So automatisieren Sie CRM-Deduplizierung ohne Datenverlust

Ist ein CRM sauber, kommen die Duplikate zurück. Formulare, Importe, Integrationen und von Vertrieblern eingetippte Datensätze bringen jede Woche neue, und niemand will sie ewig von Hand zusammenführen.

Automatisierung ist die Antwort, aber hier gehen Bereinigungen auch schief, denn ein automatischer Merge läuft, ohne dass jemand hinsieht. Ein Merge verändert Ihr laufendes CRM, und eine lockere Suche nach Zeitplan kann über Nacht großen Schaden anrichten.

In diesem Beitrag sehen Sie, wie Sie die CRM-Deduplizierung schrittweise automatisieren: zuerst Benachrichtigungen, dann getestete Suchen, Regeln dafür, was jeder Merge behält, Sicherheitsgrenzen und eine Möglichkeit, alles schnell zu stoppen.

Zwei Dinge, die Sie automatisieren können

Deduplizierung hat zwei Teile, und Sie können jeden einzeln automatisieren.

• Duplikate finden: Eine Suche läuft nach Zeitplan und meldet Ihnen, wenn neue Treffer auftauchen. In Ihrem CRM ändert sich nichts.
• Duplikate zusammenführen: Eine Suche läuft nach Zeitplan und führt zusammen, was sie findet. Ihr CRM ändert sich bei jedem Lauf.

Das Finden lässt sich früh und für fast jede Suche automatisieren. Das Zusammenführen sollte spät automatisiert werden, nur für Suchen, denen Sie voll vertrauen.

Unser Beitrag zu Duplikate beim Anlegen oder nach Zeitplan erkennen erklärt, wo geplante Arbeit neben der eigenen Deduplizierung Ihres CRM ihren Platz hat.

Benachrichtigungen bekommen, bevor Sie irgendetwas zusammenführen

Starten Sie jede Suche in einem reinen Benachrichtigungsmodus. In Dedupely ist das Auto Match. Es sucht nach Zeitplan nach neuen Duplikaten und schickt Ihnen eine E-Mail, wenn sie eine von Ihnen gewählte Zahl erreichen, ohne zusammenzuführen.

Das bringt Ihnen zweierlei. Sie sehen, wie viele neue Duplikate jede Quelle erzeugt, und wie sie aussehen, bevor eine Regel darauf wirkt. Für manche Suchen reichen Benachrichtigungen dauerhaft.

Jede Suche von Hand testen

Eine Suche verdient sich das automatische Zusammenführen, indem sie sich zuerst bewährt. Bevor Sie es einschalten, arbeiten Sie sie manuell durch.

• Führen Sie ein oder zwei Gruppen von Hand zusammen und öffnen Sie das Ergebnis in Ihrem CRM.
• Führen Sie ein oder zwei Seiten Gruppen per Bulk-Merge zusammen und prüfen Sie eine Stichprobe.
• Lehnen Sie jeden Fehltreffer ab, damit er in späteren Läufen nicht wiederkommt.
• Beobachten Sie die Ergebnisse eine Weile. Eine Suche ist bereit, wenn sie Sie nicht mehr überrascht.

Testen Sie die Suche auch an den Grenzfällen, die Sie kennen. Familienmitglieder mit gemeinsamer E-Mail, Niederlassungen mit gemeinsamer Domain und Platzhalterwerte wie test@test.com sollten nicht als Treffer erscheinen.

Wählen Sie, welche Duplikate Sie automatisieren

Automatisieren Sie die Duplikate, die Sie ohne Hinsehen zusammenführen würden. Exakte E-Mail-Treffer bei Kontakten sind die übliche erste Wahl. Drei oder vier starke Felder, die übereinstimmen, sind ein guter Maßstab für alles andere.

Was als Duplikat gilt, ist Einzelfallsache, also hängen die richtigen Suchen von Ihren Daten ab. Als Faustregel:

Lassen Sie lockerere Suchen auf Benachrichtigung und prüfen Sie ihre Ergebnisse von Hand.

Legen Sie fest, was jede Zusammenführung behält

Ein automatischer Merge folgt Ihren Regeln, ohne dass jemand das Ergebnis prüft. Legen Sie diese Regeln fest, bevor er läuft. In Dedupely sind das Ihre Merge Rules.

