer und die Datensätze darin. Eine Suche mit weit mehr Treffern als erwartet ist oft zu locker.
- Öffnen Sie die größten Gruppen. Eine Gruppe mit Dutzenden Datensätzen ist meist ein Platzhalterwert oder ein gemeinsames Postfach, selten ein einzelner Kunde.
- Suchen Sie Ihre bekannten Gruppen. Prüfen Sie, ob die notierten Duplikate auftauchen und die Paare, die keine sind, nicht.
- Lesen Sie eine Zufallsstichprobe. Zehn oder zwanzig Gruppen aus der Mitte der Liste sagen mehr als die erste Seite.
Sind Sie sicher, dass eine Gruppe kein Duplikat ist, lehnen Sie den Treffer ab, damit er nicht wiederkommt. Ist eine ganze Art von Gruppe falsch, ändern Sie stattdessen die Kriterien und führen die Suche erneut aus.
Legen Sie fest, was der zusammengeführte Datensatz behält
Vertrauen Sie den Treffern, ist die nächste Frage das Ergebnis. Jeder Merge behält einen Datensatz und entscheidet, welcher Wert in jedem Feld bleibt.
Ohne eigene Regeln entscheidet das Standard-Merge-Verhalten des CRM, und jedes CRM handhabt das anders. Für eine erste Gruppe exakter Treffer kann das reichen. Wenn Sie ein bestimmtes Ergebnis wollen, legen Sie es vor dem Merge fest.
| Entscheidung | Übliche Entscheidungen | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
| Welcher Datensatz bleibt erhalten | Der älteste, der neueste, der zuletzt aktualisierte oder der vollständigste | Seine Datensatz-ID bleibt oft erhalten, und Integrationen verweisen womöglich darauf |
| Verantwortlicher | Der aktuelle Account-Owner oder der Owner des verbleibenden Datensatzes | Owner-Wechsel bemerkt der Vertrieb zuerst |
| Lifecycle- oder Lead-Phase | Die fortgeschrittenste Stufe | Ein Kunde sollte nicht wieder zum Lead werden |
| E-Mail und Telefon | Der neueste Wert, der andere bleibt erhalten, wo das CRM es erlaubt | Vertriebler brauchen die Nummer und Adresse, die heute funktionieren |
| Leere Felder | Nie ein gefülltes Feld überschreiben | Ein leerer Wert sollte keine echten Daten löschen |
Stimmen Sie diese Entscheidungen mit den Personen ab, die die Felder nutzen. Unser Beitrag zu CRM-Datensätze zusammenführen, ohne Daten zu verlieren geht auf jede genauer ein.
Das Ergebnis vorab ansehen
Auch eine Regel, die gut klingt, kann überraschen. Eine Vorschau zeigt den zusammengeführten Datensatz, bevor er existiert, damit Sie ihn mit Ihrer Erwartung vergleichen können.
Sehen Sie sich einige Gruppen vorab an, die Ihre Daten repräsentieren, einschließlich Ihrer Grenzfälle. Prüfen Sie bei jeder:
- Welcher Datensatz bleibt und ob seine ID für ein anderes System wichtig ist.
- Wer der Owner sein wird.
- Welche E-Mail, Telefonnummer und Phase der Datensatz behält.
- Dass kein gefülltes Feld durch ein leeres ersetzt wird.
Sieht eine Vorschau falsch aus, korrigieren Sie die Regel selbst. Dieselbe Regel entscheidet jeden späteren Merge.
Den ersten Merge klein halten
Mit getesteten Kriterien und vorab angesehenem Ergebnis ist der erste Merge eine Prüfung Ihrer Vorbereitung. Halten Sie ihn klein genug, um jedes Ergebnis anzusehen.
