TL;DR
- I criteri di ricerca e le regole di unione raramente si trasferiscono dal CRM di un cliente al successivo.
- Un processo di pulizia ripetibile dà a ogni cliente gli stessi passi nello stesso ordine.
- Una checklist di una pagina per cliente raccoglie le risposte che servono a ogni passo.
- I check-in con il cliente confermano la direzione della pulizia e raramente richiedono un'approvazione formale.
- Dedupely tiene separati ricerche, regole e registri delle unioni di ogni cliente in un solo account partner.
Quando pulisci CRM per i clienti, ogni nuovo cliente sembra un ricominciare da capo. Uno usa HubSpot con tre moduli web, un altro Salesforce dopo una vecchia migrazione. Un terzo tiene metà dei contatti nei fogli di calcolo.
Viene la tentazione di cercare un insieme di ricerche e regole di unione da copiare da un cliente all'altro. Raramente funziona, perché dati, campi e idea di duplicato di ogni cliente sono diversi. Ciò che si trasferisce è il tuo modo di lavorare.
In questo articolo vedrai perché il processo conta più di qualsiasi modello e quali passaggi ne fanno parte. Vedrai anche cosa contiene una checklist per cliente e come coinvolgere i clienti senza rallentare il lavoro.
Perché le impostazioni non passano da un CRM cliente all'altro
I criteri di ricerca dipendono dai campi che ogni cliente compila. Uno salva il dominio di ogni azienda, un altro lascia vuoto il campo sito web in metà degli account. Una ricerca basata sul dominio trova duplicati nel primo CRM e li perde nel secondo.
Le regole di unione dipendono da come lavora ogni cliente. Uno vuole che vinca il responsabile più recente, un altro che resti l'account owner della fatturazione. Anche lo stesso CRM può comportarsi diversamente da un cliente all'altro, a seconda di integrazioni e campi personalizzati.
Anche cosa conta come duplicato va valutato caso per caso. Ciò che un team considera un duplicato, un altro potrebbe non farlo. Per questo ogni cliente ha bisogno di criteri e regole propri, costruiti sui suoi dati.
Cosa ti dà invece un processo ripetibile
Se le impostazioni non si possono riutilizzare, le domande sì. Un processo è un elenco fisso di domande a cui rispondi per ogni cliente, nello stesso ordine, prima di unire qualsiasi cosa.
- Partenze più rapide: sai cosa chiedere alla prima chiamata, così le risposte del cliente arrivano presto.
- Meno sorprese: un passo che non salti mai, come controllare quali strumenti memorizzano gli ID dei record, intercetta i problemi prima che costino.
- Passaggi di consegne più semplici: chiunque nel team può prendere in mano un cliente, perché ogni progetto ha la stessa forma.
- Preventivi migliori: dopo qualche cliente, sai quanto richiede ogni passo di una pulizia.
I passaggi, nell'ordine che regge
L'ordine conta quanto i passi. Ogni passo risponde a una domanda da cui dipende il successivo.
| Passo | Cosa fai | Cosa protegge |
|---|---|---|
| 1. Mappa il CRM | Elenca i CRM, gli oggetti, il numero di record, le fonti dei nuovi record e ogni strumento che si sincronizza con loro | Sai da dove arrivano i duplicati e cosa potrebbe toccare un'unione |
| 2. Misura l'arretrato | Esegui ricerche che non cambiano nulla e conta corrispondenze e record che contengono, per oggetto | Preventivo e tempi poggiano su conteggi reali |
| 3. Concordare le definizioni | Annota cosa conta come duplicato per ogni oggetto, con qualche esempio noto | Tutti testano sulla stessa risposta |
| 4. Decidi il risultato | Scegli quale record resta e quali valori vincono per responsabile, fase, email e telefono | Il team del cliente trova ancora ciò che si aspetta dopo l'unione |
| 5. Testa su gruppi noti | Controlla che le ricerche trovino i duplicati noti e saltino i non duplicati noti | Gli errori emergono su dieci gruppi invece che su diecimila |
| 6. Unisci per fasi | Unisci prima i duplicati evidenti, poi quelli probabili, e invia al cliente i gruppi poco chiari | Ogni fase viene controllata prima che inizi la successiva |
| 7. Registra e riporta | Conserva i valori originali di ogni unione e riporta i conteggi prima e dopo | Puoi rispondere a "dov'è finito?" mesi dopo |
| 8. Mantienilo pulito | Decidi cosa gira con una pianificazione e quando fai il punto | I nuovi duplicati non ricostruiscono l'arretrato |
Il passo 7 è dove arrivano molte domande dei clienti. Il nostro articolo Deduplicazione CRM per consulenti e agenzie spiega come dimostrare il lavoro e riferire i risultati.
