TL;DR
- Manche Duplikatgruppen hängen davon ab, wie Ihr Geschäft funktioniert, daher sollte ein Mensch sie entscheiden.
- Geteilte Postfächer, Familienmitglieder und Tochterfirmen passen oft, ohne Duplikate zu sein.
- Ein Partner, der auch Kunde ist, braucht je nach Ihrem Setup einen oder zwei Datensätze.
- Ein Kunde, der gekündigt hat und zurückkam, ist meist eine Person mit zwei Datensätzen.
- Mit Dedupely schicken Sie Grenzfälle zur Prüfung und lehnen Gruppen ab, bei denen Sie sicher sind, dass sie keine Duplikate sind.
Viele Duplikate sind leicht zu entscheiden. Zwei Kontakte mit gleicher E-Mail und gleichem Namen sind dieselbe Person, und eine Regel kann sie zusammenführen.
Einige Gruppen sehen in den Daten genauso eindeutig aus und sind es trotzdem nicht. Sie stimmen in jedem gesuchten Feld überein, aber ob es Duplikate sind, hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen verkauft, abrechnet und Menschen betreut. Das weiß keine Regel, also muss ein Mensch entscheiden.
In diesem Beitrag sehen Sie fünf häufige Grenzfälle und die Frage, die jeden entscheidet. Sie sehen auch, wie Sie sie an die richtige Person leiten und wie Sie verhindern, dass dieselbe Gruppe wiederkommt.
Warum manche Gruppen einen Menschen brauchen
Eine Duplikatsuche vergleicht Felder. Grenzfälle teilen diese Felder aus einem Grund außerhalb der Daten, etwa eine gemeinsame Adresse, eine Familie, eine Firmenstruktur oder die Historie eines Kunden.
Was als Duplikat zählt, ist Einzelfallsache. Was ein Team für ein Duplikat hält, sieht ein anderes vielleicht nicht so. Zwei Tochterfirmen können für eine Firma, die an die Gruppe verkauft, ein Account sein und für eine, die an jede einzeln verkauft, zwei.
Deshalb sollten diese Gruppen nicht durch Bulk- oder automatische Merges laufen. Sie brauchen jemanden, der das Geschäft kennt und sich jede ansieht.
Fünf Grenzfälle und die Frage, die jeden entscheidet
Geteilte Postfächer
Adressen wie info@, sales@ oder support@ gehören einem Team. Mehrere Personen können Formulare mit derselben Adresse ausfüllen, daher gruppiert eine Suche auf die E-Mail sie.
Die entscheidende Frage: steht eine Person hinter der Adresse oder mehrere? Haben mehrere echte Personen sie genutzt, sind es getrennte Kontakte. Hat eine Person die gemeinsame Adresse zweimal eingegeben, sind die Datensätze Duplikate.
Familienmitglieder
Im Endkundengeschäft teilt ein Haushalt oft eine E-Mail, eine Telefonnummer oder eine Adresse. Elternteil und Kind oder zwei Partner können jeweils ein eigener Kunde sein.
Die entscheidende Frage: bedienen Sie jede Person oder den Haushalt? Ein Unternehmen, das den Haushalt abrechnet, will vielleicht einen Datensatz. Eines, das jede Person bedient, etwa eine Schule oder Klinik, braucht getrennte Datensätze, auch bei gleicher E-Mail.
Eine Muttergesellschaft und ihre Tochter
Eine Tochterfirma teilt oft Marke, Domain und E-Mail-Format mit der Mutter. Viele CRMs führen sie als getrennte Firmendatensätze, jeder mit eigenen Kontakten und Deals.
Die entscheidende Frage: verkaufen und rechnen Sie an jede separat ab? Wenn ja, halten Sie sie getrennt und verknüpfen Sie sie als Mutter- und Tochtergesellschaft. Behandelt Ihr Unternehmen die Gruppe als einen Kunden, kann ein Merge richtig sein.
Unser Beitrag zu verwandte Datensätze, die wie Duplikate aussehen behandelt Tochterfirmen und Niederlassungen ausführlicher.