Öffnen Sie die zusammengeführten Datensätze in Ihrem CRM so, wie ein Vertriebler es täte, und sehen Sie sich Aktivitätsverlauf, verknüpfte Datensätze und Owner an. Stimmt etwas nicht, haben Sie es an wenigen Datensätzen entdeckt. Unser Playbook dazu, was zu tun ist, wenn Sie die falschen Datensätze zusammengeführt haben erklärt die Lösung.
Sieht der kleine Merge richtig aus, gehen Sie zu größeren Chargen derselben Suche über. Unser Beitrag über eine große Bereinigung ohne Störung des Vertriebs behandelt das Zusammenführen in Etappen.
Wie Dedupely Ihnen hilft, Ihren ersten Merge vorzubereiten
In Dedupely bauen Sie Duplikatsuchen und legen fest, wie jedes Feld abgeglichen wird, und jede Suche zeigt ihre Treffer und die Datensätze darin. Sie können falsche Treffer ablehnen und Regeln für den gewinnenden Wert festlegen oder die Merge-Logik Ihres CRMs entscheiden lassen. Bevor etwas zusammengeführt wird, sehen Sie jeden Merge vorab, mit den gewinnenden Werten in Fettschrift.
Klären Sie die Fragen, bevor Sie auf Zusammenführen klicken
Der erste Merge wirkt wie der riskanteste Moment einer Bereinigung, weil er der erste ist, der Ihr laufendes CRM verändert. Der größte Teil dieses Risikos verschwindet, sobald Sie festgelegt haben, was eine Dublette ist, und die Suche an Sets getestet haben, die Sie kennen.
Festzulegen, was der zusammengeführte Datensatz behält, und es vorab anzusehen, räumt den Rest aus. Beim Zusammenführen bestätigen Sie ein Ergebnis, das Sie schon gesehen haben.
Häufige Fragen
Was sollte ich tun, bevor ich Duplikate in meinem CRM zusammenführe?
Legen Sie für jedes Objekt fest, was als Duplikat zählt, und bauen Sie eine Suche auf Feldern, die jeden Datensatz identifizieren, etwa E-Mail oder Domain. Prüfen Sie eine Stichprobe und entscheiden Sie, welche Werte bei Owner und Phase gewinnen. Sehen Sie sich den zusammengeführten Datensatz vor dem ersten Merge in der Vorschau an.
Lässt sich ein CRM-Merge rückgängig machen?
Der eigene Merge eines CRM kann das meist nicht, außer bei einem kurzen Aufenthalt im Papierkorb bei manchen. Die meisten Dedupely-Merges lassen sich 30 Tage lang über Merge History rückgängig machen, aber behandeln Sie jeden Merge als endgültig. Deshalb zählen die Prüfungen vor dem ersten Merge mehr als jede Korrektur danach.
Woran erkenne ich, ob meine Duplikatsuche genau ist?
Testen Sie sie an Gruppen, die Sie kennen. Notieren Sie einige echte Duplikate und einige Datensätze, die keine sind, und prüfen Sie, dass die Suche die ersten findet und die zweiten auslässt. Öffnen Sie auch die größten Gruppen und eine Zufallsstichprobe, da übergroße Gruppen oft aus Platzhalterwerten stammen.
Welcher Datensatz soll nach einer Zusammenführung bestehen bleiben?
Das hängt von Ihren Daten ab. Viele Teams behalten den ältesten Datensatz, weil Integrationen auf seine ID zeigen können, andere den vollständigsten. Wie auch immer Sie wählen, entscheiden Sie Feld für Feld, welche Werte gewinnen, damit der verbleibende Datensatz den richtigen Owner und die richtige Phase behält.
Wie viele Duplikate sollte ich zuerst zusammenführen?
Beginnen Sie mit einer Gruppe, dann mit einer einzelnen Seite von Gruppen derselben Suche. Öffnen Sie die Ergebnisse in Ihrem CRM und prüfen Sie Owner, Aktivitäten und verknüpfte Datensätze. Passt das, führen Sie größere Stapel mit denselben Kriterien und Regeln zusammen und heben sich lockerere Suchen für später auf.
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