Woran erkenne ich, welcher doppelte Datensatz der echte ist?

Oft ist keiner davon der vollständige Datensatz. Jedes Duplikat enthält einen Teil der Historie der Person, also liegt der Anruf, die Notiz oder die E-Mail, die Sie brauchen, vielleicht auf einem Datensatz, den Sie nicht geöffnet haben. Sie zu einem Datensatz zusammenzuführen, samt verschobener Aktivitäten, beendet das Rätselraten.

Bis dahin suchen Sie einen Kontakt und bekommen drei Ergebnisse mit demselben Namen. Einer hat eine alte E-Mail, einer Ihren letzten Anruf und einer den offenen Deal. Sie wählen einen, protokollieren dort Ihre Arbeit, und der nächste Vertriebler wählt einen anderen.

In diesem Beitrag sehen Sie, warum Aktivitäten auf dem falschen Datensatz landen und warum neue Vertriebler es am schwersten haben. Außerdem, wie Sie heute einen Datensatz wählen und wie ein Merge das Problem dauerhaft löst.

So sieht es aus Sicht des Vertriebs aus

Menschen beschreiben das Problem mit einfachen Worten. Eine Unternehmerin, die einen Kunden suchte, sagte es so: „Ich sehe fünf [davon], ich will einen sehen.“

Die anderen Anzeichen folgen daraus:

• Sie haben gestern einen Anruf protokolliert, und heute fehlt er auf dem Datensatz, den Sie geöffnet haben.
• Eine von Ihnen gesendete E-Mail zeigt beim Kontakt eine leere Historie.
• Ein Telefonie- oder Meeting-Tool protokolliert auf einem Datensatz, und Sie arbeiten mit einem anderen.
• Eine Opportunity hängt an einem von mehreren Datensätzen derselben Firma.
• Eine Suche nach einem Kunden liefert über hundert Datensätze, und niemand weiß, welcher gilt.

Warum Anrufe und Notizen auf dem falschen Datensatz landen

Jede Aktivität in einem CRM hängt an einem Datensatz. Existiert eine Person mehrmals, verteilt sich die Historie auf die Datensätze, und nichts sagt Ihnen, welcher Teil wo liegt.

Man protokolliert auf dem Datensatz, den man geöffnet hat

Ein Vertriebler sucht nach Namen, klickt auf das erste Ergebnis und protokolliert den Anruf dort. Am nächsten Tag klickt ein Kollege auf ein anderes Ergebnis. Beide haben ihre Arbeit gemacht, und die Historie liegt jetzt an zwei Orten.

Tools protokollieren beim Datensatz, den sie zugeordnet haben

E-Mail-, Telefonie- und Meeting-Tools ordnen Aktivitäten über eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer zu. Teilen zwei Datensätze diesen Wert, wählt ein Tool vielleicht einen aus, oder legt einen neuen an, wenn es keinen findet. Haben die Datensätze verschiedene E-Mails, protokolliert womöglich jedes Tool auf einem anderen.

Ältere Datensätze halten ältere Daten

Eine Person, die E-Mail oder Telefon gewechselt hat, hat vielleicht einen älteren Datensatz mit dem veralteten Wert. Tools gleichen den aktuellen Wert ab, also geht neue Aktivität an den neueren Datensatz. Die Historie von vor der Änderung bleibt am alten.

Warum es neue Vertriebler am schwersten haben

Ein erfahrener Vertriebler weiß oft aus dem Gedächtnis, welcher Datensatz „der richtige“ ist. Ein neuer hat kein Gedächtnis, auf das er zurückgreifen kann, nur das, was das CRM zeigt.

Also wählen neue Vertriebler nach Gefühl, oft das erste Suchergebnis oder den Datensatz mit dem jüngsten Datum. Wenn sie unsicher sind, legen manche sicherheitshalber einen neuen Datensatz an, was ein weiteres Duplikat erzeugt. Andere fragen jedes Mal einen Kollegen, was beide ausbremst.

Wenn Sie Vertriebler in ein CRM mit Duplikaten einarbeiten, sagen Sie ihnen, wie sie einen Datensatz wählen, wie unten beschrieben. Das behebt die Duplikate nicht, hält aber die Aktivitäten ihrer ersten Wochen an einem Ort.

So wählen Sie den richtigen Datensatz, bis die Duplikate zusammengeführt sind

Wenn Sie nicht zusammenführen können, ist eine konsistente Wahl besser als eine zufällige. Diese Prüfungen in dieser Reihenfolge passen für die meisten Teams.

Egal, welchen Datensatz Sie wählen, melden Sie die anderen Ihrem Admin. Eine kurze Liste echter Duplikate hilft ihm, die Quelle zu finden und zu beheben.

Wie das Zusammenführen die Historie wieder zusammensetzt

Zusammenführen ist die Lösung, weil es die Wahl beendet. Die Duplikate werden ein Datensatz, und ihre Aktivität wandert dorthin.

Aktivitäten und Verknüpfungen wandern auf den verbleibenden Datensatz

Ein Merge verschiebt Notizen, Anrufe, Aufgaben sowie verknüpfte Firmen, Deals und Kontakte auf den Datensatz, den Sie behalten. Manche CRMs können bestimmte Aktivitätstypen nicht über ihre API verschieben, prüfen Sie also vor einem großen Merge, was Ihr CRM verschiebt. Den Unterschied zwischen Zusammenführen und Löschen erklärt ob Sie Duplikate zusammenführen oder löschen sollten.

Festlegen, welcher Datensatz bleibt

Jeder Merge behält einen Datensatz. Übliche Wahl ist der älteste, der neueste, der zuletzt aktualisierte oder der mit den meisten gefüllten Feldern. Verweisen andere Systeme auf Datensatz-IDs, prüfen Sie, wie Ihr CRM damit umgeht: In manchen bekommt der zusammengeführte Datensatz eine neue ID.

Entscheiden, welche Werte gewinnen

Der verbleibende Datensatz braucht auch die richtige E-Mail, Telefonnummer, den richtigen Owner und die richtige Phase. Legen Sie pro Feld fest, welcher Wert gewinnt, und sorgen Sie dafür, dass ein leeres Feld nie ein gefülltes ersetzt. Mehr zu diesen Entscheidungen in unserem Beitrag CRM-Datensätze zusammenführen, ohne Daten zu verlieren.

Kundennahe Teams spüren das am stärksten, wenn die Historie eines Kunden vor einer Verlängerung gespalten ist. Diese Seite behandelt wie Duplikate die Kundenhistorie im Customer Success aufspalten.

Eine Person, ein Datensatz, eine Historie

Wenn Vertriebler nicht erkennen, welcher Datensatz der echte ist, liegt es meist daran, dass jedes Duplikat einen Teil der Historie hält. Jeder auf einem anderen Datensatz protokollierte Anruf erschwert die nächste Wahl, besonders für neue Vertriebler.

Eine einheitliche Wahl des Datensatzes begrenzt den Schaden, bis die Duplikate zusammengeführt sind. Der Merge beendet ihn, mit den Aktivitäten auf einem Datensatz und den richtigen Werten.

Häufige Fragen