TL;DR
- I duplicati tornano dopo una pulizia quando moduli, strumenti e importazioni che li creano continuano a funzionare.
- Rivedere a mano 1.000 duplicati, uno per uno, può richiedere un'intera giornata.
- Ogni fonte di duplicati lascia il suo schema, quindi ogni fonte ha bisogno della sua ricerca.
- Unire in automatico i nuovi duplicati con una pianificazione funziona meglio quando ogni ricerca è stata testata.
- Dedupely unisce in blocco l'arretrato e può unire in automatico i nuovi duplicati di ogni fonte.
I duplicati continuano a tornare perché moduli, integrazioni, importazioni e persone che li hanno creati continuano ad aggiungere record. Una pulizia svuota l'arretrato, e quelle fonti ne iniziano un altro la mattina dopo.
Se sei l'admin, conosci il ciclo. Passi giorni a unire, il CRM sembra pulito per una settimana, e poi tornano gli stessi tipi di duplicati. Lavorare più in fretta non cambia il risultato, perché il lavoro non finisce mai.
In questo articolo vedrai perché la pulizia manuale richiede così tanto tempo e perché non riesce a stare al passo. Vedrai anche come trovare ogni fonte di nuovi duplicati, creare una ricerca per ciascuna e iniziare a unire in automatico con una pianificazione.
Perché la pulizia richiede ore o giorni
Unire a mano è lento perché ogni gruppo richiede una decisione. Apri i record, confronti i campi, scegli cosa resta e unisci. Poi lo rifai per il gruppo successivo.
I team che lo fanno su larga scala descrivono il costo senza giri di parole. Un team ha stimato un'intera giornata di lavoro ogni 1.000 duplicati rivisti uno per uno. Altri ne uniscono a mano circa 300 al giorno per settimane e ne restano comunque migliaia.
A quella scala, unire uno per uno può richiedere centinaia di ore.
Il tempo cresce anche con l'incertezza. Le corrispondenze esatte sull'email si confermano in pochi secondi. Corrispondenze vicine, numeri condivisi e record con campi vuoti richiedono di più, e sono proprio quei gruppi a essere lasciati "a dopo".
Perché i duplicati tornano dopo una pulizia
Una pulizia sistema i record. Non cambia ciò che li crea, quindi il flusso continua allo stesso ritmo di prima.
Le fonti sono ancora attive
Moduli web, strumenti di prenotazione, app di telefonia e call tracking, strumenti di arricchimento, importazioni di elenchi e sincronizzazioni con altri sistemi aggiungono tutti record. Molti creano un nuovo record quando non trovano una corrispondenza esatta. Ogni fonte è trattata più nel dettaglio in Deduplicazione del CRM tra strumenti.
Anche le persone creano record
I commerciali aggiungono contatti dalla casella di posta, importano i propri elenchi e creano un'azienda che non hanno trovato cercando. Ogni abitudine aggiunge pochi record a settimana, e in un team si sommano.
Pulire uno strato rivela il successivo
Alcuni team scoprono che, appena smaltito un lotto, ne compare un altro.
Il primo passaggio di solito intercetta le corrispondenze esatte. Poi diventano visibili quelle vicine: un refuso in un'email, un telefono in un altro formato, un'azienda con due domini. All'admin sembra che il problema sia cresciuto.
L'unione manuale va a ritmo fisso
Una persona può unire un numero limitato di record al giorno. Ogni giorno arrivano nuovi duplicati, anche nei weekend e nei giorni liberi dell'admin. Con 25 nuovi duplicati al giorno, una settimana fuori significa 175 gruppi in attesa del tuo ritorno.
Come spezzare il ciclo
La soluzione è trattare l'arretrato e il flusso in entrata come due lavori diversi. L'arretrato si pulisce una volta. Il flusso in entrata è gestito da ricerche che girano da sole, una per fonte.
Trova da dove arrivano i nuovi duplicati
Guarda i duplicati creati nelle ultime settimane, non l'intero database. Per ogni gruppo, controlla la data di creazione, il campo fonte o fonte originale e l'utente o l'integrazione che l'ha creato. Due o tre fonti di solito emergono in fretta.
Scrivile in un breve elenco. Quell'elenco decide quali ricerche ti servono e quali correzioni vanno fatte a monte, come un modulo che dovrebbe aggiornare i record invece di crearli.
