Gestione duplicati Salesforce e limiti degli strumenti nativi

Salesforce trova i duplicati con le regole di corrispondenza e agisce su di essi con le regole di duplicato, che avvertono o bloccano gli utenti ma non uniscono mai. L'unione è un passaggio separato e manuale: combini fino a tre record alla volta e scegli quale sopravvive. I Duplicate Jobs, che scansionano l'intera organizzazione per i duplicati esistenti, sono elencati solo per le edizioni Performance e Unlimited. Anche lì, unisci i risultati un set alla volta. In questo post, vedrai cosa fa ogni edizione, come funziona un merge, dove si fermano gli strumenti nativi e come i team gestiscono il resto.

Cosa fa Salesforce in ogni edizione

Salesforce Help elenca la gestione dei duplicati per le edizioni Essentials, Professional, Enterprise, Performance, Unlimited e Developer. Ha due parti che funzionano insieme.

Le regole di corrispondenza definiscono cosa conta come duplicato: quali campi confrontare e come. Le regole di duplicato decidono cosa succede quando un utente salva un record che corrisponde:

• Avviso: l'utente è avvertito che il record potrebbe essere un duplicato.
• Blocca: l'utente non può salvare il record.
• Report: il match è registrato in un set di record duplicati, che potete controllare successivamente.

Le duplicate rules non uniscono nulla. Ogni oggetto può avere fino a cinque duplicate rules attive, e ogni duplicate rule può usare fino a tre matching rules. Un oggetto può anche avere fino a cinque matching rules attive.

Cosa confrontano le regole di corrispondenza standard

Salesforce include regole standard per account aziendali, account persona, contatti e lead. Puoi anche configurare regole tra oggetti, ad esempio contatti che duplicano lead.

• Account: Nome Account, con corrispondenza esatta, acronimo o fuzzy, combinata con telefono, via di fatturazione, codice ZIP, città e stato, o sito web.
• Contatti e lead: nome e cognome, combinati con titolo e account (o azienda), email, telefono o indirizzo.

Nella regola standard per contatti e lead, email, telefono e CAP corrispondono solo quando sono esatti.

Quando vengono eseguite le regole di duplicazione e quando no

Importazioni e l'API sono coperte, ma diversamente. Per i record dagli strumenti di importazione dati o dalle API, Salesforce sostituisce le impostazioni delle regole. Nessun avviso viene visualizzato e il record non può essere salvato.

Quindi un record corrispondente da un'importazione o integrazione viene bloccato anziché passare. Questo importa per chi esegue integrazioni: pianifica come ogni strumento risponderà quando Salesforce rifiuta un salvataggio.

Le regole di duplicato non si eseguono affatto in alcuni casi:

• Record creati con Creazione rapida o Autoregistrazione della comunità.
• Lead convertiti in account o contatti quando Use Apex Lead Convert non è abilitato.
• Record ripristinati con Ripristina.
• Record aggiunti tramite Lightning Sync o Einstein Activity Capture.
• Record unite manualmente.

Cosa include ogni edizione Salesforce per i duplicati

L'Aiuto di Salesforce descrive ancora la disponibilità con i nomi delle edizioni legacy, quindi la tabella li utilizza. A settembre 2026, Salesforce ha annunciato le edizioni Core, Advanced e Max, che confronta con legacy Enterprise, legacy Unlimited e Agentforce 1.

A partire da ottobre 2026, da Salesforce Help: Gestione dei duplicati, Regole sui duplicati, Unisci contatti, Unisci lead, Considerazioni sul merge di account, Processi duplicati; e il riferimento API merge.

A partire da ottobre 2026, Salesforce elenca Starter Suite da $25 e Pro Suite da $100 per utente al mese. Le nuove edizioni Core, Advanced e Max costano $195, $395 e $550 per utente al mese, fatturate annualmente. Salesforce non ha detto quali delle nuove edizioni includono Duplicate Jobs, quindi conferma con Salesforce prima di fare il budget. I prezzi cambiano spesso, quindi controlla Pagine dei prezzi di Salesforce per primo.

Come funziona un merge in Salesforce

Salesforce unisce record dello stesso tipo, fino a tre per volta, incluso il record che sopravvive. Gli account (azienda o persona), i contatti e i lead possono essere uniti e gli agenti di supporto possono unire i casi. Queste regole si applicano indipendentemente dalla tua edizione:

• Scegli il record principale, quindi scegli quali valori di campo mantenere dagli altri.
• I record correlati si spostano al record superstite. Per gli account, Salesforce Help dice che vengono "ricollegati con alcune eccezioni".
• Per gli account, Creato da e Data creazione provengono dal record più vecchio. I campi nascosti e di sola lettura, come la condivisione, provengono dal principale.
• Il feed Chatter viene conservato solo dal record principale.
• Gli altri record vanno al Cestino, dove rimangono per 15 giorni.
• L'unione richiede il permesso Delete sull'oggetto. Alcune unioni di account richiedono anche Modify All Data o Manage External Users.

Account persona e account aziendali

Non puoi unire un account persona con un account aziendale in nessuna direzione. Gli account persona abilitati per gli utenti del portale o Experience Cloud non possono essere uniti affatto.