Ein Partner, der auch Kunde ist
Eine Firma kann Ihr Produkt weiterverkaufen oder empfehlen und es zugleich nutzen. Dann existiert sie womöglich zweimal: einmal für das Partnerteam und einmal für Vertrieb oder Customer Success.
Die entscheidende Frage: sind die beiden Datensätze absichtlich getrennt oder versehentlich? Manche Teams führen bewusst einen Partner- und einen Kundendatensatz, jeder mit eigenem Owner, eigenen Deals und Berichten. Andere wollen einen Firmendatensatz, der beide Beziehungen zeigt, meist über ein Feld wie Firmentyp.
- Sind sie bewusst getrennt, lehnen Sie den Treffer ab und lassen beide bestehen.
- Sind sie versehentlich getrennt, führen Sie sie zusammen, behalten Sie beide Beziehungsarten und einigen Sie sich vorher auf den Owner.
Ein Abokunde, der ging und zurückkam
Ein Kunde kauft ein Abo, kündigt und kommt Monate später zurück. Das passiert uns auch. Die erneute Anmeldung kann einen neuen Kontakt anlegen, manchmal mit neuer E-Mail, während der alte Datensatz noch „ehemaliger Kunde“ sagt.
Die entscheidende Frage: Ist es dieselbe Person, und braucht Ihr Reporting beide Datensätze? Meist ist es eine Person, also ist ein Datensatz mit der ganzen Historie für alle einfacher. Prüfen Sie vor dem Zusammenführen drei Dinge:
- Lifecycle-Phase: der aktuelle Status, etwa aktiver Kunde, sollte den alten schlagen.
- Datumsangaben: Behalten Sie das erste Kaufdatum, damit die ganze Kundenzugehörigkeit sichtbar bleibt.
- Abrechnungsverknüpfungen: synchronisiert ein Abrechnungs- oder Abo-Tool mit dem CRM, prüfen Sie vor dem Merge, wie es mit einem Merge umgeht.
Grenzfälle auf einen Blick
| Fall | Die Frage, die entscheidet | Oft ein Datensatz, wenn… | Oft getrennt, wenn… |
|---|---|---|---|
| Geteiltes Postfach | Eine Person oder mehrere? | Eine Person hat es zweimal eingegeben | Mehrere Personen nutzten es |
| Familienmitglieder | Betreuen Sie die Person oder den Haushalt? | Sie rechnen mit dem Haushalt ab | Sie betreuen jede Person |
| Mutter- und Tochtergesellschaft | Verkaufen Sie an jede und rechnen Sie mit jeder ab? | Sie verkaufen an die Gruppe | Jede hat einen eigenen Vertrag |
| Partner und Kunde | Absichtlich oder versehentlich getrennt? | Es ist ein Versehen | Jedes Team behält bewusst seinen eigenen Datensatz |
| Wiederkehrender Abonnent | Dieselbe Person? Braucht das Reporting beide? | Es ist dieselbe Person | Ihre Berichte brauchen getrennte Datensätze |
Andere Fälle folgen derselben Logik, etwa eine Person mit mehreren Rollen oder ein Kontakt, der den Job gewechselt hat.
So gehen Sie bei einer Bereinigung mit Grenzfällen um
An die Person geben, die Bescheid weiß
Leiten Sie jeden Grenzfall an jemanden weiter, der die Datensätze kennt: den Account-Verantwortlichen bei einer Tochterfirma, den Partnermanager bei einem Partner oder Customer Success bei einem wiederkehrenden Kunden. Lassen Sie sie entscheiden, und führen Sie dann zusammen oder halten die Datensätze getrennt.
Den Treffer ablehnen, wenn Sie sicher sind
Wenn Sie sicher sind, dass eine Gruppe kein Duplikat ist, lehnen Sie sie ab. Eine abgelehnte Gruppe kommt in späteren Suchen nicht wieder, niemand muss denselben Fall zweimal entscheiden. Wenn Sie unsicher sind, lassen Sie sie in der Prüfung.
Grenzen Sie die Suche ein, wenn sich ein Fall wiederholt
Passt eine ganze Art von Grenzfall immer wieder, ändern Sie die Suche, statt jede Gruppe einzeln zu entscheiden. Lassen Sie geteilte Adressen wie info@ aus E-Mail-Abgleichen heraus oder fügen Sie ein Feld wie Ort oder Datensatztyp hinzu, das die Datensätze unterscheidet.
