TL;DR
- Alcuni gruppi di duplicati dipendono da come funziona la tua attività, quindi dovrebbe deciderli una persona.
- Caselle condivise, familiari e controllate spesso corrispondono senza essere duplicati.
- Un partner che è anche cliente può richiedere uno o due record, a seconda della tua configurazione.
- Un cliente che ha disdetto ed è tornato di solito è una persona con due record.
- Dedupely ti permette di inviare in revisione i casi limite e rifiutare i gruppi che sai per certo non essere duplicati.
Molti duplicati sono facili da decidere. Due contatti con stessa email e stesso nome sono la stessa persona, e una regola può unirli.
Alcuni gruppi sembrano altrettanto chiari nei dati e comunque non lo sono. Coincidono su ogni campo che cerchi, ma se siano duplicati dipende da come la tua attività vende, fattura e serve le persone. Nessuna regola lo sa, quindi deve decidere una persona.
In questo articolo vedrai cinque casi limite frequenti e la domanda che risolve ciascuno. Vedrai anche come indirizzarli alla persona giusta e come evitare che lo stesso gruppo torni.
Perché alcuni gruppi richiedono una persona
Una ricerca di duplicati confronta campi. I casi limite condividono quei campi per un motivo esterno ai dati, come un indirizzo condiviso, una famiglia, una struttura aziendale o la storia di un cliente.
Cosa conta come duplicato dipende dal caso. Ciò che un team considera un duplicato, un altro potrebbe non farlo. Due controllate possono essere un solo account per un'azienda che vende al gruppo e due per una che vende a ciascuna.
Per questo questi gruppi non devono passare da unioni in blocco o automatiche. Serve qualcuno che conosca il business e li guardi uno per uno.
Cinque casi limite e la domanda che decide ciascuno
Caselle condivise
Indirizzi come info@, sales@ o support@ appartengono a un team. Più persone possono compilare moduli con lo stesso indirizzo, quindi una ricerca sull'email le raggruppa.
La domanda decisiva: c'è una persona dietro l'indirizzo o più di una? Se l'hanno usato più persone reali, sono contatti separati. Se una persona ha inserito due volte l'indirizzo condiviso, i record sono duplicati.
Familiari
Nelle attività rivolte ai consumatori, un nucleo familiare condivide spesso un'email, un telefono o un indirizzo. Un genitore e un figlio, o due partner, possono essere ciascuno un cliente distinto.
La domanda decisiva: servi ogni persona o il nucleo familiare? Un'attività che fattura al nucleo familiare può volere un solo record. Una che serve ogni persona, come una scuola o una clinica, ha bisogno di record separati anche con la stessa email.
Una capogruppo e la sua controllata
Una controllata condivide spesso marchio, dominio e formato email con la capogruppo. Molti CRM le tengono come record azienda separati, ciascuno con i suoi contatti e trattative.
La domanda decisiva: vendi e fatturi a ciascuna separatamente? Se sì, tienile separate e collegale come capogruppo e controllata. Se la tua azienda tratta il gruppo come un unico cliente, unire può essere la scelta giusta.
Il nostro articolo su record collegati che sembrano duplicati tratta più a fondo controllate e filiali.
Un partner che è anche cliente
Un'azienda può rivendere o consigliare il tuo prodotto e anche usarlo. Può quindi esistere due volte: una per il team partner e una per le vendite o il customer success.
La domanda decisiva: i due record sono separati di proposito o per errore? Alcuni team tengono volutamente un record partner e uno cliente, ciascuno con il suo proprietario, trattative e report. Altri vogliono un solo record azienda che mostri entrambe le relazioni, di solito con un campo come tipo di azienda.
- Se sono separati di proposito, rifiuta la corrispondenza e lasciali entrambi.
- Se sono separati per errore, uniscili, mantieni entrambi i tipi di relazione e concordate prima il responsabile.
Un cliente in abbonamento che se n'è andato ed è tornato
Un cliente acquista un abbonamento, lo disdice e torna mesi dopo. Succede anche a noi. Registrarsi di nuovo può creare un nuovo contatto, a volte con una nuova email, mentre il vecchio record dice ancora "ex cliente".
La domanda decisiva: è la stessa persona, e i tuoi report hanno bisogno di entrambi i record? Di solito è una persona, quindi un record con tutto lo storico è più semplice per tutti. Prima di unire, controlla tre cose:
- Fase del ciclo di vita: lo stato attuale, come cliente attivo, deve prevalere su quello vecchio.
- Date: tieni la data del primo acquisto, così resta visibile tutta l'anzianità del cliente.
- Collegamenti di fatturazione: se uno strumento di fatturazione o abbonamenti si sincronizza con il CRM, controlla come gestisce un'unione prima di unire.