Crea una ricerca per fonte
Ogni fonte tende a creare duplicati della stessa forma. Una sola ricerca per tutto o perde quegli schemi o abbina record che non sono duplicati. Una ricerca costruita per una fonte può essere rigorosa dove quella fonte è affidabile.
| Fonte | Come appaiono spesso i suoi duplicati | Campi che spesso li trovano |
|---|---|---|
| Moduli web e strumenti di prenotazione | Stessa persona, stessa email, nuovo record a ogni invio | Email, più nome e cognome |
| App telefoniche e di tracciamento delle chiamate | Lo stesso numero in un altro formato, spesso senza nome né email | Telefono, confrontato senza formattazione |
| Strumenti di arricchimento e prospecting | Nome aziendale scritto diversamente, stesso dominio | Dominio principale dell'azienda, più il nome dell'azienda |
| Importazioni di elenchi ed eventi | Stesso nome e azienda, email diversa o mancante | Nome, cognome e azienda |
| Commerciali che creano record | Email personale e di lavoro di una stessa persona | Nome e telefono, o nome e azienda |
Cosa conta come duplicato dipende dal caso, quindi adatta questi criteri ai tuoi dati. Due persone che condividono il telefono di casa, per esempio, non sono una sola persona.
Prova ogni ricerca prima di fidarti
Unisci a mano alcuni gruppi della ricerca e apri il risultato nel CRM. Poi unisci una pagina in blocco e controlla un campione. Rifiuta ogni falsa corrispondenza che trovi perché resti fuori dalle esecuzioni successive.
Una ricerca è pronta quando smette di sorprenderti. Se una fonte continua a produrre false corrispondenze, restringi la sua ricerca invece di rivedere ogni gruppo a mano.
Prima gli avvisi, poi l'unione automatica
Parti dagli avvisi. Una ricerca può controllare i nuovi duplicati con una pianificazione e mandarti un'email quando raggiungono un numero che imposti. Così vedi quanto in fretta li produce ogni fonte, senza unire nulla.
Quando una ricerca ha dato prova di funzionare, unisci in automatico i suoi nuovi duplicati con una pianificazione e lascia in revisione i gruppi poco chiari. Pro e contro di intercettare i duplicati all'ingresso o con una pianificazione sono trattati in il nostro articolo su come intercettare i duplicati del CRM all'inserimento o con una pianificazione.
Mantenere una breve routine di verifica
L'automazione gestisce gli schemi che conosci. Un breve controllo regolare intercetta quelli nuovi, come una nuova integrazione o un modulo cambiato. Ogni quanto fare quel controllo dipende da quanti dati nuovi ricevi, come spiega il nostro articolo su ogni quanto deduplicare il CRM.
Come Dedupely impedisce ai duplicati di tornare
In Dedupely crei una ricerca di duplicati per ogni fonte e unisci in blocco l'arretrato, con un'anteprima di ogni unione. Una volta provata una ricerca, puoi ricevere un'email quando le nuove corrispondenze raggiungono un numero stabilito, e poi unirle in automatico con una pianificazione. I gruppi grandi e i dati segnaposto vengono trattenuti per impostazione predefinita, così aspettano una persona.
Dai progetti di pulizia a una routine che tiene il passo
I duplicati tornano perché le loro fonti non si sono mai fermate. Unire più in fretta a mano accorcia solo l'intervallo tra una pulizia e la successiva.
Trovare ogni fonte, darle una ricerca provata e unire con una pianificazione ciò di cui sei sicuro trasforma la pulizia in una routine. Le ore vanno ai casi che richiedono una persona, e il resto gira senza di te.
Domande frequenti
Perché i duplicati continuano a tornare nel mio CRM?
Perché i moduli, le integrazioni, le importazioni e le persone che li hanno creati continuano ad aggiungere record. Una pulizia rimuove i duplicati esistenti ma non cambia le fonti. Scopri quali fonti creano più duplicati nuovi, crea una ricerca per ciascuna e unisci regolarmente i loro nuovi duplicati.
Quanto tempo serve per unire i duplicati a mano?
Un team ha stimato un'intera giornata ogni 1.000 duplicati rivisti uno per uno, e dipende da quanto sono certe le corrispondenze. Le corrispondenze esatte sull'email si confermano in fretta. Corrispondenze approssimative, telefoni condivisi e record con campi vuoti richiedono più tempo, perché ogni gruppo va guardato con più attenzione prima di unire.
Come scopro cosa sta creando duplicati?
Guarda i duplicati creati nelle ultime settimane. Per ogni gruppo, controlla la data di creazione, il campo fonte e l'utente o l'integrazione che ha creato il record. Due o tre fonti di solito spiegano la maggior parte, ed è da lì che si parte.
È sicuro unire i duplicati in automatico?
Può esserlo, per le ricerche che hai provato. Unisci qualche gruppo a mano, poi una pagina in blocco, e rifiuta le false corrispondenze. Quando i risultati sono stabili, unisci in automatico con una pianificazione i nuovi duplicati di cui sei sicuro, come le corrispondenze esatte sull'email, e lascia i gruppi poco chiari alla revisione.
Posso impedire del tutto la creazione di duplicati?
Puoi ridurli. I moduli possono aggiornare i record esistenti tramite email, le importazioni possono cercare prima le corrispondenze e i commerciali possono cercare prima di creare un record. Alcuni duplicati passano comunque, come refusi e indirizzi email secondari, quindi serve ancora una ricerca periodica dei nuovi duplicati.
Oppure registrati con Google
Pipedrive Marketplace 
