TL;DR
- Quando un contatto esiste più volte, ogni record di solito contiene una parte dello storico di quella persona.
- Chiamate e note finiscono spesso sul duplicato che un commerciale o uno strumento ha aperto per primo.
- Finché i duplicati non sono uniti, il record con la trattativa aperta e l'attività più recente è il più sicuro.
- L'unione sposta le attività su un unico record superstite, tranne dove l'API di un CRM non lo consente.
- Dedupely trova i record duplicati e li unisce nel record che scegli di tenere.
Spesso nessuno è il record completo. Ogni duplicato contiene parte dello storico della persona, quindi la chiamata, la nota o l'email che ti serve può stare su un record che non hai aperto. Unirli in un solo record, con le attività spostate, è ciò che mette fine alle supposizioni.
Fino ad allora, cerchi un contatto e ottieni tre risultati con lo stesso nome. Uno ha un'email vecchia, uno la tua ultima chiamata e uno la trattativa aperta. Ne scegli uno, registri lì il tuo lavoro, e il commerciale successivo ne sceglie un altro.
In questo articolo vedrai perché l'attività finisce sul record sbagliato e perché i commerciali nuovi sono i più colpiti. Vedrai anche come scegliere un record oggi, e come l'unione risolve per sempre.
Come appare dal punto di vista del commerciale
Le persone descrivono il problema con parole semplici. Una titolare d'azienda che cercava un cliente l'ha detto così: "Ne vedo cinque, ne voglio vedere uno."
Gli altri segnali ne derivano:
- Ieri hai registrato una chiamata, e oggi non c'è sul record che hai aperto.
- Un'email che hai inviato mostra uno storico vuoto sul contatto.
- Uno strumento di chiamate o riunioni registra su un record, e tu lavori su un altro.
- Un'opportunità sta su uno dei vari record della stessa azienda.
- Una ricerca di un cliente restituisce più di cento record, e nessuno sa quale citare.
Perché chiamate e note finiscono sul record sbagliato
Ogni attività in un CRM è collegata a un record. Quando una persona esiste più volte, lo storico si divide tra i record, e nulla ti dice quale parte si trova dove.
Le persone registrano sul record che hanno aperto
Un commerciale cerca per nome, fa clic sul primo risultato e registra lì la chiamata. Il giorno dopo un collega fa clic su un altro risultato. Entrambi hanno fatto il loro lavoro, e ora lo storico è in due posti.
Gli strumenti registrano sul record che hanno abbinato
Gli strumenti di email, chiamate e riunioni collegano le attività cercando un indirizzo email o un numero di telefono. Quando due record condividono quel valore, uno strumento può sceglierne uno, o creare un nuovo record se non ne trova nessuno. Quando i record hanno email diverse, ogni strumento può registrare su uno diverso.
I record più vecchi hanno dati più vecchi
Una persona che ha cambiato email o telefono può avere un vecchio record con il valore superato. Gli strumenti confrontano il valore attuale, quindi la nuova attività va al record più recente. Lo storico precedente al cambio resta su quello vecchio.
Perché i nuovi commerciali hanno più difficoltà
Un commerciale esperto sa spesso a memoria quale record è "quello giusto". Uno nuovo non ha memoria a cui affidarsi, solo ciò che mostra il CRM.
Così i nuovi commerciali scelgono a intuito, spesso il primo risultato di ricerca o il record con la data più recente. Nel dubbio, alcuni creano un nuovo record per sicurezza, aggiungendo un altro duplicato. Altri chiedono ogni volta a un collega, rallentando entrambi.
Se inserisci commerciali in un CRM con duplicati, spiega loro come scegliere un record, come sotto. Non risolve i duplicati, ma tiene in un unico posto l'attività delle prime settimane.
Come scegliere il record giusto finché i duplicati non vengono uniti
Quando non puoi unire, una scelta coerente è meglio di una casuale. Questi controlli, in quest'ordine, vanno bene per la maggior parte dei team.
| Verifica | Perché aiuta |
|---|---|
| Cerca per email o telefono, non per nome | I nomi si ripetono tra persone diverse; email e telefono sono legati a una persona più spesso |
| Cerca la trattativa o l'opportunità aperta | Il record su cui sta una trattativa è quello che leggono pipeline e report |
| Confronta l'attività più recente | Il record con cui lavora oggi il team è di solito quello con l'ultima chiamata o email |
| Controlla il responsabile | Un responsabile attivo di solito indica che quello è il record in uso |
| Controlla la data di creazione | Il record più vecchio spesso ha lo storico più lungo, e altri sistemi possono puntare a esso |
Qualunque record tu scelga, segnala gli altri all'admin. Un breve elenco di duplicati reali lo aiuta a trovare la fonte e a correggerla.
