TL;DR
- Cuando un contacto existe varias veces, cada registro suele tener una parte del historial de esa persona.
- Las llamadas y notas suelen acabar en el duplicado que un comercial o una herramienta abrió primero.
- Hasta que se fusionen los duplicados, el registro con el negocio abierto y la actividad más reciente es el más seguro.
- Fusionar mueve las actividades a un único registro superviviente, salvo donde la API de un CRM no lo permite.
- Dedupely encuentra registros duplicados y los fusiona en el registro que eliges conservar.
A menudo ninguno es el registro completo. Cada duplicado tiene parte del historial de la persona, así que la llamada, nota o correo que necesitas puede estar en un registro que no abriste. Fusionarlos en uno, con la actividad trasladada, es lo que acaba con las conjeturas.
Hasta entonces, buscas un contacto y te salen tres resultados con el mismo nombre. Uno tiene un correo antiguo, otro tu última llamada y otro el negocio abierto. Eliges uno, registras ahí tu trabajo, y el siguiente comercial elige otro.
En este artículo verás por qué la actividad acaba en el registro equivocado y por qué los comerciales nuevos lo tienen más difícil. También cómo elegir un registro hoy y cómo la fusión lo arregla para siempre.
Cómo se ve desde el puesto del comercial
La gente describe el problema con palabras sencillas. Una empresaria que buscaba a un cliente lo dijo así: "Veo cinco [de ellos], quiero ver uno."
Las demás señales se derivan de eso:
- Ayer registraste una llamada, y hoy no está en el registro que has abierto.
- Un correo que enviaste aparece con el historial vacío en el contacto.
- Una herramienta de llamadas o reuniones registra en un registro, y tú trabajas en otro.
- Una oportunidad está en uno de varios registros de la misma empresa.
- Una búsqueda de un cliente devuelve más de cien registros, y nadie sabe cuál citar.
Por qué las llamadas y notas acaban en el registro equivocado
Cada actividad de un CRM se asocia a un registro. Cuando una persona existe varias veces, el historial se reparte entre ellas, y nada te dice qué parte está dónde.
La gente registra en el registro que abrió
Un comercial busca por nombre, hace clic en el primer resultado y registra la llamada ahí. Al día siguiente, un compañero hace clic en otro resultado. Los dos hicieron su trabajo, y ahora el historial está en dos sitios.
Las herramientas registran en el registro con el que coinciden
Las herramientas de correo, llamadas y reuniones asocian la actividad buscando una dirección de correo o un teléfono. Cuando dos registros comparten ese valor, una herramienta puede elegir uno, o crear un registro nuevo si no encuentra ninguno. Cuando los registros tienen correos distintos, cada herramienta puede registrar en uno diferente.
Los registros antiguos guardan datos antiguos
Una persona que cambió de correo o teléfono puede tener un registro antiguo con el valor desfasado. Las herramientas comparan el valor actual, así que la actividad nueva va al registro más reciente. El historial anterior al cambio se queda en el antiguo.
Por qué los comerciales nuevos lo tienen más difícil
Un comercial con experiencia suele saber de memoria cuál es "el bueno". Un comercial nuevo no tiene memoria a la que recurrir, solo lo que muestra el CRM.
Así que los comerciales nuevos eligen a ojo, a menudo el primer resultado de búsqueda o el registro con la fecha más reciente. Cuando no lo tienen claro, algunos crean un registro nuevo por si acaso, lo que suma otro duplicado. Otros preguntan a un compañero cada vez, lo que frena a ambos.
Si incorporas comerciales a un CRM con duplicados, diles cómo elegir un registro, como se explica abajo. No arreglará los duplicados, pero mantiene en un solo sitio la actividad de sus primeras semanas.
Cómo elegir el registro correcto hasta que se fusionen los duplicados
Cuando no puedes fusionar, una elección coherente es mejor que una al azar. Estas comprobaciones, en este orden, funcionan para la mayoría de los equipos.
| Comprobar | Por qué ayuda |
|---|---|
| Busca por correo o teléfono, no por nombre | Los nombres se repiten entre personas distintas; el correo y el teléfono están ligados a una persona con más frecuencia |
| Busca el negocio u oportunidad abierto | El registro en el que está un negocio es el que leen tu pipeline y tus informes |
| Compara la actividad más reciente | El registro con el que trabaja hoy tu equipo suele ser el que tiene la última llamada o email |
| Revisa el propietario | Un propietario activo suele indicar que ese registro es el que se usa |
| Revisa la fecha de creación | El registro más antiguo suele tener el historial más largo, y otros sistemas pueden apuntar a él |
Elijas el registro que elijas, informa de los demás a tu admin. Una lista corta de duplicados reales le ayuda a encontrar el origen y corregirlo.
