TL;DR
- Eine Person kann in einem CRM mehrere Rollen haben, etwa Kunde und Bewerber.
- Ob zwei Datensätze zu einer Person Duplikate sind, entscheidet der Einzelfall.
- Ein Datensatz genügt, wenn dasselbe Team alle Rollen besetzt und Berichte Personen zählen.
- Getrennte Datensätze eignen sich, wenn Rollen unterschiedliche Verantwortliche, Zugriffe, Einwilligungen oder Prozesse benötigen.
- Dedupely führt die Datensätze zusammen, die dieselbe Person betreffen, und hält beabsichtigte Rollendatensätze aus Zusammenführungen heraus.
Eine Dublettensuche findet zwei Datensätze mit demselben Namen und derselben Telefonnummer. Einer gehört zu einem Kunden, der andere zu einer Bewerbung von letztem Monat. Dieselbe Person, daran besteht kein Zweifel.
Schwieriger ist die Frage, ob sie ein Datensatz sein sollten. Eine Zusammenführung könnte die Daten eines Bewerbers einem Vertriebsmitarbeiter zeigen oder einen Kunden in einen Einstellungsworkflow bringen. Trennt man sie, kennt das CRM die Person zweimal.
In diesem Beitrag sehen Sie typische Fälle, in denen eine Person mehrere Rollen hat, und die Fragen, die über einen oder zwei Datensätze entscheiden. Außerdem zeigen wir, wie Sie beabsichtigte Paare von Ihren Bereinigungen ausnehmen.
Wie „mehrere Rollen“ im CRM aussehen
Eine Rolle ist der Grund, warum eine Person in Ihrem CRM steht. Viele haben eine. Manche haben zwei oder mehr gleichzeitig, und jede Rolle kann über einen anderen Weg hineingekommen sein.
| Fall | So entsteht der zweite Datensatz | Was meist abweicht |
|---|---|---|
| Kunde und Bewerber | Ein Bewerbungsformular oder eine Karriereseite legt einen neuen Kontakt an | Team, Verantwortlicher, wer den Datensatz sehen sollte |
| Berater oder Consultant bei zwei Unternehmen | Der Deal oder Import jedes Unternehmens legt die Person mit der E-Mail-Adresse dieses Unternehmens an | E-Mail, Unternehmen, Inhaber |
| Kunde, der zugleich Partner- oder Reseller-Kontakt ist | Das Partnerteam legt die Person unter dem Partnerunternehmen an | Unternehmen, Pipeline, Lebenszyklusphase |
| Mitarbeiter, der zugleich Kunde ist | Die Person kauft mit einer privaten E-Mail-Adresse | E-Mail, Lifecycle-Phase, interner Status |
| Spender, der auch ehrenamtlich tätig oder Mitglied ist | Ein separates Anmeldeformular oder eine Veranstaltungsliste | Programm, Einwilligung, Kommunikationspräferenzen |
A Kontakt, der die Stelle wechselt hält eine Rolle nach der anderen. Hier sind beide Rollen aktuell.
Warum die Antwort vom Einzelfall abhängt
Was als Dublette gilt, ist von Fall zu Fall verschieden, und was ein Team als Dublette betrachtet, sieht ein anderes unter Umständen nicht so. Zwei Datensätze zu einer Person sind für ein Team, das Personen zählt, ein Problem. Für ein Team, das Beziehungen erfasst, können sie genau richtig sein.
Dasselbe Paar kann auch im Zeitverlauf den Status ändern. Ein Kunde, der sich auf eine Stelle bewirbt und eingestellt wird, wird zum Mitarbeiter, und die richtige Lösung für die Datensätze kann sich damit ändern.
Die erste Entscheidung ist daher, was jede Rolle für Ihr Team bedeutet, noch bevor der Abgleich beginnt.
Fragen, die über einen oder zwei Datensätze entscheiden
Beantworten Sie das für jeden Fall, bevor Sie etwas zusammenführen. Zeigen die Antworten in unterschiedliche Richtungen, bleiben die Datensätze getrennt, bis Ihr Team sich geeinigt hat.
Übernimmt dasselbe Team beide Rollen?
Betreut der Vertrieb einen Kunden und dieselbe Person als Partnerkontakt, zeigt ein Datensatz jedem Vertriebler das vollständige Bild. Betreut der Vertrieb den Kunden und die Personalabteilung den Bewerber, müssen sich die beiden Rollen selten treffen.
Benötigen die Rollen unterschiedliche Zugriffsrechte oder Einwilligungen?
Bewerberdaten, interne Mitarbeiterdaten und Spenderdaten können Regeln dafür haben, wer sie sehen darf. Eine Zusammenführung legt alles auf einen Datensatz, den jeder mit Zugriff lesen kann. Sollen die Daten einer Rolle nicht an ein anderes Team gelangen, belassen Sie sie in einem eigenen Datensatz.
