Cómo funcionan los registros principales al combinar en HubSpot con Dedupely

Cuando combinas registros en HubSpot, uno siempre gana, ese es tu registro principal: Es el que sobrevive a la combinación, recibe un nuevo ID y absorbe a todos los demás registros del grupo.

Pero cómo se elige ese registro principal, y si tú puedes influir en esa decisión, no siempre es tan claro.

En esta guía vas a aprender:

• Qué es un registro principal (y qué no es)
• Cómo trabajan juntos HubSpot y Dedupely al combinar duplicados
• Dónde puedes influir en el resultado y dónde no
• Cómo predecir cuál registro se conserva después de combinar

¿Qué es un registro principal?

Cuando ocurre una combinación, HubSpot automáticamente crea un nuevo número de ID y, generalmente, toma como referencia el registro más antiguo para campos como la fecha de creación, fechas de actividades y otros campos de solo lectura.

Ese registro:

• Se convierte en la versión única y final de todos los datos combinados
• Los valores de los campos se eligen según tus reglas de combinación en Dedupely

Piensa en el registro principal como tu punto de anclaje: es el que conserva el resultado final.

Cómo eligen Dedupely (y HubSpot) el registro principal

Cuando combinas duplicados en Dedupely, se crea un nuevo ID de registro siguiendo la lógica de HubSpot, casi siempre, basado en el registro más antiguo.

Importante: si has personalizado tu CRM con integraciones, workflows u otros ajustes, esos cambios pueden influir en el resultado final, tanto en HubSpot como en Dedupely.

Esto es lo que pasa en cada tipo de combinación:

• Combinación en bulk o automática: Puedes configurar reglas de combinación para ambas. Revísalas primero para confirmar qué valores van a ganar o perder. Las reglas te permiten definir una lógica general o específica para que Dedupely funcione como tú necesitas.
• Dedupely no reemplaza el motor de combinación de HubSpot, trabaja junto con él. Esto significa que no puedes forzar por completo qué registro va a ganar o perder.
• Combinación manual: Aquí tienes el control total y puedes ignorar el comportamiento por defecto de HubSpot. Tú eliges qué valores ganan o se descartan, en los campos editables. Te recomendamos esta opción cuando tienes pocos duplicados o se trata de registros importantes.

¿Qué pasa con los demás registros combinados?

Una vez que se combinan duplicados en Dedupely, los registros secundarios se absorben dentro del nuevo registro con ID creado por HubSpot.

Así es como Dedupely maneja los registros combinados (usando la lógica de HubSpot):

• Las asociaciones y actividades se conservan: Todas las tareas, notas, correos, tickets, archivos adjuntos, empresas y negocios asociados de los registros combinados se transfieren al principal
• Tus reglas de combinación controlan los valores de los campos: Dedupely aplica tus reglas, campo por campo. Si no hay una regla para cierto campo, Dedupely sigue la lógica de HubSpot (por lo general: se conserva el valor del registro principal)
• Un campo vacío nunca reemplaza uno lleno: Dedupely siempre protege los valores existentes. Si un registro secundario tiene un campo vacío, no va a sobreescribir el del principal

No estás perdiendo datos, los estás consolidando, y Dedupely te da más control sobre cómo hacerlo.

Nota: Si tienes workflows o triggers que se activan después de una combinación, pueden afectar el resultado final del registro.

Cómo influir en los valores que se conservan

Si bien no puedes elegir el registro principal directamente, Dedupely te da herramientas para influir en qué valores ganan.

Aquí te va cómo:

• Afina tus opciones de asociación: Elige campos que te ayuden a identificar el registro correcto. Por ejemplo, asociar por Nombre de la empresa agrupa duplicados más obvios, igual que hacerlo por Nombre, Apellido y Teléfono.
• Cambia a combinación manual cuando lo necesites: Para registros críticos (como tus clientes más importantes), combínalos manualmente para garantizar el resultado. Usa la combinación personalizada para elegir, uno por uno, qué valores se conservan por campo.

También puedes controlar los valores en combinación en bloque si ya tienes reglas de combinación configuradas.

Qué sabes ahora y qué puedes hacer

Ahora sabes:

• Cómo Dedupely sigue la lógica de combinación de HubSpot para conservar los datos
• Cómo Dedupely te da visibilidad y control adicional sobre cada combinación
• Cuándo y cómo puedes intervenir para decidir qué valores se quedan

¿Qué sigue?

• Usa Search Pads + filtros para asociar duplicados de forma intencional
• Define tus reglas de combinación para influir en los valores que se conservarán
• Si necesitas ayuda, nuestro equipo de Customer Success puede guiarte paso a paso con tu configuración ideal