Lead e contatti

Poiché Salesforce unisce solo record dello stesso tipo, un lead non può essere unito in un contatto. Quando un lead e un contatto sono la stessa persona, il percorso nativo è la conversione del lead.

Le regole di duplicazione non vengono eseguite su quella conversione a meno che Use Apex Lead Convert non sia abilitato. Verifica l'esistenza di un contatto e un account corrispondenti prima di convertire.

In Classic, due lead convertiti non possono essere uniti; Lightning Experience può.

Casi

Gli agenti di supporto possono unire fino a tre casi in uno, i record secondari vanno al caso principale. In base alle impostazioni di amministrazione, gli altri casi vanno nel Cestino oppure rimangono con "Merged" aggiunto al soggetto.

Annullare un'unione

Non ho trovato una pagina Salesforce che documenti l'annullamento di una fusione. Puoi ripristinare un record fuso dal Cestino entro 15 giorni. Salesforce Help non specifica se i record correlati vengono ripristinati insieme.

Dove gli strumenti nativi si fermano, anche su Performance e Unlimited

Le edizioni superiori aggiungono Duplicate Jobs. Gli altri limiti si applicano su ogni edizione:

• Corrispondenza: ogni oggetto ottiene fino a cinque matching rules attive, costruite da un set fisso di metodi di corrispondenza. La maggior parte degli org Salesforce che vedo hanno bisogno di una corrispondenza più specifica di quella.
• Tre record per merge: un'azienda con cinque record di account richiede almeno due merge. Tramite l'API, qualsiasi cosa superiore a tre record significa eseguire merge uno dopo l'altro.
• I job trovano, non fanno merge: Duplicate Jobs raggruppa le corrispondenze in set di record duplicati. Ogni set viene confrontato e unito per conto proprio, fino a tre record.
• Oggetti: I Duplicate Jobs coprono account aziendali e personali, contatti e lead. L'API di merge supporta lead, contatti, account e individui, quindi opportunità e record di oggetti personalizzati non sono tra i tipi di merge.
• Nessuna unione in Data 360: La risoluzione dell'identità crea profili unificati dalle regole di corrispondenza, ma non modifica i record di origine. Non unisce né elimina record nel tuo CRM.

La corrispondenza è il limite che sento nominare più spesso. Molte organizzazioni hanno filiali e uffici regionali che condividono un nome o un dominio. Distinguerli richiede regole scritte per quella organizzazione.

Per poche centinaia di duplicati semplici, gli strumenti nativi spesso bastano. I limiti emergono quando il backlog raggiunge migliaia di record.

Come i team gestiscono ciò che gli strumenti nativi lasciano indietro

La maggior parte delle pulizie Salesforce su cui ho lavorato si riduce alle stesse poche decisioni, su qualsiasi edizione.

Inizia con Account e Contatti

La maggior parte dei team di Salesforce con cui parlo inizia a pulire prima gli Account e i Contatti. Le opportunità, i casi e le attività dipendono da questi record, quindi i loro duplicati si diffondono nei report e nella proprietà.

Scrivi cosa rende un duplicato nella tua org

Prima di abbinare qualcosa, concordate su cosa sia un duplicato per ogni oggetto. Due account con lo stesso nome in paesi diversi potrebbero essere clienti separati. Due contatti con la stessa email sono quasi sempre una sola persona.

Lascia fuori dai tuoi abbinamenti i valori segnaposto, come un telefono dell'ufficio condiviso o un'email come test@test.com. Unisci prima gli abbinamenti di cui sei più sicuro e rivedi gli abbinamenti approssimativi prima di unirli.

Decidi quale record sopravvive e quale valore vince

Il record principale definisce più dei suoi campi visibili. Le sue impostazioni di condivisione, i campi di sola lettura e il feed Chatter rimangono invariati.

Per i campi chiave come il proprietario dell'account, il tipo di record e l'indirizzo, stabilite se il valore più recente, più completo o più vecchio prevale.

Mantieni i valori originali

Il Cestino ti dà 15 giorni e non c'è nessuna inversione dell'unione documentata. Esporta i record che intendi unire, con i loro ID Salesforce e proprietari, prima di iniziare.

Individua cosa crea i record

Elenca ogni importazione, integrazione e modulo che scrive in Salesforce, e controlla quali percorsi saltano le tue regole. Per importazioni e integrazioni, scopri cosa fa ognuno quando un record corrispondente è bloccato. Poi imposta un ritmo regolare per unire i duplicati che ancora entrano.

Controlla la tua edizione prima di pianificare la pulizia

Ogni edizione Salesforce con gestione dei duplicati può contrassegnare i duplicati al salvataggio e unirli fino a tre alla volta. Se puoi scansionare l'intera organizzazione per i duplicati esistenti dipende dalla tua edizione, quindi conferma prima questo.

Il lavoro preliminare è lo stesso in ogni edizione. Inizia con una definizione condivisa di doppione per ogni oggetto e una scelta concordata su quale record e quali valori sopravvivono. Un'esportazione degli originali lo completa, poiché il Cestino mantiene i record unificati solo per 15 giorni.

Domande frequenti