Für Einwilligungen gilt dasselbe. Eine Person kann als Kunde Marketing zustimmen, als Bewerber aber nicht. Ein Datensatz kann verschwimmen lassen, welche Einwilligung zu welcher Rolle gehört.
Zählen Ihre Berichte Personen oder Beziehungen?
Ein Bericht über eindeutige Kunden braucht einen Datensatz pro Person. Ein Bericht über Einstellungspipelines, Partnerprogramme oder ehrenamtliche Stunden braucht jede Rolle dort gezählt, wo sie hingehört. Prüfen Sie vorher, welche Berichte das Objekt lesen.
Richten sich Prozesse nach der Rolle?
Workflows, Sequenzen und Routing-Regeln werden oft durch ein Feld wie Lebenszyklusphase oder Datensatztyp ausgelöst. Ein Datensatz mit zwei Rollen kann beide Abläufe auslösen, sodass ein Kunde in einer Bewerber-Nachverfolgung landet oder ein Bewerber in einer Vertriebssequenz.
Wenn ein Datensatz die richtige Antwort ist
Ein Datensatz funktioniert, wenn die Rollen dasselbe Team teilen, die Daten für alle sichtbar sind, die mit dem Datensatz arbeiten, und Berichte Personen zählen. Führen Sie die Datensätze zusammen und zeigen Sie die zusätzliche Rolle auf andere Weise an.
- Ein Rollenfeld: ein Mehrfachauswahlfeld wie „Partner“ oder „Freiwilliger“ hält die Rolle in Listen und Berichten sichtbar.
- Verknüpfungen mit mehreren Unternehmen: Manche CRMs erlauben, dass ein Kontakt mit mehr als einem Unternehmen verknüpft ist, wobei eines als primär markiert wird. Ein Berater bei einem Unternehmen und ein Mitarbeiter bei einem anderen bleiben eine Person.
- Beschriftungen für jeden Link: manche CRMs erlauben außerdem, jede Beziehung zu beschreiben, etwa als "Berater" oder "Rechnungskontakt", ohne einen zweiten Datensatz.
Legen Sie vor der Zusammenführung fest, welcher Wert in Feldern gewinnt, die sich zwischen den Rollen unterscheiden, etwa E-Mail, Owner und Lifecycle-Phase. Eine Person, die Kunde und Partnerkontakt ist, braucht womöglich den Owner des Kunden und die weiter fortgeschrittene Phase.
Von HubSpots Knowledge Base, Oktober 2026: Datensätze verknüpfenund Salesforce Help: Kontakte zu mehreren Konten.
Wann getrennte Datensätze die richtige Lösung sind
Getrennte Datensätze passen, wenn die Rollen unterschiedliche Verantwortliche, Zugriffe oder Prozesse brauchen. Bewerber und Kunden können auf beiden Seiten liegen, je nachdem, ob Recruiting und Vertrieb ein Team und einen Workflow teilen.
Sie passen auch, wenn jede Rolle zu einer anderen Geschäftsbeziehung gehört. Ein Berater, der mit zwei Ihrer Kundenunternehmen arbeitet, nutzt womöglich zwei geschäftliche E-Mails. Ein Datensatz pro Rolle sorgt dafür, dass jedes Account-Team nur die eigenen Gespräche sieht.
Dieselbe Logik gilt für verwandte Datensätze, die wie Duplikate aussehen, etwa Niederlassungen und Tochtergesellschaften.
Wenn eine Rolle in einem eigenen Objekt liegt, etwa einem separaten Bewerberobjekt, treffen sich die beiden Datensätze in einer Duplikatsuche womöglich nie. Diese Trennung kann die einfachste Lösung sein.
So halten Sie beabsichtigte Paare aus der Bereinigung heraus
Wenn Sie entschieden haben, dass bestimmte Paare getrennt bleiben, sichern Sie diese Entscheidung ab. Sonst führt die nächste breite Suche oder die nächste Person, die sie ausführt, sie wieder zusammen.
Mit den offensichtlichen Dubletten beginnen
Beginnen Sie mit exakten Treffern im Feld, das jeden Datensatz identifiziert, etwa der E-Mail-Adresse. Dabei handelt es sich selten um zwei Rollen, da getrennte Rollen oft getrennte E-Mail-Adressen haben. Treffer über Name und Telefon zwischen Rollen heben Sie für später auf.
Mit einem Feld Rollen trennen
Ein Datensatztyp-, Rollen- oder Quellenfeld erlaubt es, eine Suche auf eine Rolle zu begrenzen. Wenn Sie Kunden gegen Kunden suchen, bleiben Bewerber aus dem Ergebnis, ohne dass jedes Paar von Hand abgelehnt werden muss.
Lehnen Sie einen Treffer nur ab, wenn Sie sicher sind
Wenn ein Paar eine Person in zwei Rollen ist, die Sie behalten möchten, lehnen Sie den Treffer ab und halten den Grund fest. Ein abgelehnter Treffer bleibt in der Regel aus künftigen Suchen heraus, deshalb lehnen Sie nur ab, wenn Sie sich sicher sind. Wenn nicht, senden Sie die Gruppe zur Prüfung und fragen das Team, dem die Rolle gehört.