Cómo la fusión recompone el historial
Fusionar es la solución, porque acaba con la elección. Los duplicados pasan a ser un registro, y su actividad se mueve a él.
Las actividades y asociaciones pasan al registro superviviente
Una fusión mueve las notas, llamadas, tareas y empresas, negocios y contactos asociados al registro que conservas. Algunos CRM no pueden mover ciertos tipos de actividad mediante su API, así que comprueba lo que mueve tu CRM antes de una fusión grande. La diferencia entre fusionar y eliminar se explica en si conviene fusionar los duplicados o eliminarlos.
Elige qué registro se conserva
Cada fusión conserva un registro. Las opciones habituales son el más antiguo, el más nuevo, el actualizado más recientemente o el que tiene más campos rellenos. Si otros sistemas apuntan a IDs de registro, revisa cómo los gestiona tu CRM: en algunos, el registro fusionado recibe un ID nuevo.
Decide qué valores prevalecen
El registro superviviente también necesita el correo, el teléfono, el propietario y la etapa correctos. Decide por campo qué valor gana, y asegúrate de que un campo vacío nunca sustituya a uno relleno. Más sobre estas decisiones en nuestro artículo sobre fusionar registros del CRM sin perder datos.
Los equipos de cara al cliente lo notan más cuando el historial de un cliente está dividido antes de una renovación. Esa parte se trata en cómo los duplicados dividen el historial de clientes en customer success.
Cómo reúne Dedupely la actividad de cada persona en un registro
Dedupely Intelligence encuentra contactos, empresas y leads duplicados sin ninguna opción de coincidencia, y sus análisis se ejecutan solos. Tú eliges qué registro sobrevive, como el más antiguo o el más completo, fijas reglas sobre qué valor gana y previsualizas cada fusión. Al fusionar, las actividades y asociaciones pasan al registro superviviente, salvo donde la API de tu CRM no permite moverlas.
Encuentra los duplicados que dividen tu historial de actividad
Una persona, un registro, un historial
Cuando los comerciales no saben cuál es el registro real, suele ser porque cada duplicado tiene una parte del historial. Cada llamada registrada en un registro distinto complica la siguiente elección, sobre todo para los comerciales nuevos.
Una forma coherente de elegir un registro limita el daño hasta que se fusionan los duplicados. Fusionar acaba con él, con la actividad trasladada a un solo registro y los valores correctos conservados.
Preguntas frecuentes
¿Por qué el mismo contacto aparece varias veces en mi CRM?
Porque formularios, importaciones, integraciones y comerciales crearon registros nuevos en lugar de encontrar el existente. Pequeñas diferencias, como un segundo email o un teléfono en otro formato, bastan para un registro nuevo. Cada duplicado acumula después sus propias llamadas, notas y emails.
¿Por qué faltan llamadas registradas en un contacto?
A menudo porque están en un duplicado de ese contacto. Tú o una herramienta las registrasteis en otro registro de la misma persona, normalmente uno con el mismo correo o teléfono. Busca por correo o teléfono para encontrar los otros registros, y pide a tu admin que los fusione.
¿En qué registro duplicado debo registrar la actividad?
Elige el registro con el negocio abierto y la actividad más reciente, y comprueba que tiene un propietario activo. Busca por correo o teléfono en vez de por nombre para ver todos los duplicados. Informa de los demás a tu admin para que los fusione.
¿Fusionar duplicados conserva el historial de actividad?
Normalmente sí: una fusión mueve las notas, llamadas, tareas y registros asociados al registro que sobrevive. Algunos CRM no pueden mover ciertos tipos de actividad mediante su API, así que comprueba qué mueve tu CRM antes de fusionar. Borrar un duplicado, en cambio, elimina su actividad.
¿Qué registro debe sobrevivir a una fusión?
Depende de tus datos: muchos equipos conservan el registro más antiguo, mientras otros conservan el más nuevo o el más completo. Si otros sistemas apuntan a ID de registro, comprueba antes cómo trata los ID tu CRM al fusionar. Conserves el registro que conserves, decide por campo qué valores ganan, como el correo, el teléfono y el propietario.
O regístrate con Google
HubSpot Marketplace 