Come l'unione rimette insieme lo storico
Unire è la soluzione, perché mette fine alla scelta. I duplicati diventano un solo record, e la loro attività passa lì.
Attività e associazioni passano al record superstite
Un'unione sposta note, chiamate, attività e aziende, trattative e contatti associati sul record che tieni. Alcuni CRM non possono spostare certi tipi di attività tramite la loro API, quindi controlla cosa sposta il CRM prima di un'unione grande. La differenza tra unire ed eliminare è spiegata in se unire i duplicati o eliminarli.
Scegli quale record resta
Ogni unione mantiene un record. Le scelte comuni sono il più vecchio, il più nuovo, quello aggiornato più di recente o quello con più campi compilati. Se altri sistemi puntano agli ID dei record, controlla come li gestisce il CRM: in alcuni, il record unito riceve un nuovo ID.
Decidi quali valori vincono
Il record superstite ha bisogno anche dell'email, del telefono, del responsabile e della fase giusti. Decidi per campo quale valore vince, e fai in modo che un campo vuoto non sostituisca mai uno compilato. Approfondisci queste scelte nel nostro articolo su unire i record CRM senza perdere dati.
I team a contatto con i clienti lo sentono di più quando lo storico di un cliente è diviso prima di un rinnovo. Questo aspetto è trattato in come i duplicati spezzano lo storico dei clienti nel customer success.
Come Dedupely riporta l'attività di ogni persona su un solo record
Dedupely Intelligence trova contatti, aziende e lead duplicati senza alcuna impostazione di corrispondenza, e le sue scansioni girano in automatico. Scegli quale record sopravvive, come il più vecchio o il più completo, imposti regole su quale valore vince e vedi l'anteprima di ogni unione. Quando unisci, attività e associazioni passano al record superstite, tranne dove l'API del CRM non consente di spostarle.
Una persona, un record, uno storico
Quando i commerciali non capiscono quale sia il record vero, di solito è perché ogni duplicato contiene una parte dello storico. Ogni chiamata registrata su un record diverso rende più difficile la scelta successiva, soprattutto per i commerciali nuovi.
Un modo coerente di scegliere un record limita i danni finché i duplicati non vengono uniti. L'unione li elimina, con le attività spostate su un solo record e i valori giusti mantenuti.
Domande frequenti
Perché lo stesso contatto compare più volte nel mio CRM?
Perché moduli, importazioni, integrazioni e commerciali hanno creato nuovi record invece di trovare quello esistente. Piccole differenze, come una seconda email o un telefono in un altro formato, bastano per un nuovo record. Ogni duplicato raccoglie poi le sue chiamate, note ed email.
Perché mancano chiamate registrate su un contatto?
Spesso perché sono su un duplicato di quel contatto. Tu o uno strumento le avete registrate su un altro record della stessa persona, di solito uno con la stessa email o lo stesso telefono. Cerca per email o telefono per trovare gli altri record, e chiedi all'admin di unirli.
Su quale record duplicato devo registrare l'attività?
Scegli il record con la trattativa aperta e l'attività più recente, e controlla che abbia un responsabile attivo. Cerca per email o telefono invece che per nome per vedere ogni duplicato. Segnala gli altri all'admin perché li unisca.
Unire i duplicati mantiene la cronologia delle attività?
Di solito sì: un'unione sposta note, chiamate, attività e record associati sul record che sopravvive. Alcuni CRM non possono spostare certi tipi di attività tramite API, quindi controlla cosa sposta il tuo CRM prima di unire. Eliminare un duplicato, invece, ne rimuove l'attività.
Quale record deve sopravvivere a un'unione?
Dipende dai dati: molti team tengono il record più vecchio, altri il più recente o il più completo. Se altri sistemi puntano agli ID dei record, controlla prima come il CRM gestisce gli ID in un'unione. Qualunque record tu tenga, decidi campo per campo quali valori vincono, come email, telefono e responsabile.
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