Una checklist di una pagina per ogni cliente
Il processo è lo stesso per ogni cliente. Le risposte no. Tienile su una pagina per cliente, con la stessa struttura, così sai sempre dove guardare.
| Sezione | Cosa contiene |
|---|---|
| Configurazione | CRM, oggetti coinvolti, numero di record e il contatto principale del cliente |
| Fonti | Moduli, importazioni, strumenti di arricchimento e integrazioni che creano record |
| Sistemi collegati | Strumenti che memorizzano gli ID dei record del CRM, come fatturazione, assistenza o un data warehouse |
| Definizioni | Cosa conta come duplicato per ogni oggetto, con esempi noti per ciascuno |
| Risultato | Quale record sopravvive e quale valore vince nei campi chiave |
| Mai unire | Record da lasciare stare, come partner, account chiave o record sincronizzati con la fatturazione |
| Casi limite | Chi decide i gruppi incerti dal lato del cliente |
| Continuo | Cosa gira in automatico e ogni quanto controlli |
Compilalo durante i primi due passaggi, poi aggiornalo ogni volta che cambia una decisione. Rende anche più facile il passaggio di consegne a fine progetto.
Coinvolgi il cliente senza rallentare
I clienti conoscono i loro dati meglio di te. Sanno quali due uffici sono un solo cliente e quali account non devono mai cambiare. Ti servono le loro risposte, e ti servono senza aspettare settimane un'approvazione formale.
In pratica, i check-in con il cliente sono brevi. Mostri dove sta andando la pulizia, e il cliente conferma che la direzione è giusta. Le grandi decisioni capitano di rado, perché definizioni e risultato sono stati concordati all'inizio.
- Porta esempi reali: cinque gruppi reali con una domanda ciascuno ottengono risposte più in fretta di un elenco di opzioni di corrispondenza.
- Manda solo i casi incerti: il cliente decide i gruppi poco chiari, mentre i duplicati evidenti seguono le regole concordate.
- Fai il punto negli stessi momenti: dopo aver misurato l'arretrato, dopo la prima fase e prima che qualcosa giri con una pianificazione.
Dove il processo cambia da cliente a cliente
Un processo fisso non significa che ogni progetto sia uguale. Tre cose cambiano il peso di ogni passo.
- Una tantum o continuativo: un progetto una tantum termina con una consegna, mentre il lavoro continuativo aggiunge il passo 8 e check-in regolari.
- Dimensione: un CRM grande passa più tempo nei passi 5 e 6, unendo in più fasi con più controlli tra l'una e l'altra.
- A che punto è il cliente: un cliente in piena migrazione ha bisogno di una prima mossa diversa rispetto a un cliente con un CRM nuovo di zecca.
I passaggi restano gli stessi. Cambia solo il tempo che dedichi a ciascuno.
Come Dedupely supporta un unico processo nei CRM dei clienti
Con un account partner Dedupely gestisci ogni cliente da un unico accesso. Ogni cliente mantiene le sue ricerche di duplicati, le regole sul valore vincente e le impostazioni di sicurezza, quindi ciò che si trasferisce è il tuo processo. La nostra pagina per agenzie e consulenti mostra come funziona l'account partner, compreso il registro di ogni unione per il report al cliente.
Il processo è la parte che puoi riutilizzare
Non esistono due CRM di clienti che abbiano bisogno delle stesse ricerche o delle stesse regole. Hanno però bisogno delle stesse domande, nello stesso ordine, con le risposte annotate nello stesso posto.
Una volta fissato il processo, ogni nuovo cliente parte più in fretta e finisce con meno sorprese. Ciò che cambia da cliente a cliente è ciò che deve cambiare: i dati e le decisioni del cliente stesso.
Domande frequenti
Posso riutilizzare le stesse ricerche di duplicati per ogni cliente?
Raramente così come sono, perché ogni cliente compila campi diversi e ha una sua idea di cosa sia un duplicato. Una ricerca che funziona per uno può perdere duplicati o abbinare i record sbagliati per un altro. Riutilizza le domande dietro le ricerche, poi costruisci le ricerche di ogni cliente dai suoi dati.
Cosa deve includere una checklist di pulizia del CRM di un cliente?
Dovrebbe includere i CRM e gli oggetti coinvolti, le fonti dei nuovi record e gli strumenti che memorizzano gli ID dei record. Aggiungi cosa conta come duplicato per ogni oggetto, quali valori vincono, quali record non si uniscono mai, chi decide i gruppi poco chiari e cosa gira in automatico dopo.
I clienti devono approvare ogni unione?
Di solito no. I clienti concordano definizioni e risultato all'inizio, e i check-in successivi confermano che la pulizia va nella direzione giusta. Solo i gruppi poco chiari, come due uffici di un'azienda, vanno a qualcuno lato cliente per decidere prima di unirli.
Come preventivo una pulizia del CRM per un nuovo cliente?
Misura prima l'arretrato: esegui ricerche che non cambiano nulla e conta corrispondenze e record in ogni oggetto. Poi annota le fonti che continuano a creare duplicati e gli strumenti che memorizzano gli ID dei record. Quei numeri, più quanti gruppi dubbi richiedono il cliente, mostrano quanto durerà ogni passaggio.
Cosa cambia tra una pulizia una tantum e il lavoro continuativo con i clienti?
Una pulizia una tantum si chiude con la consegna dei registri di unione e della checklist del cliente. Il lavoro continuativo aggiunge un passaggio di manutenzione, con ricerche collaudate che uniscono i nuovi duplicati in modo pianificato e verifiche regolari. I passaggi precedenti sono uguali in entrambi i casi.
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