Entscheidungen schriftlich festhalten
Führen Sie eine kurze Liste der Fälle, die Ihr Team entschieden hat, und warum. „Tochterfirmen mit eigenem Vertrag bleiben getrennt“ erspart der nächsten Person, die Frage neu aufzurollen.
Wie Dedupely Ihnen hilft, Grenzfälle einzeln zu entscheiden
In Dedupely können Sie jede Gruppe in die Prüfung schicken, wo sie wartet, bis jemand sie zusammenführt oder entfernt. Sind Sie sicher, dass eine Gruppe kein Duplikat ist, lehnen Sie sie ab, und sie bleibt aus aktuellen und künftigen Suchen heraus.
Mit Filtern lassen Sie Werte wie gemeinsame Postfächer aus einer Suche heraus. Standardmäßig werden riskante Treffer wie Gruppen mit mehr als 20 Datensätzen ausgeschlossen.
Ein Mensch für die Fälle, die eine Regel nicht sieht
Grenzfälle passen auf den Feldern, die eine Suche nutzt, aber die Antwort liegt darin, wie Ihr Geschäft funktioniert. Gemeinsame Postfächer, Familien, Tochterfirmen, Partner, die kaufen, und Kunden, die wiederkommen, hängen jeweils an einer Frage dazu.
Stellen Sie die Frage, lassen Sie die Person entscheiden, die es weiß, und lehnen Sie Gruppen ab, bei denen Sie sicher sind. Mit der Zeit wächst die Liste der Entscheidungen, und immer weniger Gruppen brauchen überhaupt einen Menschen.
Häufige Fragen
Welche Duplikate sollten nicht automatisch zusammengeführt werden?
Gruppen, die davon abhängen, wie Ihr Geschäft funktioniert: gemeinsame Postfächer, Familienmitglieder, Mutter- und Tochtergesellschaften, Partner, die auch Kunden sind, und wiederkehrende Kunden. Sie stimmen oft bei E-Mail, Name oder Domain überein, ohne Duplikate zu sein. Geben Sie sie jemandem, der die Datensätze kennt, bevor etwas zusammengeführt wird.
Ist ein wiederkehrender Kunde ein Dublettendatensatz?
Meist ja, wenn es dieselbe Person ist, die sich erneut angemeldet hat, und das Zusammenführen hält die ganze Historie auf einem Datensatz. Lassen Sie die aktuelle Lifecycle-Phase gewinnen, behalten Sie das erste Kaufdatum und prüfen Sie, wie ein mit dem CRM synchronisiertes Abrechnungstool mit Merges umgeht. Einigen Sie sich vorher auf das Churn-Reporting.
Sollten ein Partner und ein Kunde in einem CRM derselbe Datensatz sein?
Das hängt davon ab, ob die beiden Datensätze absichtlich getrennt sind. Manche Teams führen bewusst einen Partner- und einen Kundendatensatz, andere nutzen einen Firmendatensatz mit einem Typfeld. Ist die Trennung versehentlich, führen Sie die Datensätze zusammen und behalten beide Beziehungsarten.
Sind Kontakte mit derselben E-Mail immer Duplikate?
Nein. Geteilte Postfächer wie info@ und Haushalts-E-Mails können mehreren Personen gehören, prüfen Sie also, wer hinter der Adresse steht. Haben mehrere echte Personen sie genutzt, behalten Sie getrennte Kontakte und lehnen den Treffer ab; hat eine Person sie zweimal eingegeben, führen Sie die Datensätze zusammen.
Wann sollten Sie einen Duplikattreffer ablehnen?
Nur wenn Sie sicher sind, dass die Datensätze keine Duplikate sind, etwa zwei Tochterfirmen mit getrennten Verträgen oder zwei Familienmitglieder, die Sie getrennt betreuen. Ein abgelehnter Treffer kommt in späteren Suchen nicht wieder. Wenn Sie unsicher sind, senden Sie die Gruppe an jemanden, der die Datensätze kennt, statt sie abzulehnen.
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