• Welcher Datensatz bleibt: der älteste, der neueste, der zuletzt aktualisierte oder der vollständigste.
• Welche Werte gewinnen: für Owner, Lifecycle-Phase, E-Mail und Telefon entscheiden Sie Feld für Feld.
• Leere Felder: ein leerer Wert darf nie einen gefüllten überschreiben.

Sehen Sie sich einige Merges mit diesen Regeln vorab an, bevor Sie etwas einschalten. Unser Beitrag über CRM-Datensätze zusammenführen, ohne Daten zu verlieren behandelt jede Wahl ausführlich.

Automatisch nach Zeitplan zusammenführen

Ist eine Suche getestet und sind ihre Regeln gesetzt, lassen Sie sie neue Duplikate automatisch nach Zeitplan zusammenführen. In Dedupely ist das Auto Merge. Der Zeitplan kann so oft wie möglich sein, alle paar Stunden, täglich, an gewählten Wochentagen oder in einem Zeitfenster.

Auch der kürzeste Zeitplan ist nicht sofort. Neue Datensätze brauchen ein paar Minuten bis zu einem Deduplizierungstool, sodass ein Vertriebler ein Duplikat kurz sehen kann, bevor es zusammengeführt wird.

Wählen Sie den Zeitplan danach, wie schnell Duplikate Schaden anrichten. Ein Formular, das den ganzen Tag Duplikate erzeugt, braucht vielleicht häufige Läufe, ein wöchentlicher Import nur einen Lauf nach dem Eintreffen. Unser Beitrag dazu, wie oft Sie Ihr CRM deduplizieren sollten behandelt den Rhythmus ausführlicher.

Sicherheitslimits aktiv lassen

Auch eine getestete Suche kann auf unbekannte Daten treffen. Sicherheitslimits fangen die riskantesten Treffer ab, bevor sie zusammengeführt werden.

• Große Gruppen: Eine Gruppe mit mehr als etwa 20 Datensätzen ist selten ein Kunde. Meist ist es ein Platzhalter oder ein geteilter Wert.
• Platzhalterdaten: Werte wie test@test.com, John Doe oder 0000000000 sollten keinen Merge auslösen.
• CRM-Limits: Manche CRMs begrenzen, wie viele Verknüpfungen ein Datensatz haben oder wie oft er zusammengeführt werden kann. Legen Sie vorher fest, ob diese Merges auf Sie warten sollen.

Riskante Treffer sollten in einem Wartebereich warten, wo Sie sie zusammenführen, ablehnen oder von Hand prüfen können. In Dedupely verschieben die Safety Settings sie in den Tab Excluded. Gruppen, die Sie zur Prüfung geschickt oder abgelehnt haben, sollten nie automatisch zusammengeführt werden.

Beobachten Sie es, und wissen Sie, wie Sie es stoppen

Automatisches Zusammenführen braucht weiterhin einen Verantwortlichen. Prüfen Sie die Merges, die es ausgeführt hat, besonders in den ersten Wochen, und halten Sie jeden Merge mit den Originalwerten fest. Merge History von Dedupely erledigt das, und Sie können es als CSV herunterladen.

Wirkt etwas falsch, stoppen Sie zuerst und untersuchen Sie danach. Brechen Sie noch laufende Merges ab und pausieren oder deaktivieren Sie dann den Zeitplan, damit sich derselbe Fehler nicht wiederholt, während Sie nachsehen.

Suchen Sie dann die betroffenen Merges, stellen Sie die Originalwerte aus Ihrem Merge-Protokoll wieder her und lehnen Sie den falschen Treffer ab. Verschärfen Sie danach die Suche und stellen Sie sie wieder auf Benachrichtigungen, bis sie Ihr Vertrauen zurückgewinnt. Unser Playbook dazu, was zu tun ist, wenn Sie die falschen Datensätze zusammengeführt haben geht jeden Schritt durch.

In Phasen automatisieren

Deduplizierung ohne Datenverlust zu automatisieren ist eine Frage der Reihenfolge. Zuerst Benachrichtigungen, dann von Hand getestete Suchen, dann Regeln dafür, was jeder Merge behält, und dann automatisches Zusammenführen nach Zeitplan.

Sicherheitslimits und ein schneller Weg zum Stoppen machen das übrige Risiko beherrschbar. Automatisieren Sie nur, was Sie ungesehen zusammenführen würden, und die unsicheren Gruppen bleiben bei den Menschen, die sie entscheiden können.

Häufige Fragen