Cosa chiedono i team di sicurezza su uno strumento di deduplicazione

Hai trovato uno strumento di deduplica adatto e il team è pronto a partire. Poi qualcuno chiede se la sicurezza lo ha approvato. Per molte aziende, qualsiasi strumento che tocca i dati dei clienti passa prima da una revisione.

Uno strumento di deduplicazione viene esaminato più attentamente di molti altri. Si connette al CRM, legge interi oggetti di record clienti e li modifica quando unisce. I team di sicurezza vogliono sapere cosa questo comporta per i dati.

Scoprirai cosa chiedono i team di sicurezza a qualsiasi fornitore, perché lo chiedono e come riconoscere una risposta chiara. Vedrai anche le domande specifiche sulla deduplicazione e come velocizzare la revisione.

Perché uno strumento di deduplicazione merita un'analisi più attenta

Molte app collegate a un CRM leggono alcuni campi o scrivono alcune attività. Uno strumento di deduplica funziona in modo diverso. Per trovare i duplicati, ha bisogno dei record degli oggetti selezionati, spesso con nomi, email, numeri di telefono e indirizzi.

Per unirli, serve anche il permesso di aggiornare e rimuovere record. Collegarlo richiede spesso i diritti di amministratore nel CRM.

È questa combinazione di dati personali e accesso in scrittura su cui si concentrano i team di sicurezza. Il loro compito è verificare che il fornitore protegga i dati tanto quanto farebbe la vostra azienda.

Le domande che i team di sicurezza rivolgono a ogni fornitore

Ogni azienda ha il proprio processo, e la profondità della verifica varia. Queste domande ricorrono in molte verifiche, indipendentemente dallo strumento.

Dove vengono archiviati ed elaborati i dati?

I revisori chiedono quali provider cloud ospitano i dati, in quali regioni, e se il fornitore conserva una copia. La posizione conta per le leggi sulla protezione dei dati e per le politiche interne su dove possono risiedere i dati dei clienti.

Chiedono anche per quanto tempo vengono conservati i dati e se puoi eliminarli quando smetti di usare lo strumento. Una risposta chiara indica i fornitori e le aree geografiche e spiega in parole semplici conservazione ed eliminazione.

Chi può accedere ai dati?

Questo copre due aspetti. Lato fornitore: quali dipendenti possono vedere i dati dei clienti, quando e come viene controllato questo accesso.

Da parte tua: quali ruoli offre lo strumento e se supporta l'autenticazione a due fattori, il single sign-on e le restrizioni IP. I revisori chiedono anche come lo strumento si collega al CRM. Una connessione basata su token, come OAuth, evita di memorizzare le password del CRM.

Come usa i dati il fornitore?

I team di sicurezza vogliono sapere che i dati dei clienti sono usati solo per erogare il servizio. Chiedono se vengono usati per marketing, venduti o condivisi, e se vengono inviati a modelli di AI esterni o usati per addestrarli.

Se uno strumento usa l'AI, i revisori vogliono sapere dove avviene l'elaborazione e quali fornitori vedono i dati. Vedi come gli strumenti IA si confrontano per la deduplicazione del CRM.

Quali certificazioni e audit si applicano?

Le certificazioni dimostrano che un revisore indipendente ha verificato le pratiche di sicurezza del fornitore. ISO/IEC 27001 è una delle più diffuse: definisce i requisiti per un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni.

I revisori chiedono spesso il certificato stesso, il suo ambito e il revisore. Alcuni chiedono anche i risultati dei test di penetrazione.

Quali subprocessor trattano i dati?

I sub-responsabili sono le altre aziende su cui un fornitore si appoggia, come i provider di hosting cloud. I team di sicurezza chiedono l'elenco, con la sede di ciascuno e i dati che vede.

Ai sensi del GDPR, un responsabile del trattamento necessita dell'autorizzazione scritta del titolare prima di coinvolgere un altro responsabile. È uno dei motivi per cui i revisori vogliono l'elenco per iscritto.

Cosa succede in caso di incidente?

I revisori chiedono se il fornitore dispone di un piano di risposta agli incidenti, come vengono classificati gli incidenti e come e quando vengono informati i clienti interessati. Possono anche chiedere come il fornitore cifra i dati in transito e a riposo.

NDA, contratti e questionari dei fornitori

Alcune valutazioni richiedono documenti prima di iniziare le domande. Un'azienda può chiedere un NDA reciproco prima che il fornitore condivida documenti dettagliati, come policy o report di test.

Le aziende soggette al GDPR devono inoltre avere un contratto con ogni responsabile del trattamento che disciplini come vengono gestiti i dati personali. Molti fornitori offrono un accordo per il trattamento dei dati a questo scopo.

Le aziende più grandi spesso inviano un proprio questionario per i fornitori. Può contenere decine di domande ed è solitamente compilato dal team di sicurezza o supporto del fornitore. Chiederlo per tempo, perché la compilazione può richiedere del tempo.

Domande specifiche sugli strumenti di deduplicazione

Una verifica generale controlla come il fornitore protegge i dati. Uno strumento di deduplica modifica anche i tuoi dati, quindi alcuni revisori vanno oltre. Vale la pena rispondere a queste domande prima che vengano poste.

Collegare lo strumento modifica qualcosa nel CRM?

I revisori vogliono sapere se la sola sincronizzazione modifica, unisce o elimina i record. Una risposta chiara separa la lettura dei dati dalla loro modifica e dice cosa scatena una modifica.

Le unioni si possono annullare e restano registrate?

In molti CRM le unioni sono permanenti. I revisori chiedono cosa viene mantenuto da ciascun record unito, se esiste uno storico delle unioni e se è possibile esportarlo. Per questo molti team eseguire un backup del CRM prima di un'unione di grandi dimensioni.

Chi può unire i record e cosa viene registrato?

I team di sicurezza chiedono se l'accesso può essere limitato per ruolo e se un Audit Log registra unioni, accessi e modifiche alle impostazioni. Chiedono anche se lo strumento ha misure di protezione che trattengono le corrispondenze rischiose prima di un Bulk Merge.

Come aiutare una verifica di sicurezza a procedere più rapidamente

Le revisioni richiedono più tempo quando la sicurezza viene coinvolta alla fine. Coinvolgila appena lo strumento sembra adatto e spiega perché il team ne ha bisogno.

Condividi la pagina sulla sicurezza e il trust center del fornitore, l'elenco degli oggetti che collegherai e chi nel tuo team userà lo strumento. Se anche la direzione deve approvare il progetto, il business case per una pulizia del CRM possono essere inviati a loro insieme alla revisione.

Se l'azienda usa un proprio questionario, inviarlo al fornitore in anticipo. Chiedere chi è il referente per le domande di sicurezza, così le risposte non si perdono in una casella generica.

Sintesi: cosa chiedono i team di sicurezza e perché

Una buona revisione protegge i dati e il progetto

I team di sicurezza chiedono a ogni fornitore dove risiedono i dati, chi può vederli e come vengono usati. Chiedono anche chi li controlla e chi altro li gestisce. Uno strumento di deduplica ne aggiunge altre, perché modifica i record dei clienti oltre a leggerli.

Una revisione procede senza intoppi quando queste risposte sono pubblicate, specifiche e facili da condividere. Coinvolgi la sicurezza fin dall'inizio, limita la revisione agli oggetti necessari e preparati alla documentazione. Il risultato è uno strumento di cui il tuo team di sicurezza si fida per i dati da cui dipende l'intera azienda.

Riferimenti: Sicurezza di Dedupely; Dedupely Trust Center.

Domande frequenti