I casi limite in breve
| Maiuscole e minuscole | La domanda che decide | Spesso un solo record quando… | Spesso separati quando… |
|---|---|---|---|
| Casella condivisa | Una persona o più? | Una persona l'ha inserito due volte | L'hanno usata più persone |
| Familiari | Servi la persona o il nucleo familiare? | Fatturi al nucleo familiare | Servi ogni persona |
| Capogruppo e controllata | Vendi e fatturi a ciascuna? | Vendi al gruppo | Ognuna ha il proprio contratto |
| Partner e cliente | Separati per scelta o per errore? | È un incidente | Ogni team tiene di proposito il proprio record |
| Iscritto di ritorno | Stessa persona? Il reporting ha bisogno di entrambi? | È la stessa persona | I tuoi report richiedono record separati |
Altri casi seguono la stessa logica, come una persona con più ruoli oppure un contatto che ha cambiato lavoro.
Come gestire i casi limite in una pulizia
Mandali alla persona che sa
Indirizza ogni caso limite a qualcuno che conosce i record: il responsabile dell'account per una controllata, il partner manager per un partner o il customer success per un cliente che torna. Chiedi loro di decidere, poi unisci o tieni separati i record.
Rifiuta la corrispondenza quando sei sicuro
Quando sei sicuro che un gruppo non è un duplicato, rifiutalo. Un gruppo rifiutato non torna nelle ricerche successive, così nessuno deve decidere due volte lo stesso caso. Se non sei sicuro, lascialo in revisione.
Restringi la ricerca quando un caso si ripete
Se un intero tipo di caso limite continua a corrispondere, cambia la ricerca invece di decidere ogni gruppo. Lascia gli indirizzi condivisi come info@ fuori dalle corrispondenze email, o aggiungi un campo come città o tipo di record che distingua i record.
Metti per iscritto le decisioni
Tieni un breve elenco dei casi che il team ha deciso, e del perché. "Le controllate con un proprio contratto restano separate" evita alla persona successiva di riaprire la questione.
Come Dedupely ti aiuta a decidere i casi limite uno per uno
In Dedupely puoi mandare qualsiasi gruppo in revisione, dove aspetta finché qualcuno non lo unisce o lo rimuove. Quando sei sicuro che un gruppo non è un duplicato, lo rifiuti, e resta fuori dalle ricerche attuali e future.
I filtri ti permettono di escludere da una ricerca valori come le caselle condivise. Per impostazione predefinita, le corrispondenze rischiose come gruppi di oltre 20 record vengono escluse.
Una persona per i casi che una regola non vede
I casi limite corrispondono sui campi che una ricerca usa, ma la risposta sta in come funziona la tua attività. Caselle condivise, famiglie, controllate, partner che acquistano e clienti che tornano dipendono ciascuno da una domanda su questo.
Fai la domanda, lascia decidere chi sa e rifiuta i gruppi di cui sei certo. Col tempo l'elenco delle decisioni cresce, e sempre meno gruppi richiedono una persona.
Domande frequenti
Quali duplicati non vanno uniti automaticamente?
Gruppi che dipendono da come funziona la tua attività: caselle condivise, familiari, capogruppo e controllate, partner che sono anche clienti e clienti di ritorno. Spesso corrispondono per email, nome o dominio senza essere duplicati. Mandali a qualcuno che conosce i record prima di qualsiasi unione.
Un cliente che ritorna è un record duplicato?
Di solito sì, quando è la stessa persona che si è registrata di nuovo, e unire mantiene tutto lo storico su un record. Lascia vincere la fase attuale del ciclo di vita, tieni la data del primo acquisto e controlla come gestisce le unioni qualsiasi strumento di fatturazione sincronizzato con il CRM. Concordate prima come riportare il churn.
Un partner e un cliente dovrebbero essere lo stesso record in un CRM?
Dipende dal fatto che i due record siano separati di proposito. Alcuni team tengono volutamente un record partner e uno cliente, altri usano un unico record aziendale con un campo tipo. Se la separazione è accidentale, unisci i record e mantieni entrambi i tipi di relazione.
I contatti con la stessa email sono sempre duplicati?
No. Le caselle condivise come info@ e le email di famiglia possono appartenere a più persone, quindi controlla chi c'è dietro l'indirizzo. Se l'hanno usato più persone reali, tieni contatti separati e rifiuta la corrispondenza; se una persona l'ha inserito due volte, unisci i record.
Quando dovresti rifiutare una corrispondenza di duplicati?
Solo quando sei certo che i record non sono duplicati, come due controllate con contratti separati o due familiari che servi separatamente. Una corrispondenza rifiutata non torna nelle ricerche successive. Se hai dubbi, invia il gruppo a qualcuno che conosce i record invece di rifiutarlo.
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