Regel schriftlich festhalten
Legen Sie pro Objekt fest, welche Rollenpaare getrennt bleiben und welche zusammengeführt werden. Personen, die übergreifend abgeglichen werden private und geschäftliche E-Mail-Adressen fallen oft unter dieselbe Diskussion, daher regeln Sie sie in derselben Regel.
So behandelt Dedupely Personen mit mehreren Rollen
Prüfen Sie vor dem Kombinieren von Rollen, wer den verbleibenden Datensatz sehen kann und ob zweckgebundene Einwilligungen getrennt bleiben. Dass eine Person sowohl Bewerber als auch Kunde ist, berechtigt nicht dazu, Bewerbungsdaten an den Vertrieb weiterzugeben.
In Dedupely erstellen Sie Dublettensuchen mit Filtern, sodass eine Suche Kunden mit Kunden vergleicht und Bewerber- oder Partnerdatensätze ausschließt. Wenn ein Paar zwei Rollen darstellt, die getrennt bleiben sollen, lehnen Sie den Treffer ab, und er bleibt in aktuellen und künftigen Suchen außen vor. Für Paare, die dieselbe Person betreffen, legen Sie Regeln fest, welcher Wert gewinnt, und sehen jede Zusammenführung vorab an.
Dieselbe Person, Ihre Entscheidung
Eine Person mit mehreren Rollen ist in jedem Datensatz dieselbe Person, und genau das macht diese Paare schwierig. Ob sie auf einem Datensatz hingehören, hängt davon ab, wer welche Rolle ausübt und wer die Daten sehen darf. Es hängt auch davon ab, was Ihre Berichte zählen und welche Prozesse darauf reagieren.
Sobald Ihr Team diese Fragen beantwortet hat, wird die Bereinigung einfacher. Paare, die eine Beziehung darstellen, werden mit den richtigen Werten zusammengeführt. Paare, die Sie getrennt halten wollen, bleiben von einer Suche zur nächsten getrennt.
Häufige Fragen
Ist ein Kontakt mit zwei Rollen im CRM eine Dublette?
Das hängt vom Team ab: Wenn dasselbe Team beide Rollen ausfüllt und Auswertungen Personen zählen, ist ein Paar meist eine Dublette, die sich zusammenführen lässt. Brauchen die Rollen unterschiedliche Zuständigkeiten, Zugriffe, Einwilligungen oder Workflows, können getrennte Datensätze richtig sein. Entscheiden Sie im Einzelfall und halten Sie die Regel fest, bevor Sie zusammenführen.
Sollten ein Kunde und ein Bewerber einen gemeinsamen CRM-Datensatz haben?
Es hängt vom Einzelfall ab: Ein Datensatz passt, wenn dieselben Personen beide Rollen ausfüllen und alle Zugriffsberechtigten die Bewerberdaten sehen dürfen. Getrennte Datensätze passen, wenn Recruiting und Vertrieb unterschiedliche Teams, Workflows oder Zugriffsregeln nutzen. Entscheiden Sie gemeinsam mit beiden Teams und halten Sie die Regel schriftlich fest, bevor Sie zusammenführen.
Kann ein Kontakt in einem CRM zu zwei Unternehmen gehören?
Ja, in manchen CRMs: Ein Kontakt kann mehreren Unternehmen zugeordnet sein, eines davon als primär markiert. Manche CRMs erlauben außerdem, jede Beziehung zu beschriften. So bleibt ein Berater bei einem Unternehmen und ein Angestellter bei einem anderen auf einem Datensatz. Prüfen Sie daher, wie Ihr CRM das primäre Unternehmen handhabt.
Wie verhindere ich, dass beabsichtigte Paare als Dubletten angezeigt werden?
Grenzen Sie Ihre Suchen mit einem Feld ein, das Rollen trennt, etwa Datensatztyp oder Quelle, damit jede Suche eine Rolle nur mit sich selbst vergleicht. Bei Paaren, die trotzdem auftauchen, lehnen Sie den Treffer ab, sobald Sie sicher sind, dass sie getrennt bleiben sollen. Halten Sie fest, welche Rollenpaare getrennt bleiben, damit alle, die Suchen ausführen, derselben Regel folgen.
Welche Werte sollten sich durchsetzen, wenn ich eine Person mit zwei Rollen zusammenführe?
Entscheiden Sie feldweise, je nachdem welche Rolle Ihrem Team wichtiger ist. Verantwortlicher und Lebenszyklusphase stammen oft aus dem Kundendatensatz, da diese Beziehung den Umsatz bestimmt. Halten Sie die andere Rolle über ein Rollenfeld oder eine zusätzliche Unternehmensverknüpfung sichtbar, damit die Zusammenführung sie nicht verbirgt.
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